اتوماسیون مراجعین و مهمان کسرا
کنترل ورود و خروج مهمان‌ها و افراد ترددکننده، یا همان کنترل تردد ارباب رجوع در سازمان‌ها، نیازمند دقت و ظرافت‌های بسیاری است. از جمله اینکه، نه تنها به دلیل رعایت مسائل امنیتی که برای هر سازمانی ضروری است، باید داده‌های مرتبط با مهمانان و مراجعین با دقت در سامانه‌های مربوط به حضور و غیاب سازمان ها (نرم افزار جامع حضور و غیاب) ثبت شود، بلکه این روند باید به گونه‌ای انجام پذیرد که شان و جایگاه مدعوین نیز به خوبی پاس داشته شود. شرکت مهندسی کسرا با درک این نیاز و همچنین با استفاده از تجربه مشتریان بزرگ خود در سراسر کشور، سامانه‌ای قدرتمند و توسعه‌پذیر ارائه نموده است که میتواند با بهره‌مندی از امکانات خود، حجم انبوهی از داده‌های مربوط به تردد مراجعین و مهمانان را با دقت ثبت کرده و در مواقع ضروری، در اختیار مدیران امنیتی سازمان‌ها و شرکت‌ها قرار دهد. نرم افزار مراجعین و مهمان کسرا همچنین از قابلیت یکپارچگی کامل با دستگاه حضور غیاب مرتبط با حوزه حراست مانند گیت ها، راهبند ها، نرم افزار پلاک خوان و … برخوردار است و با توجه به چنین امکانی، می تواند به طور گسترده در بسیاری از سازمان ها و شرکت ها مورد استفاده قرار گیرد.
"" فیلدهای الزامی را نشان می دهد
ویژگی های اتوماسیون مراجعین و مهمان کسرا
ثبت انواع مجوزها جهت مدیریت تردد مهمانان در اتوماسیون ارباب رجوع
- تعریف انواع درخواست ورود مهمان متناسب با نیاز سازمان (داخلی،خارجی،VIP و …)
- امکان ثبت درخواست ورود مهمان توسط پرسنل متقاضی یا شخص تفویض گیرنده و طی شدن گردش‌کار درخواست تا تایید نهایی
- ثبت مجوز ورود مهمان توسط پرسنل نگهبانی بدون نیاز به وجود درخواست میزبان
- ثبت درخواست‌های تردد مهمان به طور متوالی
- امکان ثبت درخواست‌های تردد مهمان گروهی از طریق فایل اکسل برای همایش‌ها یا مواقع خاص
- امکان عدم تایید درخواست خودرو مهمان و تایید درخواست ورود مهمان
نرم افزار کنترل تردد ارباب رجوع و مهمان و ثبت انواع مشخصات آنها
- امکان جستجوی مهمان بر اساس شماره ملی، نام خانوادگی و شرکت
- قابلیت ثبت انواع وسایل همراه مهمانان
- قابلیت ثبت گروهی مشخصات وسایل همراه مهمان از طریق فایل اکسل
- قابلیت ثبت مشخصات خودرو مهمانان
- قابلیت ثبت اختصاص خودرو و وسایل همراه به هر یک از مهمانان
- قابلیت اختصاص شماره کارت به هر مهمان جهت ثبت تردد در سامانه سیستم های کنترل دسترسی
اتوماسیون کنترل تردد مراجعین و امکانات رفاهی جهت رفاه مهمانان
- ثبت درخواست غذای مهمان با امکان ثبت گروهی و تواتری به تفکیک وعده و رستوران
- ثبت درخواست اسکان مهمان با امکان ثبت گروهی و تواتری
- ثبت درخواست نیاز به خودرو مهمان جهت رفت یا برگشت به پایانه،محل کار و یا منزل
- ثبت درخواست نیاز به خودرو برای تردد درون سازمانی مطابق برنامه ریزی صورت گرفته
- ثبت درخواست تهیه بلیط رفت با برگشت برای مهمان
- تعریف انواع فرآیندهای گردش کار بابت انواع درخواست‌های ورود مهمان، خودرو، بلیط، اسکان و غذا متناسب با اطلاعات درخواست
- اعلام مشخصات بلیط و اسکان تهیه شده برای مهمان به تفکیک مشخصات با قابلیت گزارش‌گیری
گزارش گیری لحظه ای از وضعیت مختلف تردد مراجعین و میهمانان
- ایجاد گزارش از سوابق ورود مهمان و ملاقت های آن ها
- ایجاد گزارش از سوابق ورود نفرات یک شرکت به سازمان
- ایجاد گزارش از سوابق مهمان‌های یک پرسنل خاص
- ایجاد گزارش از سوابق مهمان‌های یک واحد سازمانی بر اساس شخص و شرکت
