دستگاه حضور و غیاب کارتی چگونه کار می کند؟

امروزه فناوری در جنبه های مختلف زندگی ما نفوذ کرده و انجام بسیاری از کارها را آسان تر نموده است. یکی از فناوری های پر کاربرد که سبب افزایش بهره وری و امنیت در محیط کار می شود، سیستم حضور و غیاب است. استفاده از سیستم کنترل تردد برای احراز هویت و ثبت حضور و غیاب کارکنان علاوه بر تسریع امور سبب کاهش هزینه های مربوط به استخدام نیروی انسانی و بهبود نظارت مدیران بر عملکرد کارکنان شده است. دستگاه های حضور و غیاب با مکانیزم های متفاوتی تولید و به بازار عرضه شده اند. سه مکانیزم تشخیص چهره، اثر انگشت و کارت ساعت زن، رایج ترین سیستم های عملکردی دستگاه های حضور و غیاب هستند. در این مقاله تحت عنوان «دستگاه حضور و غیاب کارتی چگونه کار می کند؟» به بررسی نحوه عملکرد دستگاه حضور و غیاب کارتی به عنوان اولین نسل دستگاه های کنترل تردد خواهیم پرداخت.

نحوه عملکرد دستگاه حضور و غیاب کارتی چگونه است؟

برای درک این موضوع که دستگاه حضور غیاب کارتی چگونه کار می کند؟ باید اطلاعاتی در مورد نحوه خواندن بارکد توسط این دستگاه کسب کنید. نحوه عملکرد دستگاه حضور و غیاب کارتی مبتنی بر شماره سریال روی کارت است که برای هر کارمند به صورت یکتا تعریف می شود. با توجه به نوع کارت وقتی کارمند کارت را در دستگاه می کشد (دستگاه های تماسی) یا آن را در مقابل حسگر دستگاه می گیرد (دستگاه های غیرتماسی) دستگاه شماره سریال درج شده روی کارت را می خواند و ساعت ورود و خروج فرد را ثبت می کند.

دستگاه حضور و غیاب کارتی چگونه کار می کند؟

دستگاه حضور و غیاب کارتی با تکنولوژی RFID کار می کند که مخفف Radio Frequency Identification و به معنی تشخیص به وسیله  امواج رادیویی است.  این  سامانه شناسایی بی‌سیم،  می تواند داده‌ ها را  به‌ وسیله برقراری ارتباط بین یک Reader (بازخوان یا تگخوان) با شناسه یا تگ ( Tag ) که روی کارت درج شده، تبادل کند. در نهایت وقتی شناسه کارت توسط آنتن یا همان  Reader خوانده شد، ساعت و تاریخ ورود و خروج فرد ‌و هم چنین شماره سریال کارت، در حافظه دستگاه، ذخیره می شود. دستگاه به وسیله نرم افزار به سیستم حضور و غیاب اداری و نیز سیستم پرداخت دستمزد متصل است و اطلاعات حاصل را در پایگاه داده ذخیره می کند.

کارت حضور غیاب چیست و چگونه کار می کند؟

نحوه ثبت تردد با کارت ساعت زنی به این صورت است که در ابتدا اطلاعات تمام کارمندان در بانک اطلاعاتی سیستم ذخیره می شود، سپس برای هر کارمند یک کد اختصاصی یا شناسه یکتا تعریف می شود. این کد روی کارت اختصاص یافته به هر کارمند درج می شود. برای ثبت ساعت ورود خروج کافی است تا کارت توسط دستگاه حضور و غیاب کارتی خوانده شود با خواندن شناسه کارت توسط دستگاه اطلاعات مربوط به ساعت ورود و خروج کارمند در نرم افزار ساده حضور و غیاب ذخیره می شود. کارت حضور و غیاب کارتی است که به صورت اختصاصی به هریک از اعضای پرسنل تعلق می گیرد و دارای یک تراشه الکترونیکی است که بارکد یا شناسه مخصوص کارمند روی آن تعریف شده است.

