حضور و غیاب در قانون کار؛ بررسی قوانین حضور و غیاب کارکنان در سازمان ها

حضور و غیاب در قانون کار، آیین نامه مشخص و مفاد خود را دارد. با توجه به این آیین نامه حضور و غیاب، کارگران می توانند میزان کارکرد، مرخصی های مجاز، کسر کار و اضافه کار خود به راحتی محاسبه کنند. اطلاع از قانون اداره کار و روزهای کاری تامین اجتماعی برای کارمندان و کارگران امری بسیار ضروری است. 

شما با داشتن دانش کافی از این قوانین می توانید مطمئن شوید که حق و حقوق واقعی خود را دریافت کرده اید. از طرفی دانستن قانون وزارت کار، از بروز خطاهای سهوی که می تواند منجر به کسر حقوق شما شود جلوگیری خواهد کرد. در این مقاله از کسرا، به بررسی حضور و غیاب در قانون کار، نحوه محاسبه اضافه کاری و کسر از حقوق خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید. 

آيين نامه حضور و غیاب کارگران براساس قانون اداره کار

سیستم حضور و غیاب پرسنل یکی از ارکان اساسی هر مجموعه است. رسیدن به موقع سرکار و وقت شناس بودن نیروها، علاوه بر ایجاد نظم عمومی در شرکت، بهره وری را افزایش داده و از تاخیر در انجام امور شرکتی جلوگیری می کند. اگر یک قانون منظم، یکپارچه و عادلانه برای ثبت حضور و غیاب، مرخصی ها و ساعات کار کارمندان در شرکت وجود نداشته باشد، علاوه بر تضعیف روحیه افراد، نهایتا مدیران را با ضعف در کنترل امور و ناهماهنگی های بسیار مواجه خواهد کرد.

قانون کار چیست؟ و حضور و غیاب در قانون کار چگونه است؟

قانون کار، تعیین کننده قواعد مربوط به رابطه بین کارفرما و کارگر است. هر فردی که در ازای انجام کار، پول دریافت می کند در حیطه این قانون قرار می گیرد. قوانین کار به چند دسته تقسیم می شوند:

• قانون تامین اجتماعی
• قوانین مربوط به بیماری
• قانون کار در مجلس شورای اسلامی

سنگ بنای قانون کار در سال 1325 و با افتتاح وزارت کار گذاشته شد. اما قانون کاری که در حال حاضر مبنای بین کارفرما و کارگر است در سال 1368 و در 203 ماده و 21 تبصره به تصویب رسیده است. به منظور ایجاد یک استاندارد مشخص برای تمامی شرکت ها و جلوگیری از سوء استفاده مدیران و کارمندان، قوانین حضور و غیاب در قانون کار  در ایران در سال 1365 تصویب شد. متن این آیین نامه به شرح زیر به اطلاع کلیه نهادها و شرکت های دولتی و غیردولتی رسیده است:

آیین نامه حضور و غیاب کارکنان دولت (تصویب‌نامه شماره ۸۱۴۵۰ مورخ ۲۷/۱۱/۱۳۶۵ هیئت وزیران)

هیأت وزیران در جلسه مورخ ۲۸/۱۰/۱۳۶۵ بنا به پیشنهاد شماره ۳۴۳۵/ د مورخ ۱/۱۰/۱۳۶۵ سازمان امور اداری و استخدامی کشور آیین‌نامه مربوط به حضور و غیاب کارکنان دولت را به‌شرح زیر تصویب نمودند:

ماده ۱- کلیه کارکنان دستگاههای اجرایی مکلفند ساعات تعیین‌شده برای ورود به محل خدمت و خروج از آن را رعایت نموده‌، ساعات ورود و خروج خود را در کارت یا دفتر حضورو غیاب ثبت نمایند مگر آن که از سوی مقام ذیصلاح دستگاه مربوط برای ورود و خروج هریک از آنان کتباً ترتیب دیگری‌ مقرر شده باشد.

ماده ۲- ورود به محل خدمت بعد از ساعت مقرر و بدون کسب مجوز قبلی تأخیر ورود محسوب گردیده و با مستخدمی که تأخیر ورود داشته باشد به شرح زیر رفتار می‌شود:

الف- تأخیر ورود تا ۲ ساعت در هر ماه قابل اغماض بوده و در مرخصی استحقاقی منظور می‌گردد.

ب- تأخیر ورود بیش از ۲ ساعت در ماه مستلزم کسر حقوق وفوق العاده شغل و مزایای شغل و مزایای مستمر مستخدمین رسمی و ثابت و اجرت و فوق العاده مخصوص و سایر فوق العاده‌های مستخدمین پیمانی یا دستمزد کارکنان خرید خدمت و قراردادی به میزان کل ساعات تأخیر خواهد بود.

