هر گونه ارتباطی نیازمند ترسیم برخی هدف گذاری ها برای کسب عملکرد بهتر و نتیجه بخش است. این هدف گذاری ها نمی تواند هدف گذاری های بدون پشتوانه و به قول معروف بدون حساب و کتابی باشد. از این رو برای داشتن ارتباطات هدفمند لازم است برخی از معیارها را برای تحقق آن رعایت کنید. در ادامه برخی از این معیارها را برای رسیدن به ارتباطات هدفمند بیان می کنیم.
منظور از ارتباطات هدفمند چیست؟ روشهای ارتباط موثر با دیگران
انسان موجودی اجتماعی است و تعامل با دیگران بخش جداییناپذیر زندگی ماست. به همین دلیل، ارتباطات هدفمند یا Effective Communication اهمیت زیادی دارد. این نوع ارتباط به معنای تعامل آگاهانه و با هدف مشخص با محیط اطراف است؛ یعنی هر کنشی که با نیت و هدف روشن انجام شود، میتواند جزو ارتباطات هدفمند قرار گیرد.
روشهای ارتباط مؤثر با دیگران میتواند شامل انتخاب کلمات، استفاده از زبان بدن، لحن بیان و به اشتراکگذاری نظرات به صورت شفاف باشد. هدف این نوع ارتباط، انتقال پیام به صورت واضح و ایجاد تعامل سازنده است.
در ادامه این مقاله، به انواع روشهای ارتباط مؤثر مانند ارتباط کلامی، ارتباط چشمی و غیرکلامی، و نکات کلیدی برای تقویت مهارتهای ارتباطی خواهیم پرداخت.
تعریف ارتباط به زبان ساده
برای درک بهتر مفهوم ارتباط، ابتدا باید بدانیم ارتباطات عامه چیست و چرا تا این اندازه اهمیت دارد. به باور کارشناسان، ارتباط یا Communication یک فرایند طبیعی بین موجودات زنده است که به وسیله آن اطلاعات، پیامها و مفاهیم منتقل میشوند.
انسان به دلیل داشتن قوه تعقل و تفکر، قادر است انواع مختلف ارتباطات جمعی را تجربه کند و به روشهای پیچیدهتری با دیگران ارتباط برقرار کند. در سادهترین تعریف، ارتباط فرایند انتقال پیام است: فرستنده پیامی را به گیرنده ارسال میکند و پیام باید به گونهای باشد که برای هر دو طرف قابل درک و معنا دار باشد.
منظور از «معنادار بودن» پیام این است که پیام علاوه بر اطلاعات، دارای مفهوم، احساس یا هدف مشخصی باشد تا بتواند درک و پاسخ مناسب را در طرف مقابل ایجاد کند.
ارتباط موثر و هدفمند چیست؟
تاثیرگذارترین نوع ارتباط، ارتباط هدفمند است. ارتباط موثر یعنی پیامی که منتقل میکنید، نه تنها شنیده شود، بلکه درک شود، فهمیده شود و در صورت نیاز منجر به اقدام یا پاسخ مناسب شود. به عبارت دیگر، ارتباط هدفمند دو سویه است: هم فرستنده پیام میتواند منظور خود را به وضوح منتقل کند و هم گیرنده پیام قادر باشد آن را درست بفهمد و واکنش مناسبی نشان دهد.
ویژگی کلیدی ارتباط موثر، توانایی درک احساسات و مفاهیم پنهان پشت پیام است. به بیان سادهتر، وقتی پیام شما هم شنیده و هم احساس و مفهوم آن درک شود، ارتباط از حالت معمولی فراتر رفته و به ارتباط اثرگذار و هوشمندانه تبدیل میشود. این نوع ارتباط نه تنها اطلاعات را منتقل میکند، بلکه روابط را تقویت و تاثیرگذاری شما را در تعاملات افزایش میدهد.
