محیط کار خوب چه تاثیری در بازدهی پرسنل دارد؟

محیط کار؛ عامل اصلی افزایش بازدهی کارمندان

یکی از مهم ترین عواملی که به صورت مستقیم باعث افزایش رضایت کارکنان و بهبود روند کار آن ها در مشاغل مختلف می شود، داشتن محیط کار خوب است. کارکنان فعال در مشاغل و حوزه های کاری مختلف در طول روز بین 8 ساعت در محل کار حضور دارند. همچنین با توجه به موقعیت و سمت شغلی که دارند، ممکن است در طول روز چندین بار با افراد مختلف نیز تعامل داشته باشند. به همین دلیل فعالیت در یک محیط کار با نشاط و خوب از جمله مهم ترین عوامل موثر در بازدهی بهتر کارکنان محسوب می شود.

در واقع تحقیقات نشان می دهد که  کیفیت محیط کار و الزامات محیط کار به صورت مستقیم در تعیین سطح انگیزه، عملکرد و بهره ‌وری سازمان و کارمندان تاثیر دارد. اما سوال مهم این است که یک محیط کار خوب چه ویژگی های دارد و چگونه روی بازدهی پرسنل تاثیر می گذارد؟

در صورتی که افزایش بازدهی کارمندان و همکارانتان برای شما اهمیت دارد، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید تا با ویژگی های محیط کار خوب، و تاثیر آن در بهبود بازدهی پرسنل آشنا شوید.

ویژگی های محیط کار خوب

محیط کار محیطی است که کارکنان روزانه بین 8 تا 10 ساعت در طول در آن فعالیت دارند. در صورتی که این محیط با نشاط، آرام و با کیفیت نباشد، به مرور باعث دلزدگی و خستگی مفرط کارمندان می شود. از طرفی کارمندان رغبت اولیه برای کار کردن را ندارند و به مرور بازدهی کاهش می یابد. کارکنان با حضور در یک محیط پر تنش، دچار استرس و اضطرای می شوند و همین اتفاق باعث بروز خطای انسانی در روند کار می شوند. به طور کلی یک محیط کاری خوب دارای ویژگی های زیر است:

1) داشتن فضای فیزیکی با کیفیت و مطلوب

یکی از مهم ترین ویژگی هایی که به طور مستقیم در افزایش رضایت کارمندان و افزایش انگیزه آن برای کار در محیط کار تاثیر دارد، فراهم کردن یک فضای با کیفیت و مطلوب است. بدین صورت که محیط و فضای کاری باید دارای نور و تهویه مناسب، فضایی نسبتا بزرگ و متناسب با تعداد کارمندان باشد. علاوه بر این، با تهیه و رعایت نکات زیر می توانید آرام و با نشاط برای همکاران خود فراهم کنید:

• استاندارد بودن سایز (ارتفاع و طول و عرض) میز و صندلی ها
• داشتن نور کافی
• توجه به چیدمان میزها
• فراهم کردن فضای کافی برای استراحت کردن و گفتگو با همکاران دیگر
• تفکیک کردن فضاهای کاری مختلف بر اساس وظایف و سمت های مختلف کارکنان
• استفاده از گل و گیاهان طبیعی
• استفاده از رنگ های با نشاط و شاد در محیط کار

2) رفتار مناسب و صحیح با همه کارکنان

با وجود این که در مشاغل مختلف کارکنان در محیط ها و اتاق هایی جداگانه به وظایف خاص خود می پردازند؛ اما همه آن ها به رفتارهایی که با دیگر همکاران دارید، به خوبی توجه می کنند. به همین دلیل توصیه می شود که به جای شروع فعالیت در یک فضای خشک و خسته کننده، با کارمندان و همکاران بالا دست، هم رده و حتی پایین دست خود به خوبی رفتار کنید و تعامل داشته باشید.

کار کردن در یک فضای بسته و خشک، باعث ایجاد احساس نگرانی و اضطراب در کارمندان می شود. همچنین میزان خلاقیت و نبوغ و تمرکز آن ها را کاهش می دهد. چون همواره تصور می کنند که قرار است که با سایر همکاران مقایسه شده و سرزنش شوند.