ماده ۳- خروج از محل خدمت زودتر از ساعات مقرر نیز تعجیل‌ خروج محسوب گردیده و حسب مورد مشمول حکم قسمت‌های «الف‌» و «ب‌» ماده ۲ خواهد بود.

ماده ۴- تأخیر ورود در موارد زیر موجه محسوب گردیده و مدت‌تأخیر در هر صورت جزو مرخصی استحقاقی منظور خواهد شد:

الف- وقوع حوادث و سوانح غیرمترقبه برای مستخدم‌، همسرو فرزندان تحت تکفل و نیز سایر افراد خانواده در صورتی که‌تحت تکفل وی باشند.

ب- احضار مستخدم توسط مراجع قضایی و انتظامی با ارایه‌گواهی مرجع احضارکننده‌.

تبصره- تشخیص موارد مذکور در این ماده با مدیر واحد ذی ربط‌ خواهد بود.

ماده ۵ (اصلاح به موجب تصویب‌نامه شماره ۴۰۹۰۰/ت۲۸۱ مورخ ۱۹/۴/۱۳۶۷)- ‌به مستخدمی که در هر ماه بیش از ۴ بار تأخیر ورود یا تعجیل خروج غیر موجه داشته باشد و جمع مدت تأخیر مزبور به بیش از ۴ ساعت در ماه برسد‌ در قبال مجموع تأخیر برای ماه اول و دوم کتباً اخطار داده خواهد شد و برای ماه سوم فوق‌العاده شغل مستخدم خاطی به میزان ۳۰ درصد و برای ماه ‌چهارم به میزان ۵۰ درصد و برای ماه پنجم به میزان صد درصد و به مدت یک ماه کسر خواهد شد و در صورت تکرار پرونده مستخدم جهت رسیدگی به «‌هیأت رسیدگی به تخلفات اداری» ارجاع خواهد گردید.

‌تبصره ۱- ‌تأخیر ورود یا تعجیل خروج بیش از ۸ ساعت در هر ماه در هر حال مشمول حکم این ماده خواهد بود.

تبصره ۲- ‌در مورد مستخدمینی که قبلاً به علل دیگری بجز موارد فوق‌الذکر، فوق‌العاده شغل آنان قطع گردیده از سومین ماهی که تأخیر ورود با تعجیل خروج ‌آنان به حد نصاب فوق برسد پرونده امر به هیأت رسیدگی به تخلفات اداری ارجاع خواهد شد.

انواع مرخصی و قوانین مرخصی در وزارت کار

بر طبق حضور و غیاب در قانون کار، مرخصی روزهایی است که کارمند به امور محوله در شرکت مشغول نبوده و ممکن است شامل دستمزد باشد یا نباشد. این روزها شامل تعطیلات رسمی و جمعه ها نمی شود. هدف از قوانین مرخصی، لزوم استفاده کارگر از مرخصی های ماهانه و سالانه خود است. عموما توان کارگر در برابر کارفرما کم بوده و به قوانین حمایتی برای جلوگیری از سوءاستفاده کارفرما مانند عدم اجازه استفاده از مرخصی ها و یا تهدید به اخراج در صورت گرفتن مرخصی، نیاز دارد.  مرخصی‌های قانونی از نظر اداره کار به انواع زیر دسته بندی می شوند: 

1. مرخصی استحقاقی: به ازای یک سال کار، کارگر 26 روز مرخصی استحقاقی دارد، اگر میزان کار کمتر از یک سال باشد، این میزان به نسبت مدت کار تعیین می شود. مرخصی استحقاقی چندین زیرمجموعه مثل مرخصی مشاغل سخت، مرخصی حج تمتع و مرخصی های ساعتی هستند. 
2. مرخصی بدون حقوق: این نوع مرخصی، بر اساس توافق بین کارفرما و کارگر تعیین شده و نیاز به ثبت کتبی نیز دارد. 
3.  مرخصی استعلاجی: همان طور که از اسم آن مشخص است، مرخصی استعلاجی کارگران برای درمان بیماری و یا گذراندن دوران نقاهت استفاده می شود. این مرخصی قوانین خاص خود را دارد که توسط بیمه تامین اجتماعی تعیین شده است.  
4. مرخصی زایمان: برای حمایت از زنان شاغل، مرخصی 9 ماهه برای افرادی که مادر می شوند در نظر گرفته شده است. این مرخصی نیز با حقوق بوده و با تایید تامین اجتماعی جزو سابقه بیمه فرد حساب می شود. 