کارت حضور غیاب چیست و چگونه کار می کند؟

کارت های حضور و غیاب انواع مختلفی دارند. در رایج ترین دسته بندی کارت های حضور و غیاب به دو دسته کارت های تماسی و غیر تماسی تقسیم می شوند. کارت های تماسی برای خواندن شدن توسط ساعت حضور و غیاب و دستگاه ساعت زن اداری باید در قسمت تعبیه شده برای کارت کشیده شوند اما کارت های غیر تماسی با قرار گرفتن در فاصله چند سانتی متری دستگاه توسط آنتن خوانده می شوند. کارت های RFID یا  بدون تماس  به دلیل عملکرد سریع تر و عدم انتشار آلودگی محبوب تر هستند اما از کارت های تماسی گران تر هستند. کارت های بدون تماس معمولا برای کنترل تردد پرسنلی که در شیفت های کاری نامنظم و ساعات کاری متغیر فعالیت می کنند مورد استفاده قرار می گیرد.

کارت های مایفر که از خانواده کارت های بدون تماس هستند قابلیت خواندن و نوشتن و ذخیره سازی حجم زیادی از اطلاعات را دارند. هم چنین  نوعی از دستگاه های کارتخوان بدون تماس به نام UHF هم با برد بسیار زیاد وجود دارند که می توانند از فاصله چند متری تردد پرسنل را کنترل کنند. احراز هویت  از طریق کارت های تماسی با استفاده از شناسه روی کارت یا نیروی مغناطیسی صورت می گیرد، بنابراین خود کارت حضور و غیاب تماسی دارای  دو نوع بارکدی و مغناطیسی است. در کارت های بدون تماس، شناسایی با فرکانس انجام می شود. کارت های بدون تماس از فاصله سه تا ده سانتی متری توسط دستگاه خوانده می شوند. قیمت کارت حضور و غیاب با توجه به نوع کارت و میزان حافظه آن متغیر است. معمولا کارت های غیر تماسی از کارت های تماسی گران تر هستند از بین کارت های تماسی هم نمونه های مغناطیسی قیمت بالاتری از مدل بارکدی دارند.

نحوه ثبت تردد با کارت ساعت زنی

مزایا و معایب دستگاه حضور و غیاب کارتی

با پیشرفت تکنولوژی دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک که بر اساس ویژگی های فیزیکی و زیستی انسان عمل می کنند هم به بازار آمدند. این دستگاه ها به نسبت دستگاه حضور و غیاب کارتی امنیت بالاتری دارند و احتمال  تقلب را به حداقل می رسانند. البته دستگاه های کارتی هم با دقت و سرعت عمل ستودنی نسبت به ثبت تردد دستی هنوز هم به طور گسترده در ادارات و کارخانه ها مورد استفاده قرار می گیرند. در مقابل این ضعف که ممکن است یک فرد بتواند با همراه داشتن کارت دیگری ساعت ورود و خروج او را ثبت کند، دستگاه کارتی مزایای فراوانی دارد که برخی از آن ها شامل موارد زیر هستند.

یکپارچه سازی با سیستم مدیریت دستمزد

اطلاعات حاصل از حضور غیاب به صورت آنی توسط نرم افزار دستگاه ذخیره و پردازش می شوند. به کمک دستگاه حضور و غیاب کارتی می توان با یکپارچه سازی نرم افزار حضور و غیاب و مدیریت حقوق و دستمزد میزان حقوق هر کارمند را بر اساس ساعت کاری و بهره وری  او محاسبه کرد.

گزارش گیری لحظه ای و دوره ای

از آنجایی که این سیستم حضور و غیاب اداری به صورت آنلاین فعالیت می کند مدیران در تمام ساعات کاری می توانند گزارش لحظه ای از حضور کارمندان در پست های خود دریافت کنند. با استفاده از این دستگاه می توان نظارت دقیقی بر تردد و نحوه عملکرد کارمندان در محیط کار به عمل آورد.

مزایا و معایب دستگاه حضور و غیاب کارتی

امکان محاسبه مرخصی و ساعات اضافه کار

با استفاده از دستگاه ساعت زنی کارمندان می توانند ساعات اضافه کار و هم چنین انواع مرخصی های ساعتی خود را در سامانه وارد کنند. بدین ترتیب برای آگاهی از  روزهای مرخصی و یا ساعات اضافه کار نیازی به محاسبه دستی وجود ندارد.

