مدیریت فرایند کسب و کار یا bpm چیست؟

مدیریت فرایند کسب و کار

در دنیای امروز، موفقیت یک کسب‌وکار به نحوه مدیریت و بهبود مستمر فرآیندهای داخلی آن وابسته است. فرآیندهای کسب‌وکار، قلب هر سازمان هستند و تنها در صورتی که به درستی طراحی و اجرا شوند، شرکت می‌تواند به اهداف بلندمدت خود دست یابد. یکی از روش‌های کارآمد برای تحلیل و بهبود این فرآیندها، مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM (Business Process Management) است.

BPM رویکردی سیستماتیک برای مدل‌سازی، تحلیل و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار است که با هدف ارتقای عملکرد سازمان و دستیابی به اهداف استراتژیک مورد استفاده قرار می‌گیرد. این رویکرد یک فرآیند مستمر است و اجرای صحیح آن می‌تواند به بهبود قابل توجه نتایج کسب‌وکار در طول زمان منجر شود.

در ادامه، اهداف، کاربردها و مراحل پیاده‌سازی این رویکرد را بررسی خواهیم کرد تا با اهمیت و مزایای آن بیشتر آشنا شوید.

تعریف bpm یا مدیریت فرایند کسب و کار

BPM مخفف Business Process Management به معنای مدیریت فرایند کسب و کار است. فرآیند کسب‌وکار، مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که یک سازمان را در دستیابی به اهداف مشخص یاری می‌کند. با استفاده از BPM، می‌توان فرآیندهای موجود را ارزیابی و بهینه‌سازی کرد تا کارایی افزایش یافته، هزینه‌ها کاهش یافته، خطاها اصلاح شوند و خدمات به‌روز شوند.

BPM به کنترل و بهینه‌سازی مداوم فرآیندها کمک می‌کند و بی‌نظمی‌ها و هرج‌ومرج ناشی از مدیریت ناقص گردش کار را از بین می‌برد. این رویکرد می‌تواند برای مدیریت یک فرآیند واحد، مانند جذب مشتری جدید، یا برای تغییرات گسترده سازمانی که نیازمند طراحی و اجرای فرآیندهای جدید هستند، به کار رود.

در حقیقت، BPM یک روش نظام‌مند برای ساده‌سازی فرآیندها است که با اجرای آن می‌توان بهره‌وری و راندمان سازمان را افزایش داد. مجموعه اقداماتی که شامل بررسی، شناسایی، تغییر، نظارت و کنترل فرآیندهای کسب‌وکار می‌شوند، بخشی از مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار به شمار می‌روند. با اجرای این اقدامات، مدیران می‌توانند عملکرد سیستم‌های تحت نظارت خود را بهبود بخشند و برای فرآیندهای تکراری یا قابل پیش‌بینی، در زمان و منابع صرفه‌جویی کنند.

آشنایی با انواع BPM یا مدیریت فرایند کسب و کار

BPM یک سیستم گسترده است که می‌تواند برای ارزیابی و بهینه‌سازی ابعاد مختلف کسب‌وکار به کار گرفته شود. برای ساده‌تر کردن درک این مفهوم، BPM را می‌توان در سه مدل اصلی بررسی کرد. بسیاری از سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار می‌توانند عناصر چند مدل را ترکیب کنند، اما هر مدل کاربرد تخصصی خود را دارد. مدل‌های رایج BPM عبارتند از:

۱. BPM یکپارچه‌محور (Integration-Centric BPM)

این نوع BPM روی فرآیندهای خودکار و سیستم‌محور تمرکز دارد، مانند سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) یا مدیریت ارتباط با مشتری (CRM). هدف اصلی آن یکپارچه‌سازی و سرعت‌بخشی به فرآیندها بدون دخالت مستقیم انسان است. خودکارسازی این فرآیندها علاوه بر کاهش خطاها، از هدررفت وقت و انرژی کارکنان جلوگیری می‌کند و به بهبود مدیریت منابع، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.

۲. BPM انسان‌محور (Human-Centric BPM)

این نوع BPM برای بهینه‌سازی فرآیندهایی که نیاز به دخالت انسانی دارند طراحی شده است. سیستم شامل ابزارهایی مانند هشدارها و اعلان‌ها، رابط‌های کاربری و برنامه‌های مرتبط با تعاملات انسانی می‌شود. هدف آن بهبود همکاری بین کارکنان، مدیریت تعاملات جمعی و ارتقای تجربه مشتریان است.