از سایر مرخصی هایی که در قانون مرخصی به آن پرداخته شده می توان به مرخصی ازدواج، مرخصی بین تعطیلی، مرخصی پاس شیر و مرخصی فوت اقوام اشاره کرد. 

تعریف کسر کار و اضافه کار پرسنل

قطعا برای شما نیز پیش آمده که به هر علت، نتوانسته اید در زمان مشخص شده در محل کار خود حضور پیدا کنید. در شرکت هایی که آیین نامه حضور و غیاب در قانون کار و شروع و پایان ساعت کاری کارمندان مشخص شده، کسر کار و اضافه کار یکی از موارد تاثیرگذار در میزان دریافتی هستند. در دستگاه های حضور و غیاب، قوانین مربوط تاخیر، تعجیل و اضافه کار تعریف شده و در آخر ماه توسط بهترین نرم افزار حضور غیاب بر روی حقوق دریافتی کارگر اعمال می شوند. 

در صورت عدم حضور به موقع کارگر و تاخیر و تعجیل در ورود و خروج، کارفرما می توان براساس قانون اداره کار، مبلغی را از حقوق و مزایای کارگر کسر کند. در مقابل، در صورتی که کارگر زمانی بیش از زمان تعریف شده در قانون کار، در محل کار باشد و یا به کارهای شرکت مشغول باشد، این زمان اضافه کاری محسوب شده و کارفرما موظف به پرداخت هزینه اضافی برای این ساعت ها است. در ادامه به بررسی هر کدام از تعاریف کسر کار، اضافه کار، تاخیر و تعجیل پرداخته و قوانین حضور  و غیاب در قانون کار در رابطه با آن ها را بررسی خواهیم کرد. 

مقالات مرتبط:  حضور و غیاب و حقوق و دستمزد 

کسر کار چیست؟ کسر کار در قانون اداره کار

کسر کار، به معنای کم شدن میزان حقوق دریافتی کارگر به دلایل مختلف است. به زبان دیگر، در صورتی که کارگر در ساعات موظف به حضور در محل کار بر طبق آیین نامه حضور و غیاب در قانون کار، بدون علت موجه غایب باشد، این کار موجب کاهش میزان ساعات کارکرد وی و نهایتا کاهش میزان حقوق دریافتی می شود. علل کسر کار می توان شامل: 

1. عدم حضور کارگر در ساعات اولیه و شروع کار بدون هماهنگی و دریافت مرخصی که به آن تاخیر گفته می شود. دیرآمدگی های نیز شامل تاخیر می شوند. 
2. خروج کارگر از محل کار قبل از به پایان رسیدن ساعت کاری بدون هماهنگی و دریافت مرخصی که به آن تعجیل گفته می شود. 
3. غایب بودن کارگر در طول ساعات کاری در قالب چند ساعت و یا چند روز بدون آن که مرخصی اعلام شده باشد. 

هر سه این عوامل منجر به کاهش ساعات کارکرد، به هم خوردن نظم شرکت و نهایتا کاهش حقوق دریافت خواهد شد. البته در بسیاری موارد، براساس آیین نامه درون سازمانی، مواردی مانند تاخیر و تعجیل شامل جریمه جداگانه نیز می شود. در صورتی که این جریمه، ریالی باشد، محاسبات آن در دستگاه ثبت حضور و غیاب کسرا وارد شده و نهایتا از حقوق و مزایای فرد کسر می گردد. 

جریمه کسر کار و غیبت در قانون اداره کار

از نظر آیین نامه حضور و غیاب کارگران، غیبت غیرموجه زمانی است که شخص کاملا به اراده و اختیار خود و بدون گرفتن مرخصی، در محل کار حاضر نشده باشد. در مواد حضور و غیاب در قانون کار برای پرسنلی که غیبت غیرموجه دارند، 4 نوبت تنبیه جداگانه در نظر گرفته شده است:

نوبت اول و دوم – عدم پرداخت حقوق و مزایای مدت غیبت و تعطیلی هفتگی به نسبت روزهای غیبت و اخطار کتبی به همراه درج در پرونده

نوبت سوم – عدم پرداخت حقوق و مزایای مدت غیبت به همراه توبیخ کتبی و حتی امکان اخراج 

نوبت چهارم – پیشنهاد اخراج به مدیریت 

بیشتر بخوانید: بیمه بیکاری چیست و شامل چه افرادی می شود؟

اضافه کار چیست؟ اضافه کار در قانون اداره کار

اضافه کار، همیشه یکی از چالش برانگیزترین موارد بین کارفرما و کارمندان است. یک فرد ممکن است به دلایل مختلف مانند زیاد بودن حجم کار، تمایل به دریافت حقوق بیشتر و یا شرایط شغلی، ساعاتی بیش از میزان تعیین شده در قانون اداره کار، در خدمت شرکت و کارفرما باشد. 

