مدیر کسب و کار چطور می تواند با داده های منابع انسانی تصمیم بگیرد ؟

در محیط های کاری فوق رقابتی امروزه ، مدیران کسب و کار بی وقفه در پی یافتن راهکارهای جدید برای برتری بر رقبای خود هستند . این مدیران روند های بازار را تحلیل می کنند ؛ زنجیره های تامین را بهینه و نقشه راه محصولات را اصلاح می کنند .

با این حال اغلب اوقات ، یکی از مهم ترین اهرم های قدرت خود در مزیت استراتژیک را نادیده می گیرند : داده های منابع انسانی . از شاخص های استخدام تا نظرسنجی های مشارکتی و رضایت شغلی ، ارزیابی عملکرد تا سیستم های کنترل تردد ، اطلاعات به دست آمده از فرآیند های منابع انسانی به شما کمک می کند تا تصمیمات هوشمندانه ، سریع و هدفمند اتخاذ کنید که در نهایت منجر به رشد ، کارآمدی و نوآوری سازمان شما می گردد .

ماهیت داده های منابع انسانی

پیش از به کارگیری داده های منابع انسانی ، بایستی با ماهیت و محتوای آن آشنا شوید . داده های منابع انسانی در اصل موارد زیر را شامل می شود:

جمعیت شناسی و ترکیب نیروی کار : سن ، جنسیت ، مدت فعالیت ، دپارتمان ،  موقعیت مکانی

معیار های جذب نیرو : زمان استخدام ، هزینه هر استخدام ، اثربخشی منابع جذب نیرو

عملکرد و بهره وری : ارزیابی ها ، میزان دستیابی به اهداف ، شاخص های تولید

مشارکت و رضایت شغلی : نظرسنجی ، شاخص خالص ترویج کنندگان ، مصاحبه خروج

یادگیری و توسعه : ساعات آموزش ، نرخ کسب گواهینامه و مجوز ، شکاف های مهارتی

حقوق و مزایا : میزان حقوق ، پرداخت های پاداش ، بهره مندی از مزایا

ابقا و استعفا : خروج داوطلبانه / اجباری ، امتیاز ریسک ترک شغل

حضور و غیاب : مرخصی استعلاجی ، نرخ غیبت ، وقت شناسی ( داده های حاصل از سیستم های حضور و غیاب )

گوناگونی ، برابری و شمول : نمایندگی ، برابری حقوق و نرخ ترفیع

هر یک از این داده ها به طور جداگانه ، نمایی از پویایی نیروی کار به دست می دهند و به اتفاق یکدیگر و در صورت تحلیل استراتژیک ، دیدگاهی جامع از سلامت سازمانی ارائه می دهند .

چرا داده های منابع انسانی یک ضرورت راهبردی به شمار می آیند ؟

افراد ؛ دارایی اصلی شرکت

فارغ از میزان پیشرفته بودن فناوری های مورد استفاده و استحکام ترازنامه تان ، این افراد و کارکنان شما هستند که فعالیت ها را اجرا می کنند ؛ دست به نوآوری زده و با شرایط گوناگون سازگار می شوند . داده های منابع انسانی ، نوری بر عنصر انسانی کسب و کار شما می تاباند و هم نقاط قوت و هم ریسک ها و نقاط ضعف شما در این حیطه را به شما نشان می دهد .

ارتباط میان استعداد ها و خروجی کار

شاخص های مالی و عملیاتی به شما نشان می دهد که چه اتفاقی رخ داده و داده های منابع انسانی علت وقوع این پیشامد ها را به شما توضیح می دهد . با محاسبه همبستگی رشد فروش با تغییر تعداد کارکنان و با بررسی ارتباط رضایت مشتری ها با امتیاز و مشارکت در خط مقدم ، مدیران می توانند ارتباط نتایج و خروجی کسب و کار را با عوامل انسانی بیابند .

قدرت پیش بینی

برخلاف گزارشگری های سنتی ، تحلیل های مدرن امکان برآورد سناریو های آینده را برای شما فراهم می کند ؛ سناریو هایی از قبیل : چه کسی بیشتر احتمال دارد شغل خود را ترک کند ؟ کدام تیم ها با کمبود مهارت مواجه خواهند شد ؟ اوج زمان های غیبت چه مواقعی است ؟ پیش بینی این روند ها ، شما را در حالت آماده باش و نه واکنشی قرار خواهد داد .

