مهم ترین مشکلات دستگاه حضور و غیاب
در محیط های کاری امروزی، سیستم حضور و غیاب_ از اسکنر های بیومتریکی اثر انگشت و تشخیص چهره گرفته تا کارت های رادیوشناسه_ بخش جدایی ناپذیر مدیریت منابع انسانی به شمار می روند . این سیستم ها از طریق ثبت دقیق ساعات کاری پرسنل ، پرداخت عادلانه حقوق و دستمزد ، رعایت قانون کار و افزایش بهره وری سازمانی را تضمین می کنند .
چه در یک دفتر شلوغ از سیستم کنترل تردد مبتنی بر اسکن اثر انگشت استفاده شود و چه در یک کارخانه بزرگ از فناوری تشخیص چهره ، هدف مشترک این ابزارها همواره مدیریت دقیق و بی عیب و نقص حضور و غیاب کارکنان است.
اما وقتی این دستگاه ها دچار نقص شوند، چه اتفاقی می افتد؟
یک نقص و ایراد کوچک می تواند زنجیره ای از مشکلات بزرگ را ایجاد کند؛ از جمله تاخیر در پرداخت حقوق، نارضایتی منابع انسانی ، کاهش بهره وری و چه بسا تبعات قانونی . تصور کنید صبح شنبه دستگاه حضور و غیاب شرکت شما که بر پایه اسکن اثر انگشت عمل می کند ، از کار افتاده و فرایند ساده ثبت ورود و خروج به یک مانع و آشفتگی جدی تبدیل شود .
در این نوشتار به بررسی چهار مورد از مهم ترین مشکلات دستگاه کنترل تردد می پردازیم ؛ با تکیه بر تجربیات واقعی و نظرات کارشناسان علت بروز خطا را توضیح داده و راهکارهای عملی و گام به گام برای رفع آن ها ارائه می دهیم. چه شما مدیر منابع انسانی باشید ، چه صاحب یک کسب و کار کوچک و چه مسئول فناوری اطلاعات ، این راهنما بینش های لازم را در اختیارتان قرار می دهد تا میزان خرابی سیستم را به حداقل برسانید، از بروز آن ها پیشگیری کرده و در نتیجه در زمان و هزینه های سازمان خود به طور چشمگیری صرفه جویی کنید. با ما همراه شوید.
عدم شناسایی اثر انگشت
یکی از رایج ترین مشکلات دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک، خطا در شناسایی اثر انگشت است. در برخی موارد ، کارمندان به هنگام قرار دادن انگشت خود بر روی اسکنر با پیامی مبنی بر ” اثر انگشت شناسایی نشد ” مواجه می شوند. این مشکل می تواند ریشه در عوامل محیطی، عادات کاربران یا حتی فرسودگی تجهیزات داشته باشد.
برای مثال، پوست خشک یا چرب، وجود زخم بر روی انگشت یا حتی تغییرات فصلی مانند هوای سرد ممکن است در توانایی سنسور برای خواندن دقیق اثر انگشت اختلال ایجاد کند. وجود گرد و غبار یا باقی مانده آلودگی روی سطح اسکنر نیز این مشکل را تشدید می کند. به علاوه، استفاده مداوم و سنگین ممکن است در طول زمان به سنسور آسیب وارد کند.
راهکارهای پیشنهادی
- از کاربران بخواهید پیش از استفاده از دستگاه حضور و غیاب دست های خود را شسته و کمی مرطوب کنند ( در میزان رطوبت افراط نشود ؛ چرا که منجر به لغزیدن انگشت بر روی اسکنر می شود )
- تمیز کردن منظم دستگاه با پارچه نرم و محلول الکل ملایم به خصوص در قسمت سنسور
- ثبت مجدد اثر انگشت کاربران در شرایط کنترل شده در صورت تداوم مشکل
- چنانچه احتمال نقص سخت افزاری وجود داشته باشد ، بررسی کابل ها و اتصالات دستگاه ضروری است ؛ چرا که حتی یک سیم شل نیز می تواند دلیل بروز خطا باشد.
- در موارد پیچیده تر توصیه می شود ثابت افزار را به روز رسانی کرده یا با شرکت تولید کننده برای تعویض سنسور مشورت کنید.
نکته حرفه ای
برای جلوگیری از اختلال در روند کاری سازمان، پیشنهاد می کردند در حین عیب یابی و رفع مشکل ، امکان استفاده از روش های جایگزین نظیر ثبت ورود و خروج با کد PINفراهم شود .
گیر کردن یا بی پاسخ ماندن دستگاه حضور و غیاب
یکی دیگر از مشکلات رایج دستگاه های حضور و غیاب، بی پاسخ ماندن دستگاه یا به اصطلاح “فریز شدن” آن است. در چنین شرایطی، صفحه نمایش دستگاه قفل شده و هیچ فرمانی را اجرا نمی کند. این اتفاق معمولا به دلیل استفاده بیش از حد و داغ شدن دستگاه یا ورود حجم بالای داده ها به هنگام ثبت همزمان تعداد زیادی کاربر رخ می دهد. به علاوه ، خطای نرم افزاری یا کمبود حافظه نیز می تواند موجب بلااستفاده شدن یک دستگاه قدرتمند شود.