بیشتر بخوانید: هوش هیجانی چیست؟ مهارت های هوش هیجانی برای مدیران
اصول برقراری ارتباط موثر چیست؟
مهارت برقراری ارتباط با دیگران امروز یکی از مهمترین ابزارهای موفقیت فردی و حرفهای محسوب میشود. اما برای اینکه بتوانید از مزایای بیشمار ارتباط مؤثر بهره ببرید، ابتدا باید در اصول ارتباط حرفهای و هدفمند خبره باشید. در ادامه به مهمترین اصول برقراری ارتباط مؤثر اشاره میکنیم:
۱. ارزیابی اولیه
قبل از هر گفتوگو یا تعامل، به چرایی ارتباط فکر کنید. دلیل واضح و منطقی برای صحبت کردن، قانع کردن، ارائه پیشنهاد یا تبادل نظر داشته باشید. بدون هدف مشخص، شانس برقراری ارتباط مؤثر به شدت کاهش مییابد، چرا که ارتباط فعالانه نیازمند انگیزه و نیت روشن است.
۲. گوش دادن فعال
یکی از مهمترین مهارتهای ارتباطی، شنیدن فعالانه است. گوش دادن واقعی به طرف مقابل، نه تنها درک شما از پیام و احساسات او را عمیقتر میکند، بلکه نشان میدهد که برای نظر و دیدگاه او ارزش قائل هستید. این مهارت در بسیاری از منابع حتی معادل ارتباط مؤثر در نظر گرفته شده است، زیرا دروازه درک صحیح مفاهیم و ایجاد تاثیر واقعی است.
۳. انتخاب کلمات دقیق
گوش دادن به تنهایی کافی نیست؛ پیام شما باید با کلمات مناسب و شفاف منتقل شود. انتخاب واژگان درست به شما کمک میکند تا مفاهیم را کوتاه، واضح و اثرگذار ارائه کنید. تحقیقات نشان میدهند که هوش هیجانی نقش مهمی در انتخاب کلمات دارد و خوشبختانه این مهارت قابل تقویت است. اولین قدم، توجه به لحن و بیان خود است تا ذهن شما به تدریج بهترین کلمات را انتخاب کند.
۴. ارتباط غیرکلامی
ارتباط مؤثر تنها محدود به کلمات نیست. زبان بدن، نگاه، ژستها، حرکات دست و حالات چهره همگی نقش مهمی در رساندن پیام دارند. حتی تفاوتها و شباهتهای فرهنگی مثل لهجه، پوشش و رفتارهای اجتماعی میتوانند بر کیفیت ارتباط تأثیر بگذارند.
۵. کنترل استرس
استرس و اضطراب میتوانند مهارتهای شما در ارتباط را کاهش دهند. طبیعی است که در موقعیتهای حساس مثل صحبت با مدیر یا ارائه درخواست دچار استرس شوید، اما کلید موفقیت، کنترل و مدیریت اضطراب است. استرسهای غیرضروری ناشی از کمبود اعتماد به نفس یا عزت نفس پایین میتوانند انتقال پیام و پذیرش شما را تحت تأثیر قرار دهند.
۶. مدیریت احساسات
ارتباط مؤثر نیازمند کنترل احساسات منفی است. خشم، خجالت، لجبازی یا خودخواهی میتوانند جریان پیام شما را مختل کنند. شناخت خود و تمرین کنترل احساسات، باعث میشود پیام شما بدون انحراف و شفاف به طرف مقابل منتقل شود.
۷. آگاهی و تمرین
ارتباط مؤثر نیازمند تمرین مستمر و خودآگاهی است. هر فرد ممکن است در بخشی از این اصول ضعف داشته باشد، اما با مطالعه، تمرین رفتاری و شرکت در کارگاههای عملی میتوان نقاط ضعف را شناسایی و بهبود بخشید. هر چه بیشتر در این مهارتها تمرین کنید، توانایی شما در برقراری ارتباط هدفمند و اثرگذار افزایش مییابد.
