مقدمه
” زمان محدود ترین منبع ماست و تا آن را مدیریت نکنیم ، در واقع هیچ چیز دیگری را نمی توانیم مدیریت کنیم”.
_ پیتر دراکر
در دنیای تجارت امروز ، مدیریت حضور و غیاب کارکنان برای ارتقای بهره وری ، پرداخت دقیق حقوق و دستمزد و رعایت صحیح قانون کار ضرورت دارد . با این حال رویکردهای مدیریت رفت و آمد در شرکت های بزرگ و کسب و کار های کوچک بسیار متفاوت است . با آن که هر یک از این دو نوع سازمان در پی کارآمدی بیشتر هستند ، اما چالش ها ، اولویت ها و راهکار های متفاوت و مخصوص به خود را دارند .
این مقاله به بررسی تفاوت های اصلی میان راهکار های حضور و غیاب مورد استفاده در شرکت های بزرگ و کسب و کار های کوچک پرداخته و توضیح می دهد که چطور مقیاس پذیری ، فناوری ، هزینه و پتانسیل نیروی کار بر فرایند های تصمیم گیری در مدیریت حضور و غیاب تاثیر می گذارد . پس لطفا تا انتها همراه ما باشید .
مقیاس پذیری
یکی از تفاوت های فاحش میان شرکت های بزرگ و کسب و کار کوچک ، مقیاس پذیری آن هاست .
شرکت های بزرگ ؛ نیاز های پیچیده و گسترده
سازمان های بزرگ اغلب دارای هزاران پرسنل مشغول به کار در شعب و موقعیت های مکانی و حتی کشورهای مختلف می باشند . سیستم های حضور و غیاب مورد استفاده در این شرکت ها بایستی پاسخگوی تعداد بالای کاربران ، شیفت های کاری متفاوت و دسترسی های چند مکانی باشند . بهترین نرم افزار حضور و غیاب سازمان بزرگ عبارتند از :
سیستم حضور و غیاب کلود : شرکت های بزرگ معمولا سیستم حضور و غیاب ابری را انتخاب می کنند که به سهولت در موقعیت های مکانی مختلف قابل دسترس می باشد .
نرم افزار های حضور و غیاب بیومتریک و رادیو شناسه : به منظور پیشگیری از دزدی از زمان و بادی پانچینگ ( ساعت زنی حضور و غیاب دوستانه ) ، شرکت های بزرگ اغلب بر روی سیستم های حضور وغیاب بیومتریک و مبتنی بر فناوری رادیو شناسه سرمایه گذاری می کنند .
همزمانی خودکار : سامانه حضور و غیاب با قابلیت همزمانی خودکار ، داده های لحظه ای را در همه دپارتمان ها هماهنگ نموده و موجب پردازش و محاسبه آسان حقوق و دستمزد و رعایت قانون و مقررات کار می گردد .
کسب و کار های کوچک ؛ راهکار های مدیریت تردد ساده و مقرون به صرفه
معمولا تعداد پرسنل کمتری در کسب و کار های کوچک مشغول به کار هستند که اغلب در یک موقعیت مکانی فعالیت دارند . تمرکز این شرکت ها بر سادگی و مقرون به صرفگی می باشد .
سیستم حضور و غیاب مبتنی بر اپلیکیشن و موبایل: بسیاری از کسب و کارهای کوچک از اپلیکیشن های مخصوص حضور و غیاب در گوشی های همراه، مانند ساعت زنی با تایید جی پی اس برای پرسنل دور کار استفاده می کنند.
دستگاه های ساعت زن حضور و غیاب ساده: کسب و کارهای کوچک، اغلب روش های سنتی مانند کارت پانچ و ساعت زنی حضور و غیاب با وارد کردن پین کد را ترجیح می دهند .
سفارشی سازی محدود: شرکت های کوچک برخلاف شرکت های بزرگ، به ندرت به اتوماسیون و سیستم های پیچیده با قابلیت های متعدد نیاز دارند.
فناوری ؛ قابلیت های پیشرفته و ابتدایی
شرکت های بزرگ ؛ هوش مصنوعی و تحلیل های پیشرفته
شرکت های بزرگ نیازمند مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی خود به طور جدی و کارآمد هستند که این امر مستلزم استفاده از نرم افزار های حضور و غیاب مبتنی بر هوش مصنوعی و ارائه تحلیل های پیشرفته به منظور بیشینه سازی بهره وری نیروی کار می باشد.
تحلیل های پیش بینی کننده و مبتنی بر هوش مصنوعی: این تحلیل ها به پیش بینی روندها و الگوهای غیبت و نیازهای نیروی کار کمک می کند.
مدیریت حضور و غیاب بر پایه جی پی اس و ژئوفنسینگ: این قابلیت مناسب پرسنل دورکار، تیم های میدانی و در ماموریت می باشد.
قابلیت یکپارچه سازی با سیستم های پرداختی و منابع انسانی: از این طریق محاسبه حقوق و دستمزد ، پیگیری اضافه کاری ها و مدیریت مرخصی به طور خودکار صورت می گیرد .
پیشخوان کارمند: از طریق این پرتال ها ، پرسنل می توانند شخصا و بدون نیاز به مراجعه به دپارتمان منابع انسانی، درخواست های مرخصی ، جابجایی شیفت ها و بررسی برنامه کاری خود را در سیستم ثبت کنند.
کسب و کارهای کوچک؛ ساده و مقرون به صرفه
کسب و کارهای کوچک معمولا فناوری های ساده تر را انتخاب می کنند که به خوبی پاسخگوی نیازهای ابتدایی مدیریت تردد پرسنل می باشند.