- ایجاد گزارش از بلیط‌ها، اسکان‌ها، تردد خودروها و پذیرایی‌های تهیه شده برای مهمانان به تفکیک نوع بلیط، شخص، شرکت، میزبان، واحد سازمانی و …
- ایجاد گزارش از درخواست‌هایی که ملاقات آنها انجام نشده
مدیریت تردد مهمانان و اعطای دسترسی های خاص
- ثبت مشخصات مهمان با کلید مشترک شماره ملی جهت ردیابی آنلاین
- تایید الکترونیکی ملاقات با مهمان توسط میزبان یا ملاقات شونده
- طراحی و چاپ برگه ملاقات مهمان مطابق با فرمت ارائه شده کارفرما
- تعریف لیست سیاه تاریخ‌دار برای تردد مهمانان یا شرکت‌ها
- وجود انواع کارتابل با دسترسی‌های متفاوت برای درخواست‌های مهمان، بلیط، خودرو، اسکان و غذا با فیلتر‌های کاربردی
- شروع جریان گردش‌کار درخواست‌های وابسته بر اساس گردش‌کار درخواست‌های مشابه دیگر (مانند تامین اسکان در صورت تامین بلیط و …)
ایجاد بستر امنیتی کارآمد در سیستم پذیرش مکانیزه ارباب رجوع
- اطلاع رسانی به پرسنل نگهبانی از وضعیت حضور و غیاب کارمندان میزبان در سازمان
- ثبت تردد ورود و خروج مهمان توسط نگهبان
- تعریف شرکت‌های مجاز به تردد به سازمان توسط حراست با مشخصات ثبتی با امکان پیوست نمودن تصاویر مدارک شناسایی شرکت
- دسترسی خاص برای نگهبانان هر درب جهت مشاهده مهمان‌های مجاز همان درب
- اعمال دسترسی نگهبانان متناسب با درب مربوطه جهت مشاهده درخواست تردد مهمان
- ایجاد QR Code بابت مشخصات مهمان و چاپ آن و امکان قرارداد دادن قرائتگرهای مربوطه روی گیت کنترل تردد سازمان جهت ورود مهمان بدون نیاز به دادن کارت
- اعمال دسترسی برای ثبت درخواست میزبان شامل درب، نوع درخواست و هماهنگ کننده
چه نوع شرکت هایی نیازمند نرم افزار کنترل تردد ارباب رجوع هستند؟
کنترل تردد مراجعین و مهمانان، یکی از بخش های حساس و مهم در بسیاری از سازمان های دولتی و خصوصی است. با بهره گیری از نرم افزار ارباب رجوع، این سازمان ها می توانند مراجعین را به خوبی مدیریت کرده و بر رفت و آمد آنها نظارت داشته باشند. اما اتوماسیون مدیریت ارباب رجوع برای چه شرکت هایی مناسب است؟
کار اصلی نرم‌افزار ارباب‌رجوع کسرا، حفظ امنیت سازمان است. با استفاده از این سیستم، شما می‌توانید تمامی مهمانان و مراجعین را از لحظه ورود تا خروج و حتی در مراجعات بعدی کاملاً تحت نظر داشته باشید. ثبت مجوز ورود و خروج مهمانان و وسایل نقلیه آنها یکی از امکانات اصلی سیستم کنترل تردد مراجعین است. با استفاده از این ویژگی، شما می‌توانید در مرحله اول نوع مهمان (داخلی، خارجی، VIP و…) را تعیین کنید. این کار سطح دسترسی‌های مهمانان را نیز مشخص می‌کند. سپس با ثبت انواع مجوزها برای تردد و درخواست‌های غذا، خدمات جانبی و خودرو، نه‌تنها کار را برای مهمان خود آسان می‌کنید، بلکه کاملاً بر فعالیت‌های صورت‌گرفته در سازمان خود نظارت خواهید داشت.
یکی دیگر از ویژگی‌های نرم افزار ارباب رجوع، ثبت اطلاعات شخصی و تاریخچه فعالیت‌های هر مهمان یا بازدیدکننده در سیستم است. امکان جست‌وجو مهمان‌ها، ثبت وسایل همراه آنها و حتی اختصاص کارت برای ثبت ترددها و استفاده از دستگاه‌های اکسس کنترل از دیگر امکانات این بخش است که به‌خصوص برای شرکت‌هایی که مهمانان خارجی دارند، بسیار مناسب است. با استفاده از کارت مهمان، شما می‌توانید دسترسی‌های لازم به بخش‌های مختلف سازمان، سالن غذاخوری و تشریفات را به بازدیدکنندگان خود اعطا کنید. علاوه بر این، می‌توانید محل حضور و فعالیت لحظه‌ای مهمانان را پیگیری کنید. امکان ثبت غذا، درخواست‌های اسکان و حتی تهیه بلیط‌های رفت و برگشت نیز در سامانه نرم افزار مدیریت ارباب رجوع کسرا وجود دارد.