۳. BPM سندمحور (Document-Centric BPM)

در این مدل، سندها یا مدارک مهم مانند قراردادها و توافق‌نامه‌ها در مرکز فرآیند قرار دارند. BPM سندمحور به مدیریت مسیر، قالب‌بندی، تأیید و امضای اسناد در طول جریان کاری کمک می‌کند و اطمینان می‌دهد که اسناد به شکل صحیح و در زمان مناسب به افراد یا بخش‌های مربوطه منتقل شوند.

بیشتر بخوانید: سیستم BPMS چیست؟ مدیریت فرآیند کسب و کارها چگونه ممکن میشود؟

هدف نرم افزار bpm در کسب و کارها چیست؟ 

نرم افزار BPM در سازمان‌ها با هدف بهبود بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، ارتقای کیفیت محصولات یا خدمات و افزایش رضایت مشتری به کار گرفته می‌شود. فرآیندهای کسب‌وکار اگر نامنظم و غیرسیستماتیک رها شوند، می‌توانند باعث آشفتگی در عملیات شوند و راندمان کاری را کاهش دهند. BPM با بهینه‌سازی و نظام‌مند کردن فرآیندهای کاری، این مشکلات را کاهش داده و عملکرد سازمان را بهبود می‌بخشد.

استفاده از BPM به شرکت‌ها کمک می‌کند تا به سرعت به تغییرات پاسخ دهند؛ تغییراتی که ممکن است ناشی از فناوری‌های نوین، رقابت جدید یا قوانین و مقررات تازه باشند. نرم‌افزار BPM با فراهم کردن انعطاف‌پذیری و سرعت عمل، توانایی سازمان را برای واکنش مناسب و به موقع افزایش می‌دهد.

یکی دیگر از مزایای BPM، عیب‌یابی و اصلاح سریع نواقص در فرآیندها است. یک سیستم یکپارچه BPM به سازمان اجازه می‌دهد تا در نخستین نشانه مشکل، فرآیندهای تجاری را متوقف، اصلاح و سپس با حداقل زمان از دست رفته به مسیر اصلی بازگرداند.

علاوه بر این، BPM دانش و بینش بهتری درباره هر مرحله از فرآیند کسب‌وکار به مدیران و کارکنان می‌دهد. این آگاهی می‌تواند منجر به طراحی راه‌حل‌های جدید برای جلوگیری از تنگناها و مشکلات گردش کار شود و در شرایط ایده‌آل، فرآیندها را در بهترین حالت خود حفظ کند.

یکی دیگر از اهداف مهم BPM خودکارسازی کارهای دستی است تا بهره‌وری افزایش یابد و خطاهای انسانی کاهش پیدا کنند. BPM امکان ثبت و پایش مستمر فرآیندهای خودکار و سنجش اثربخشی آنها در زمان واقعی را فراهم می‌کند. با این قابلیت، سازمان‌ها نه تنها می‌توانند به سرعت با قوانین جدید سازگار شوند، بلکه در برابر تهدیداتی مانند کلاهبرداری یا سرقت نیز امن‌تر خواهند بود.

مهم ترین کاربردهای bpm در شرکت ها چیست ؟ 

مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) به‌عنوان یک چارچوب سیستماتیک، برای بهینه‌سازی ارائه خدمات و محصولات، کنترل و بهبود فرآیندهای کاری، افزایش بهره‌وری کارکنان و ایجاد انعطاف‌پذیری بیشتر سازمان در مواجهه با مشکلات کاربرد دارد. این متدولوژی می‌تواند بخش‌های مختلف سازمان را تحت تاثیر قرار دهد و عملکرد کلی شرکت را ارتقا دهد.

برخی از مهم‌ترین کاربردهای BPM در سازمان‌ها عبارتند از:

• خودکارسازی فرآیندهای تکراری: کاهش خطاهای انسانی و صرفه‌جویی در زمان و منابع.

• مدیریت گردش مالی: کنترل بهتر جریان‌های مالی و بهبود شفافیت حساب‌ها.

