چرا تجربه کارمند باید اولویت اول مدیران منابع انسانی باشد ؟

در فضای پر رقابت مشاغل امروزی ، تلاش برای جذب استعداد های برتر جدی تر از پیش است . سازمان ها دیگر منحصرا برای برتری کالا یا خدمات خود رقابت نمی کنند ؛ بلکه رقابت ها بیشتر بر سر فرهنگ ، اهداف و بالا تر از همه ، کیفیت تجربه کارکنان خود است . ارتقای تجربه کارکنان برای رهبران منابع انسانی بایستی فراتر از یک ترجیح ، که یکی از اصول اساسی در برنامه ریزی استراتژیک باشد .

زمانی که کارمندان در تمام مسیر حرفه ای خود ، احساس ارزشمندی ، مورد حمایت بودن و توانمندی کنند ، شرکت ها شاهد افزایش مشارکت ، ماندن در جایگاه شغلی ، بهره وری و نوآوری خواهند بود . در مقابل ، نادیده گرفتن تجربه کارمندان منجر به تحمیل هزینه های پنهان ناشی از استعفا و جایگزینی نیروی کار ، عدم مشارکت، بی انگیزگی و آسیب به اعتبار شرکت خواهد بود . در این مقاله ، خواهیم خواند که چرا رهبران منابع انسانی بایستی تجربه کارکنان خود را در اولویت قرار دهند و چطور ابزار های  به ظاهر ساده ، مانند سیستم های حضور و غیاب ، در ایجاد یک تجربه مثبت و مطلوب تاثیرگذار خواهند بود .

 تجربه کارمند چیست ؟

تجربه کارمند ، به مجموع تعاملات فرد با کارفرما در کلیه فرآیند های استخدام ، آموزش ، کار روزانه ، توسعه شغلی و در نهایت ، خروج از خدمت اطلاق می شود . این تجربه با استفاده از عناصر ملموس ؛ نظیر طراحی محیط کار ، پلتفرم های فناوری و عناصر ناملموس ؛ مانند فرهنگ ، رفتار رهبری و روابط همکاران شکل می گیرد .

برخلاف عملکرد های سنتی دپارتمان های منابع انسانی که به طور محدود بر معاملات ( حقوق و دستمزد ، رعایت قانون کار ، جذب نیرو ) متمرکز می باشند، رویکرد مبتنی بر تجربه کارمند ، نگرشی جامع به کل مسیر حرفه ای پرسنل دارد . بر اساس فلسفه این رویکرد ، هر مرحله از این مسیر _  از اولین ایمیل تایید درخواست شغلی تا مصاحبه خروج _ بر انگیزه ، وفاداری و عملکرد افراد تاثیر گذار است .

افزایش اثربخشی مدیریتی

مدیریت ، پل میان راهبرد سازمانی و تجربه افراد است . مطالعات نشان می دهند که بسیاری از مدیران ، 40% اوقات خود را صرف فعالیت های اجرایی می کنند و تنها بخش کمی از وقت خود را به تدریس ، بازخورد و توسعه تیم خود اختصاص می دهند . مدیران منابع انسانی بایستی از طرق زیر در نقش مدیریتی خود تجدیدنظر کنند :

• خودکار سازی فعالیت های روتین و تکراری : استفاده از پرتال های خدمات خودکار و روند های کاری مبتنی بر هوش مصنوعی جهت مدیریت برنامه ریزی ها، درخواست های مرخصی و یادآوری مربوط به عملکرد ،  به مدیران زمان بیشتری را برای تمرکز و تعامل با کارکنان می دهد .
• استمرار آموزش : ارائه ماژول های آموزشی کوچک درباره همکاری ، رهبری فراگیر و تکنیک های گفتگوی شغلی
• تقویت مسئولیت پذیری : لحاظ نمودن شاخص های تجربه کارکنان نظیر امتیاز روحیه تیمی و ارزیابی های اثربخشی مدیریت در فرآیند های ارزیابی عملکرد

زمانی که مدیران از مهارت ها و آموزش های لازم در زمینه پرورش استعداد ها برخوردار شوند ، کیفیت تجربه کارکنان به طور قابل توجهی افزایش می یابد .

