ساعت و دستگاه حضور و غیاب کسرا

همه چیز در مورد دستگاه حضور و غیاب + خرید و قیمت انواع دستگاه حضور غیاب

 

دستگاه حضور غیاب چیست؟

دستگاه کنترل تردد به کارکنان اجازه می دهد تا ساعت ورود و خروج خود را به صورت الکترونیکی و با استفاده از دستگاه کارت ساعت زنی، کامپیوتر متصل به اینترنت، دستگاه های متحرک و تلفن همراه ثبت کنند. داده ها بلافاصله به نرم افزار انتقال می یابند که می تواند به صورت یکپارچه به لیست حقوق و دستمزد شما وارد شود. این دستگاه بیش از ثبت زمان ورود و خروج کارکنان کارایی دارد. از آن جمله:

• دریافت داده های واقعی درباره میزان کارکرد کارکنان، تأخیر ها و اضافه کاری ها
• مدیریت پرداخت استعلاجی و مرخصی (PTO)
• برنامه ریزی کردن کارکنان
• ارائه ی داده های دقیق نیروی کار

همچنین دستگاه به کارکنان خدماتی ارائه می دهد که آن ها اجازه دسترسی به بسیاری از اطلاعات کاری خود شامل، بررسی ساعت های کاری، برنامه های جاری و آینده و میزان مرخصی و استعلاجی را دارند. بسیاری از دستگاه های کنترل حضور غیاب به صورت تردد ابری و یا on-premise کار می کنند. دستگاه های on-premise بر روی سرور محل کار نصب می شود در حالیکه اپلیکیشن های ابری توسط ارائه دهنده محصول کنترل تردد شما و به صورت آنلاین در دسترس هستند.

انواع دستگاه

دستگاه ساعت زنی انواع مختلفی دارد که در سازمان های مختلف بنا بر نیاز کسب و کارها هر کدام می تواند مورد استفاده قرار گیرد.

دستگاه کارتی یا دستگاه کارت ساعت زنی

دستگاه کنترل کارتی بدون تماس و لمس اثرانگشت و تشخیص چهره بوده و شناسایی تنها از طریق کد و کارت انجام می‌شود. این نوع دستگاه‌های تردد ارزان‌ترین نمونه‌های موجود در بازار هستند؛ که بیشتر مورد استفاده کسب‌وکارهای کوچک با تعداد پرسنل کم می‌باشند. هم چنین این دستگاه کنترل تردد پرسنل می‌تواند برای مراکزی که ارزان‌ترین دستگاه کنترل را جستجو می‌کنند مناسب باشد. موضوعی که باید حتما به آن اشاره داشته باشیم این است که ساعت کارتی با توجه به قابلیت‌ها و امکانات کم و نیز خطاها و مشکلاتی که دارد در سال‌های اخیر کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد. پس پیشنهاد می‌کنیم با پرداخت هزینه‌ ی بیشتر دستگاه‌های دیگر را بررسی کنید.

ساعت اثر انگشتی

دستگاه اثرانگشت از سه طریق اثر انگشت، کد و کارت شناسایی را انجام می‌دهند. ایرادات و مشکلات دستگاه‌های کارتی در این دستگاه‌ها رفع شده و از تکنولوژی بهتری نسبت به آن‌ها برخوردار است. دستگاه کارت ساعت زنی جهت کنترل ترددها، ورود و خروج کارکنان را بر اساس ویژگی‌های منحصر به فردی مانند اثر انگشت و چهره شناسایی می‌کند. این دستگاه اندازه‌گیری‌های دقیق اثر انگشت را از میان مدارکی که قبلا در ترمینال ساعت سنج ذخیره شده است؛ به منظور تایید هویت کارمند در زمان ورود به کار می‌برند. دستگاه بیومتریک جایگزین مناسب ساعت RFID یا سیستم‌های رمز دار است. با اینکه مشابه یک ساعت معمولی کار می‌کند، اما به عنوان یک مزیت عمده از ساعت زدن همکاران به جای یکدیگر پیشگیری می‌کند. زیرا تنها زمانی تردد افراد ثبت می‌شود که به صورت فیزیکی حاضر باشد، این ساز و کار هرگونه تقلب در ساعت زدن و سوء استفاده زمانی را کاهش می‌دهد. ساعت ورود و خروج مانند ابزاری نامریی است که می‌تواند زمان دقیق ورود و خروج پرسنل را ثبت کند. این ابزار علاوه بر اینکه مانع تخلف در ثبت ترددها می‌شود؛ مزیت‌های دیگری مانند حفظ مسایل امنیتی نیز دارد. کارکنان تنها با اثر انگشت خود می‌توانند وارد و یا خارج شوند.

ساعت کنترل تردد تشخیص چهره

این دستگاه ها پیشرفته‌ترین نوع دستگاه‌های موجود در بازار است. دستگاه تشخیص چهره گران‌ترین نوع بوده و بهترین قابلیت‌ها را ارائه می‌کنند. فناوری بیومتریک در طی سال های گذشته محبوبیت زیادی کسب کرده است. دستگاه تشخیص چهره برای شناسایی خصوصیات فیزیولوژیکی کارکنان طراحی شده است. و برخلاف دستگاه های کارتی، وجود خود فرد نیز ضروری است. دستگاه تشخیص چهره جدیدترین راه حل امنیتی است. که با شناخت ویژگی های چهره، امنیت را در محل کار برقرار می کند. در این مدل از دستگاه ها ویژگی های چهره ضبط گردیده. و سپس با الگوهای ذخیره شده در پایگاه داده یا حافظه دستگاه مطابقت می دهد. زمانی که کارمند مقابل دستگاه می ایستد. دستگاه تصویر چهره را دریافت نموده و آنالیز سه بعدی یا دو بعدی را بر روی آن انجام می دهد. سپس الگوی بدست آمده با الگوهای از پیش تعریف شده را مطابقت می دهد. هنگامی که احراز هویت موفقیت آمیز باشد. دستگاه هویت کارمند را تأیید می کند و زمان ورود یا خروج کارمند ثبت میگردد، در غیر اینصورت عملکرد شناسایی یک فرد موفق آمیز نبوده است.

دستگاه آنلاین

راهکاری خلاقانه برای افزایش بهره‌وری کسب و کارها است که با تحلیل عملکرد کارکنان، به کلیه شرکت ها و سازمان های مختلف در کنترل پرسنل کمک می کند. سامانه آنلاین  نیازی به سخت افزار نداشته و از این رو به صورت کاملا کم هزینه و مقرون به صرفه می تواند ورود و خروج پرسنل را در سازمان ها مدیریت کند. نرم افزار آنلاین کسرا با استفاده از رایانش ابری در نسخه های وب و موبایل اپلیکیشن عرضه می شود.

دستگاه سیار

برخی از کسب و کارها و سازمان‌ ها بنا به اقتضائات شغلی خود لازم است از دستگاه اکسس کنترل مثل دستگاه ساعت زنی سیار استفاده کنند. این دستگاه ها می‌توانند به صورت شارژی و بدون اتصال به سامانه تردد و به صورت آفلاین اطلاعات ورود و خروج را ثبت کرده و پس از اتصال به نرم افزار این داده ها تخلیه می‌شود. با توجه به پیشرو بودن شرکت مهندسی کسرا در حوزه تکنولوژی اقدام به فروش دستگاه کارت ساعت زنی سیار در کنار سایر دستگاه ها نموده است.