برای ایجاد یک محیط کار سالم و پرانرژی، لازم است مدیران با همه پرسنل ارتباطی موثر، مستمر و دوستانه برقرار کنند. رفتار یکسان با کارکنان و پرهیز از ایجاد گروه‌بندی یا سلسله‌مراتب‌های شدید، باعث می‌شود حس اعتماد و عدالت در محیط کار تقویت شود.

وقتی کارمندان احساس کنند نظر و عقیده آن‌ها برای مدیر و همکارانشان اهمیت دارد:

• با اعتماد به نفس بیشتری ایده‌های خود را در جلسات مطرح می‌کنند.

• در تصمیم‌گیری‌ها تمرکز و مشارکت فعال‌تری دارند.

• تمایل بیشتری به همکاری تیمی و مشاوره رو در رو پیدا می‌کنند.

در نتیجه، کار گروهی در سازمان به شکلی مؤثرتر پیش می‌رود و خروجی مطلوب‌تری خواهد داشت.

3) ایجاد ارزش های مثبت

ایجاد ارزش‌های مثبت در سازمان یکی از مهم‌ترین عواملی است که باعث می‌شود کارکنان با انگیزه و تعهد بیشتری فعالیت کنند. انسان‌ها ذاتاً به دنبال ارزش‌آفرینی هستند و وقتی احساس کنند کار آن‌ها تأثیر مثبتی بر جامعه یا مشتریان دارد، با اشتیاق بیشتری وظایف خود را انجام می‌دهند.

شرکت‌هایی که هدفشان فقط سودآوری نیست و در کنار آن روی بهبود کیفیت خدمات، مسئولیت اجتماعی و نوآوری تمرکز می‌کنند، محیط کاری سالم‌تر و پویاتری می‌سازند. در چنین فضایی:

• کارمندان حس می‌کنند بخشی از یک هدف بزرگ‌تر هستند.

• میزان تمرکز، دقت و تعهد سازمانی افزایش می‌یابد.

• روابط کاری مثبت‌تر و انگیزه فردی کارکنان تقویت می‌شود.

4) به روز نگه داشتن دانش و اطلاعات کارکنان

در دنیای امروز که تغییرات با سرعت زیادی اتفاق می‌افتد، به‌روز بودن دانش و مهارت کارکنان یکی از عوامل کلیدی موفقیت سازمان‌هاست. شرکت‌هایی که روی آموزش و ارتقای مهارت کارمندان سرمایه‌گذاری می‌کنند، شاهد افزایش بهره‌وری و انگیزه تیم خود هستند.

مزایای به‌روز نگه داشتن دانش پرسنل:

• کارکنان با اعتمادبه‌نفس بیشتری ایده‌های خود را مطرح می‌کنند.

• سازمان در رقابت با رقبا همیشه حرفی برای گفتن دارد.

• کیفیت خدمات و محصولات بهبود پیدا می‌کند.

5) یادگیری شیوه مدیریت

یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت یک سازمان، مدیریت صحیح است. برخلاف تصور برخی افراد، مدیریت فقط به معنای تأیید تصمیمات مهم نیست؛ بلکه هنر ایجاد فضایی است که کارکنان در آن احساس امنیت و انگیزه کنند.

ویژگی‌های یک مدیریت موثر در محیط کار:

• ایجاد محیطی آرام و به دور از تنش‌های غیرضروری.

• تشویق کارکنان به بیان ایده‌ها و مشارکت در جلسات.

• استفاده از سبک رهبری حمایتی به جای کنترل سخت‌گیرانه.

• ایجاد فرهنگ قدردانی و تشویق در میان کارکنان.

زمانی که مدیران با رفتار درست و سبک رهبری مناسب عمل کنند، کارمندان نیز با انگیزه بیشتری همکاری کرده و حتی یکدیگر را در شرایط مختلف حمایت می‌کنند. نتیجه این رویکرد، افزایش راندمان و شکل‌گیری یک محیط کاری سالم و پویاست.

6) ایجاد فضای کار گروهی

سازمان‌هایی که بر کار گروهی تأکید می‌کنند، محیطی پویاتر و کارآمدتر دارند. سپردن وظایف فقط به افراد با تجربه یا تحصیلات بالاتر، باعث کاهش انگیزه دیگر کارکنان و افزایش فشار کاری روی تعداد محدودی از افراد می‌شود. این موضوع هم اعتمادبه‌نفس کارکنان را پایین می‌آورد و هم بهره‌وری کلی سازمان را کاهش می‌دهد.

