مقدمه
نرم افزار کنترل تردد، دیگر فقط ابزار های پیگیری زمان و کنترل رفت و آمد منابع انسانی نیستند ؛ بلکه اکنون جزو مولفه های اصلی مدیریت بهینه نیروی کار به حساب می آیند ؛ مشوق پرسنل در مشارکت بیشتر بوده و کارایی عملیاتی را با اهداف سازمانی همسو می کنند . در این نوشتار ، نگاهی خواهیم داشت به مفاهیم اصلی پیرامون نرم افزارهای تردد و ارتباط آن ها با سیاست های سازمانی . با ما همراه شوید .
از نظارت تا قدرت : سیستم های حضور و غیاب هوشمند
سیستم های قدیمی کنترل تردد ، صرفا بر قید کردن وضعیت حضور و غیاب منابع انسانی متمرکز بودند ؛ اما نرم افزار حضور و غیاب آنلاین با تکیه بر توانمند سازی به جای اجبار ، مرز های مدیریت رفت و آمد پرسنل را جا به جا نموده اند . ابزار های پیشرفته حضور و غیاب امروزه قابلیت زیادی را دارا می باشند ؛ از جمله :
برنامه های کاری شخصی سازی شده : پرسنل می توانند با استفاده از این قابلیت ، برنامه های کاری خود را با در نظر گرفتن تعهدات شخصی و حرفه ای تنظیم نمایند و بدین شکل ، استقلال عمل بیشتری را تجربه نموده و دچار فرسودگی نخواهند شد .
حلقه های بازخورد لحظه ای : تجزیه و تحلیل های مبتنی بر هوش مصنوعی به مدیران و پرسنل کمک می کند تا درک و شناخت بهتری از الگو های بهره وری داشته باشند ؛ به علاوه ، آگاهی فردی و نیز کارایی عملکردی خود را ارتقا دهند .
هماهنگی با متریک های سلامتی : یکپارچه نمودن سیستم های حضور و غیاب با برنامه های رفاه و سلامتی ، این اطمینان را می دهد که پرسنل صرفا حضور فیزیکی در محیط کار ندارند ؛ بلکه در کار و فعالیت حرفه ای خود با موفقیت عمل می کنند .
سازمان ها با گذر از پیگیری صرف وضعیت حضور و غیاب و حرکت به سمت یک توان بخشی جامع ، محیطی را ایجاد می کنند که در آن پرسنل ، احساس ارزشمندی و تحت حمایت بودن می کنند .
به کار گرفتن داده ها جهت تصمیم گیری های پیش گیرانه
نرم افزار های حضور و غیاب حجم عظیمی از داده ها و اطلاعات را تولید می کنند ؛ اما آن چه اهمیت دارد ، نحوه استفاده از این داده هاست . تمرکز سیستم های پیشرفته حضور و غیاب بر ارائه تجزیه و تحلیل های پیش بینی کننده و تجویزی جهت سهولت در تصمیم گیری مدیران می باشد :
مدل های پیش بینی کننده غیبت : الگوریتم های یادگیری ماشینی ، الگو ها را به منظور پیش بینی غیبت تحلیل می کنند و بدین صورت ، به مدیران کمک می کنند تا اقدامات پیشگیرانه نظیر توزیع مجدد حجم کار و بررسی وضعیت سلامت و رفاه پرسنل را انجام دهند .
بررسی ارتباط میان حضور و غیاب و عملکرد پرسنل : سازمان ها با بررسی رابطه میان داده های حضور و غیاب با معیارهای عملکرد ، می توانند پرسنل پویا و فعال خود را شناسایی کنند و همچنین بخش هایی را که نیاز به حمایت بیشتری دارند ، مشخص نمایند .
تبدیل داده های خام به بینش های قابل اجرا ، به رهبران سازمان کمک می کند تا تصمیماتی هوشمندانه و در کم ترین زمان ممکن اتخاذ کنند.
انسانی سازی سیاست های حضور و غیاب با استفاده از هوش مصنوعی
هوش مصنوعی نحوه تدوین و اجرای سیاست های سازمانی را متحول کرده و تمرکز را از سخت گیری به شخصی سازی معطوف نموده است .
سیاست های حضور و غیاب تطبیقی : سیستم های مبتنی بر هوش مصنوعی ، قادرند سیاست ها را به طور لحظه ای و بر اساس شرایط افراد مانند دور کاری های غیر منتظره تعدیل و تنظیم نمایند .
برابری در اجرای سیاست ها : هوش مصنوعی از اجرای یکسان سیاست ها در مورد همه افراد اطمینان حاصل می کند و به این ترتیب ، تبعیض و نا برابری های ناخواسته به حداقل رسیده و فرهنگ انصاف رعایت می شود .
