دستگاه حضور و غیاب تحت شبکه چیست و چگونه کار می کند؟

در تمام سازمان ها و ادارات برقراری امنیت، کنترل تردد ها و محدود کردن دسترسی به نقاط ممنوعه حائز اهمیت است. دستگاه حضور و غیاب هوشمند، بهترین گزینه برای کنترل تردد کارکنان و برقراری امنیت در سازمان هاست. دستگاه های حضور و غیاب انواع مختلفی دارند که هریک با مکانیزم خاصی کار می کنند. هر سازمان متناسب با نیازها و انتظارات خود بهترین دستگاه حضور و غیاب را انتخاب می کند. برای سازمان ها و کسب و کارهایی که چندین شعبه فعال دارند استفاده از دستگاه حضور و غیاب تحت شبکه الویت دارد.

ایجاد شبکه امکان تخلیه اطلاعات دستگاه از راه دور و برقراری ارتباط بین چندین دستگاه در شعب مختلف را فراهم می کند. با استفاده از دستگاه حضور و غیاب تحت شبکه امکان تبادل اطلاعات بین دستگاه های کنترل تردد در شعب مختلف یک سازمان یا اداره وجود دارد؛ بدین ترتیب مدیران می توانند به طور همزمان به وسیله نرم افزار حضور و غیاب تردد پرسنل را کنترل کنند و در لحظه به اطلاعات پرسنل در شعب مختلف دسترسی پیدا کنند. در ادامه این مقاله با نحوه عملکرد دستگاه حضور و غیاب تحت شبکه و چگونگی تبادل اطلاعات در شبکه آشنا خواهید شد.

دستگاه حضور و غیاب تحت شبکه چیست و چگونه کار می کند؟

معرفی دستگاه حضور و غیاب تحت شبکه

سامانه کنترل تردد هوشمند در واقع از دو بخش سخت افزار و نرم افزار تشکیل شده است، بخش سخت افزاری همان دستگاه حضور و غیاب است که داده های مربوط به ورود و خروج کارکنان را ثبت می کند. برای مدیریت این داده ها و هم چنین استفاده از اطلاعات مربوط به تردد کارکنان برای محاسبه حقوق، اضافه کار و… دستگاه به نرم افزار حضور و غیاب وصل می شود. برای اتصال نرم افزار به دستگاه حضور و غیاب روش های مختلفی وجود دارد. تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب در نرم افزار به کمک روش هایی مانند RS-232، RS-485 ،USB، WIFI و شبکه LAN امکان پذیر است، هم چنین اتصال همزمان چندین دستگاه به نرم افزار حضور و غیاب و کنترل داده های حاصل از دستگاه های حضور و غیاب در شعب مختلف یک سازمان، از طریق ایجاد آی پی استاتیک ممکن است.

بنابراین طبق یک تعریف کلی می توان گفت دستگاه حضور و غیاب تحت شبکه، دستگاهی است که به وسیله پروتکل های ارتباطی در یک شبکه با نرم افزار حضور و غیاب و سایر دستگاه های شبکه به تبادل اطلاعات می پردازد. با اتصال دستگاه حضور و غیاب به شبکه مدیران می توانند از طریق نرم افزار و تعریف یک آی پی استاتیک، گزارشات لحظه ای تردد پرسنل را دریافت کنند. در ادامه روش های اتصال دستگاه حضور و غیاب به شبکه را بررسی خواهیم کرد.

روش های اتصال دستگاه حضور و غیاب به شبکه

برای دسترسی همه جانبه به داده های مربوط به تردد پرسنل در شعب مختلف یک سازمان، دستگاه های حضور و غیاب تحت شبکه به یکدیگر و به نرم افزار متصل می شوند. اتصال با توجه به تعداد دستگاه های حضور و غیاب، امکانات موجود و ترجیحات سازمان از روش های مختلفی امکان پذیراست. سرعت و کیفیت تبادل اطلاعات در روش های مختلف اتصال دستگاه حضور و غیاب به شبکه تا حدی متغیر است. اما هدف نهایی در تمام روش های اتصال، تبادل اطلاعات بین دستگاه های مختلف است. رایج ترین روش های اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرم افزار در شبکه شامل موارد زیرهستند.

ارتباط با کابل RS-232

ارتباط با کابل RS-232 ساده ترین نحوه ارتباط دستگاه حضور و غیاب با کامپیوتر است. در این روش یک سر کابل به دستگاه و یک سر دیگر آن از طریق سوکت به پورت سریال کامپیوتر متصل می شود، بدین ترتیب تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب به راحتی صورت می گیرد.

