وظایف مدیر نرم افزار حضور و غیاب در سازمان ها

در محیط های کاری پویای امروزی، نقش مدیران حضور و غیاب و کنترل تردد پرسنل در اطمینان یافتن از انجام صحیح و بدون اختلال فرایندها و بالا بودن میزان بهره وری و تولید در سازمان پررنگ تر از همیشه است. با توسعه و مدرنیزه شدن کسب و کار ها و با توجه به تنوع وظایف و تعداد بالای پرسنل، همچنین پیدایش مدل های ترکیبی کار و دور کاری، مدیریت حضور و غیاب و رهگیری و ثبت زمان از اهمیت ویژه ای هم در خصوص کارایی عملیاتی و هم رعایت مقررات و قوانین کار برخوردار شده است.

مدیران حضور و غیاب مسئول نظارت بر رعایت سیاست های مرتبط با حضور و غیاب، حصول اطمینان از ثبت رکورد های دقیق داده های کنترل تردد و ساعات کاری، نظارت بر اوقات پرسنل و نیز مدیریت درخواست های مرخصی می باشند. این مدیران حرفه ای نقش بسیار موثری در تقویت فرهنگ وقت شناسی، افزایش بهره وری و همسو سازی مدیریت نیروی کار با اهداف سازمانی دارند. در این مجال، می خواهیم وظایف و مسئولیت مدیران حیطه حضور و غیاب را با یکدیگر بررسی کنیم. در ادامه با ما همراه باشید.

 ایجاد و اعمال سیاست های حضور و غیاب

 یکی از وظایف اصلی مدیر حضور و غیاب، تدوین و اعمال سیاست های حضور و غیاب، همسو با اهداف سازمانی و قوانین کار می باشد. در این سیاست ها، انتظارات سازمان در قبال وقت شناسی، غیبت، مرخصی و زمان استراحت و عدم کار مطرح می شود. مدیران حضور و غیاب موظف اند سیاست های صریح، آشکار، منصفانه و عادلانه در خصوص حضور و غیاب منابع انسانی تعیین نمایند.

یک سیاست حضور و غیاب ساختارمند بایستی باید ها و نباید های مربوط به حضور پرسنل، اقدامات لازم جهت گزارش غیبت ها، مراحل درخواست و ثبت مرخصی و عواقب عدم رعایت این سیاست ها را بیان کند. مدیران حضور و غیاب بایستی همکاری نزدیکی با منابع انسانی، دپارتمان های حقوقی و سایر سهامدارن ذی ربط داشته باشند تا از مطابقت این سیاست ها با مقررات کار و استاندارد های شرکت اطمینان یابند.

نظارت بر حضور و غیاب  و ساعات کاری پرسنل

مدیریت و کنترل موثر نرم افزار حضور غیاب آنلاین نیازمند نظارت مداوم بر رکورد های حضور و غیاب پرسنل می باشد. مدیران حضور غیاب بایستی نظارت روزانه بر فعالیت های رهگیری و ثبت داده ها داشته باشند تا از این طریق اطمینان یابند پرسنل ساعات کاری تعیین شده در برنامه های کاری خود را دنبال می کنند. این امر مستلزم مدیریت نرم افزار های حضور و غیاب جهت ثبت حضور و غیاب و زمان ورود و خروج پرسنل می باشد.

در بسیاری از سازمان ها، مدیران حضور و غیاب، نرم افزار های پیشرفته کنترل تردد پرسنل را به کار می گیرند. این نرم افزار ها قادر به ثبت و رهگیری خودکار ساعات کاری و اوقات پرسنل می باشند. این ابزار های مدرن از قابلیت گزارشگری با استفاده از داده های لحظه ای و دقیق  برخوردار می باشند و به آسانی با سیستم های پرداختی یکپارچه شده و اطمینان می دهند که پرسنل تنها بر اساس ساعات کاری سپری شده حقوق دریافت می کنند.

 مدیریت درخواست های مرخصی و مدیریت غیبت

مدیریت درخواست های مرخصی و مدیریت غیبت ها یکی دیگر از وظایف مدیران حضور غیاب می باشد. پرسنل به دلایل مختلفی درخواست مرخصی می دهند؛ از جمله مسافرت، بیماری، حوادث غیرمنتظره، مشکلات جدی خانوادگی یا سایر مسائل شخصی. مدیر حضور و غیاب بایستی اطمینان حاصل کند که این درخواست ها به طور موثق و منصفانه پردازش شده و در عین حال، کمترین اختلال در انجام فعالیت های سازمانی  به وجود می آید.

مدیران بایستی به هنگام مدیریت درخواست های مرخصی، توازنی میان برآوردن خواسته پرسنل و اطمینان از حضور پرسنل به تعداد کافی ایجاد کنند. این امر غالبا به برنامه ریزی های دقیق و موثر نیاز دارد؛ به ویژه به هنگام فصول یا دوره های پر کار که پرسنل بعضا هم زمان درخواست مرخصی می دهند. در این شرایط، مدیران بایستی با سرپرستان و ناظران دپارتمان های مختلف هماهنگ شوند تا جریان کار بدون اختلال ادامه یافته و با کمبود پرسنل مواجه نشوند.