مزایای ایجاد فضای کار تیمی در سازمان:

• تقویت روحیه همکاری: کارمندان به جای رقابت ناسالم، با هم مشارکت می‌کنند.

• افزایش اعتماد به نفس: همه اعضا فرصت مشارکت و ارائه ایده پیدا می‌کنند.

• کاهش فشار کاری: وظایف بین اعضای تیم تقسیم شده و از خستگی مفرط جلوگیری می‌شود.

• بهبود کیفیت تصمیم‌گیری: کارکنان با دریافت بازخورد از یکدیگر، ایده‌های بهتری ارائه می‌دهند.

کار تیمی باعث می‌شود کارکنان احساس کنند بخشی از یک هدف بزرگ‌تر هستند. این حس تعلق، رضایت شغلی و انگیزه آن‌ها را افزایش داده و در نهایت باعث شکل‌گیری یک محیط کار سالم و بهره‌ور می‌شود.

7) داشتن تعادل بین کار و زندگی

کارمندان علاوه بر وظایف شغلی، زندگی شخصی و مسئولیت‌های فردی خود را نیز دارند. سازمانی که به این موضوع توجه کند و انعطاف‌پذیری لازم را برای کارکنان فراهم سازد، محیطی سالم‌تر و رضایت‌بخش‌تر خواهد داشت.

نمونه‌هایی از حمایت مدیران برای ایجاد تعادل بین کار و زندگی:

• امکان مرخصی انعطاف‌پذیر در شرایط خاص.

• ارائه گزینه دورکاری یا ساعت کاری شناور.

• درک دغدغه‌های خانوادگی و شخصی کارکنان.

• فراهم کردن برنامه‌های رفاهی مثل ورزش، مشاوره یا خدمات سلامت.

وقتی کارکنان مطمئن باشند سازمان به رفاه و آرامش آن‌ها اهمیت می‌دهد، با انرژی و انگیزه بیشتری به کار برمی‌گردند. در نتیجه، هم بهره‌وری سازمان افزایش می‌یابد و هم وفاداری کارکنان بیشتر می‌شود.

8) ایجاد تعادل بین تشویق و تنبیه کارمندان

هر کارمند در طول دوره کاری خود ممکن است به دلایل مختلف راندمان و بازدهی مطلوب اولیه را نداشته باشد. همچنین ممکن است به خوبی از پس انجام وظیفه ای که به او سپرده اید، برآید. به همین دلیل یک محیط کاری خوب باید به عملکردهای مثبت و منفی هر کارمند در شرایط مختلف واکنش های صحیح و به موقع انجام دهد. بدین صورت که در صورت بروز خطا یا اهمال کاری به صورت محترمانه و محرمانه این خطا را گوش زد نماید.

از طرفی در صورتی که وظیفه محول شده به او به درستی انجام شد، مورد تشویق و حمایت قرار گیرد. در صورتی که فقط به عملکردهای منفی کارمند واکنش نشان دهید، باعث کاهش روحیه همکاری و رغبت اولیه برای همکاری می شود. همچنین در صورتی که فقط به عملکردهای صحیح و مثبت کارکنان توجه کنید، پیامدهای مختلف دیگری دارد که عبارتند از:

• اشتباهات کارمندان اصلاح نمی ‌شوند.
• باعث درجا زدن کارکنان شده و یادگیری صورت نمی‌ گیرد
• باعث به وجود آمدن هزینه ‌های اضافی و غیر ضروری برای کارمندان می شود.

بیشتر بخوانید: ۸ ابزار کاربردی دورکاری برای سازمان‌ها

9) امکان استفاده از تجهیزات و منابع مرتبط با کسب و کار

موفقیت سازمان، کارکنان باید دسترسی به تجهیزات، منابع مالی و آموزشی مورد نیاز خود داشته باشند. فراهم کردن این امکانات باعث می‌شود که کارکنان بتوانند:

• مهارت‌ها و دانش خود را ارتقا دهند و در حل مسائل سازمانی توانمندتر شوند.