بیشتر بخوانید: شبکه سازی چیست؟ چرا رهبران قدرتمند شبکه سازی (Networking) می کنند؟
انواع ارتباط موثر
ارتباط موثر وموفق نیازمند پیاده سازی شیوه صحیح ارتباط گیری با افراد مختلف، به فراخور شرایط سنی، مالی، کاری، اجتماعی، فرهنگی و… است. روانشناسان انواع ارتباطات انسانی را در چند دسته طبقه بندی میکنند و برای موفقیت در هر یک راهکارهای خاصی را ارائه میدهند. در ادامه نمونههایی از انواع ارتباط را ذکر میکنیم.
| نوع ارتباط موثر | توضیح | اهمیت و مزایا | نکات کلیدی برای استفاده مؤثر |
|---|---|---|---|
| ارتباط چشمی (Eye Contact) | برقراری ارتباط از طریق نگاه بین دو یا چند نفر. | چشمها تا ۷۵٪ از ادراک و تعامل انسان با دنیا را شکل میدهند. نگاه درست، توجه، علاقه، توافق یا مخالفت شما را منتقل میکند. | – نگاه خود را متناسب با موقعیت حفظ کنید.- از تماس چشمی طولانی یا خیلی کوتاه پرهیز کنید.- نگاهتان پیام شما را قبل از صحبت کردن آماده میکند. |
| ارتباط تصویری (Visual Communication) | انتقال اطلاعات از طریق تصاویر، نمودارها، جداول، اینفوگرافیک و سایر المانهای بصری. | دادهها و مفاهیم بصری راحتتر در ذهن ثبت میشوند و میتوانند جایگزین توضیحهای طولانی باشند. | – از رنگها و اشکال مناسب استفاده کنید.- اطلاعات پیچیده را ساده و گویا نمایش دهید.- ترکیب متن کوتاه و تصویر، اثربخشی را افزایش میدهد. |
| ارتباط نوشتاری (Written Communication) | انتقال اطلاعات از طریق متن، نامه، ایمیل، پیام و اشکال نوشتاری. | امکان انتقال دقیق پیام و احساسات حتی بدون حضور فیزیکی وجود دارد؛ مناسب برای ثبت و ماندگاری اطلاعات. | – زبان و لحن متناسب با مخاطب انتخاب شود.- پیام کوتاه، واضح و ساختارمند باشد.- از علائم نگارشی و قالببندی مناسب برای شفافیت استفاده کنید. |
مهارت برقراری ارتباط با دیگران چگونه است؟
برای اینکه بتوانید ارتباطی موثر و هدفمند با دیگران برقرار کنید، لازم است چند مهارت کلیدی را هنگام انتقال پیام یا دریافت اطلاعات رعایت کنید:
۱. صریح و صادق بودن
صریح و صادق بودن به معنای بیادبی نیست؛ بلکه یعنی پیام خود را واضح و شفاف منتقل کنید. خجالت، استرس یا ترس از قضاوت ممکن است مانع بیان صحیح شما شود، اما صداقت باعث میشود گفتگو سریعتر و مؤثرتر به نتیجه برسد.
۲. بیش از اندازه صحبت نکردن
گفتگوی طولانی و پراکنده میتواند باعث گم شدن پیام اصلی شود و زمان هر دو طرف را هدر دهد. سعی کنید مفاهیم کلیدی را کوتاه و مختصر بیان کنید تا اثرگذاری پیام شما بیشتر شود.
۳. توجه کامل به طرف مقابل
هنگام گوش دادن، پیشفرضها و قضاوتهای ذهنی را کنار بگذارید و صرفاً بر درستی و صحت گفتهها تمرکز کنید. توجه واقعی به طرف مقابل، نه تنها باعث درک بهتر پیام میشود، بلکه اعتماد و احترام متقابل را نیز تقویت میکند.