بهره گیری از فناوری جهت تسهیل امور

کارمندان این دوره ، انتظار بهره مندی از تجارب دیجیتالی در حد بالا دارند . فناوری های منابع انسانی کند ، پراکنده و ناهماهنگ ، موجب بی انگیزگی ، آشفتگی و اتلاف زمان می شوند . ملاحظات زیر را دراین باره مد نظر قرار دهید :

• پلتفرم های یکپارچه : با ادغام فرایند های جذب نیرو ، آموزش ، مدیریت عملکرد ، یادگیری و قدردانی در یک رابط کاربری واحد ، بار شناختی کاهش یافته و نیازی به وارد کردن داده ها به صورت دستی نخواهد بود .
• دسترسی از طریق گوشی همراه : فراهم نمودن امکان ثبت درخواست مرخصی ، گذراندن دوره های آموزشی و ارتباط با همکاران از طریق گوشی های هوشمند ، فرایند ها را تسهیل می کند ؛ به ویژه برای کارکنانی که در محیط اداره نیستند یا در ماموریت می باشند .
• بینش های داده محور : داشبورد های لحظه ای در خصوص میزان مشارکت ، پیشرفت یادگیری و سیگنال های سلامت کارکنان ، به تیم منابع انسانی امکان شناسایی زود هنگام روند های پیش آمده و انجام مداخلات لازم را می دهد .

فناوری های منابع انسانی با تسهیل و تسریع امور اجرایی ، فضای کافی برای تعاملات انسانی معنادار و کار استراتژیک را فراهم می کنند .

نقش بی بدیل سیستم های کنترل تردد

با آن که نرم افزار های حضور و غیاب اغلب به عنوان یکی از ابزار های رعایت قانون کار شناخته می شوند ، اما این سیستم ها در اصل یکی از مولفه های لازم در ارتقای تجربه کارمندان می باشند . چنانچه به درستی از این سیستم ها استفاده شود ، شاهد موارد زیر خواهیم بود :

• افزایش شفافیت : با پیگیری خودکار ساعات کاری سپری شده و تعادل استراحت ، کار و مرخصی ، از اختلاف نظر ها و حدس و گمان ها جلوگیری شده و اعتماد میان کارمندان و مدیریت افزایش می یابد .
• انعطاف پذیری بالا : یک اتوماسیون حضور و غیاب مدرن ، از انواع برنامه ریزی های کاری پشتیبانی می کند ؛ از جمله ساعات متغیر کاری ، کار هفتگی فشرده و مدل های کاری ترکیبی . بدین شکل ، کارکنان تسلط بیشتری بر زمان و مکان فعالیت های کاری خود خواهند داشت .
• کاهش اصطکاک اداری : ثبت خودکار لحظه ورود و خروج کارکنان در محیط کار ، ژئوفنسینگ از طریق گوشی همراه و تایید های خودکار ، وظایف و تاخیر های مربوط به روند های اداری را به حداقل می رساند.

به جای در نظر گرفتن سیستم های کنترل تردد به عنوان ابزار های  نظارتی ، مدیران منابع انسانی می بایست این سیستم ها را عامل رعایت اصل انصاف ، استقلال عمل و ایجاد کننده تعادل میان کار و زندگی شخصی بدانند ؛ عواملی که همگی در ایجاد یک تجربه مثبت نقش اساسی دارند .

ایجاد یک فرهنگ مبتنی بر بازخورد

صرفا برگزاری بررسی های عملکرد سالیانه کافی نیست . پرسنل به بازخورد های به موقع ، قابل اجرا و نیز فرصتی برای ابراز نظرات خود نیاز دارند . رهبران منابع به انسانی می توانند از موارد زیر جهت گنجاندن بازخورد در روال فعالیت های روزمره بهره بگیرند :

• پلتفرم های قدردانی از همکاران : در این پلتفرم ها ، کارکنان می توانند به طور عمومی از تلاش ها و همکاری اعضای تیم خود قدردانی کنند و بدین شکل ، فرهنگی از قدردانی و ارزش گذاری شکل گیرد .
• بررسی های لحظه ای : با ارزیابی های کوتاه در رابطه با حجم کار، حمایت مدیران و پویایی سیستم ، هشدار های زود هنگام در خصوص عدم مشارکت کافی و مطلوب داده می شود .
• شاخص های شفافیت : اشتراک گذاری اهداف و میزان پیشرفت ها در سطح دپارتمان ، حس مالکیت و مسئولیت پذیری را ارتقا می دهد .

وقتی بازخورد ها در تمامی جهات کاری جریان داشته باشند ، پرسنل احساس ارزشمندی و شنیده شدن نظرات خود را خواهند داشت و بالطبع ، تجربه بهتری شکل می گیرد .