بهترین نرم‌افزار حضور غیاب برای سازمان های بزرگ

در دنیای رقابتی سازمان‌ها و کسب و کارهای مدرن، استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب و سیستم‌های کارآمد کنترل تردد از اهمیت فوق العاده‌ای برخوردار است. پیش از این و در دهه های گذشته، سازمان ها از کارت ساعت جهت ثبت حضور و غیاب کارکنان خود استفاده می کردند که این روش، علیرغم کارایی لازم، محدودیت های زیادی نیز داشت. در این روش سنتی، صرفا زمان ورود و خروج کارکنان ثبت می شد، اما سیستم های حضور و غیاب پیشرفته دامنه وسیعی از قابلیت های مختلف را ارائه می دهند که مدیران می توانند بسته به الزامات و نیاز های سازمان خود، سیستم کنترل تردد مناسب را انتخاب کنند.

همانطور که می‌دانید، سیستم‌های حضور و غیاب در اصل نرم‌افزارهای کامپیوتری هستند که از تجهیزات ویژه بیومتریک یا فناوری رادیو شناسه(RFID) به منظور ثبت دقیق داده‌های مربوط به حضور کارکنان از جمله زمان ورود، مدت زمان غیبت از محیط کار و مرخصی‌ها استفاده می‌کنند. در ادامه، به مزایای دستگاه‌های حضور و غیاب اشاره ای مختصر خواهیم داشت.

 مزایای نرم افزار حضور و غیاب 

از دست دادن زمان مفید و کاری، هرچند کم و به طور ناخواسته، بر اثر عواملی چون اختلاف زمانی، خطای انسانی و مدیریت نامطلوب زمان تاثیر منفی و قابل ملاحظه‌ای بر میزان کارامدی و سودآوری کسب و کارها و سازمان‌ها می‌گذارد. خوشبختانه، سیستم‌های کنترل تردد به کمک مدیران آمده و این مشکل را به نحو موثر و قابل اطمینانی برطرف نموده اند.

سامانه‌های حضور وغیاب که جایگزین شایسته‌ای برای کارت ساعت محسوب می‌شوند، با ارائه تصویر روشنی از ساعات کاری کارکنان به مدیران، آنها را در تصمیم‌گیری‌ در جهت بهینه‌سازی بهره‌وری و کارآمدی یاری می‌دهند.

طبق بررسی‌های انجام شده، استفاده از نرم افزار حضور غیاب موجب افزایش کارآمدی تیم منابع انسانی، صرفه‌جویی در هزینه‌ها، کاهش غیبت کارکنان، تسهیل روند پرداختی‌ها، امنیت و دقت بالا در ثبت داده‌ها و حتی مدیریت موثر دورکاری می‌گردد.

 انتخاب بهترین نرم افزار حضور غیاب برای سازمان‌های بزرگ 

با توجه به گوناگونی فراوان دستگاه‌های حضور غیاب، انتخاب بهترین آنها برای یک سازمان بزرگ می‌تواند چالش برانگیز باشد. پیش از هر چیز توصیه می‌شود الزامات و ضروریات خاص سازمان خود را از جمله اندازه و ساختار سازمان، تعداد کارکنان و امکان افزایش این تعداد در آینده، ماهیت کار و فعالیت (حضوری یا دورکاری)، الگوهای شیفت، شرایط ویژه و الزامات گزارش دهی را ارزیابی نمایید. در این مقاله، جهت سهولت در تصمیم گیری، پارامترهایی را به شما معرفی خواهیم کرد که بر اساس آنها بتوانید بهترین نرم‌افزار حضور غیاب را برای سازمان خود انتخاب کنید. از جمله:

 مقیاس پذیری 

سامانه حضور غیاب بایستی قادر به مدیریت تعداد بالای کارکنان سازمان بوده و قابلیت سازگاری با افزایش تعداد پرسنل را بدون هیچ گونه خللی در کارایی خود داشته باشد.

یکپارچگی

این نکته مهم را به خاط داشته باشید که دستگاه حضور غیاب باید بتواند به خوبی با سایر سامانه‌های منابع انسانی و سیستم‌های پرداختی هماهنگ شود تا بدین ترتیب فرایندها تسهیل شده و ثبت داده‌ها به صورت دستی کاهش یابد.

 فناوری بیومتریک 

به طور کلی، سیستم های حضور غیاب بیومتریک، فناوری هایی پیشرفته جهت تشخیص و تایید هویت افراد برپایه مشخصه های ظاهری و رفتاری منحصر به فرد آن ها می باشند.  این سیستم ها انقلابی در حوزه ثبت حضور غیاب کارکنان در سازمان ها به وجود آورده اند و اساس عملکردشان بسته به ویژگی بیومتریکی تعریف شده، متفاوت است و شامل سیستم های زیر می شوند:

• سیستم های تشخیص اثر انگشت: این سیستم ها در زمان ثبت نام، اثر انگشت کارکنان را اسکن و ثبت می کنند. هنگامی که کارمند به محل کار می آید،این سیستم اثر انگشت ارائه شده را با داده هایی که از پیش ذخیره شده مقایسه کرده و هویت فرد را تشخیص داده و تایید می کند. بنابراین، امکان تقلب در این سیستم ها وجود ندارد.
• سیستم های تشخیص چهره: به هنگام ثبت نام و ثبت اولیه، ویژگی های چهره شناسایی، تحلیل و ذخیره می گردند. زمانی که کارمند با این سیستم کار می کند، چهره اش با داده های ذخیره شده مقایسه شده و درنتیجه حضور وی ثبت می گردد.
• سیستم های تشخیص صدا: صدای کارمند به هنگام ثبت اولیه، ضبط می گردد. زمانی که وی در سیستم صحبت می کند، صدایش با الگوهای صوتی ذخیره شده مقایسه و حضور کارمند ثبت می شود. سیستم های تشخیص صدا به طور ویژه برای نیروهای دورکار سودمندند.