دستگاه سیم کارت خور

یکی از انواع دستگاه مدیریت ورود و خروچ کارمندان، دستگاه ساعت زنی سیم کارت خور هستند که با استفاده از ارتباط میان دستگاه و سامانه کنترل تردد می توانند به صورت لحظه ای اطلاعات ورود و خروج پرسنل  را ثبت و تخلیه کنند. این نوع دستگاه ها در کنار دیگر انواع دستگاه ساعت زنی مثل دستگاه ساعت زنی تشخیص چهره، اثر انگشتی و کارتی یکی از کاربردی ترین دستگاه های ثبت ورود و خروج کارمندان محسوب شده و در سازمان ها و شرکت های مختلف کاربرد دارد.

مزایا و معایب دستگاه های ساعت زنی

اگرچه توسعه و رشد تکنولوژی در سازمان ها در اغلب موارد موجب افزایش کارایی و بهره وری سازمان می شود اما ممکن است معایبی را نیز برای سازمان ها و شرکت های بزرگ و کوچک به همراه داشته باشد. استفاده از روش های اتوماتیک ثبت ورود و خروج پرسنل نیز از این قاعده مستثنی نبوده و علارغم مزایای بیشمار خود دارای معایبی نیز است. در ادامه به برخی از مهمترین مزایا و معیاب دستگاه های حضورغیاب می پردازیم.

مزایای سیستم های ثبت ورود و خروج

ساعت تردد زمان دقیق حضور یا عدم حضور کارکنان را ثبت می کند. این موضوع از زیان های مالی بسیاری پیش گیری می کند. با رشد هر چه بیشتر کسب و کار، مزیت کنترل بیش از پیش نمود پیدا خواهد کرد. بزرگترین مزیت این دستگاه های دیجیتال، محدود کردن نیاز به ثبت دستی زمان کار به روی کاغذ است. تمام زمان ها که به صورت الکترونیکی جمع آوری شده، محاسبات به روی آن ها انجام می شود. این ویژگی احتمال خطا را کاهش می دهد. از دیگر مزیت های دستگاه کارت ساعت، مدیریت تمام نیازهای زمانی، حضور کارکنان، PTO و برنامه ریزی به روی برنامه است. امروزه بسیاری از روش های کلاسیک انجام وظایف اداری، قابل انجام با روش های الکترونیک هستند. می توان با یک دستگاه مناسب بسیاری از وظایف نیروی انسانی را ساده سازی کرد و کاهش داد. در نتیجه علاوه بر صرفه جویی در زمان و هزینه ها، نیروی انسانی هم بر کارهای مهم تر متمرکز خواهند شد. همچنین این دستگاه می تواند کارهایی از قبیل ثبت مرخصی ها، تعویض زمان مرخصی ها، رد و یا قبول درخواست مرخصی، ارزیابی عملکرد کارکنان و… را نیز به عهده بگیرد. مزایای دیگر دستگاه به صورت زیر خلاصه می شود:

• ساده سازی وظایف اداری رایج
• داشتن ترمینال های چندگانه
• مقیاس پذیر بودن برای کسب و کارهای کوچک در حال رشد
• ماژول های متنوع نرم افزاری در دسترس
• قابلیت سلف ‌سرویس برای کارکنان
• ساده سازی وظایف اداری

مزایای ساعت ثبت ورود و خروج در پرداخت دستمزدها

مزایای دستگاه ثبت ورود خروج در پرداخت دستمزدها چیست؟ در دنیای مدیریت منابع انسانی؛ همیشه تکنولوژی حرف های تازهای برای بهبود دقت و کارایی با حداقل هزینه دارد. اما این سوال پیش می آید که چرا با وجود گزینه های جدیدی که هر روز به ویژه در زمینه ی دستگاه های در دسترس قرار می گیرد؛ هنوز شرکت ها از ساعت کنترل ورود و خروج استفاده می کنند؟ سخت افزار تردد روشی ساده و راحت برای جلوگیری از اشتباهات است که صاحبان کسب و کار را از درستی پرداخت دستمزدها مطمئن می کند. در ادامه مزایای دستگاه کارت ساعت زنی در پرداخت دستمزدها، برای آشنایی بیشتر بیان می شود:

دقت: بدون استفاده از این ساعت های مخصوص، کارکنان ساعات کاری را در انتهای هر روز، هفته یا یک دوره پرداختی با سلیقه خود ثبت می کنند و کارفرما باید ساعت کاری، مرخصی ها و … را بر اساس مدارک موجود بررسی کند. با استفاده از دستگاه کارت ساعت زنی، ثبت اطلاعات، ساده تر و اعمال سلیقه کارکنان کمتر می شود و دقت در کار افزایش می یابد.

هزینه: نصب این سخت افزارها برای سازمان ها هزینه اولیه در بر دارد اما به دلیل آنکه موجبات کاهش هزینه ها را فراهم می کند؛ در دراز مدت ارزش سرمایه گذاری را دارد. ثبت زمان توسط کارمند و سپس وارد کردن اطلاعات موجود به صورت دستی در برنامه پرداخت حقوق منجر به خطای اجتناب ناپذیر نیروی انسانی می شود و نیازمند صرف هزینه و وقت اضافه برای تصحیح آن است. کاری که به آسانی می تواند توسط یک دستگاه کارت ساعت زنی انجام شود.

مطابقت با قانون: در مقایسه دستگاه کارت زن با ثبت زمان دستی، میزان خطا در ثبت دستی زمان بسیار بالاتر است. نه تنها خطا بر میزان حقوق کارمند اثر می گذارد و سبب کاهش روحیه او می شود؛ بلکه سبب جریمه توسط دولت نیز می شود. دستگاه کارت ساعت زنی با حفظ دقیق سوابق کاری کارکنان از ایجاد مشکلات قانونی جلوگیری می کند.

صحت: هیچ تاییدی در صحت ثبت دستی زمان توسط کارمند وجود ندارد. کارکنان ممکن است به طور خواسته یا ناخواسته، فواصل کاری برای ناهار یا استراحت را ثبت نکنند.

انطباق: این سخت افزارها را می توان با قوانین سازمانی یا تنظیماتی بر اساس زمان کاری کارمند برنامه ریزی کرد و برای اطلاع سریع غیبت، تاخیر، مرخصی زیاد کارمند به کارفرما می توان استفاده نمود. تقریبا غیر ممکن است تا تمام این موارد توسط ثبت دستی زمان به روی کاغذ پیگیری شود.

برخی از معایب دستگاه های ورود و خروج

مهمترین مشکل سیستم ردیابی زمان در کوتاه مدت ممکن است گران تر بودن این دستگاه ها به نسبت روش های دستی قدیمی باشد که کارکنان زمان کاری هر روز خود را به صورت دستی می نوشتند یا با استفاده از کاغذ زمان ورود و خروج خود را ثبت می کردند. البته این مورد تنها در کوتاه مدت به سازمان ها نمود پیدا می کند و در دراز مدت به صرفه بودن ان مشخص می شود. یکی دیگر از معایب بالقوه این است انواع سخت افزار ثبت ساعت کارفرمایان را متهم به مدیریت میکرو می کنند.

تاریخچه دستگاه ساعت ورود و خروج

تاریخچه این ساعت ها یا همان دستگاه کارت ساعت به قرن ۱۹ بازمی گردد. شاید بدانید که در آن زمان بیشتر افراد در اروپا و آمریکا به جای داشتن کسب و کار شخصی در کارخانه های بزرگ مشغول به کار می شدند و کنترل تردد و ساعت کارکنان، اهمیت بالایی داشت. در این دوره حجم کار کارخانه ها و سازمان ها به قدری زیاد بود که نیاز مبرم به نظارت و تجزیه و تحلیل دقیق کارکرد پرسنل در راستای سود بیشتر و همچنین موفقیت شغلی، نمایان شد. در صورتی که برای کسب اطلاعات در مورد تاریخچه ساعت ورود و خروج کنجکاو هستید می توانید با ما همراه شوید.