به کارگیری تکنولوژی نرم افزار حضور غیاب

تکنولوژی  در مدیریت مدرن حضور غیاب نقش انکارناپذیری ایفا می کند و مدیران حضور و غیاب اغلب مسئول راه اندازی و حفظ نرم افزار های حضور و غیاب هستند. این ابزار ها، از اسکنر های بیومتریکی گرفته تا نرم افزار های حضور و غیاب کلود یا ابری، بسیاری از فرایند های کنترل تردد ابری پرسنل را به طور خودکار و بی نیاز از دخالت انسانی انجام می دهند و موجب افزایش دقت و اعتبار داده ها و کاهش وظایف اجرایی می گردند.

 مدیران حضور و غیاب بایستی از نرم افزار حضور و غیاب مناسب سازمان خود استفاده کنند و در عین حال، کاربری آسان این نرم افزار را برای پرسنل در نظر داشته باشند. مدیران مذکور همچنین مسئول آموزش پرسنل به منظور استفاده موثر از این سیستم ها، برطرف نمودن مشکلات فنی، اطمینان از امنیت و دسترسی داده های حضور و غیاب جمع آوری شده هستند.

 به عنوان مثال، امروزه بسیاری از سازمان ها از پرتال های پیشخوان کارمند استفاده می کنند که به پرسنل امکان رویت و بررسی رکورد های حضور و غیاب، درخواست مرخصی و گزارش غیبت هایشان را بدون گذر از مراحل مختلف مدیریتی می دهند. مدیران حضور و غیاب با استفاده از نرم افزار های حضور و غیاب و فناوری هایی از این دست، کارامدی عملیاتی را ارتقا داده، کاغذبازی را به حداقل رسانده و به پرسنل استقلال و کنترل بیشتری بر برنامه های خود می دهند.

گزارشگری و تحلیل کنترل تردد ابری

مدیران حضور و غیاب همچنین وظیفه تهیه گزارش در خصوص وضعیت حضور و غیاب  و انجام تجزیه و تحلیل جهت رسیدن به الگو های رفتاری پرسنل را نیز بر عهده دارند. این گزارشات اهمیت فوق العاده ای برای دپارتمان منابع انسانی، مدیران ارشد و سایر سهام دارانی دارد که همواره عملکرد پرسنل، نرخ غیبت ها و بهره وری کلی پرسنل را ارزیابی می کنند. مدیران حضور و غیاب با تمرکز بر تجزیه  و تحلیل این داده ها، می توانند الگو های مهم و جاری را که نیاز به اقدام فوری دارد، شناسایی کنند.

به عنوان مثال، افزایش غیبت می تواند حاکی از مسائلی مانند خستگی و فرسودگی پرسنل، مدیریت ضعیف و نامطلوب یا حتی نارضایتی کارکنان باشد. از سوی دیگر، حضور مستمر در محیط کار می تواند نشان دهنده مشارکت و فعالیت مفید، رضایت و انگیزه پرسنل باشد. این داده های ارزشمند به سازمان کمک می کند تا در خصوص تعیین تعداد پرسنل، توزیع  حجم کار و برنامه های رفاهی پرسنل برنامه ریزی آگاهانه ای داشته باشند.

سخن پایانی

همان طور که دیدیم، مدیران حضور و غیاب نقشی محوری در سازمان ایفا می کنند. وظیفه  این مدیران طیف گسترده ای را دربرمی گیرد؛ از تدوین سیاست های حضور و غیاب گرفته تا نظارت بر اجرای صحیح سیاست ها، مدیریت درخواست های مرخصی، به کارگیری فناوری و تحلیل و رفع مشکلات مربوط به حضور و غیاب منابع انسانی.

در محیط های کاری مدرن و با روی کار آمدن مدل ها و شرایط کاری مختلف و نیز استفاده فراگیر از فناوری ها، نقش مدیران حضور و غیاب هر بار پر رنگ تر از قبل شده است. فعالیت این مدیران به مدیریت هرچه بهتر نیروی کار، افزایش مشارکت پرسنل و در نهایت، موفقیت و کامیابی سازمان کمک شایانی می کند.

در این راستا، شرکت مهندسی نرم افزار حضور و غیاب کسرا به‌عنوان یکی از نام‌های معتبر در زمینه تولید نرم‌افزارهای پیشرفته حضور و غیاب معرفی می‌شود. سامانه‌های این شرکت با استفاده از جدیدترین فناوری‌ها و مطابق با نیازهای متنوع سازمان‌ها طراحی شده‌اند و خدمات پشتیبانی جامع به مشتریان ارائه می‌دهند.