• به‌روز با فناوری و روش‌های نوین باشند و کیفیت کار خود را افزایش دهند.

• جایگاه سازمانی خود و سازمان را تقویت کنند و در رقابت با رقبای بازار موفق‌تر عمل کنند.

10) ایجاد یک محیط کار بدون استرس

متاسفانه برخی از مدیران کسب و کارهای مختلف تصور می کنند که سختگیری کردن و اعمال فشار روی کارمندان باعث بهبود روند کار کردن آن ها می شود. در صورتی که این گونه نیست و اعمال فشار و ایجاد یک محیط کاری با استرس زیاد، باعث بروز بیماری های مختلف و در نتیجه کاهش بازدهی پرسنل می شود. علاوه بر این، طبق بررسی های انجام شده حضور در یک محیط کاری با استرس زیاد باعث افزایش ۵۰ درصدی نرخ استعفای داوطلبانه می شود.

همین اتفاق به صورت مستقیم باعث افزایش هزینه های غیر ضروری و اضافی می شود. بنابراین در یک محیط کاری خوب، با ایجاد یک فضای آرام و به دور از تنش کارمندان با بازدهی و عملکرد بهتری می توانند به فعالیت بپردازند.

تاثیر محیط کار بر بهره وری پرسنل

همان طور که در پاراگراف های بالاتر ذکر شد، همه اقداماتی که به منظور بهبود محیط کار اجرا می شود، به منظور افزایش بهره وری کارکنان است. به همین منظور تحقیقاتی در این رابطه انجام شده که نشان می دهد، ارائه و اجرای روش های زیر در بهره وری و افزایش بازدهی پرسنل در مشاغل مختلف تاثیر زیادی دارد:

ایجاد محیطی مبتنی بر آموزش و آپدیت اطلاعات

 یکی از بهترین روش هایی که برای افزایش خلاقیت پرسنل و تقویت روحیه همکاری در آن ها می توان انجام داد، رشد و توسعه دادن ابتکارات آن ها است. در واقع طی تحقیقات و بررسی های انجام شده، 42 درصد از پرسنل عقیده دارند که رشد و پیشرفت و یادگیری مهارت های مرتبط با کسب و کارشان تاثیر زیادی در فعالیت بیشتر آن ها در محل کارشان داشته است.

تعریف اهداف کوتاه مدت برای کارکنان

بسیاری از کارکنان عقیده دارند که وقتی به آن ها توضیح دهید که در آینده نزدیک چه اهدافی دارید، با تمرکز بهتری برای انجام وظایف خود عمل می کنند. برای مثال می توانید برای این کار یک جلسه تشکیل داده و وظایف هر پرسنل را به صورت واضح و صریح برای او توضیح دهید. پس از پایان دوره کاری نیز یک جلسه کوچک و مختصر برگزار کرده و از پرسنلی که شما را برای رسیدن به این هدف یاری کردند، تقدیر و تشکر کنید. سپس به سراغ پروژه یا اهداف بعدی بروید. نتایج انجام این روش نشان می دهد که کارکنان با سرعت زمان بیشتر و تمرکز بالاتری می توانند در رسیدن به اهداف مورد نظر موثر واقع شوند.

شناسایی افراد برتر و ارائه پاداش به آن ها

کارکنان در محیط کار خود علاوه بر نیاز به حقوق ثابت و حتی مزایای آن گاهی لازم است که مورد تشویق و حمایت قرار گیرند. بنابراین توصیه می شود برای تشویق و ترغیب بیشتر پرسنل، افرادی که در طول دوره کاری خود به انجام وظایف بیشتر، کارهای تحقیقاتی، و مزید بر وظایف خود می پردازند را شناسایی کنید و آن را مورد تشویق قرار دهید. با این روش کارکنان احساس می کنند که کار آن ها دیده شده و مورد حمایت قرار گرفته اند.

طی تحقیقاتی که در این زمینه انجام شده، نشان می دهد پرسنلی که تلاش های آن ها ارزیابی شده و تشویق شده اند، تا 7 برابر میزان و سطح تلاش خود را ارتقا داده اند. در واقع این کار به صورت مستقیم باعث افزایش انگیزه کارکنان دیگر و همان شخص برای کار بهتر و دقیق تر می شود. در نهایت سازمان به اهداف کلی و نهایی خود سریع تر می رسد.