• مدیریت انطباقات و مقررات: اطمینان از رعایت قوانین و استانداردهای داخلی و خارجی.

• گزارش‌گیری و تحلیل هزینه‌ها: امکان بررسی دقیق هزینه‌ها برای تصمیم‌گیری‌های بهینه.

• مدیریت پروژه‌ها: برنامه‌ریزی، پیگیری و ارزیابی عملکرد پروژه‌ها.

• مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM): بهبود تعامل با مشتریان و افزایش رضایت آن‌ها.

• انتقال و نگهداری دانش تجاری: ذخیره، به‌اشتراک‌گذاری و استفاده بهینه از اطلاعات سازمانی.

• مدیریت درخواست‌ها و مرخصی‌ها: ساده‌سازی فرآیندهای داخلی منابع انسانی.

• ارزیابی و بهینه‌سازی فروش: تحلیل داده‌ها و بهبود عملکرد فروش و بازاریابی.

با استفاده از BPM، سازمان‌ها قادر خواهند بود فرآیندهای خود را سیستماتیک، شفاف و قابل پایش کنند و در نتیجه هم بهره‌وری و هم کیفیت خدمات و محصولات خود را افزایش دهند.

مدیریت فرایند کسب و کار bpm چه مراحلی دارد؟ 

چرخه عمر مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) شامل مراحلی است که به سازمان کمک می‌کند فرآیندهای خود را سیستماتیک، شفاف و بهینه کند. این مراحل به‌صورت خلاصه عبارتند از:

۱. طراحی فرم گردش کار

در این مرحله، فرم مربوط به فرآیندهای مختلف کسب‌وکار طراحی می‌شود تا دید روشنی از نیازها، اهداف و نقاط ضعف موجود به دست آید. مشخص کنید که هر وظیفه در گردش کار به چه کسی اختصاص دارد و فرم‌ها را متناسب با ساختار سازمان خود ایجاد کنید.

۲. مدل‌سازی فرآیند

در این مرحله، فرآیند به شکل تصویری و مدل‌سازی شده نمایش داده می‌شود. مدل‌سازی BPM بر اساس طرح اولیه، اهداف و استراتژی‌های شرکت انجام می‌شود و شامل جزئیاتی مانند زمان‌بندی، شرایط و توالی رویدادها است. این کار به تصمیم‌گیری صحیح درباره جریان داده‌ها و عملکرد فرآیند کمک می‌کند.

۳. پیاده‌سازی و اجرای BPM

اکنون فرآیند باید به‌صورت یکپارچه در سازمان اجرا شود. ابتدا با یک گروه کوچک آزمایش کنید و پس از اطمینان از عملکرد صحیح، آن را برای همه کاربران فعال کنید. پیش از اجرای گسترده، دسترسی به اطلاعات حساس باید محدود شود.

۴. نظارت و ارزیابی مداوم

BPM یک فرآیند مستمر است و نیاز به پایش و ارزیابی مداوم دارد. در هر مرحله، میزان پیشرفت نسبت به اهداف مشخص شده بررسی می‌شود و از معیارهای عملکرد و شاخص‌های مناسب برای شناسایی نقص‌ها و بهبود فرآیند استفاده می‌گردد.

۵. بهینه‌سازی فرآیند

در این مرحله، با استفاده از داده‌ها و نتایج حاصل، نقاط ضعف و ناکارآمدی‌ها شناسایی می‌شوند. تغییرات لازم در فرم‌ها و گردش کار اعمال شده و برنامه‌های بهبود فرآیند برای افزایش بهره‌وری و اثربخشی طراحی می‌شوند.

بیشتر بخوانید: توسعه کسب و کار چیست؟ ۱۰ استراتژی کاربردی برای توسعه کسب و کارها 

تفاوت bpms ،bpmn و bpm چیست؟ 

در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار، سه اصطلاح BPM، BPMN و BPMS اغلب به کار می‌روند و بسیاری از افراد در درک تفاوت آنها دچار ابهام می‌شوند. در نگاه اول این واژه‌ها شبیه به هم به نظر می‌رسند، اما هرکدام مفهوم متفاوتی دارند:

• BPM (Business Process Management)
  این اصطلاح یک مفهوم کلی است که به مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار اشاره دارد. هدف از BPM بهبود و بهینه‌سازی فرآیندها، صرفه‌جویی در هزینه‌ها، افزایش انعطاف‌پذیری سازمان، ارتقای تولید و فروش و افزایش رضایت مشتریان است.