گاهی ممکن است بعد از خروج مهمانان، بخش حراست متوجه وجود خرابکاری، دزدی یا رخنه امنیتی در سازمان شود. با استفاده از سیستم گزارش‌گیری نرم‌افزار ارباب‌رجوع، شما می‌توانید به‌راحتی به سوابق دسته‌ای و یا فردی مهمانان دسترسی پیدا کنید. شرحی از فعالیت‌های هر مهمان را مشاهده کرده و از خدماتی که برای وی در نظر گرفته شده، یک لیست تهیه کنید. علاوه بر این، می‌توانید فرد، افراد یا شرکت‌های خاص را به دلایل مختلف در لیست سیاه قرار داده و از ورود مجدد آنها به سازمان خود جلوگیری کنید. اتوماسیون مدیریت ارباب‌رجوع، بهترین گزینه برای شرکت‌هایی با مهمانان داخلی و خارجی است که به امنیت سازمان خود و همچنین رضایت مهمانان توجه ویژه‌ای دارند. این اتوماسیون با ساده‌تر کردن مدیریت افراد، موجب رضایتمندی و آسودگی خاطر مراجعین و بهینه‌سازی مدیریت سازمان می‌شود.
پرسش های متداول پیرامون نرم افزار کنترل تردد ارباب رجوع کسرا
آیا امکان هماهنگی سیستمی قبل از حضور میهمان در اتوماسیون مراجعین و مهمان کسرا وجود دارد؟
بااستفاده از این سیستم مهمان کسرا میزبان میتواند فرم مربوط به آفیش میهمان را قبل از مراجعه مهمان به سازمان پر کرده و پس از طی فرایند تایید به کارتابل انتظامات ارجاع دهد.
آیا میهمان میتواند با خودرو خود وارد سازمان شود؟
امکان هماهنگی برای حضور میهمان با خودرو در سامانه مهمان کسرا وجود دارد و کافی است میزبان یا بخش انتظامات اطلاعات خودرو میهمان را وارد سامانه کنند تا با ارتباط یکپارچه با سیستم پلاک خوان امکان ورود میهمان با خودرو و پلاکی که از قبل در سیستم تعریف شده است فراهم شود. ارتباط سیستم مراجعین و میهمان با سیستم مدیریت خودرو و سیستم پلاک خوان از امکانات منحصر به فرد اتوماسیون های کسرا می باشد .
آیا امکان اطلاع رسانی ورود یا خروج میهمان یا مهمانان خاص به افراد مشخص وجود دارد؟
با استفاده از نرم افزار اطلاع رسانی هرمس کسرا که با نرم افزار مدیریت مراجعین و میهمان کسرا بصورت یکپارچه هستند امکان تنظیمات برای ارسال پیام در قبال ورود و خروج میهمان وجود دارد و میتوان با گروه بندی که میتواند بر روی پرسنل وجود داشته باشد گیرندگان پیام مشخص و ارسال انجام شود.
امکان ثبت و گزارش گیری در مورد ورود و خروج افراد در بازه های زمانی مشخص وجود دارد؟
اتوماسیون مراجعین و میهمان شرکت مهندسی کسرا با استفاده از زیر ساخت قدرتمند خود و گزارش ساز پویای خود امکان گزارش گیری و ارائه داشبوردهای اطلاعاتی از تمامی اطلاعات ذخیره شده در سیستم را به کاربر می دهد.
امکان ارتباط گیت های سازمان با نرم افزار وجود دارد؟
بله! اپلیکیشن حضور و غیاب کسرا همراه این امکان را به شما می دهد تا بتوانید کلیه اطلاعات حضور و غیاب تخلیه شده از بهترین دستگاه حضور و غیاب سازمان خود را به صورت لحظه ای مشاهده و بر این اساس آمار دقیقی از حاضرین و غائبین سازمان خود داشته باشید.
آیا می توان از بلاک لیست یا لیست سیاه برای جلوگیری از ورود افراد خاص در نرم افزار استفاده کرد؟
تمامی سوابق مراجعین با کلیه اطلاعات در سیستم جهت استفاده در مراجعات بعدی وجود دارد و سیستم امکان گزارش گیری برای مراجعات قبلی را در اختیار کاربران قرار می دهد. احراز هویت فرد با مراجعه به انتظامات یا حراست سازمان توسط دستگاه انجام شده و کلیه اطلاعات فرد مراجعه کننده به کاربر نشان داده خواهد شد.
آیا می توان لیستی از مراجعین را به سیستم جهت بازدید از سازمان داد؟
بله امکان تعریف تعداد زیادی از مراجعین در سیستم به صورت لیستی در سامانه وجود دارد.این امکان به این دلیل است که کاربر بتواند تعداد زیاد مراجعین را به صورت دسته ای به سیتم وارد کند.