بیشتر بخوانید: مدیریت نسل زد Z

مزایای افزایش انگیزه در پرسنل

تا این قسمت از مقاله در مورد اهمیت افزایش و بهبود انگیزه در پرسنل و کارکنان فعال در بخش های مختلف صحبت شد. در واقع هدف از افزایش انگیزه کارکنان، افزایش بهره وری و سرعت عمل و تمرکز بهتر آن ها در محیط کار است. با این وجود افزایش انگیزه مزایای دیگری نیز برای پرسنل و کل جو کاری دارد. مهم ترین مزایا عبارتند از:

• افزایش بهره ‌وری در کل سازمان: زمانی که انگیزه و خلاقیت پرسنل را تقویت کنید، با سرعت و کیفیت بیشتری کار می کنند. همچنین در مدت زمانی که در محیط کار حضور دارند، تمام تمرکزشان روی کار و وظایف اصلی آن ها است و از اتلاف وقت خودداری می کنند.
• افزایش نو آوری: زمانی که کارکنان انگیزه کافی برای کار کردن و رسیدن به هدف داشته باشند، توانایی حل مسئله در آن ها تقویت شده و حتی در شرایط بحرانی هم می توانند بهترین عملکرد و تصمیمات را ارائه کنند. در نهایت این نوآوری ها باعث ارزش آفرینی برای کل سازمان می شود.
• کاهش نرخ ترک خدمت و استعفاء: بدیهی است که استخدام کردن نیروی جدید وقت و هزینه زیادی را از سازمان می گیرد. بنابراین با ایجاد یک محیط کار خوب و تشویق کارکنان برای ماندن می توان از استعفا و ترک خدمت کارکنان جلوگیری کرد. در واقع افرادی که از یک سازمان استعفا می دهند، گنجینه ‌ای ارزشمند از دانش و تجربه خود را از سازمان خارج می کنند. بنابراین می توان گفت با افزایش 5 درصدی نرخ کارکنان، می توان شاهد 80 تا 85 درصد سود آوری بیشتر در کل سازمان بود.

کارمندان روز خود را با امید به داشتن تجربه‌های مثبت در محیط کار شروع می‌کنند. از آنجا که بیشترین زمان روزانه آن‌ها در محیط کار سپری می‌شود، کیفیت محیط کاری نقش مهمی در انگیزه و رضایت شغلی دارد.

مزایای محیط کاری خوب و استفاده از فناوری:

• حفظ نیروی کار مستعد و کارآمد

• افزایش بهره‌وری و تمرکز کارکنان

• کاهش روزهای غیبت و استعلاجی

• کاهش هزینه‌ها و افزایش سودآوری سازمان

در سال‌های اخیر، بسیاری از کارفرمایان به تغییر محیط‌های کاری توجه کرده‌اند. بررسی آمار سازمان همکاری و توسعه اقتصادی (OECD) نشان می‌دهد که نگه داشتن کارمندان برای بررسی بازده روزانه نتیجه معکوس دارد.

به عنوان نمونه:

• میانگین ساعات کاری سالیانه کارکنان آلمانی ۳۳٪ کمتر از کارکنان یونانی است.

• با این حال بهره‌وری کارکنان آلمانی بالاتر و رضایت شغلی بیشتر گزارش شده است.

این داده‌ها نشان می‌دهند که راهکارهای مدیریتی مناسب و ایجاد محیط کاری مطلوب می‌تواند هم برای کارفرما و هم برای کارکنان سودمند باشد. در ادامه، چند روش عملی برای بهبود محیط کار بررسی می‌شود.

ایجاد فرهنگ همکاری خوب و مرتبط کردن کل کارکنان شرکت در محیط کاری

یکی از بزرگترین آسیب های شرکت های بزرگ که می تواند منجر به ناکارآمدی آن ها شود؛ تمایلی است که بخش های مختلف برای درگیر شدن در بحث های مربوط به خود دارند. این بخش ها فعالیت خود را از دیگران مجزا می بینند و حتی می توانند به طور جداگانه به رشد خود ادامه دهند و از اهداف کلی شرکت جدا شوند. اگر هر بخش، تیم و هر یک از کارکنان یک سازمان به دنبال اهداف فردی خود باشند از هدف اصلی شرکت باز می مانند و همه چشم انداز شرکت را فراموش می کنند.