• BPMN (Business Process Model & Notation)
  BPMN مجموعه‌ای از نمادها و استانداردها برای مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار است. به عبارت دیگر، BPMN یک زبان بصری و نمادین است که به کمک آن می‌توان جریان‌ها، وظایف و تعاملات مختلف در فرآیندهای کسب‌وکار را نمایش و مستندسازی کرد.

• BPMS (Business Process Management System)
  BPMS یک سیستم یا ابزار نرم افزاری است که به اجرای BPM کمک می‌کند. این ابزار شامل امکاناتی برای مدلسازی، طراحی، خودکارسازی و بهینه‌سازی فرآیندهاست و باعث می‌شود فرآیندهای کسب‌وکار به صورت واقعی و کارآمد در سازمان اجرا شوند.

به طور خلاصه:

• BPM مفهوم و رویکرد کلی مدیریت فرآیندهاست.

• BPMN زبان و استانداردی برای مدل‌سازی فرآیندهاست.

• BPMS ابزار و سیستم اجرایی است که به عملیاتی شدن BPM کمک می‌کند.

مزایای عملیاتی BPM

برترین نرم افزار bpm یا نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار کدام است؟

با استفاده از یک نرم افزار bpm مطلوب می‌توان برای مکانیزاسیون و بهبود هر کدام از جنبه های فرآیند گام برداشت. این نرم افزار با دراختیار قرار دادن امکانات لازم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را یکپارچه کند و آن ها را توسعه دهد..برخی از برترین نرم افزارهای موجود در این زمینه در لیست زیر آمده اند.

نرم افزار Bizagi

این نرم افزار متعلق به یک شرکت نرم افزاری در انگلیس است. بیزاجی یک نرم افزار برای مدیریت کسب و کار است که اتوماسیون فرآیندها، تبدیل کسب و کارها و مدل سازی فرآیند را با کمترین تعداد کد انجام می دهد. یکی از قابلیت های مهم این نرم افزار امکان اتصال به ربات های نرم افزاری است. بسیاری از پروژه های موفق در جهان با نرم افزار بیزاجی انجام شده اند.

نرم افزار Kissflow

نرم‌افزار Kissflow یک پلتفرم بدون کد است که برای ساخت یک محیط کاری واقعی و مدیریت فرآیندها طراحی شده است. سادگی کاربری و رابط جذاب از مهم‌ترین ویژگی‌های این نرم‌افزار به شمار می‌آید. همچنین Kissflow امکان تنظیم الگوهای گزارش و استفاده برای تعداد زیادی کاربر را فراهم می‌کند و فرآیندهای سازمانی را به صورت مؤثری یکپارچه می‌سازد.

نرم افزار monday.com

نرم افزار monday.com بیشتر به عنوان یک پلتفرم مدیریت پروژه شناخته می‌شود، اما قابلیت‌های گسترده‌ای برای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار نیز ارائه می‌دهد. با استفاده از رابط کاربری قدرتمند monday.com، کاربران می‌توانند فعالیت‌ها را برنامه‌ریزی کنند، زمان‌بندی پروژه‌ها را پیش‌بینی کرده و امور سازمان را با سرعت و دقت بیشتری مدیریت کنند.

نرم افزار Orchestly

نرم‌افزار Orchestly به منظور بهینه‌سازی فرآیندهای کاری روزانه طراحی شده است و از روش‌های استاندارد و علمی بهره می‌برد. این نرم‌افزار امکان همگام‌سازی یک‌طرفه و کنترل دسترسی افراد بر اساس نقش‌های مختلف را فراهم می‌کند و باعث می‌شود فرآیندهای سازمانی به شکل منظم و کارآمد اجرا شوند.

نرم افزار IBM Blueworks Live

IBM Blueworks Live یک نرم افزار تجاری برای اتوماسیون گردش کار است که امکانات گسترده‌ای برای نقشه‌برداری فرآیند، استفاده از الگوهای اولیه و ثانویه و آموزش کاربران ارائه می‌دهد. این نرم‌افزار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهینه‌سازی کنند و عملکرد کارکنان و گردش کار را بهبود ببخشند.

