تاثیر عدم پیگیری و گزارشگری دقیق زمان بر افت بهره وری

تاثیر عدم پیگیری و گزارشگری دقیق زمان بر افت بهره وری

در بافت محیط های کاری مدرن ، زمان نه فقط در حکم طلا ، بلکه تار و پود بهره وری عملیاتی محسوب می شود . با این حال ، علی رغم ازدیاد ابزار های دیجیتالی و پلتفرم های مدیریتی در بازار ، بسیاری از سازمان ها همچنان در پیگیری دقیق ساعات کاری و مدیریت تردد پرسنل خود با مشکلاتی مواجه اند .

عدم پیگیری دقیق زمان ، چه به دلیل استفاده از روش های دستی و ناکارآمد باشد ، چه سیاست های سهل انگارانه و چه صرفا عدم نظارت صحیح ، تاثیرات نامطلوبی به دنبال خواهد داشت که در نهایت ، منجر به افت بهره وری ، افزایش هزینه ها ، عدم رعایت مقررات و قانون کار و کاهش انگیزه کاری پرسنل می گردد . موضوع نوشتار پیش رو ، به تاثیر عدم پیگیری و گزارشگری دقیق زمان بر افت بهره وری و سپس ، ارائه راهکار های جبرانی اختصاص دارد . ادامه مطالب را از دست ندهید .

زیان مالی و خروج از چارچوب بودجه

• خطا های مربوط به محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد و اضافه کاری های برنامه ریزی نشده

در صورت ثبت غیر دقیق زمان های ورود و خروج ، کارکنان واحد امور مالی ، حقوق کارکنان را به طور ناقص یا بیش از حد محاسبه و واریز می کنند . پرداخت ناقص حقوق طبعا نارضایتی پرسنل و حتی شکایات قانونی را به همراه خواهد داشت و پرداخت بیش از حد نیز موجب تحلیل بودجه می گردد . افزون بر این ، مدیران بدون اطلاع دقیق از ساعات کارکرد واقعی ، قادر به برنامه ریزی برای اضافه کاری نخواهند بود که این امر ، موجب اضافه کاری های غیر ضروری می شود و در نهایت ، هزینه های حقوق را سالیانه 5 تا 10 درصد افزایش می دهد .

فرسایش بهره وری

• زمان های بیکاری نامرئی

بدون پیگیری دقیق زمان ، مدیران اطلاع درستی در خصوص این که کارکنان ، زمان کاری تعیین شده را در کجا و چگونه صرف کرده اند ، نخواهند داشت . استراحت های طولانی مدت و بیش از حد تعیین شده ، وقت گذرانی در وب سایت های غیر مرتبط با کار و جا به جایی های غیر ضروری میان کار ها ، موجب اتلاف زمان و افت بهره وری می گردد . مطالعات نشان داده اند که حتی 5 تا 10 درصد از زمان بیکاری ثبت نشده ، می تواند سبب بروز زیان های قابل توجه در میزان تولید و بازدهی گردد که این امر ، در مورد تیم های بزرگ و شرکت های فعال در شعب متعدد ، شدت می یابد .

نقض مقررات و قانون کار و ضعف در حسابرسی

به موجب قانون کار در بسیاری از حوزه های قضایی ، ثبت دقیق ساعات کارکرد ، شرایط اضافه کاری و زمان های استراحت الزامی می باشد . ثبت غیر دقیق اطلاعات زمانی ، ریسک عدم همسویی با مقررات مربوط به ساعات کاری و دستمزد را افزایش می دهد و شرکت ها را در معرض دعوا های حقوقی قرار داده ، و محکوم به پرداخت جریمه می نماید که این هزینه های اضافی می توانند به رقم های هنگفتی بالغ شوند .

در فرآیند های ممیزی مالی و نظارتی نیز ،  حسابرسان ، فیش های حقوقی و نحوه تخصیص زمان و نیروی کار را به عنوان بخشی از فرآیند تایید هزینه ها و درآمدها ، مورد بررسی و ارزیابی دقیق قرار می دهند . در صورت وجود هر گونه تناقض یا فقدان داده های زمانی مورد نیاز ، فرآیند حسابرسی به تعویق افتاده ، ارائه مجدد گزارش های مالی ضرورت می یابد و اعتبار سازمان در نزد سهامداران ، سرمایه گذاران و نهاد های نظارتی زیر سوال می رود .