اولین باری که ایده ثبت ساعت اجرا شد، ساعت های کاری کارمندان به صورت دستی ثبت می شد و احتمال اشتباه بالا بود. بنابراین نیاز به یک روش جدید با قابلیت اطمینان بالا جهت ثبت حضور پرسنل احساس می شد. در نتیجه دستگاه تردد پرسنل جهت رفع این نیاز رفته رفته اختراع شد. در نوامبر ۱۸۸۸، ویلارد باندی جواهر فروش اهل آبرن نیویورک دستگاه کلید و نوار (کاغذی) را اختراع کرد. این وسیله ها یک ماشین ثبت زمان بود که از چرخ دنده های متعددی که توسط حرکت ساعت کنترل می شدند، تشکیل شده بود. به جای استفاده از کارت ساعت ورود و خروج این ماشین قادر به چاپ زمان دقیق ورود و خروج بر روی نوار کاغذی بود. شماره پرسنل از قبل در آن چاپ بود و هر کارمند. با وارد کردن شماره کلید اختصاصی خود به ماشین اقدام به ثبت ساعت کاری خود می کرد.

ساعت دی و ساعت روچستر

در سال ۱۸۸۸ نوع دیگری از این دستگاه توسط دکتر الکساندر دی اختراع شد که به دستگاه دی شهرت یافت. در این مدل شماره اختصاصی هر یک از پرسنل بر روی شماره گیر بزرگ دایره شکلی بود. کارگران جهت ثبت ساعات کاری، ابتدا بازوی اشاره گر را بر روی شماره ی خود حرکت می دادند و سپس اشاره گر را بر روی شماره مورد نظر می فشردند. این امر باعث چاپ ساعت ورود و خروج بر روی کاغذهای درون دستگاه می­ گردید. تاریخچه دستگاه ها همچنان ادامه پیدا کرد و پس از آن در سال ۱۸۹۴ دانیل ام کوپر اولین دستگاه کارتی را اختراع کرد که با نام ساعت روچستر شهرت یافت. این دستگاه قادر به چاپ ساعت ورود و خروج بر روی کارت ساعت بود.

کارت ساعت یک کارت مقوایی مستطیلی شکل بود که روزهای هفته بر روی آن چاپ شده بود. هر یک از هفت روز هفته به دو قست ورود و خروج برای صبح و بعد از ظهر تقسیم می­ شد. هر فرد کارت مخصوص به خود را داشت که با وارد کردن کارت درون دستگاه و فشردن اهرمی. که برای چاپ ساعت ورود و خروج بر روی آن بود ساعت ورود و خروج خود را به ثبت می­ رساند. از این رو شرکت قادر بود به آسانی در پایان هر هفته مقدار کارکرد هر کارمند را محاسبه نموده و بر اساس آن حقوق پرسنل را پرداخت کند . اولین دستگاه های چوبی، یک ساعت و یک نوع چرخ بود. کنترل چاپ صحیح ساعات ورود و خروج در ستون مورد نظر نیز به صورت دستی انجام می­ گرفت.

تولید انبوه دستگاه های ثبت ورود و خروج در IBM

از سال ۱۹۱۱ برای تولید انبوه از ماشین آلات شرکت بین المللی کسب و کار که امروزه با نام آی بی ام (IBM) از آن یاد می شود، استفاده شد. در دهه ۱۹۲۰ اغلب کارخانه ها و ادارات دست نوشته های ساعات کاری پرسنل را با ساعت های مخصوص ثبت جایگزین کردند. با توجه به اهمیتی که به این موضوع در ای بی ام پیدا کرد، سخت افزارهای ثبت ورود و خروج در مدت زمان کوتاهی توسعه یافتند. به طوری که تنظیم و کنترل صحت ورود داده ها در بخش های ورود و خروج کارتها اتوماتیک انجام می ­پذیرفت. این پیشرفت به گونه ای بود که آن ها می ­توانستند وضعیت کاری کارمندان را با دو رنگ متمایز جهت. اضافه کاری و یا کسر کار به طور مستقیم بر روی کارت حضور مشخص کنند.

دستگاه ساعت تمام اتوماتیک

در ادامه و در سال ۱۹۳۸ اولین دستگاه تمام اتوماتیک به بازاز عرضه شد. در این حالت، روز و ساعات کارکرد کارمندان به صورت افقی در یک خط به چاپ می رسید. این روش انقلابی، محاسبه ساعت کارکرد کارمندان را بسیار ساده تر و سریعتر نمود. درون این دستگاه وسیله ای بود که قادر به ثبت زمان بر حسب دقیقه بود. به طوری که زمان پرسنل به صورت دقیق تر به ثبت می­ رسید.

دستگاه های ساعت زنی امروزی

امروزه نیز با ظهور تکنولوژی، نسل جدیدی از دستگاه ها به بازار عرضه می ­شوند. در دستگاه های امروزی، به جای استفاده از کارت مقوایی که هر ماه تعویض می ­شود. از کارت دائمی که شماره شناسایی هریک از پرسنل روی آن حک شد است، استفاده میشود. با استفاده از بارکد، مغناطیس، پروکسی و یا مایفر می­توان چنین کارت هایی ساخت. در نهایت، امروزه دستگاه های کارت ساعت زنی بیومتریک نیز وارد بازار شده اند. این نوع ساعت با اسکن اثر انگشت و یا سایر اعضای بدن افراد (مانند چشم یا صدای فرد) اقدام به ثبت اطلاعات می­ کنند. البته باید دانست که با وجود تکنولوژی فوق العاده ی دستگاه های بیومتریک، به دلایل مختلفی هنوز سازمان های زیادی هستند که تمایل به استفاده از دستگاه های کارتی و غیر بیومتریک دارند.

فناوری بیومتریک در دستگاه ها چیست؟

در عصر تکنولوژی هنوز هم افراد زیادی برای حفظ اطلاعات شخصی و حریم خصوصی در نقاط مختلف جهان مشکل دارند. رمزهای شخصی که فراموش می شود و کارت های عبوری که دزدیده می شوند شناسایی افراد را دچار مشکل می کنند. به همین دلیل استفاده از ساعت بیومتریک یا دستگاه کارت ساعت در کنار یک نرم افزار حرفه ای روز به روز در حال افزایش است. از شناسایی کارمندان تا شناسایی کد ملی و امنیت فرودگاه، احراز هویت از طریق خصوصیات بیومتریک گسترش یافته است.

اهمیت استفاده از فناوری بیومتریک در دستگاه چیست؟

افراد تمایل دارند هنگام برقراری تعاملات امنیت و راحتی شان تضمین شده باشد. بیومتریک در مقابل روش های معمول مانند گذرواژه ها راه حل قانع کننده ای برای شناسایی ارایه می دهد. استفاده از خصوصیاتی که صرفا متعلق به یک نفر است، احتمال خطا و اشتباه را به صفر می رساند. در نتیجه برای کسب و کارهایی که به دنبال افزایش امنیت و کارایی کارمندان هستند، استفاده از فناوری های بیومتریک مهم بنظر می رسد. در فرودگاه ها فناوری بیومتریک باعث سرعت بخشیدن به خطوط هوایی می شود. مسافران به راحتی در راهروهای فرودگاه قدم می زنند و با نگاه به دوربین از طریق مطابقت اسکن عنبیه با پایگاه داده اجازه ورود به آن ها داده می شود.