راهکارهای پیشنهادی
برای رفع این مشکل ، معمولا نیازی به کمک متخصص نیست و می توان از راهکارهای ساده شروع کرد :
- راه اندازی مجدد نرم افزار : قطع برق دستگاه، خارج کردن باتری و وقفه 3 تا 5 دقیقه پیش از روشن کردن دوباره دستگاه باعث پاک شدن حافظه موقت می شود.
- بررسی و نصب به روزرسانی های ثابت افزار : از آنجایی که قدیمی بودن نسخه نرم افزاری یکی از دلایل شایع این مشکل است، پیشنهاد می شود از طریق نرم افزار و یا وب سایت شرکت تولید کننده اقدام به بررسی و به روزرسانی های لازم نمایید.
- اطمینان از قرارگیری دستگاه در محیط خنک و دارای تهویه مناسب و به دور از گرد و غبار برای جلوگیری از داغ شدن بیش از حد
- در مدل های پیشرفته تر، پاکسازی داده های اضافی جهت آزادسازی فضای حافظه داخلی توصیه می شود .
اقدام نهایی
اگر با انجام این اقدامات همچنان مشکل پابرجا بود، احتمال خرابی سخت افزاری وجود دارد . در این حالت، توصیه می شود دستگاه برای تعمیر تخصصی به مراکز معتبر ارسال شود تا از خطر از بین رفتن داده ها جلوگیری شود.
مشکل اتصال در دستگاه حضور و غیاب
یکی از چالش های پنهان اما تاثیرگذار در عملکرد دستگاه های حضور و غیاب، مشکل ارتباطی است. در چنین شرایطی، دستگاه ها قادر به همگام سازی با سرور مرکزی نمی باشند که این امر می تواند منجر به ثبت نشدن حضور کارکنان یا تاخیر در انتقال داده ها شود. از جمله دلایل رایج این مشکل می توان به آسیب دیدگی یا فرسودگی کابل های شبکه، ناپایداری در اتصال وای فای، ناهماهنگی آدرس های آی پی پس از به روزرسانی یا نصب مجدد سیستم عامل و یا شل بودن اتصالات یا نوسانات برق در محیط های کاری بزرگ اشاره کرد.
راهکار های پیشنهادی
برای رفع این مشکل ، انجام اقدامات زیر توصیه می شود :
- بررسی کابل ها و محکم نمودن اتصالات. در صورت فرسودگی کابل بایستی فورا تعویض شود.
- تنظیم مجدد آدرس آی پی در پنل مدیریتی دستگاه مطابق با پیکربندی شبکه سازمان
- تست ارتباط با سرور از طریق پین گرفتن توسط یک کامپیوتر متصل به شبکه
- و در مدل های بی سیم ، بررسی قدرت سیگنال وای فای و در صورت نیاز ، راه اندازی مجدد روتر
اقدام نهایی
اگر پس از انجام این مراحل، مشکل همچنان برطرف نشد، استفاده از ابزارهای عیب یابی ارائه شده توسط شرکت تولید کننده یا جایگزینی اتصال بی سیم با اتصال کابلی می تواند بهترین گزینه باشد. بازبینی های شبکه به صورت دوره ای به پیشگیری از بروز مشکلات مشابه کمک نموده و انتقال بدون وقفه داده ها را تضمین می کند .
از دست رفتن داده ها و بروز خطا در اطلاعات
از بین رفتن داده های حضور و غیاب یکی از معضلات مهمی است که می تواند پیامدهای سنگینی از جمله اشتباه در محاسبه حقوق و دستمزد، ایجاد اختلافات کاری و حتی دعاوی حقوقی به همراه داشته باشد .این مشکل ممکن است به دلایل مختلفی رخ دهد، از جمله :
خرابی یا نقص فنی سیستم
به روزرسانی نرم افزاری ناسازگار
خطای کاربری مانند ثبت ناقص ورود و خروج
قطعی برق یا اختلالات شبکه
نتیجه چنین مشکلی معمولا به شکل داده های ناقص مانند گرد شدن ساعات کاری و ثبت نشدن بخشی از شیفت ها ظاهر می شود .
راهکارهای پیشنهادی
برای مدیریت این وضعیت توصیه می شود اقدامات زیر را انجام دهید:
- ارزیابی دامنه مشکل : ابتدا مشخص کنید که آیا مشکل مربوط به یک کاربر است یا کل سیستم
- بررسی گزارشات در موارد محدوده، بازبینی ولاگ ها و تایید اقدامات کاربران به روشن شدن موضوع کمک می کند .
- به روزرسانی یا نصب مجدد نرم افزار مدیریتی جهت رفع باگ های احتمالی
- تهیه نسخه پشتیبان روزانه ، برنامه ریزی برای ذخیره خودکار داده ها در فضای ابری بهترین راهکار برای کاهش از بین رفتن داده هاست .
- پیشگیری از طریق آموزش و تجهیزات : آموزش صحیح کاربران در استفاده از دستگاه و بهره گیری از منبع تغذیه (UPS)بدون وقفه برای مقابله با قطعی برق
اقدام نهایی
چنانچه داده ها به طور کامل از بین رفته باشند ، می توان از ثبت دستی اطلاعات به عنوان راهکار موقت تا زمان رفع مشکل استفاده کرد .همچنین ، استفاده از سیستم های ترکیبی که امکان بررسی و تطبیق داده ها از منابع مختلف را فراهم می کنند، دقت ثبت اطلاعات را به میزان قابل توجهی افزایش خواهد داد .