نرم افزار Novacura

نرم‌افزار Novacura یک اپلیکیشن کم‌کد برای مدیریت کسب و کار است که قابلیت‌هایی مانند اسکن بارکد و استفاده آفلاین را ارائه می‌دهد. این نرم‌افزار امکانات متنوعی در اختیار کاربران قرار می‌دهد، اما رابط کاربری گرافیکی آن کمی پیچیده است و استفاده از آن نیازمند آموزش اولیه است.

نرم افزار K2 platform

نرم‌افزار K2 Platform امکان ایجاد اتوماسیون و گردش کارهای پیشرفته را از طریق روش کشیدن و رها کردن فراهم می‌کند. امنیت بالا، فرم‌های غنی و قابلیت استفاده مجدد از فرم‌ها از ویژگی‌های برجسته این نرم‌افزار است. همچنین K2 قابلیت ادغام با سایر نرم‌افزارهای سازمانی را نیز دارد.

نرم افزار SAP Business ByDesign

نرم‌افزار SAP Business ByDesign برای مدیریت فرآیندهای ERP طراحی شده و بر اساس بستر ابری عمل می‌کند. این نرم‌افزار امکاناتی مانند تجزیه و تحلیل زمان واقعی، مدیریت پروژه و منابع انسانی و ادغام با سایر سیستم‌ها را ارائه می‌دهد، اما خروجی آن چندان کاربرپسند نیست.

نرم افزار Camunda BPMS

یک برنامه BPMS متن باز بسیار باکیفیت و کاربردی است. این برنامه از کلیه نمادهای استاندارد مجموعه پشتیبانی می کند. از مهمترین ویژگی های Camunda قابلیت Optimize است، که ابزار گزارش ساز برنامه است. با استفاده از این قابلیت می توان گزارش های سفارشی تهیه کرد. همچنین امکان تحلیل فرآیندها و هشدار از کنترل خارج شدن فرآیندها وجود دارد.

نرم افزار Trisotech

نرم‌افزار Trisotech به منظور بررسی فرآیندها و تصمیم‌گیری استراتژیک طراحی شده است. این نرم‌افزار چارچوب‌های از پیش تعیین‌شده‌ای برای نمایش بصری فرآیندها ارائه می‌دهد، اما امنیت پایین و نبود سیستم اطلاع‌رسانی مناسب از نقاط ضعف آن است.

نرم افزار Signavio

نرم‌افزار Signavio برای طراحی و بهبود فرایندهای کسب و کار و به اشتراک‌گذاری نتایج با سایر اعضای سازمان استفاده می‌شود. این نرم‌افزار قابلیت جستجوی پیشرفته، اشتراک‌گذاری آسان نظرات و همکاری تیمی را فراهم می‌کند و به سازمان‌ها کمک می‌کند فرآیندهای خود را به صورت مؤثر مدیریت و بهینه‌سازی کنند.

بیشتر بخوانید: BOM محصول یا درخت محصول چیست و چه کاربردی دارد؟

سخن پایانی 

در این مقاله با مفهوم BPM و کاربردهای آن آشنا شدیم. مدیریت فرایند کسب و کار، به‌عنوان یک الگوی ساختارمند و سیستماتیک، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهینه کنند، هزینه‌ها را کاهش دهند و کیفیت محصولات و خدمات را ارتقا دهند. بهره‌گیری از ابزارها و تکنیک‌های BPM موجب می‌شود سازمان‌ها به‌صورت سریع و مؤثر به تغییرات واکنش نشان دهند، کارایی نیروی انسانی را افزایش دهند، بهره‌وری را ارتقا دهند و در محیط رقابتی باقی بمانند.

BPM یک سیستم گسترده و انعطاف‌پذیر است که تقریباً برای بهینه‌سازی تمام جنبه‌های کسب‌وکار قابل استفاده است. هر سازمان می‌تواند با توجه به اهداف، دغدغه‌ها و استراتژی‌های خود، از این الگو برای بهبود فرآیندهای کاری و دستیابی به نتایج بهتر بهره‌مند شود.