رعایت قانون کار با سیستم های پیشرفته حضور و غیاب

چالش رعایت الزامات قانونی

یک شرکت شلوغ و پر رفت و آمد را تصور کنید که کارکنان آن هر روز ، ورود و خروج خود را در سیستم کنترل تردد ثبت می کنند. اکنون ، یک واحد تولیدی را در نظر بگیرید که دارای شیفت های چرخشی طی بیست و چهار ساعت شبانه روز می باشد . یا یک فروشگاه را که کارکنان پاره وقت آن در شیفت های متعدد کار می کنند . در هر یک از محیط های کاری یاد شده ، اطمینان یافتن از آن که پرسنل در ساعات مقرر به خوبی کار می کنند و در عین حال ، رعایت قانون کار با سیستم های پیشرفته نیز به درستی رعایت می شود ، چالش بر انگیز خواهد بود .

برای صاحبان کسب و کار و مدیران منابع انسانی ، رعایت قانون کار با سیستم های پیشرفته صرفا برای پیشگیری از محکوم شدن به پرداخت جریمه های سنگین نیست ؛ بلکه هدف ، ایجاد یک محیط کاری عادلانه می باشد که در آن حقوق پرسنل رعایت شده و کارایی عملیاتی در بالاترین سطح خود باقی  می ماند . با این وجود ، همگامی و تطابق با قوانین همواره در حال تغییر و پیگیری ساعات کار و حضور و غیاب کارمندان به صورت دستی ، کاری طاقت فرساست که در نهایت منجر به بروز خطا و اشتباه می شود .

اینجاست که نقش سیستم حضور و غیاب آنلاین مدرن بیش از پیش برجسته می شود . راهکار های مدرن مدیریت حضور و غیاب نیروی انسانی ، چه از نوع بیومتریک باشد و چه از نوع سیستم حضور و غیاب کلود یا سیستم یکپارچه شونده با نرم افزار پرداختی ، این تضمین را می دهند که کسب و کار ها می توانند در عین ارتقای مدیریت نیروی کار خود ، همواره الزامات قانون کار را نیز رعایت کنند . در این مقاله ، می خواهیم مزیت ها و نقش سیستم های حضور و غیاب پیشرفته را در رعایت قانون کار و کاهش ریسک ها بررسی کنیم . لطفا تا انتها همراه ما باشید .

رعایت قانون کار با سیستم های پیشرفته و اهمیت رعایت الزامات

قانون کار در هر کشور و منطقه متفاوت است ، اما عمدتا حیطه های اصلی و مشترک زیر را دربر می گیرد :

ساعات کاری و اضافه کار : مقرراتی در خصوص حداکثر ساعات کاری مجاز، زمان استراحت و مرخصی های با حقوق

حداقل درآمد و دقت در امور پرداختی : حصول اطمینان از آن که پرسنل به طور منصفانه حقوق و مزایا دریافت می کنند.

 سیاست های مربوط به مرخصی : اطمینان از برخورداری پرسنل از مرخصی‌های اجباری ؛ مانند تعطیلات رسمی ، بیماری ، زایمان و موارد اضطراری

مقررات مربوط به ایمنی و سلامت : مدیریت شیفت های کاری به منظور جلوگیری از خستگی و فرسودگی پرسنل و خطرات محیط کار

الزام ثبت وضعیت حضور و غیاب : نگهداری رکورد های دقیق وضعیت حضور و غیاب پرسنل به منظور انجام ممیزی ها و سنجش میزان رعایت قانون کار

عدم رعایت الزامات قانون کار می تواند منجر به تحمیل جریمه های سنگین ، شکایات و آسیب به اعتبار شرکت شود . دولت ها در سراسر جهان قوانین سخت گیرانه ای وضع کرده اند ؛ از این رو ، رعایت این قوانین اولویت اول کسب و کار ها شده است . یک نرم افزار حضور و غیاب خودکار به کارفرمایان کمک می کند تا در عین حفظ دقت و شفافیت در امر مدیریت تردد پرسنل خود ، بتوانند به خوبی الزامات قانونی را نیز رعایت نمایند .

عملکرد سامانه حضور و غیاب پیشرفته در رعایت قانون کار

پیگیری دقیق ساعات کاری

مدیریت ساعات کاری منابع انسانی به صورت دستی همراه با خطا و اشتباه می باشد . علت این خطا ها می تواند محاسبات غلط ، دستکاری اطلاعات حضور و غیاب یا صرفا اهمال کاری یا عدم دقت ناظران باشد . یک سیستم حضور و غیاب خودکار ، زمان دقیق ورود و خروج پرسنل به محیط کار را ثبت می کند و بدین شکل ، احتمال ناهمخوانی وجود نداشته و اطمینان حاصل می شود که ساعات کاری پرسنل مطابق با الزامات قانونی در این باره می باشد .

 به عنوان مثال ، قانون استانداردهای کار منصفانه ( FLSA  )  در ایالات متحده ، کارفرمایان را ملزم به نگهداری رکورد های دقیق ساعات کار سپری شده توسط پرسنل موظف می کند . قانون کار در اروپا ، حداکثر چهل و هشت ساعت کار در هفته را برای پرسنل مقرر کرده است که این مدت شامل اضافه کاری نیز می گردد . قانون کار در ایران نیز ساعات کاری را به چهل و چهار ساعت در هفته محدود کرده و دست کم یک روز تعطیل در هفته را معین نموده است .