۴. رعایت آرامش و احترام
حفظ آرامش و رعایت احترام، حتی در گفتگوهای حساس، مهارت حیاتی ارتباط مؤثر است. این کار نیازمند هوشمندی و کنترل رفتار در شرایط مختلف است و به شکل قابل توجهی کیفیت تعامل را بالا میبرد.
۵. مخالفت به روش صحیح
اگر با نظر طرف مقابل مخالف هستید، مخالفت خود را صادقانه و محترمانه بیان کنید. یکی از روشهای مؤثر «خلع سلاح» است: ابتدا با بخش صحیح و قابل قبول صحبتهای طرف مقابل موافقت کنید تا اعتماد او جلب شود، سپس نظر مخالف خود را مطرح کنید. این روش باعث میشود مخالفت شما پذیرفتهتر و سازندهتر باشد.
۶. از افراط در نصیحت پرهیز کنید
اگر هدف شما ارائه راهنمایی یا نصیحت است، مفاهیم کلیدی را به صورت هدفمند و کوتاه منتقل کنید و از تکرار مکررات خودداری کنید. به ویژه در ارتباط با کودکان و نوجوانان، پس از انتقال پیام اصلی، کمی فاصله بدهید تا تأثیر حرف شما بیشتر و طبیعیتر باقی بماند.
بیشتر بخوانید: ۷ ویژگی انسان های خودشکوفا
معیارهای رسیدن به ارتباطات هدفمند؛ نحوه برقراری ارتباط هدفمند با دیگران
1) در چارچوب اهداف تعیین شده عمل کنید
تمامی ارتباطات شما باید معطوف به تحقق اهداف سازمان یا اهداف شخصی مهم شما باشد. این اهداف میتوانند شامل استراتژیها، برنامهها و چشماندازهای کلان سازمان یا اهداف حرفهای شما باشند.
نوع ارتباط شما با مخاطب نیز باید تابع این اهداف باشد؛ به گونهای که تمامی جنبههای ارتباطی شما در یک مسیر هماهنگ و منسجم قرار گیرند. وقتی ارتباطات شما با اهداف اصلی همسو باشد، آنگاه میتوان گفت ارتباط شما واقعاً هدفمند است.
2) ارتباطات خود را با مخاطبانتان هماهنگ کنید
ارتباط مؤثر زمانی شکل میگیرد که نیازها و ترجیحات مخاطب مدنظر قرار گیرد، نه صرفاً سلیقه یا رضایت شخص شما. عواملی مانند محل برگزاری جلسه، زمان ملاقات و شرایط محیطی میتوانند تأثیر مستقیم بر کیفیت تعامل داشته باشند.
سعی کنید خود را با مخاطب هماهنگ کنید تا او احساس راحتی و تعامل مؤثر داشته باشد. این هماهنگی باعث میشود پیام شما بهتر دریافت شود و تعامل سازنده شکل بگیرد.
3) موضع خود را به صورت شفاف بیان کنید
در هنگام ارائه پیشنهادات یا بیان نظرات، از واژگان ساده و قابل درک برای مخاطب استفاده کنید. برای این کار لازم است با شناخت کامل از علایق، نیازها و دغدغههای مخاطب، پیام خود را تنظیم کنید.
شفاف بودن در بیان موضع باعث میشود که مخاطب بدون ابهام پیام شما را درک کند و احتمال سوءتفاهم به حداقل برسد.
4) مخاطبتان را به وجد بیاورید و در او انگیزه ایجاد کنید
در ارتباط هدفمند، یکی از کلیدهای موفقیت ترغیب و انگیزه دادن به مخاطب است. هدف شما این است که مخاطب به شما اعتماد کند و بر اساس آن عمل کند.
برای این کار:
علایق و نیازهای مخاطب را شناسایی کنید.
با ارائه ارزشها و فاکتورهایی که برای او جذاب هستند، او را به سمت خود جذب کنید.
با ایجاد حس آشنایی و نزدیکی، ارتباط احساسی برقرار کنید تا مخاطب احساس راحتی و اعتماد کند.
