در هر سازمان، ماموریت های خارجی و داخلی به‌صورت ماهانه و سالانه انجام می‌شوند. در سازمان‌های بزرگ، تعداد این مأموریت‌ها معمولاً بیشتر است و به همین دلیل، فرآیند ثبت و محاسبه آن‌ها پیچیده‌تر و زمان‌برتر میشود. انجام محاسبات به‌صورت دستی نیز مشکلات خاص خود را دارد؛ از جمله احتمال بروز خطا در ثبت اطلاعات و محاسبه زمان حضور کارکنان در مأموریت‌ها.
به‌عنوان مثال، گاهی پیش آمده است که یکی از کارکنان بیش از زمان تعیین‌شده در مأموریت حضور داشته، اما روز اضافی او به‌اشتباه به‌عنوان غیبت ثبت شده است.
محاسبه هزینه‌های مأموریت‌های خارجی نیز چالش‌برانگیزتر است؛ زیرا علاوه بر حق مأموریت، باید هزینه‌های اسکان، ایاب‌وذهاب، بلیط، غذا و سایر مخارج مرتبط نیز در نظر گرفته شوند.
راه حل این کار نرم افزار حضور و غیاب کسرا و سیستم ماموریت است. همان طور که می دانید نرم افزار حضور و غیاب کسرا تمام بخش های مدیریت و کنترل تردد منابع انسانی را پوشش می دهد که یکی از این بخش ها نیز مجوز بخشیدن به ماموریت های داخلی است. با وجود این نرم افزار تمامی مشکلات احتمالی در این بخش حل شده و همچنین سرعت، دقت و بهره وری نیز بسیار افزایش می یابد.
نحوه ثبت ماموریت داخلی در نرم افزار حضور و غیاب
معمولا ماموریت های داخل شهری و چند ساعته را که کمتر از یک روز زمان می برند، ماموریت های داخلی محسوب می کنند. فرض کنید یکی از پرسنل ابتدا وارد سازمان شده و تردد خود را ثبت می کند؛ سپس به مدت ۵ ساعت در داخل شهر به ماموریت رفته و دوباره بر می گردد. این ۵ ساعت عدم حضور در نرم افزار برای این فرد به عنوان کسر کار ثبت و به صورت یک عدد (۵ ساعت) نمایش داده می شود. حال این پرسنل برای ثبت ماموریت باید بر روی این عدد در نرم افزار کلیک کرده و یک مجوز ثبت نماید.
در مجوز، شرح ماموریت نوشته می شود که در نهایت به کارتابل مدیر مربوطه برای تایید ارسال می شود. به این صورت ماموریت این فرد با جزییات کامل برای مدیرش ارسال شده تا پس از تایید، ماموریت در سیستم برای او ثبت شود.
سیستم ماموریت کسرا
سازمان ها و کسب و کارها برای ثبت ماموریت های خارجی نیاز به نرم افزاری دارند که علاوه بر کسر حضور بتواند هزینه های مربوط به سفر مانند حمل و نقل، اسکان و غیره را نیز محاسبه کند؛ یکی از بهترین گزینه ها برای این کار سیستم ماموریت کسرا است.
نحوه ثبت ماموریت های خارجی در سیستم ماموریت
ثبت ماموریت خارجی در سیستم ماموریت دارای دو مرحله است:
۱- حکم ماموریت
۲- عملکرد ماموریت
حکم ماموریت را می توان هم قبل از رفتن به ماموریت و هم پس از بازگشت از ماموریت ثبت کرد که البته بهتر است قبل از رفتن ثبت شود. در این حکم کلیتی از ماموریت نوشته می شود؛ به این صورت که ماموریت بین دو تاریخ مشخص و دارای مبدا و مقصد مشخص است.
عملکرد ماموریت بخشی است که در آن جزییات ماموریت شرح داده می شود. برای مثال پس از حضور در مقصد در ساعتی مشخص، جلسه ای با مشتری با جزییات مشخص برگزار گردید. علاوه بر آن، تمام هزینه های ماموریت مانند هزینه رفت و آمد، غذا، اسکان و بقیه موارد تعیین می شود.
همچنین ممکن است علاوه بر برنامه قبلی که باید تماما در بخش عملکرد شرح داده شود، برنامه جدیدی اتفاق بیفتد و پرسنل حاضر در ماموریت به شهرهای دیگری بروند و یا کارهای دیگر انجام دهند که این موارد نیز در بخش عملکرد ذکر می شوند.
نکته موجود این است که بخش عملکرد از ابتدا و مانند بخش حکم ماموریت، در سیستم قابل مشاهده نیست. برای مشاهده کلید عملکرد ماموریت در سیستم ماموریت، ابتدا باید حکم ماموریت ثبت شده و برای مدیر مربوطه ارسال شود.
پس از تایید حکم ماموریت از سوی مدیر تصمیم گیرنده، بخشی به نام عملکرد ماموریت در سیستم باز میشود که می توان با کلیک بر روی آن، جزییات ماموریت را شرح داد و برای مدیر بالاتر برای تایید ارسال شود. با وجود سیستم ماموریت کسرا، تمامی مراحل درخواست حکم ماموریت، تایید آن، ارسال گزارش عملکرد ماموریت و تایید آن توسط نرم افزار انجام می شود و نیازی به نامه نگاری های حضوری نیست.
همچنین با وارد کردن این اطلاعات در سیستم، علاوه بر اینکه امر محاسبه هزینه های ماموریت و حق ماموریت پرسنل به صورت دقیق و با سرعت انجام می شود؛ هزینه های سازمانی کاهش یافته و در دراز مدت موجبات افزایش بهره وری را فراهم می کند.
یک پاسخ
اگر دسترسی به سیستم نداشته باشیم چطور باید ماموریت رو در نرم افزار ماموریت کسرا ثبت کنیم؟