ارتباط با شبکه محلی یا لوکال  (LAN)

اتصال دستگاه حضور و غیاب به شبکه لان برای تبادل اطلاعات در یک منطقه جغرافیایی محدود  گزینه بسیار مناسبی است. در این نوع اتصال دستگاه حضور و غیاب تحت شبکه، از  کابل شبکه (کابل لان) برای تبادل اطلاعات استفاده می شود. تبادل اطلاعات در شبکه محلی با سرعت بالایی انجام می شود.

ارتباط از طریق پورت USB

USB Device در واقع نوع پیشرفته اتصال با کابل RS-232 است که در آن دستگاه به وسیله یک کابل معمولی به پورت یو اس بی کامپیوتر متصل می شود. این نوع ارتباط برای زمانی مناسب است که دستگاه ها در شبکه به هم نزدیک هستند.

اتصال با USB Host

معمولا اکثر دستگاه های حضور و غیاب هوشمند به درگاه یو اس بی (USB) مجهز هستند. این روش یکی  از ساده ترین روش های تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب است. در این نوع اتصال، اطلاعات به یک فلش مموری منتقل می شوند. برای انتقال اطلاعات به فلش کافی است پس از وصل کردن فلش به دستگاه از منو دستگاه گزینه تخلیه اطلاعات به فلش را انتخاب کنید.

ارتباط با WIFI

ارتباط با WIFI در واقع نوعی ارتباط شبکه ای و کاملا بی سیم است. این نوع ارتباط تنها برای دستگاه هایی مقدور است که به ماژول وای فای مجهز باشند. این نوع ارتباط بیشتر برای شرکت های کوچک مناسب است زیرا برای اتصال به کمک وای فای دستگاه ها و نرم افزار باید در محدوده جغرافیایی تعریف شده ای باشند و ارتباط در خارج از محدوده قطع می شود.

روش های اتصال دستگاه حضور و غیاب به شبکه

ارتباط از طریق ساخت آی پی  

ایمن ترین روش تبادل اطلاعات، انتقال از طریق IP static است که در ادامه اطلاعات بیشتری پیرامون آن ارائه خواهد شد. در این روش اطلاعات بدون نیاز به کابل کشی و با کم ترین ریسک حذف و اختلال، در شبکه تبادل می شوند. توجه به این نکته حائز اهمیت است که قبل از تبادل اطلاعات در شبکه باید دسگاه های حضور و غیاب برای نرم افزار تعریف شده باشند. برای بررسی وضعیت اتصال به شبکه می توانید از دستور ping  استفاده کنید.

چند نکته که باید برای  اتصال دستگاه کنترل تردد به شبکه (LAN,WAN و…) رعایت کرد  

توجه به زیر ساخت شبکه ای دستگاه حضور و غیاب و طراحی کاربردی نرم افزار حضور غیاب برای موفقیت آمیز بودن کنترل تردد درشبکه اهمیت ویژه ای دارد. مدیران سازمان قبل از انتخاب سخت افزارها و نرم افزار حضور و غیاب باید به مواردی مانند تعداد پرسنل، فاصله جغرافیایی شعبه های مختلف، میزان هزینه و… توجه کنند.  رعایت نکات زیر برای استفاده از دستگاه حضور و غیاب تحت شبکه و مدیریت یکپارچه امور در سازمان ضروری است.  

انتخاب آی پی مناسب برای تبادل سریع داده ها

Ip یا Internet Protocol به معنی پروتکل اینترنتی و آدرسی یکتا است که برای هر دستگاهی که به شبکه وصل می شود، قابل تعریف است. به عبارت دیگر، آی پی مجموعه ای  شامل عدد و نقطه است که به هر دستگاهی که در هر جای جهان به اینترنت وصل می شود، اختصاص می یابد. آی پی در حقیقت شناسه ای است که برای شناسایی دستگاه های مختلف در شبکه مورد استفاده قرار می گیرد. انتخاب آی پی مناسب برای اتصال دستگاه حضوروغیاب تحت شبکه به نرم افزار حضور و غیاب از اهمیت زیادی برخوردار است. آی پی ها از نظر میزان ماندگاری به دو دسته استاتیک و داینامیک تقسیم می شوند که استفاده از هریک از آن ها در دستگاه کنترل تردد در کیفیت تبادل اطلاعات موثر است.