اولویت دهی به پرسنل : چت بات ها و دستیاران مجازی ، به سوالات پرسنل در خصوص حضور و غیاب پاسخ داده و بدین شکل ، سیاست ها قابل دسترس تر خواهند بود .
سازمان ها با به کار گیری هوش مصنوعی می توانند سیاست هایی را تدوین نمایند که کمتر رنگ و بوی قوانین خشک و سخت گیرانه داشته باشند ، بلکه بیشتر شبیه چارچوب هایی برای دستیابی به موفقیت های دو طرفه باشند .
ایجاد رقابت سازنده از طریق سیستم های حضور و غیاب
رقابت سازی ، روح تازه ای در کالبد مدیریت حضور و غیاب دمیده و یک فعالیت روزمره و بی روح را به یک تجربه هیجان انگیز بدل نموده است . راهکار های نوآورانه این سیستم ها برای ایجاد رقابت سازنده میان پرسنل عبارت اند از :
چالش های حضور و غیاب : با تعیین امتیاز و جوایزی ویژه برای حضور مستمر ، تیم های کاری برای بیشترین تعداد حضور در محیط کار با یکدیگر رقابت خواهند کرد .
تخصیص پاداش به مشارکت پویا : با استفاده از سیستم کارانه و بررسی داده‌های حاصل از نرم‌افزارهای حضور و غیاب، می‌توان پرسنل وقت‌شناس را شناسایی کرده و امتیازاتی به آن‌ها اعطا نمود. این امتیازات قابل تبدیل به مزایایی همچون تعداد روزهای تعطیلی بیشتر، بن خرید و سایر پاداش‌های انگیزشی خواهند بود.
داشبورد های بصری : پرسنل می توانند از طریق این داشبورد ها عملکرد خود را در رابطه با حضور و غیاب به طور لحظه ای مشاهده نموده ، اهدافی شخصی تعیین کرده و به دستاورد های مورد نظر خود دست یابند .
رقابت سازی نه فقط باعث افزایش انگیزه پرسنل می گردد ؛ بلکه موجب تقویت فرهنگ پاسخگویی در میان آن ها نیز خواهد شد .
تحقق مفهوم پایداری از طریق نرم افزار های حضور و غیاب
سیستم های حضور و غیاب مدرن از طریق فعالیت های سازگار با محیط زیست و مصرف بهینه منابع ، در رسیدن به اهداف پایداری نقش مهمی ایفا می کنند .
فعالیت های بی نیاز از کاغذ : با روی کار آمدن سیستم های دیجیتالی حضور و غیاب ، سیستم های محتاج به کاغذ از صحنه خارج شده و از اتلاف کاغذ به طور چشمگیری جلوگیری شده است .
بهینه سازی دور کاری : نرم افزار های حضور و غیاب پیشرفته ، مدل های کاری ترکیبی و چرخشی را نیز تحت پوشش قرار می دهد ؛ بنا بر این ، دیگر الزامی به حضور فیزیکی در محیط کار و طی مسیر های هر روزه نبوده و بذین شکل ، اثر کربنی شرکت نیز کاهش می یابد .
سخت افزار های کم مصرف : با استفاده از تجهیزات اتصال اینترنت اشیا ، این اطمینان حاصل می شود که انرژی تنها در مواقع مورد نیاز مصرف می شود که این امر ، همسو با فعالیت های کسب و کار های سبز می باشد .
سازمان هایی که مفهوم پایداری را در مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی خود لحاظ می کنند ، تعهد خود را نسبت به وظایف و مسئولیت های تعیین شده در قبال محیط زیست نشان داده ، و تصویر زیبایی از برند خود در ذهن ها ثبت می نمایند .
نتیجه گیری
در دنیای پرشتاب امروز، سازمان‌ها برای پیشی گرفتن از رقبا و ایجاد محیطی کارآمد و سازنده، نیازمند ابزارهایی هستند که نه‌تنها مدیریت حضور و غیاب پرسنل را تسهیل کنند، بلکه با توانمندسازی کارکنان و ارتقای بهره‌وری، ارزش‌های سازمانی را تقویت نمایند. نرم‌افزارهای هوشمند حضور و غیاب، با قابلیت‌هایی همچون تحلیل داده‌های پیشرفته، انعطاف‌پذیری در تنظیم سیاست‌ها، و تمرکز بر پایداری، پلی به سوی آینده‌ای روشن‌تر در مدیریت منابع انسانی هستند.
اگر به دنبال تحول در شیوه مدیریت نیروی کار و ارتقای بهره‌وری سازمان خود هستید، شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه با ارائه راهکارهای نوآورانه و پیشرفته در زمینه نرم‌افزارهای حضور و غیاب، همراهی مطمئن و حرفه‌ای برای شما خواهد بود. همین امروز با ما تماس بگیرید و گام‌های نخست را به سوی بهره‌وری هوشمندانه و پایداری بردارید!