در ساختمان های مهم دولتی که ورود و خروج افراد بشدت کنترل می شود، فناوری بیومتریک مورد استفاده قرار می گیرد. هنگام تردد افراد با استفاده از اسکن اثر انگشت و تشخیص چهره حضور افراد ثبت و تایید می گردد. ادارات، بیمارستان و بانک ها دیگر مشاغلی هستند که با کمک فناوری های بیومتریک تردد افراد را ثبت می نمایند. فناوری بیومتریک بهترین راه شناسایی بر اساس خصوصیات فردی محسوب می شود. این فناوری با تجزیه و تحلیل ویژگی های جسمی و رفتاری برای هر شخص منحصر به فرد است. به همین دلیل می توان از تکنولوژی بیومتریک برای شناسایی افراد استفاده نمود. احراز هویت با فناوری بیومتریک به مرور زمان جایگزین رمزهای عبور و کارت های دستی می شود.

دلایل خرید دستگاه

در نظر بگیرید هر یک از کارمندان روزی ۵ دقیقه دیرتر از زمان مشخص شده به محل کار می رسند و یا برعکس، ۵ دقیقه زودتر کار خود را ترک می­کنند. شاید آنها برای این ۵ دقیقه ها هرگز بازخواست نشوند و در صورت بازخواست نیز با هزار و یک دلیل آن را توجیح خواهند کرد. حال اگر به صورت فرضی این مورد برای ۳۰ نفر از پرسنل اتفاق بیفتد، چیزی در حدود حدود ۱۸۰-۱۷۰ ساعت کسر کار یا تأخیری در یک ماه ایجاد شده است! و بدتر اینکه این تأخیرها نادیده گرفته شده اند. حال شاید برخی بگویند می­توانیم به صورت دستی از این تأخیرها جلوگیری کنیم. با اینکه در مقالات مختلف معایب ثبت دستی را بیان کرده ایم، اما یکبار دیگر به طور خلاصه آنها را مرور می­کنیم.

یکی از معایب بزرگ ثبت دستی ورود و خروج امکان اشتباه در محاسبات است که بسیار پیش می­آید و باعث ایجاد هزینه می­شود. مشکل دیگر امکان تقلب و سوءاستفاده از ثبت دستی است که این مورد هم به نوبه خود نفوذپذیر و مشکل زاست. مورد دیگر زمان موردنیاز برای محاسبه کارکرد ماهانه کارمندان است. در واقع محاسبه دستی تنها در شرکت هایی که زیر ۲۰ نفر پرسنل دارند ممکن است و هرچه تعداد پرسنل بیشتر از این عدد شود، محاسبه دستی آنها بسیار سخت تر و زمان بر تر خواهد بود. همچنین با بالا بودن تعداد پرسنل امکان اشتباهات و سوء استفاده ها نیز بسیار بیشتر و غیرقابل کنترل می شود.

چه مواردی را در مورد خرید دستگاه باید در نظر بگیرید؟

با وجود تعداد زیاد دستگاه های در بازار، انتخاب دستگاه مورد نظر که برای کسب و کار شما مناسب باشد سخت خواهد بود. ساعت ثبت ورود و خروج به سه صورت در بازار وجود دارد. هر کدام از این دستگاه‌ ها دارای ویژگی‌ها و امکانات خاص خود هستند و متناسب با شرایط و نیاز سازمان‌ها کاربردهای خاص خود را دارند. برای خرید ساعت ابتدا باید کاربرد آن را برای سازمان خود مشخص کنید. به این معنا که می‌خواهید یک دستگاه ثبت دقیقا چه کاری برای شما انجام دهد. از طرفی میزان بودجه‌ای که می‌توانید برای آن پرداخت کنید را از قبل مشخص نمایید تا بتوانید آسان تر تصمیم بگیرید. از نظر کارشناسان در زمان خرید دستگاه به دنبال موارد زیر باشید:

انعطاف پذیری در ثبت ساعت ورود و خروج

دستگاهی را انتخاب کنید که به کارکنان اجازه می دهد تا ساعات کاری خود را به روش های مختلف، کامپیوترهای متصل به اینترنت، تلفن های هوشمند، تبلت، دستگاه کارت ساعت زنی، تلفن یا پیام های متنی ثبت کنند.

حفظ زمان دقیق

بهترین دستگاه ها کارفرمایان را مطمئن می سازد که برای زمان واقعی کار پرداخت می کنند و نه ساعت هایی که برای کار برنامه ریزی شده است.

ردیابی تمام مسائل زمانی

مطمئن شوید که دستگاهی خرید می کنید که از تمام نیازهای مرتبط با زمان شما مراقبت می کند و نه دستگاهی که فقط زمان ورود و خروج را ثبت می نماید. این موارد شامل مدیریت برنامه های کارکنان و بررسی و مدیریت PTO است.

سازگاری با موبایل

از آنجایی که بسیاری از کارکنان و مدیران خارج از دفتر کار می کنند؛ دستگاهی را لازم دارید تا با دستگاه های متحرک سازگار باشد. این موضوع شامل راه حل هایی است که نه تنها به کارکنان از راه دور امکان می دهد. تا زمان ورود و خروج خود را ثبت کنند بلکه موقعیت آن ها نیز ردیابی می شود تا کارفرمایان از حضور کارمندان خود در مکان از قبل پیش بینی شده مطمئن شوند.

سادگی در کاربرد

دستگاه حضور و غیابی را برای خرید انتخاب کنید که کاربرد و ظاهر ساده ای دارد و به کارمند اجازه دهد به اطلاعات تردد خود دستیابی داشته باشد.

دارای قابلیت یکپارچه سازی

دستگاهی را انتخاب کنید که قابلیت یکپارچه سازی با اپلیکیشن ها و نرم افزارهای دیگر مانند نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی و حقوق و دستمزد را که از قبل استفاده می کنید داشته باشد.

هشدارهای فعال

بعضی از سیستم ها هشدارهایی را هنگام نزدیک شدن کارمند به اضافه کاری و یا زمان فراموشی ثبت زمان ورود و خروج می دهند. این امر می تواند در کنترل هزینه ها مفید باشد.

دارای ویژگی های مرتبط حسابرسی

توانایی دیدن داده های تایم شیت همراه با هرگونه تغییرات ایجاد شده توسط مدیر و یا سرپرست که می تواند در ممیزی مهم باشد.