به بیان دیگر، ایجاد انگیزه و شور در مخاطب باعث میشود که پیام شما بهتر دریافت شود و ارتباط شما واقعاً هدفمند و اثرگذار باشد.
5) انتظارات مخاطبتان را مدیریت کنید
ارتباط هدفمند مستلزم صداقت و شفافیت است. همیشه آنچه را که قرار است ارائه دهید، بهطور واضح به مخاطب اعلام کنید و به وعدههای خود وفادار بمانید.
نکات مهم:
اگر چیزی که ارائه میکنید کمتر از وعده شما باشد، مخاطب احساس کمفروشی و بیاعتمادی خواهد کرد.
اگر انتظارات مخاطب بیش از چیزی باشد که میتوانید ارائه دهید، او دچار ناامیدی و نارضایتی خواهد شد و احتمال تبدیل شدن به مشتری یا همکار وفادار کاهش مییابد.
بنابراین، مدیریت واقعبینانه انتظارات، پایهایترین عنصر در برقراری ارتباط هدفمند و حفظ اعتماد مخاطب است.
موانع ارتباطی چه هستند؟
طبیعی است که موانع ارتباط میان افراد میتواند به عنوان یک چالش مهم و مانع برای انتقال مفاهیم میان افراد باشد. موانع ارتباطی به هر نوع سد برای انتقال صحیح و کامل مفاهیم به طرف مقابل میگویند. این موانع میتواند از سمت فرستنده و یا گیرنده ایجاد شوند. منشأ موانع ارتباطی معمولا از طریق موانع زبانی، تکنولوژیکی، فیزیکی، فرهنگی، روانی و سازمانی ایجاد میشوند.
چند نمونه از موانع ارتباط موثر
جهت جلوگیری از ایجاد موانع در برقراری ارتباط هوشمند، در این قسمت چند نمونه از این مشکلات را به همراه راه حل آنها مطرح میکنیم تا درک درستی نسبت به حل این بحرانهای ارتباطی داشته باشید.
موانع ارتباط موثر در سازمان
موانع ارتباطی در محیط کار میتوانند مشکلات جدی و آسیب زننده ای را روی تیم کاری و روند سازمان شما ایجاد کند. اینکه موانع ارتباط سازمانی چیست و چگونه میتوان آنها را رفع کرد، میتواند صرفه مالی و زمانی بسیاری را برای شما داشته باشد. مهمترین چالشهای مولد مشکلات ارتباطی در سازمان به شرح زیر است.
- موانع زبانی: اختلافات مربوط به تفاوت زبان و لهجه میتواند باعث ایجاد موانع زبانی در برقراری ارتباط تاثیرگذار در سازمانها باشد.
- موانع فرهنگی ارتباطات: اگر کارمندان شما به قوم گرایی تمایل داشته باشند، میتواند باعث ایجاد چند دستگی در سازمان و یا ایجاد جریانات فرهنگی متفاوت شود و به اختلاف منجر شود. ایجاد حس ارزشمند بودن و ارزیابی سطوح کاری، میتواند از ایجاد چنین مشکلاتی جلوگیری کند.
- موانع فیزیکی: Physical Discomfort، هر گونه سدی است که مانع ایجاد ارتباط یکپارچه بین کارکنان شود. تمامی این موانع در گروه موانع فیزیکی طبقه بندی میشوند. دکوراسیون صحیح، سرویسهای دیجیتال و… میتواند این مشکلات را تا حدی از بین ببرد.
- موانع روانی: یکی دیگر از موانع ارتباط سازمانی، مشکلاتی است که روی اعصاب و روان افراد یک سازمان تاثیر میگذارد. بالا بردن روحیه تعامل و همکاری تیمی، میتواند مانع اثرپذیری سازمان شما از موانع روانی ارتباط شود. موانع روانی میتواند از خصوصیات اخلاقی ما متعارف افراد ناشی شود. تاخیر در ساعات کاری، خودسر بودن، لجبازی، مسخره کردن دیگران و… انواع موانع روانی متداول در سازمانها هستند.