انتخاب آی پی مناسب برای تبادل سریع داده ها

استفاده از آی پی استاتیک  ( static IP) در دستگاه کنترل تردد

آی پی استاتیک یک شناسه ثابت است که با هر بار اتصال دستگاه به شبکه تغییر نمی کند. این آی پی به صورت دستی به دستگاه تعلق می گیرد و سرور DHCP در تعیین آن فاقد نقش است. آی پی استاتیک بهترین گزینه برای اتصال دستگاه های حضور و غیاب به شبکه در مواقعی است که دستگاه های حضور و غیاب و نرم افزار در فاصله جغرافیایی زیادی از هم قرار دارند.

استفاده از آی پی داینامیک (dynamic IP) در دستگاه حضور و غیاب

آی پی داینامیک بر خلاف آی پی استاتیک ثابت نیست و با هر بار اتصال دستگاه به اینترنت تغییر می کند. در بیشتر دستگاه های حضور و غیاب از آی پی داینامیک استفاده می شود. البته اگر ساعت حضور و غیاب در شعب متعدد یک سازمان فعال باشند و نرم افزار در مکان دیگری باشد، استفاده از آی پی استاتیک اهمیت دارد. توجه به این نکته الزامی است که آی پی استاتیک باید برای مکانی که نرم افزار در آن قرار دارد تعیین شود.

انتخاب بهترین سخت افزار برای کنترل تردد در سازمان های پر جمعیت

به طور کلی در ادارات و سازمان های با تعداد پرسنل زیاد، برای تبادل اطلاعات در شبکه بهتر است از دستگاه حضور و غیابی استفاده کنید که دارای سیستم عامل باشد. بهترین گزینه برای دستگاه حضور و غیاب تحت شبکه دستگاهی است که قابلیت پشتیبانی از سیستم عامل هایی مانند لینوکس و اندروید را داشته باشد.

انتخاب بهترین سخت افزار برای کنترل تردد در سازمان های پر جمعیت

انتخاب بهترین نرم افزار برای مدیریت یکپارچه تمام دستگاه ها

خرید نرم افزار حضور و غیاب خوب برای تخلیه اطلاعات و ارتباط با سخت افزارهای مختلف می تواند سرعت انتقال و تبادل اطلاعات را در شبکه افزایش دهد. یکی از مشکلاتی که سازمان ها برای تبادل اطلاعات در شبکه با آن مواجه می شوند ناکارآمدی نرم افزار است. در اکثر مواقع نرم افزارهای تولید شده توسط برندهای سازنده تنها قابلیت تخلیه اطلاعات سخت افزارهای همان برند را دارند، بنابراین اگر نرم افزار قابلیت مدیریت تمام داده ها را نداشته باشد، سازمان باید بار مالی زیادی را برای تعویض دستگاه های حضور و غیاب متحمل شود.

نرم افزار حضور و غیاب طراحی شده توسط شرکت مهندسی کسرا با قابلیت تخلیه یکپارچه اطلاعات از تمام دستگاه های داخلی و خارجی این مشکل را حل کرده است. نرم افزار مدیریت یکپارچه دستگاه های کنترل تردد کسرا تحت عنوان نرم افزار بایوویشن، به گونه ای طراحی شده است که می تواند اطلاعات تمام دستگاه های برندهای ایرانی و خارجی را تخلیه کرده و در یک شبکه با بالاترین کارایی عمل کند. این نرم افزار هم چنین دارای قابلیت های متنوعی برای مدیریت تعداد نامحدودی دستگاه حضور و غیاب در یک شبکه است.

سخن پایانی در مورد دستگاه حضور و غیاب تحت شبکه

ثبت و تبادل اطلاعات مربوط به تردد و احراز هویت کارکنان در تمام سازمان ها و ادارات حائز اهمیت است. دستگاه حضور و غیاب تحت شبکه یک گزینه عالی برای مدیریت دقیق و نظارت بر عملکرد پرسنل در تمام شعب یک سازمان است. دستگاه های حضور و غیاب در یک شبکه بسته به نیازها و ترجیحات سازمان به روش های مختلفی به یکدیگر  متصل می شوند که در این مقاله به معرفی آن ها پرداختیم. انتخاب درست سخت افزار و نرم افزار حضور و غیاب نقش مهمی در تبادل سریع و بهینه اطلاعات در یک شبکه دارد.