قبل از خرید دستگاه این سوالات را بپرسید؛ نکات مهم در خرید ساعت

خرید دستگاه برای سازمان ها یکی از چالش های مدیریت منابع انسانی است. این موضوع پس از گرانی دلار و افزایش چند برابری قیمت ها اهمیت بیشتری نیز پیدا کرده است. بنابراین سازمان ها بیش از پیش مجبور به بررسی گزینه ها هستند تا بودجه خود را صرف خرید مناسبی نمایند. از این رو، گردآوری اطلاعات جامع از دستگاه های موجود در بازار و مقایسه آن ها، اولین کاری است که سازمان ها اقدام می­ کنند. اما مشکل اصلی که مسئولین خرید با آن مواجه هستند این است که از چه جهاتی باید گزینه ها را بررسی کرد تا بهترین انتخاب ممکن را در مورد خرید دستگاه کارت ساعت زنی داشت؟ این سوالی است که در اکثر خریدهای مهم برای تمامی افراد پیش می­ آید و آن ها از نگاه مشتری شاید اطلاعات کافی از نحوه انتخاب ندارند. پرسیدن سوالات صحیح و بررسی دستگاه ها از جهات مختلفی که قبل از این برای مشتریان روشن نبود، می ­تواند بهترین انتخاب را برای آنها به همراه داشته باشد. در نتیجه در این پست از مجله تخصصی کسرا ۴ سوال مهمی که قبل از خرید دستگاه باید از کارشناس فروش پرسیده شود را همراه با پاسخ کلی آن ها توضیح می ­دهیم. سوالات مهم قبل از خرید دستگاه عبارتند از:

• از چه برندی دستگاه خرید کنیم؟
• در زمان خرید دستگاه ثبت ورود خروج در مورد کارایی دستگاه ساعت زنی بپرسید
• درباره قیمت دستگاه کارت ساعت زنی تحقیق کنید
• در مورد قابلیت لینک شدن انواع دستگاه به نرم افزار سازمان خود بپرسید

از چه برندی دستگاه خرید کنیم؟

تعداد برندهای موجود در بازار کم نیست و این خود تصمیم مهمی است که باید گرفته شود. علاوه بر برندهای خارجی، در چند سال اخیر دستگاه های ایرانی با قیمت های مناسب تر نیز به بازار آمده اند و برای برخی مشتریان می­ توانند گزینه مناسبی باشد که در ادامه توضیح خواهیم داد. خوشبختانه شرکت مهندسی کسرا از انواع برندهای برتر، متوسط و ایرانی در لیست محصولات خود دارد که این خود محدوده انتخاب کاملی را در اختیار مشتریان قرار می ­دهد. برای مثال در بازار امروز برندهای کره ای مانند Suprema و Virdi جزو برترین ها هستند که تولید کننده انواع دستگاه با کارآیی های مختلف می ­باشند. همچنین دستگاه های با برند zkteco جزو دستگاه های مقرون به صرفه است که در بسایری از سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد.

در زمان خرید دستگاه در مورد کارایی دستگاه ساعت زنی بپرسید

انواع دستگاه وظیفه کنترل تردد در سازمان را دارد. بنابراین با توجه به بزرگی و میزان اهمیت و امنیت ورود و خروج در سازمان، می­ توان مناسب ترین گزینه را انتخاب کرد. سازمان های بزرگی که میزان تردد در آن ها بالاست، نیاز به دستگاه هایی دارند که سرعت تشخیص بالایی داشته باشند. دستگاه هایی که در زیر ۱ ثانیه تشخیص انجام می ­دهند، بهترین گزینه برای این سازمان ها هستند. حال اگر موضوع امنیت سازمان اهمیت بالایی داشته باشد، حتما باید از دستگاه های بیومتریک مانند تشخیص اثر انگشت و تشخیص چهره استفاده شود. برخی دستگاه ها می ­توانند همزمان تشخیص چهره و اثر انگشت را باهم انجام دهند که میزان امنیت آنها در بالاترین حد ممکن بوده و برای سازمان های دفاعی و امنیتی بهترین گزینه هستند. اما اگر دستگاه برای شرکتی کوچک تا حد متوسط مورد نیاز بوده و بحث امنیت خیلی مهم نیست، می­ توان از دستگاه های کارتی هم استفاده کرد تا هزینه کمتری صرف شود. موارد دیگری که باید درنظر گرفته شود تعداد پورت های دستگاه برای اتصالات مختلف، میزان ظرفیت حافظه، باتری و امکانات و قابلیت های خود دستگاه است که با توجه به نیاز سازمان می ­توان دستگاهی را انتخاب کرد که دارای ویژگی های مدنظر باشد.

درباره قیمت دستگاه کارت ساعت زنی تحقیق کنید

محدوده ی قیمت دستگاه کنترل حضور غیاب بیومتریک گسترده است و در این مورد حتما باید نیاز سازمان و میزان بزرگی آن در نظر گرفته شود. هما نطور که در مورد قبل توضیح داده شد، اگر سازمان بزرگ نبوده و مسئله امنیت در اولویت نیست، می ­توان از دستگاهای کارتی و برندهای ایرانی استفاده کرد تا هم نظارت را بهبود بخشید و هم هزینه کمی صرف کرد. گزینه مناسب دیگری که برای سازمان های کوچک موجود است، انتخاب روش موبایلی است. اپلیکیشن حضور و غیاب بدون دستگاه کسرا آوید برای چنین سازمان هایی تولید شده است. این نرم افزار نیازی به دستگاه کنترل بیومتریک ندارد و بدون دستگاه است و تنها با خرید این نرم افزار کنترل تمام امور کنترل تردد را می ­توان انجام داد. کافیست نرم افزار بر روی گوشی های هوشمند پرسنل نصب شده و موقعیت مکانی مورد نظر تعیین شود تا هنگام حضور پرسنل در آن محل، موقعیت به صورت اتوماتیک ثبت شود. اما اگر موضوع امنیت در اولویت بوده و سازمان بزرگ است، می­ توان از برندهای خارجی و دستگاهای بیومتریک استفاده کرد که هم میزان امنیت بسیار بالایی دارند و هم کارآیی بسیار بهتر.

قیمت دستگاه‌ها با توجه به قابلیت‌ها و کاربرد آن‌ها متفاوت است. دستگاه‌های کارت ساعت زنی پایین‌ترین قیمت را دارند و این متناسب با میزان تکنولوژی به کار رفته در آن‌ها است. ماژول‌هایی که هر کدام از دستگاه‌ها دارند مثل ماژول دوربین داخلی، بی‌سیم و… از جمله ماژول‌هایی است که در ساعت تردد مشاهده می‌شود. هر چه تعداد این ماژول‌ها بالا برود قیمت آن‌ها نیز افزایش پیدا می‌کند. نوع شناسایی و تعداد آن نیز که بر اساس کارت، کد و چهره و اثر انگشت باشد نیز روی قیمت دستگاه موثر است. دستگاه‌های کارتی که نوع شناسایی آن‌ها تنها از طریق کد و کارت است؛ ارزان‌تر و دستگاه‌های تشخیص چهره که هر چهار نوع شناسایی را دارند؛ گران‌ترین نوع دستگاه‌های موجود هستند.

در مورد قابلیت لینک شدن انواع دستگاه به نرم افزار سازمان خود بپرسید

یکی از مهمترین موضوعاتی که باید درنظر گرفت، موضوع امکان اتصال دستگاه خریداری شده به نرم افزار موجود است. برخی سازمان ها هنگام خرید دستگاه، به خرید نرم افزار نیز می ­پردازند که این کار را آسان می­ کند. اما برخی دیگر از سازمان ها از قبل دارای نرم افزار هستند. از طرفی تمام دستگاه های موجود در بازار قابلیت لینک شدن و سازگاری با تمام نرم افزارهای موجود را ندارند و در نتیجه نمی ­توان دستگاه را به نرم افزار متصل کرد.