موانع ارتباطی در کلاس درس
کلاس درس یکی از محیطهای مهم برای برقراری ارتباط مؤثر است و بسیاری از چالشهای ارتباطی در این محیط مشابه موانع موجود در سازمانها هستند. تحقیقات نشان میدهد که اصول برقراری ارتباط موثر، هرچند تحت تأثیر عوامل محیطی، سن، فرهنگ و پیشزمینه دانشآموزان قرار میگیرد، اما اساساً در تمام جوامع انسانی یکسان است.
مهمترین موانع ارتباطی در کلاس درس عبارتند از:
۱. جالب توجه نبودن پیام
اگر پیام آموزشی جذاب و تحریککننده نباشد، دانشآموزان به محتوای ارائه شده توجه نمیکنند. پیامهای خستهکننده یا غیر مرتبط باعث کاهش مشارکت و یادگیری میشوند.
راهکار: استفاده از داستان، مثالهای عملی، تصاویر، و فعالیتهای مشارکتی برای جذب توجه دانشآموزان.
۲. عوامل فیزیکی غیر استاندارد
محیط کلاس درس، شامل فضای کلاس، میز و صندلیها و تجهیزات آموزشی باید استاندارد و مناسب باشد. محیط نامناسب میتواند تمرکز دانشآموزان را کاهش دهد و بر کیفیت ارتباط تأثیر منفی بگذارد.
راهکار: بهبود چیدمان کلاس، استفاده از صندلیها و میزهای راحت، و فراهم کردن امکانات دیجیتال و بصری مناسب.
۳. انتقال منفی (Referent Confusion)
وقتی مفاهیم به شکل ناقص یا اشتباه منتقل شوند، دانشآموز سردرگم شده و پیام درست را دریافت نمیکند. این مشکل ناشی از آموزش نامناسب یا دانش پیشین ناقص است.
راهکار: مرور مطالب قبلی، ارائه مثالهای روشن و شفاف، و اطمینان از درک پایهای مفاهیم قبل از آموزش مطالب جدید.
۴. عدم درک (Imperception)
عدم درک، زمانی رخ میدهد که پیام آموزشی به ذهن دانشآموزان نفوذ نکرده یا جا نیفتاده باشد. این مشکل ممکن است به دلیل روش تدریس نامناسب یا پیشزمینه ناکافی دانشآموزان باشد و در یادگیری کودکان و نوجوانان بسیار تعیینکننده است.
راهکار: استفاده از روشهای تدریس فعال، پرسش و پاسخ، مشارکت دانشآموزان و سنجش مداوم درک آنها از مطالب.
موانع ارتباط کلامی
موانع ارتباط کلامی نه تنها باعث بیاثر بودن صحبتهای شما میشود، بلکه میتواند مشکلات زیادی را ایجاد کند و روابط شما را تیره و تار کند. انتخاب کلمات اشتباهی که باعث ایجاد سوء تفاهم میشود، یکی از مهمترین موانع ارتباطی است که باید به آن دقت کنید. همچنین صحبتهای طولانی و کسب کننده، از دیگر موانع مهم ارتباط کلامی است.
بیشتر بخوانید: شاخص های رضایت مشتری
جمع بندی
میتوان گفت که منظور از ارتباطات هدفمند ایجاد یک جریان پویا و فعالانه بین شخص دریافت کننده و فرستنده پیام و درک مفهوم و احساس اصلی پشت محتوا است. در این مطلب سعی کردیم انواع مهارتهای ارتباطی موثر را به شما معرفی کنیم و به موانع برقراری ارتباط موفق در موقعیتهای مختلف، اصول برقراری ارتباط موفق، انواع روشهای ارتباط گرفتن با دیگران و… اشاره کردیم.