برنامه ریزی راهبردی و تصمیم گیری

• تحلیل و گزارشگری های غلط و دست رفتن فرصت ها

داشبورد های مدیریتی و گزارشات عملکرد ، جهت برآورد ظرفیت ها ، برنامه ریزی استخدام و تعیین اهداف راهبردی ، به داده های زمانی دقیق و درست متکی هستند . در صورت اشتباه بودن داده های زمانی و اصلی ، تصمیمات مبتنی بر این اطلاعات ، از قبیل سرمایه گذاری در طرح های جدید و توسعه در بازار های جدید ، در اصل بر پایه های ضعیفی بنا می شوند .

از سوی دیگر ، با رد یابی دقیق زمان می توان الگو های ارزشمندی نظیر دوره های اوج تقاضا ، موانع موجود در جریان کار و فرصت های احتمالی را شناسایی کرد . سازمان ها بدون در دست داشتن اطلاعات دقیق و شفاف ، فرصت ها را از دست داده و قادر به بهره برداری از آن ها جهت افزایش قدرت رقابت خود نخواهند بود .

راهکار های موثر جهت پیگیری دقیق زمان

سازمان ها می بایست برای مقابله با هزینه های پنهان و لطمات ناشی از پیگیری نامطلوب زمان ، رویکردی چند وجهی اتخاذ کنند ؛ رویکردی که در بردارنده تکنولوژی های مورد نیاز و سیاست های روشن باشد .

به کارگیری سیستم های حضور و غیاب

• سیستم های حضور و غیاب ابری : از سیستم حضور غیاب کلود استفاده کنید که به کارکنان امکان ثبت ورود و خروج یا شروع و پایان کار خود را از طریق اپلیکیشن های تلفن همراه یا پورتال های شبکه می دهند ؛ نرم افزار هایی که در عین حال ، قابلیت یکپارچگی خودکار با پلتفرم های مدیریت پروژه و پرداخت حقوق و دستمزد را نیز داشته باشند .
• استفاده از سیستم های کنترل تردد بیومتریکی : با به کارگیری اسکنر های اثر انگشت یا ریدر های کارت های رادیو شناسه برای تیم های کاری حاضر در محل کار ، امکان ساعت زنی حضور و غیاب به جای یکدیگر ( بادی پانچینگ ) و خطا های دستی را به حداقل برسانید .
• به کارگیری داشبوردها و سیستم های هشدار در لحظه : از سامانه حضور غیاب با قابلیت اعلان به هنگام در خصوص اضافه کاری ، فراموشی ثبت ورود و خروج با سایر موارد غیر عادی استفاده کنید . بدین ترتیب ، مدیران خواهند توانست به محض بروز هر گونه مشکل ، فورا به آن رسیدگی کنند .

 تدوین سیاست های روشن و آموزش مناسب

• تعیین انتظارات : دستورالعمل های جامعی در خصوص مدیریت زمان و نحوخ ثبت ساعات کار ، طول مدت استراحت و نیز روش های برخورد با موارد استثنائی را مشخص نمایید .
• آموزش مستمر : به منظور آموزش استفاده صحیح از ابزار های پیگیری زمان ، کارگاه های آموزشی و جلسات یادگیری الکترونیکی را به صورت دوره ای برگزار کرده و هدف از تشکیل این جلسات را شرح دهید .
• اعمال منصفانه و یکسان مقررات : جهت جلوگیری از ایجاد تصوراتی مبنی بر اعمال تبعیض و برخورد های جانبدارانه ، سیاست ها را به طور یکسان و در تمامی بخش ها اجرا کنید .

نتیجه گیری

در پایان، می‌توان به‌روشنی نتیجه گرفت که عدم پیگیری دقیق ساعات کاری، صرفاً یک نارسایی عملیاتی ساده نیست، بلکه تهدیدی جدی برای بهره‌وری، سلامت مالی و اعتبار سازمانی به شمار می‌رود. از زیان‌های مالی ناشی از پرداخت‌های نادرست گرفته تا افت بهره‌وری تیم‌ها، از ریسک‌های حقوقی و بازرسی گرفته تا تصمیم‌گیری‌های اشتباه مدیریتی—all این موارد نشان می‌دهند که زمان، بزرگ‌ترین دارایی پنهان هر سازمان است.

 اکنون وقت آن رسیده که مدیریت زمان را به یک مزیت رقابتی بدل کنید.

شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه با ارائه‌ی سیستم‌های پیشرفته حضور و غیاب، پلتفرم‌های ابری هوشمند، کنترل تردد بیومتریک، داشبوردهای مدیریتی و ابزارهای هشدار در لحظه، راهکاری جامع برای تحول در مدیریت زمان و بهره‌وری سازمانی ارائه می‌دهد.