گارانتی و خدمات فروش امری فوق العاده مهم در خرید ساعت

امروزه کمتر کسی حاضر می‌شود خریدی بدون گارانتی و خدمات پس از فروش انجام دهد. خدمات پس از فروش می‌تواند دغدغه‌ی شما را در مشکلات و مسایلی که گاها بعد از نصب و استفاده دستگاه برایتان پیش می‌آید را بدون دغدغه حل کند. بی‌تردید ساعت که برای کسب و کارهای کوچک کاربرد دارد برای یک شرکت و سازمان بزرگ مناسب نیست. چرا که این دو نوع سازمان از نظر تعداد پرسنل و تعدد ترددها با هم متفاوت هستند. سازمانی که بالای ۵۰۰ نفر کارمند دارد نمی‌تواند از دستگاه کارتی استفاده کند چرا که همه پرسنل باید منتظر یکدیگر برای زدن کارت خود باشند و به این ترتیب وقت پرت بالا می‌رود و کاهش راندمان سازمان را در کوتاه مدت در پی دارد. در زمان خرید دستگاه‌ها حتما به ظرفیت و سرعت عملکرد دستگاه توجه کنید. یک دستگاه برای سازمانی با ۱۰۰۰ نفر پرسنل باید سرعت بالا و حافظه‌ی ذخیره سازی زیادی داشته باشد.

ارتباط دستگاه و نرم افزار

در این میان برخی مشتریان خواستار تخلیه آنلاین اطلاعات هستند تا به محض استفاده پرسنل از دستگاه خریداری شده، اطلاعات او در نرم افزار ثبت شود اما اگر تخلیه آفلاین باشد، تخلیه اطلاعات دستگاه به کندی انجام خواهد شد. در نتیجه هنگام خرید باید بررسی شود که آیا ساعت انتخاب شده با نرم افزار موجود قابلیت سازگاری دارد و آیا دستگاه قابلیت تخلیه آنلاین دارد یا خیر؟ این سوالات مهمترین سوالاتی هستند که باید هنگام خرید از کارشناس فروش پرسید؛ البته کارشناس فروش نیز با سابقه ای که از مشتریان قبلی به دست آورده است، می ­تواند تجربیات خود را به مشتریان جدید انتقال داده و مواردی که از چشم مشتری پنهان مانده است را به او یادآوری نماید. در مجموع کافیست نیازهای موجود را در حدممکن با جزییات به صورت لیست درآورد تا مشخص شود که چه انتظاری از دستگاه کارت ساعت زنی وجود دارد و برطبق آن انتخاب را انجام داد.

پورت‌های خروجی

پورت های خروجی نوع ارتباط با این دستگاه را مشخص می‌کند. این ارتباط می‌تواند با پورت سریال، شبکه بی‌سیم، اینترنت و … باشد. بسته به شرایط و مکان مورد نظر سازمان‌ها برای نصب دستگاه مناسب باشد. نتیجه: برای اینکه بهترین دستگاه را برای سازمان خود انتخاب کنید؛ بعد از تعیین کاربرد و میزان هزینه ای که می توانید داشته باشید در صورتی که قیمت دستگاه کارت ساعت زنی برایتان اهمیت دارد؛ حتما به گارانتی، خدمات پس از فروش، نوع ارتباط و ماژول های آن دقت کنید. می توانید اطلاعات بیشتر در مورد انواع دستگاه های مختلف به خصوص دو برند معروف سوپریما و ویردی را از کارشناسان فروش تیم کسرا به دست آورید.

نحوه انتخاب بهترین دستگاه

سوال مهم دیگر این است که کدام نوع دستگاه مناسب ماست؟ و چگونه از آن به درستی استفاده کنیم؟ قبل از خرید دستگاه باید روش کنترل تردد و ثبت حضور انتخاب شود. معمولاً از سه نوع دستگاه ساعت زنی کارتی، اثر انگشتی و تشخیص چهره در سازمان ها استفاده می­شود که هرکدام با توجه به نیاز سازمان، کاربرد دستگاه و قیمت آن انتخاب می شود. برای مثال برای بالا بردن امنیت در سطح عالی معمولاً از دستگاه های بیومتریک استفاده میشود که به صورت اثر انگشت و یا تشخیص چهره هستند. البته برخی دستگاه های جدید همزمان دو نوع روش کنترل تردد را یکجا مورد استفاده قرار می دهند. شرکت های معمولی که نیاز به اقدامات امنیتی خاص ندارند نیز از دستگاه های کارتی استفاده می­کنند. البته انتخاب دستگاه نیاز به بررسی های بیشتری دارد که در یک مقاله جداگانه توضیح خواهیم داد. همچنین هنگام خرید انواع دستگاه از شرکت مهندسی کیمیا گران سرزمین رایانه (کسرا)، پس از بررسی و تحقیق درمورد نیازهای مشتری، بهترین گزینه های مناسب به او پیشنهاد داده می­شود.

هزینه دستگاه

هزینه دستگاه به انتخاب راهکار on-premises و یا ابری بستگی دارد. سامانه های مبنی بر ابر هزینه های ماهیانه تکراری کمتری دارند درحالیکه برای برنامه های on-premises هزینه ی اولیه ی بیشتری باید پرداخت شود. با نرم افزار های on-premises تمام هزینه ها در ابتدا پرداخت می شود. می توانید انتظار پرداخت چند صد تا چندین هزار دلار برای نرم افزار، مجوز برای هر کارمند و نصب را داشته باشید. پس از آن هزینه های ماهانه برای خدمات وجود ندارد. با این حال، به طور معمول هیچ پشتیبانی مداوم یا به روز رسانی نرم افزار شامل پرداخت اولیه نمی شود. با اتوماسیون های ابری، بیشتر خدمات از یک تا ۱۰ دلار برای هر کارمند در ماه هزینه دارد. بعضی از خدمات نیز هزینه ی ماهانه پایه یا حداقل هزینه ماهانه را ارزیابی می کنند. برخی ارائه کنندگان هزینه های تنظیم ابتدایی و پیاده سازی را مطالبه می کنند. برخلاف نرم افزارهای on-premises ، همه ی به روز رسانی ها و پشتیبانی نرم افزار شامل هزینه های ماهیانه می شود.

دستگاه ایرانی یا خارجی؟ کدام مقرون به صرفه است؟

با افزایش قیمت دلار و به دنبال آن افزایش قیمت دستگاه ثبت ورود و خروج بیومتریک، تصمیم گیری درمورد خرید دستگاه ساعت زنی برای برخی سازمان ها سخت­ تر شده است. در وضعیت موجود مشتریان زیادی به فکر بررسی محصولات ایرانی و در صورت ممکن، خرید آن ها هستند. بنابراین در این پست مقایسه ­ای بین دستگاه ایرانی با خارجی انجام خواهیم داد تا با مطالعه آن انتخاب مناسب ­تری در روند تصمیم­ گیری خود داشته باشید. در مجموع دستگاه ­ها به دو بخش سخت­ افزاری و نرم افزاری تقسیم شده ­اند.

مقایسه دستگاه ایرانی با خارجی در بخش نرم افزاری

امکانات نرم افزاری به دو دسته آخرین تکنولوژی و تکنولوژی های مرسوم تقسیم می شوند. دسته اول طبیعتا تنها در برخی محصولات خارجی وجود دارد. امکاناتی مانند تکنولوژی تشخیص اثر انگشت که ضد تقلب باشد، تنها در چند برند خارجی وجود داشته و در دیگر محصولات خبری از آن نیست. البته هر سازمانی نیاز به دستگاه اثر انگشتی ندارد. یا قابلیتی مانند سرعت شناسایی زیر ۱ ثانیه در ۵۰۰۰ قالب اثر انگشت نیز تنها در یکی از برندهای غیر ایرانی وجود دارد. اکثر برندهای خارجی دارای نرم افزار تحت وب هستند اما محصولات ایرانی از آن بی بهره مانده اند.