دستگاه حضور و غیاب بیومتریک، این اطمینان را می دهد که ساعات کاری به دقت در سیستم ثبت گشته و از کار کردن پرسنل در خارج از چارچوب زمانی تعیین شده جلوگیری می شود و بدین صورت ، شرکت ها از محکوم شدن به پرداخت جریمه های ناشی از نقض قانون کار ایمن می شوند .

مدیریت اضافه کاری و پرداخت منصفانه دستمزد

بر طبق بسیاری از قوانین کار ، حق الزحمه اضافه کاری بایستی بیشتر از ساعات کاری معمول باشد تا از استثمار کارکنان جلوگیری شود . با این حال ، کسب و کار ها اغلب در محاسبه و پیگیری دقیق اضافه کاری ها به مشکل برخورده و دچار یکی از این دو حالت می شوند :

پرداخت کمتر که مساوی است با نقض قانون کار

پرداخت اضافی که شرکت را به لحاظ مالی متضرر می سازد

به عنوان مثال ، در ایالات متحده قانون استاندارد های کار منصفانه ، الزام می دارد که به ازای هر ساعت اضافه کاری ( بیش از چهل ساعت در هفته ) یک و نیم برابر حقوق معمول پرداخت گردد . در آلمان ، اضافه کاری می بایست به صورت نقدی یا در قالب مرخصی جبران گردد . در ایران ، اضافه کاری اختیاری بوده و بایستی چهل درصد اضافه بر حقوق عادی برای ساعات اضافه کاری سپری شده به پرسنل پرداخت گردد .

نرم افزار حضور و غیاب ابری با قابلیت یکپارچگی با نرم افزار حقوق و دستمزد ، این تضمین را می دهد هر یک از ساعات اضافه کاری سپری شده به طور خودکار محاسبه شده و بدین ترتیب ، اختلافات پرداختی و ریسک های حقوقی در کار نخواهد بود .

 اعمال زمان استراحت و فراغت از کار

بسیاری از کشورها ، قوانین سخت گیرانه ای در مورد زمان های استراحت و وعده های غذایی دارند تا بدین شکل ،  از فرسودگی پرسنل جلوگیری شده و تعادل مناسبی میان کار و زندگی شخصی پرسنل فراهم شود .

در کالیفرنیا ، کارفرما موظف است به ازای هر پنج ساعت کار ، سی دقیقه استراحت برای صرف تغذیه در نظر بگیرد . در اروپا ، پرسنل می بایست دست کم یازده ساعت استراحت متوالی در یک بازه کاری بیست و چهار ساعته داشته باشند . در ایران نیز ، پرسنل از یک ساعت استراحت طی یک روز کاری هشت ساعته برخوردار می شوند .

سیستم های حضور و غیاب پیشرفته به طور خودکار به زمان های استراحت نظارت داشته و در صورتی که پرسنل از فرصت استراحت معین استفاده نکند ، هشدارهایی را به پرسنل منابع انسانی ارسال می کنند . این قابلیتی  ارزشمند جهت حصول اطمینان از رعایت قانون کار و متحمل نشدن جریمه های قانونی می باشد.

 مدیریت موثر سیاست های مرخصی

در بسیاری از کشورها ، قوانین  سفتی و سختی در خصوص مرخصی پرسنل ( برای تعطیلات، بیماری، زایمان و غیره) وجود دارد . سوء مدیریت مرخصی می تواند منجر به نقض قانون کار ، نارضایتی پرسنل و حتی اقدامات قانونی گردد .

یک سامانه حضور و غیاب کارآمد از طرق زیر مدیریت مرخصی را تسهیل می کند:

• پیگیری خودکار تعادل و تعداد مرخصی ها
• کسب اطمینان از عدم طولانی شدن بازه زمانی تخصیص داده شده برای مرخصی توسط پرسنل
• تولید گزارشاتی جهت ممیزی و بررسی میزان رعایت قانون کار

نتیجه گیری

در دنیای پرتحول امروز، رعایت الزامات قانونی در مورد ساعات کاری و حضور و غیاب پرسنل برای سازمان‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. استفاده از سیستم‌های پیشرفته حضور و غیاب به سازمان‌ها کمک می‌کند تا نه تنها با دقت و شفافیت، فرآیندهای خود را مدیریت کنند، بلکه از بروز اختلافات حقوقی و جریمه‌های سنگین جلوگیری نمایند. سیستم‌های بیومتریک، ابری و یکپارچه شونده با نرم‌افزارهای پرداخت حقوق، تمامی این الزامات قانونی را به‌طور خودکار پیاده‌سازی می‌کنند و در نتیجه، محیطی شفاف و عادلانه برای کارکنان فراهم می‌آورند.

برای اطمینان از رعایت دقیق قوانین کار و ارتقای بهره‌وری سازمانی، استفاده از این نرم‌افزارهای پیشرفته ضروری است. شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه با ارائه راهکارهای هوشمند در زمینه مدیریت منابع انسانی، آماده است تا شما را در پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب و تحقق قوانین کار به بهترین نحو همراهی کند. برای مشاوره و اطلاعات بیشتر، همین حالا با تیم متخصص ما تماس بگیرید و سازمان خود را به سمت بهره‌وری بالاتر و شفافیت بیشتر هدایت کنید.