کاربرد های استراتژیکی مهم داده های منابع انسانی

 برنامه ریزی راهبردی نیروی کار

برآورد نیاز های نیروی کار ، صرفا شامل برون یابی نرخ رشد سال گذشته نیست . رهبران کسب و کار از طریق تحلیل الگو های جایگزینی نیروی کار ، مهارت های موجود و نرخ جا به جایی های داخلی ، می توانند چندین سناریوی رشد را مدل سازی کنند و بر همین اساس و پیش از بروز شکاف های مهم مهارتی ، برنامه های جایگزین و هدفمند را تدارک ببینند .

بهینه سازی فرآیند جذب نیرو

فرایند های جذب و استخدام استعداد های برتر، پرهزینه و زمان بر می باشد . تحلیل های منابع انسانی مشخص می کنند که کدام کانال های جذب ، بهترین متقاضیان را معرفی می کنند ، کدام مسئولیت ها به زمان بیشتری برای جذب افراد متخصص نیاز دارند و موانع اصلی بر سر راه استخدام نیروی کار در کجا قرار دارند . مدیران کسب و کار با در اختیار داشتن این اطلاعات ارزشمند، می توانند فرایند ها را ساده تر انجام دهند ،  بودجه را به نحو موثرتری تخصیص داده و کیفیت فرایند های استخدامی را ارتقا بخشند .

ارتقای عالی عملکرد

همه کارکنانی که بهترین عملکرد را دارند ، مانند یکدیگر نیستند . مدیران کسب و کار با انجام تحلیل امتیازات عملکرد ، میزان دستیابی به اهداف و بازخورد 360 درجه ، می توانند ویژگی های رفتاری و مهارتی مرتبط با بهترین نتایج خروجی را شناسایی کنند . این بینش های به دست آمده ، فعالیت های مربوط به پرورش استعداد ها را مثمرثمر می سازد ، منجر به تصمیم گیری های آگاهانه شده و این اطمینان خاطر را می دهد که افراد مناسب در جایگاه های اصلی و مهم قرار دارند .

مدیریت هزینه و کارایی

نیروی کار ، اغلب بیشترین هزینه ها را در فهرست سود و زیان به خود اختصاص می دهد . داده های منابع انسانی در خصوص میزان اضافه کاری ،  الگو های مرخصی و بهره وری بر اساس ساعات کاری ، ناکارآمدی ها و هزینه های پنهان را نشان می دهد . به عنوان مثال ، افزایش تعداد غیبت ها می تواند نمایانگر خستگی و فرسودگی نیروی کار یا ساختار نادرست تخصص شیفت ها باشد . در این رابطه ، می توان برنامه های سلامت هدفمند را تدارک دید یا برنامه های کاری را بازطراحی نمود تا هزینه ها بی آن که ظرفیت کاری به مخاطره بی افتد ، کاهش یابد .

افزایش چابکی و واکنش به بحران

چه در مواجهه با رکود ناگهانی بازار ، اختلال در زنجیره تامین یا پاندمی های جهانی ، سازمان ها می بایست بتوانند سریعا واکنش نشان دهند . تحلیل های انسانی لحظه ای در زمینه موجودی مهارت ها ، آمادگی دورکاری و رفاه کارکنان ، به تصمیم گیری های آگاهانه در خصوص تخصیص نیروی کار ، تغییر رویه ها و تقویت سیستم های پشتیبانی کمک می کند .

نقش نرم افزار های حضور و غیاب

یکی از منابع اغلب نادیده گرفته شده در ارائه داده های ارزشمند منابع انسانی ، نرم افزار های حضور و غیاب  و اپ موبایل حضور و غیاب می باشند . این سیستم ها، زمان شروع و پایان کار ، مرخصی ، استراحت و پایان شیفت های کارکنان را به دقت ثبت می کنند . سیستم های کنترل تردد پیشرفته با نشان دادن رابطه میان وقت شناسی و بهره وری ، الگو های غیبت ، برنامه ریزی ظرفیت ها ، رعایت قانون و کنترل هزینه ها به تصمیم گیری های استراتژیک ، برنامه ریزی های هوشمندانه ، تعیین سیاست های منصفانه و پرورش نیروی کار وقت شناس کمک می کنند .