اما در نوع دیتابیس (SQL, Oracle, Access & text) تمام محصولات یکسان هستند. همچنین اکثر برندها اعم از خارجی و ایرانی دارای سرویس تخلیه آنلاین هستند. متاسفانه منوی فارسی و کنسول نرم افزار (صدای فارسی در دستگاه) تنها در یک برند خارجی وجود دارد و در برندهای ایرانی و دیگر برندهای خارجی خبری از آن نیست. این مورد را هم می توان در دسته قابلیت های غیرضروری قرار داد و از آن چشم پوشی کرد.

یکی از مشکلات دیگر دستگاه های ایرانی این است که حجم بالایی برای ذخیره لاگ ها در اختیار ندارند. اما در تمام برندهای خارجی چنین نیست و حجم بالایی برای لاگ ها در نظر گرفته شده است. امکان گزارش گیری دقیق از کلیه لاگ ها در اکثر برندها موجود نبوده و تنها در چند برند خارجی مانند ویردی و سوپریما وجود دارد. یکی دیگر از قابلیت های کاربردی، جابجایی اطلاعات پرسنل بین دستگاه ها به صورت اتوماتیک است که این مورد هم تنها در یک برند خارجی دیده می شود. برخی امکانات دیگر نیز وجود دارند که در جای خود می توانند بسیار کاربردی باشند اما تنها در برخی برندهای خارجی موجود هستند.

امکاناتی مانند ارسال پیام به صورت دسته­ای و تکی بر روی ساعت، تعریف اثر انگشت و چهره پرسنل از راه دور، قابلیت محدود کردن دسترسی نرم­ افزار از راه دور، فراخوانی اطلاعات از حافظه فلش، قفل کردن دستگاه­ ها در بازه های زمانی مختلف، گروه بندی دستگاه ها و پرسنل، مانیتورینگ ترددها، امکان شناسایی پرسنل از سمت سرور و ثبت تصویر هنگام ثبت رکورد پرسنل. در حقیقت موارد مذکور امکاناتی نیستند که اضافی و قابل چشم­ پوشی باشند؛ اما با این حال اگر قصد خرید دستگاه های ایرانی را داشته باشید می توان از این قابلیت ها صرف نظر کرد چرا که هرسال قابلیت های جدیدی اضافه می شوند که قبل از آن وجود نداشته اند و مشکلی هم برای سازمان ها رخ نداده بود. اما نکته اینجاست که با اضافه شدن هر امکانی کارها بسیار راحت تر، سریع تر و با دقت بالاتری انجام می شوند.

بخش سخت افزاری ساعت

یکی از بخش های سخت افزاری مهمی که حتما باید در هر دستگاه کارت زنی وجود داشته باشد، پورت های مناسب جهت تهیه خروجی از اطلاعات است که در اکثر برندهای خارجی و ایرانی وجود دارد. همین طور اتصال رله و کنسول کنترل دستگاه ها و پرسنل که از قابلیت های تقریبا الزامی هستند، در اکثر برندها موجود است. اما قابلیت اتصال به سنسور عایق حرارتی تنها در چند برند خارجی دیده می شود. برخی برندهای خارجی از اکسس کنترل (Access Control) و دستگاه جانبی اثر انگشت و کارت خوان هم بهره می برند. چنین امکاناتی برای راحتی بیشتر بوده و می ­تواند در برخی سازمان­ ها در کنار سامانه حضور و غیاب آنلاین کاربرد زیادی داشته باشد.

منظور از دستگاه ارزان چیست؟ بررسی معایب سخت افزار ارزان

در تمامی سازمان ها، ادارات، کسب و کارهای متوسط و بزرگ و حتی کسب و کارهای کوچکی که تعداد پرسنل آن ها از چند نفر بیشتر است، دستگاه کارت ساعت زنی استفاده می‌شود. درمورد نحوه خرید دستگاه نیز مقالات زیادی در مجله کسرا منتشر کرده ایم که در آن ها انواع دستگاه ها را با یکدیگر مقایسه کرده و از معایب و مزایای آن ها گفته ایم. اما هرطور که بررسی کنیم، دستگاه ارزان معایب خود را دارد. تشخیص دستگاه ارزان کار سختی نیست. محصولات موجود در بازار از حدود ۱ تا ۱۵ میلیون تومان قیمت دارند. با کمی تفکر می‌توان متوجه شد محصولاتی که در حدود ۴ میلیون و کمتر قیمت دارند؛ جزو دستگاه های ارزان قیمت به شمار می‌روند. دلایلی که باعث ارزان یا گران تر شدن قیمت دستگاهی می‌شوند، عبارتند از:

• کارآیی دستگاه
• ظرفیت تردد و ظرفیت ثبت کاربر
• ضمانت و پشتیبانی
• امکان اتصال به نرم افزار
• برند دستگاه

کارایی دستگاه ساعت زنی ارزان

در بحث قیمت، ابتدا باید کارایی دستگاه را مشخص نمود. از لحاظ کارایی ۳ نوع دستگاه کارتی، اثر انگشتی و تشخیص چهره در بازار وجود دارد. یک نوع دیگر از دستگاه ها نیز وجود دارد که دارای حداقل دو نوع از این روش های تشخیص (مثلا تشخیص چهره و اثر انگشت) به صورت همزمان است. تفاوت این مدل ها در امنیت و سرعت تشخیص است. امنیت دستگاه تشخیص چهره و دستگاه اثر انگشت به صورت همزمان، بیشتر از تمامی مدل هاست. پس از آن، به ترتیب دستگاه تشخیص چهره، دستگاه اثر انگشت و دستگاه کارتی امنیت بیشتری دارند. در نتیجه ارزان ترین مدل یعنی دستگاه کارتی کمترین امنیت را دارا خواهد بود و تنها مزیتی که برای سازمان دارد، کنترل تردد است.

ظرفیت کاربر و ظرفیت تردد دستگاه

ظرفیت کاربر کم، یکی از معایب بزرگ دستگاه ارزان است. برای مثال دستگاهی دارای ۱۰۰۰ نفر ظرفیت کاربر است. اگر سازمانی به دلیل ارزان بودن این دستگاه را خریداری نماید و پس از مدتی به تعداد بالای ۱۰۰۰ نفر پرسنل برسد، دیگر نمی تواند برای پرسنل جدید از این دستگاه استفاده نماید. ظرفیت نیز عامل مهمی در تعیین قیمت دستگاه بوده و برخی از خریداران به دلیل ارزان بودن، دستگاه دارای ظرفیت کم را انتخاب می‌کنند. ظرفیت تردد یعنی بالاترین میزان ترددی که در یک دستگاه می­ توان ثبت کرد و همان طور که می ­دانید تمامی پرسنل هر روز ورود و خروج خود را ثبت می­ کنند و در نتیجه دستگاهی که حافظه آن ظرفیت کمی دارد؛ سریعا پر می­ شود.

پس از پر شدن حافظه دستگاه باید تمامی این داده ها را که شامل اطلاعات پرسنل است، حذف کرد تا دستگاه کار خود را از سر بگیرد. با توجه به توضیحات بالا به طور خلاصه می‌توان گفت که دستگاه ارزان قیمت، دستگاهی است که برند معتبر و شناخته شده ندارد، کارایی آن در حد کارتی است و همچنین ظرفیت تردد و ظرفیت کاربر کمی دارد. به عبارت دیگر چنین دستگاهی مناسب برای شرکت های کوچک و حتی نوپاست که تنها برای کنترل تردد نیاز به خرید دستگاه کارت ساعت با بودجه کم دارند.