ایجاد زمان بندی کاری و تعریف شیفت کاری

با کمک این دستگاه می توان زمانبندی ویژه ای را برای کار پرسنل بخش های مختلف در نظر گرفت. هم چنین شیفت بندی آنلاین و سرعت عمل بالا در ثبت ساعت ورود و خروج برای شیفت های متغیر از دیگر مزیت های دستگاه حضور و غیاب کارتی هستند.  

ایجاد زمان بندی کاری و تعریف شیفت کاری با کارت حضور و غیاب

پرسنل چگونه با استفاده از کارت ساعت زنی تردد خود را ثبت می کنند؟

نحوه ثبت تردد با کارت ساعت زنی بسته به نوع دستگاه و تماسی و غیر تماسی بدون آن کمی متفاوت است. به طور کلی می توان گفت برای ثبت تردد به کمک دستگاه حضور و غیاب کارتی در ابتدا باید اطلاعات تمامی افراد پرسنل در سیستم تردد ذخیره شود. پس از ثبت این اطلاعات یک شناسه واحد و منحصر به فرد برای هر کارمند تعریف خواهد شد. این شناسه روی تراشه کارت ساعت زنی قرار می گیرد بسته به نوع دستگاه ساعت زنی افراد می توانند حضور و غیاب خود را ثبت کنند. اگر دستگاه بدون تماس باشد با گرفتن کارت رو به روی قسمت ریدر دستگاه ساعت ورود و خروج ثبت می شود. در غیر این صورت فرد باید کارت خود را در داخل قسمت تعبیه شده برای کارت بکشد تا دستگاه ساعت ورود و خروج را ثبت کند. به محض خوانده شدن شناسه فرد توسط دستگاه ساعت ورود و خروج به طور دقیق ثبت می شود.

با ثبت ساعت ورود و خروج کارکنان می توان حقوق آن ها را دقیقا متناسب با ساعات کاری آن ها محاسبه کرد. دستگاه حضور و غیاب کارتی قابلیت ذخیره اطلاعات پرسنل و ارائه گزارشات آماری از ساعت کاری، مرخصی، اضافه کار و… را دارد. این دستگاه می تواند ساعت کاری دقیق هر یک از کارمندان را ثبت کند تا فرایند محاسبه حقوق عادلانه انجام شود. بنابراین مدیران می توانند تنها با خرید دستگاه حضور و غیاب نظارت دقیقی بر عملکرد پرسنل داشته باشند و در وقت خود و هزینه ها ی سازمان صرفه جویی کنند.

پرسنل چگونه با استفاده از کارت ساعت زنی تردد خود را ثبت می کنند؟

سخن پایانی در مورد نحوه عملکرد دستگاه حضور و غیاب کارتی

دستگاه حضور و غیاب کارتی از قدیمی ترین دستگاه های حضور و غیاب است. استفاده از این دستگاه برای کنترل تردد و محدود کردن دسترسی به مناطق ممنوعه پیشینه ای طولانی دارد. از این دستگاه در سازمان ها، ادارات، کارخانجات و مراکز صنعتی زیادی استفاده می شود. نحوه کار دستگاه حضور و غیاب کارتی مبتنی بر تبادل اطلاعات بین یک ریدر و تگ است. تگ همان کد پرسنلی یا یک شناسه خاص است که برای هر کارمند به صورت مجزا تعریف می شود. زمانیکه افراد کارت خود را در دستگاه ساعت زنی می کشند یا آن را در مقابل حسگر نگه میدارند، دستگاه اطلاعات مربوط به ورود و خروج را به طور دقیق ذخیره می کند. اگر چه دستگاه حضور و غیاب کارتی نسبت به سایر دستگاه های از جمله دستگاه تشخیص چهره و اسکن اثر انگشت امنیت کمتری دارد اما به دلیل قیمت ارزان و عملکرد سریع و دقیق هنوز هم به وفور مورد استفاده قرار می گیرد.