اپلیکیشن های ابری رایگان و کم هزینه: این راهکارها به طور مطلوب پاسخگوی نیازهای ابتدایی کسب و کارهای کوچک در پیگیری رفت و آمد پرسنل خود می باشند.
سیستم های بیومتریکی ساده : اسکنرهای اثر انگشت بدون ارائه تحلیل های پیشرفته، به دلیل مقرون به صرفه بودن گزینه ای محبوب در کسب و کارهای کوچک محسوب می شود.
ورود داده ها به صورت دستی و برگه های حضور و غیاب: برخی از کسب و کارهای کوچک همچنان از گوگل شیتس و یا اکسل برای مدیریت حضور و غیاب نیروی انسانی خود به صورت دستی استفاده می کنند.
ملاحظات هزینه ؛ مقرون به صرفه در برابر بازگشت سرمایه
شرکت های بزرگ ؛ سرمایه گذاری بیشتر، بازگشت سرمایه بیشتر
شرکت های بزرگ بودجه های کلانی در اختیار دارند اما در عین حال خواهان کارآمدی بالا و رعایت هرچه بهتر قانون کار می باشند.
قابلیت های بیشتر با خریدن حق اشتراک: نرم افزار حضور و غیاب کلود نسبت به سایر سیستم های کنترل تردد گران قیمت تر می باشند اما دارای قابلیت های پیشرفته ای مانند اتوماسیون، امنیت بالا و گزارشگری لحظه ای هستند .
سرمایه گذاری سخت افزاری: نصب و راه اندازی اسکنرهای بیومتریک، کارت های رادیو شناسه و سیستم های حضور و غیاب پیشرفته هزینه بالایی را می طلبد اما در مقابل، این سیستم ها از انجام هرگونه تقلب و دستکاری در فرآیند مدیریت زمان جلوگیری می کنند.
سفارشی سازی و پشتیبانی آی تی: شرکت های بزرگ غالبا تیم های آی تی را به منظور حفظ و ارتقای سیستم حضور و غیاب خود به کار می گیرند .
کسب و کارهای کوچک: قبل از هر چیز ، مقرون به صرفگی!
کسب و کارهای کوچک معمولا به راهکارهای مدیریتی کم هزینه و رایگان که صرفا پاسخگوی نیازهای اساسی آن ها هستند، بسنده می کنند.
حداقل سرمایه گذاری سخت افزاری: این گونه کسب و کارها معمولا دستگاه ساعت زنی حضور و غیاب ساده و اسکنرهای بیومتریک ارزان قیمت را به سیستم گران قیمت رادیو شناسه ترجیح می دهند.
عدم به کارگیری تیم های آی تی: کسب و کار های کوچک ، سیستم های کنترل ترددی را بر می گزینند که سازوکاری ساده داشته و به حداقل تخصص و مهارت فنی احتیاج داشته باشند.
پتانسیل نیروی کار و تجربه کاربر
شرکت های بزرگ؛ نیروی کار بزرگ و متنوع
در شرکت های بزرگ با هزاران پرسنل ، کاربرد و دسترسی آسان حرف اول را می زند.
تنظیمات کاری منعطف: مدیریت مدل های کاری ترکیبی به سیستم های حضور و غیابی نیاز دارد که هم از پرسنل دور کار و هم غیر دورکار پشتیبانی کند.
مدیریت شیفت و اتوماسیون: ابزارهای برنامه ریزی بر پایه هوش مصنوعی، به شرکت های بزرگ در مدیریت الگوهای پیچیده شیفت ها کمک می کنند.
کسب و کارهای کوچک؛ تیم های کاری صمیمی
کسب و کارهای کوچک از مدل های مدیریتی شخصی سازی شده پیروی کرده و پرسنل روابط نزدیک و صمیمانه ای با یکدیگر دارند .
حداقل پیچیدگی شیفت ها: بیشتر کسب و کارهای کوچک در شیفت های ثابت فعالیت می کنند که این امر از پیچیدگی برنامه ریزی ها می کاهد.
اعتماد به پرسنل و سهل انگاری: صاحبان کسب و کارهای کوچک به جای به کارگیری سیستم های بیومتریکی قدرتمند ،اغلب به روش های مدیریت حضور و غیاب نیروی انسانی بر اساس اعتماد به پرسنل تکیه می کنند.
نتیجه گیری
مدیریت حضور و غیاب یک چالش مهم برای سازمان‌ها با هر اندازه‌ای است. در حالی که شرکت‌های بزرگ نیازمند سیستم‌های پیچیده‌تر، مقیاس‌پذیر، و مبتنی بر فناوری‌های پیشرفته هستند، کسب‌وکارهای کوچک به دنبال راه‌حل‌های ساده و مقرون‌به‌صرفه می‌گردند که بتوانند نیازهای پایه‌ای آن‌ها را برآورده کنند. در این میان، انتخاب یک سیستم مناسب می‌تواند تفاوت زیادی در بهره‌وری و کارایی سازمان‌ها ایجاد کند.
اگر شما صاحب کسب‌وکار بزرگ یا کوچک هستید و به دنبال راه‌حل‌های مؤثر در مدیریت حضور و غیاب می‌گردید، تیم کیمیاگران سرزمین رایانه با ارائه نرم‌افزارهای نوآورانه و منطبق با نیازهای شما آماده است تا به شما در بهبود فرآیندهای منابع انسانی کمک کند. برای مشاوره و دریافت راهکارهای مناسب برای سازمان خود، با ما تماس بگیرید و تجربه یک سیستم حضور و غیاب کارآمد و دقیق را به دست آورید.