 بنابراین، سیستم کنترل تردد بایستی از فناوری‌های بیومتریک نظیر اثر انگشت یا تشخیص چهره برخوردار باشد تا از این طریق امکان ثبت حضور فرد غایب توسط فرد دیگر وجود نداشته باشد و روند ثبت حضور غیاب با دقت انجام گیرد.

قابلیت گزارش دهی

نرم‌افزار حضور غیاب بایستی از ویژگی‌های گزارش دهی مطلوبی جهت تجزیه و تحلیل داده‌ها و شناسایی الگوهای حضور غیاب برخوردار باشد.

 دسترسی از طریق تلفن همراه 

سیستم حضور غیابی را انتخاب کنید امکان ثبت ورود و خروج کارکنان را از طریق تلفن همراهشان فراهم کند. این ویژگی به طور خاص برای سازمان‌هایی که نیروی دورکار یا در ماموریت دارند، سودمند است.

سازگاری

اطمینان حاصل کنید که سیستم کنترل تردد انتخابی شما سازگار با قوانین و مقررات کار از جمله الزامات مربوط به اضافه کاری و مرخصی‌های با حقوق باشد.

 پشتیبانی و آموزش 

سیستم حضور غیاب بایستی از قابلیت آموزش و پشتیبانی مناسب جهت راه‌اندازی و استفاده از سیستم برخوردار باشد.

هزینه

در نظر داشته باشید که هزینه‌های ابتدایی راه‌اندازی سامانه حضور غیاب، همچنین هزینه‌های نگهداری و حق اشتراک سامانه متناسب با بودجه‌ سازمان باشد.

 سهولت استفاده 

سیستم حضور غیابی را انتخاب کنید که کاربری آسانی برای کارکنان و مدیران داشته باشد تا بدین ترتیب، زمان آموزش به حداقل رسیده و نرخ پذیرش افزایش یابد.

امنیت

اطمینان حاصل کنید که سامانه حضور غیاب انتخابی‌تان دارای تدابیر امنیتی قوی جهت حفاظت از داده‌های حساس حضور غیاب باشد و از دسترسی غیرمجاز جلوگیری کند. سیستم های کنترل تردد مبتنی بر ابر، امنیت داده هارا تضمین می نمایند.

 سفارشی سازی 

در انتخاب سیستم کنترل تردد برای سازمان خود در نظر داشته باشید که سیستم مورد نظر قابلیت سفارش سازی جهت پاسخگویی به نیازها و سیاست‌های خاص سازمان را داشته باشد.

جمع بندی و نتیجه گیری

 بدیهی است که تمامی نرم‌افزارهای حضور غیاب دارای مشخصات اساسی مشترکی هستند؛ آن چه عاملی تاثیرگذار در انتخاب بهترین سیستم حضور غیاب برای سازمان محسوب می‌شود، قابلیت‌ها و ویژگی‌های اضافه و منحصر به فرد آن سیستم از جمله قابلیت مدیریت مرخصی‌های شخصی و با حقوق، ثبت زمان استراحت، کاربری آسان، داشبورد تحلیلی و گزارش دهی، هماهنگی با برنامه‌های کاربردی، بهره‌مندی از سیستم موقعیت یابی جهانی (GPS) و برنامه‌ریزی خودکار می‌باشد.

به خاطر داشته باشید که نرم‌افزار حضور غیاب صرفاً وسیله‌ای برای ثبت دقیق آمار و ارقام نیست؛ بلکه انتخاب بهترین آن بر اساس الزامات سازمان یکی از عوامل مهم پیشرفت سازمان شما به حساب می‌آید. همچنین، سرمایه گذاری بر روی یک سیستم حضور غیاب کارامد و پیشرفته موجب آگاهی و شناخت بیشتر شما از نیروی کار، افزایش و بهینه سازی فعالیت ها و ایجاد یک محیط کاری مولد، پویا و مطلوب می گردد.

حال که بیش از پیش بر اهمیت انتخاب بهترین نرم افزار حضور غیاب برای سازمان خود واقف شده اید، شرکت مهندسی کسرا را به شما معرفی می کنیم که ارائه دهنده راهکارهای مدیریت کنترل تردد در سطح عالی می باشد. سیستم های حضور و غیاب کسرا با ارائه بیش از 50 قابلیت پیشرفته، گزینه ای مطمئن برای سازمان و کسب و کار شما محسوب می شود. سامانه حضور غیاب کسرا، هر آنچه شما برای آگاهی از وضعیت حضور غیاب کارکنان خود نیاز دارید، از جمله داده هایی پیرامون انواع شیفت ها، برنامه های کاری، مرخصی ها، ماموریت ها و عملکرد ها برایتان فراهم می کند. برای اطلاع از مزایای سیستم های کنترل تردد کسرا و مشاوره خرید با کارشناسان ما در ارتباط باشید.