برند دستگاه

اگر از لحاظ برند بررسی کنیم، برندهای داخل کشور در حدود ۳ مورد هستند که همگی محصولات آن ها جزو دستگاه های ارزان قیمت به شمار رفته و زیر ۳ میلیون تومان قیمت دارند. طبیعی است که کارآیی این محصولات از برندهای خارجی ضعیف تر باشد. در مقابل، برترین برندهای بازار برندهای سوپریما (Suprema) و ویردی (Virdi) هستند و محصولاتشان از قیمت ۵ میلیون به بالا شروع می‌شوند. این برندها برترین برندهای بازار محسوب شده و انواع دستگاه ها با انواع کارآیی های مختلف را دارا هستند. خدمات، کیفیت، کارآیی و ضمانت این دسته از محصولات بسیار متفاوت و بهتر از دسته اول است.

ویژگی های اساسی دستگاه برای کسب و کارهای کوچک

اشتباهی که برخی از کارفرمایان در کسب و کارهای کوچک مرتکب می شوند این است که برای ردیابی کارمندان خود از روش های بسیار ساده و کلاسیک استفاده می کنند. این کارفرمایان نمیدانند که در کسب و کارهای کوچک و با تعداد کارکنان کم نیز امکان اشتباه در کنترل تردد، حقوق و دستمزد کارمندان و… وجود دارد. بنابراین در کسب و کارهای کوچک هم باید از یک دستگاه مناسب استفاده شود. ویژگی های مهم یک دستگاه کارت ساعت زنی باید شامل موارد زیر باشد: به سادگی قابل استفاده باشد، قابل ادغام و سازگاری با نرم افزار حقوق و دستمزد باشد و مقیاس پذیر باشد. بنابراین قبل از انتخاب بهترین دستگاه کنترل تردد، بهترین دستگاه باید با ویژگی های قابل انتظار از آن ها آشنا بود.

ترمینال های چندگانه در دستگاه

در کسب و کارهای کوچک با تعداد کارمندان کمتر، نوع ترمینالی که برای کنترل کارکنان استفاده می شود اهمیت نسبتا کمتری دارد. اما باید در نظر داشت که با رشد کسب و کار ترمینال های دقیق تری برای کنترل ورود و خروج کارکنان نیاز است. به طور مثال اگر از ترمینال موبایلی استفاده می شود؛روشی برای حصول اطمینان از انجام درست وظایف کارکنان در خارج از شرکت، نیاز است.

اپلیکیشن حضور غیاب

از طرفی، دستگاه بیومتریک در کسب و کارهای بزرگ و با تعداد بالای کارمندان، بسیار مفید خواهد بود. در این گونه کسب و کارها سرعت بالا بسیار مهم است که دستگاه بیومتریک به خوبی از عهده آن بر می آید. در نتیجه برای انتخاب نوع دستگاه نباید محدود به زمان حال و شرایط فعلی کسب و کار بود. قطعا بهترین انتخاب با نگاهی بر آینده انجام می شود. به طور مثال اگر سازمان دارای کارکنان خارج از شرکت (دورکاری) زیادی است، استفاده از اپلیکیشن موبایلی مناسب است.

مقیاس پذیر بودن برای کسب و کارهای کوچک در حال رشد

دستگاهی که انتخاب می شود باید مقیاس پذیر باشد. زیرا نمی توان با پیشرفت و گسترش کسب و کار، نوع دستگاه را نیز تغییر داد و مجبور به پیاده سازی یک سامانه جدید شد. یک سیستم مقیاس پذیر، ساز و کاری است که برای ۱۰ کارمند یا برای ۱۰۰۰۰ کارمند، کارایی مناسب و یکسان داشته باشد.

ماژول های نرم افزاری متنوع در دسترس

دستگاه ابزاری بسیار کارآمد برای کنترل دقیق ساعات کار و ثبت کارت ساعت کارکنان است. اما ماژول های متنوع دیگر هم می تواند در این دستگاه باشد و در گسترش کسب و کار تأثیرگذار باشند؛ مانند: مدیریت ورود و خروج، مدیریت پرسنل بر حسب وظیفه مربوطه

قابلیت سلف ‌سرویس برای کارکنان

یک ماژول دیگر برای مدیریت مناسب یک کسب و کار در حال رشد،‌ قابلیت سلف ‌سرویس کارکنان در دستگاه است. زمانی که تعداد کارکنان بیشتر می شود، بخش منابع انسانی هم با درخواست های بیشتری روبه رو خواهند شد. ماژول سلف‌سرویس امکان دسترسی کارکنان به لیست وظایف خود را می دهد. در این صورت آن ها می توانند بدون نیاز به یک کارمند منابع انسانی و یا مدیر، درخواست های خود را به صورت الکترونیکی ثبت کنند. پس از ارسال درخواست، کارمندان منتظر دریافت پاسخ برای درخواست خود خواهند بود. این پاسخ ها به صورت ایمیل و یا هشدار در نرم افزار آنها قابل مشاهده است. این یکی از مزایای مهم اتوماسیون حضور و غیاب است که توسط دستگاه مربوطه انجام می شود و اکثر اقدامات بیهوده را حذف می کند.

دستگاه دست دوم

با افزایش نرخ دلار در سال های اخیر، قیمت دستگاه ها در بازار ایران به شدت افزایش یافته است. بسیاری از شرکت ها به علت داشتن بودجه محدود و هزینه های بالا جهت حراست و انتظامات شرکت،‌ تصمیم به خرید دستگاه دست دوم می گیرند. این دستگاه ها که قبلا توسط شرکت دیگری استفاده شده اند و به علت های مختلف مجددا برای فروش قرار گرفته اند، معمولا توسط وب سایت های آگهی برای خرید قرار می گیرند و شرکت های مرجع در این زمینه کار نمی کنند. اگر شما جزو شرکت هایی هستید که برای کاهش هزینه ها، به فکر خرید دستگاه دست دوم هستید، بهتر است قبل از خرید با مزایا و معایب این انتخاب آشنا شوید:

• دستگاه های دست دوم، گارانتی و خدمات پس از فروش ندارند و در صورت خرابی امکان کمک گیری از نمایندگی ها وجود ندارد.
• معمولا علت تعویض دستگاه کارت زن، قدیمی شدن و عدم کارایی دستگاه است. بنابراین خرید دست دوم دستگاه به معنای سروکله زدن با تکنولوژی قدیمی و احتمالا ناکارآمد است.
• دستگاه های دست دوم، نصب و راه اندازی از سمت نمایندگی ندارند. به همین دلیل شما باید خودتان آن را نصب کنید که ممکن است نتوانید این کار را به درستی و کامل انجام دهید.
• میزان سلامت و کارکرد دستگاه های اکسس کنترل دست دوم نامشخص است. این امر موجب می شود تا شما با مشکلات پیش بینی نشده در هنگام استفاده مواجه شوید.

اما چاره چیست؟ پیشنهاد ما به شما در شرکت کسرا، خرید دستگاه نو اما ارزان تر و با امکانات متناسب با بودجه و نیاز شماست. دستگاه نو، علاوه بر داشتن گارانتی و ضمانت کالا از تکنولوژی بالاتری برخوردار است. سلامت دستگاه و نصب توسط کارشناسان خبره، از دیگر مزایای خرید دستگاه نو است. حتما برای دریافت مشاوره فروش و آشنایی با خدمات ما، با ما تماس بگیرید.