بهترین راهکار در این مواقع، اطمینان یافتن از سازگاری اهداف کسب و کار و استراتژی نیروی انسانی است. مدیران و صاحبان کسب و کار باید از مدیریت ارشد و منابع انسانی برای حل این موضوع کمک بگیرند.

پذیرفتن تفکر انتقادی

تحقیقات نشان می‌دهد که کارمندانی که فرصت تجربه و تصمیم‌گیری مستقل دارند، خلاق‌تر و نوآورتر عمل می‌کنند. این موضوع در کتاب آدام گرانت (Originals: How Non-Conformists Change the World) نیز مطرح شده است.

چرا تفکر انتقادی مهم است؟

• کارمندان یاد می‌گیرند راه‌های بهتر انجام کارها را پیدا کنند.

• نوآوری و خلاقیت در محیط کار افزایش می‌یابد.

• اعتماد به نفس و انگیزه برای مشارکت در تصمیم‌گیری‌ها بالا می‌رود.

راهکارهای عملی برای مدیران:

• به کارکنان اجازه دهید روش‌های جدید و متفاوت برای انجام وظایف خود امتحان کنند.

• از اشتباهات به عنوان فرصت یادگیری استفاده کنید، نه تنبیه.

• جلسات خلاقیت و بحث آزاد برگزار کنید تا ایده‌های جدید مطرح شود.

با ایجاد فرهنگ پذیرش تفکر انتقادی، کارکنان انگیزه بیشتری برای بهبود فرآیندها و حل مسائل سازمانی پیدا می‌کنند و محیط کار به طور کلی نوآورتر و بهره‌ورتر می‌شود.

کلید پیشرفت در ارتباط است

کارکنان باید امکان اطلاع رسانی به مدیریت در مورد ارائه ی روشی برتر برای انجام کارها را داشته باشند و مدیریت باید ایده های جدید را بشنود و با این بهانه که این روشی است که ما همیشه این کار را انجام می دهیم، به روش های قدیمی تر ادامه ندهند.

رفاه

سازمان های خصوصی و دولتی در سال های اخیر توجه بیشتری به رفاه کارکنان دارند. کارکنانی که اهمیت رفاه کارکنان خود را درک کرده اند و فعالیت هایی مانند بیمه را برای رفاه آنان انجام می دهد عملکردی بهتری از پرسنل خود می بیند.

فناوری در محیط کار با استفاده از راهکارهای تکنولوژی

اینترنت زندگی بشر را بطور معناداری در بیست سال گذشته تغییر داده است. چیزهایی مانند اتوماسیون، تجزیه و تحلیل داده ها و دستگاه های تلفن همراه باعث آسان تر شدن کارها شده است.

نرم افزارهایی مانند نرم افزار حضور و غیاب، اتوماسیون تغذیه و اتوماسیون حراست از جمله نرم افزارهایی است که در حوزه منابع انسانی ارائه شده است؛ فناوری در محیط کار به سازمان ها و شرکت های خصوصی و دولتی در ایجاد یک محیط کاری خوب کمک می کند. برای مثال یک سامانه حضور و غیاب با کم رنگ کردن نظارت مستقیم بر تردد پرسنل مانع برخورد منفی میان کارفرما و پرسنل می شود و در ایجاد محیط کاری خوب می تواند نقش موثری را داشته باشد.

جمع بندی

سازمان ها و شرکت های مختلفی که با عناوین و اهداف مختلف شروع به کار می کنند، هدف اصلی آن ها افزایش بهره وری و افزایش سرعت رسیدن به سود دهی است. برای رسیدن به این هدف مهم، اقدامات زیادی لازم است که انجام شود. در این میان یکی از مهم ترین و اثر گذارترین اقدامات، ایجاد و فراهم کردن یک محیط کاری خوب و با کیفیت است. در این مقاله به طور کامل در مورد اهمیت ایجاد یک محیط کاری خوب، و تاثیر آن در افزایش بهره وری پرسنل صحبت شد.