تعیین قوانین اضافه کار و محاسبات آن، به راحتی در سیستم های حضور و غیاب کسرا قابل انجام است. در واقع یکی از نقاط قوت دستگاه های حضور و غیاب، امکان انجام محاسبات اضافه کار به صورت دقیق و ارائه گزارش های کارکرد کارمندان برای اطمینان از صحیح بودن محاسبات است. در ادامه شما با قوانین اضافه کار و نوع محاسبات آن آشنا خواهیم کرد. 

اضافه کار به زبان ساده، کاری اضافه بر مسئولیت نیرو است که بر عهده آن گذاشته می شود. مدت زمانی که فرد به صورت بیشتر از ساعات کاری عادی در اختیار کارفرما و شرکت است (حتی اگر در روز تعطیل باشد) جزو ساعات کاری فرد بوده و اضافه کاری نامیده می شود. میزان اضافه کاری بر اساس حضور و غیاب در قانون کار و مازاد کارکرد فرد تعیین می شود. 

نحوه محاسبه اضافه کاری در قانون اداره کار

میزان اضافه کاری، براساس حضور و غیاب در قانون کار و روزهای کاری تامین اجتماعی، از طریق فرمول اضافه کار زیر محاسبه می شود. 

به زبان ساده، این جدول به ما می گوید، میزان حقوق یک ساعت اضافه کار برابر 40 درصد حقوق ساعتی فرد به علاوه حقوق یک ساعت کامل است. یعنی هر فرد به ازای یک ساعت اضافه کار 1.4 برابر بیش از مزد ساعتی خود حقوق دریافت می کند. مثلا اگر شما به ازای هر ساعت کار، 100 هزار تومان دریافت می کنید، به ازای هر ساعت اضافه کار، 140 هزار تومان دریافت خواهید کرد. 

میزان اضافه کاری در قانون اداره کار

بر طبق آیین نامه حضور و غیاب کارگران، میزان کار روزانه یک کارگر 7.33 ساعت معادل 44 ساعت هفتگی است. بنابراین هر میزان کار بیش از این ساعات اضافه کاری محسوب می شود. این میزان ساعت کار برای مشاغل سخت 6 ساعت در روز معادل 36 ساعت در هفته است. البته افراد با مشاغل سخت که ساعات کاری بین 22 تا 6 صبح دارند مجاز به انجام اضافه کاری به علت سختی کار نیستند.

یکی از موارد دیگری که در وزارت کار به آن اشاره شده است، تعطیلی کاری است. طبق قانون، برای کار در روزهای تعطیل نیز 40 درصد فوق العاده تعطیلی کاری به میزان اضافه کاری فرد دریافت می شود. در واقع میزان حقوق هر ساعت تعطیلی کاری 180 درصد حقوق ساعتی عادی فرد است. 

بیشتر بخوانید: صفر تا صد قانون ترک کار؛ آشنایی با قوانین ترک کار

آیین نامه تردد پرسنل در سازمان ها

علاوه بر قوانین کلی حضور و غیاب در قانون کار، هر شرکت می توان آیین نامه حضور و غیاب و تردد پرسنل خود را داشته باشد. این آیین نامه در چارچوب وزارت كار مشخص شده و شامل ساعات کاری، شیفت های کاری، نحوه محاسبه حقوق و اضافه کار، شرایط تاخیر و تعجیل و جریمه ها و تشویق های احتمالی تعین شده از سمت مدیریت منابع انسانی شرکت است.
آیین نامه تردد پرسنل در هنگام عقد قرارداد به مطالعه کارکنان سیده و جهت اطمینان امضا می شود. علت وجود این آیین نامه ها، شرایط خاص هر شرکت است که می تواند با شرکت های دیگر متفاوت باشد. برای مثال، برخی شرکت ها دارای ساعت کار شناور هستند. بدین معنا که ورود و خروج کارمند مهم نبوده و بلکه میزان ساعت کار وی اهمیت دارد. در شرکت های چند شیفتی، شرکت هایی که زیر نظر سازمان های دولتی هستند و شرکت هایی که با ارباب رجوع در رابطه هستند ، شرایط کاملا برعکس است. در این شرکت ها حضور به موقع پرسنل بسیار حائز اهمیت بوده و تاخیر می تواند منجر به نارضایتی های متعدد و برهم خوردن نظم سازمان شود.

آیین نامه تردد، بسته به شرایط شرکت ابتدا توسط منابع انسانی تنظیم شده و سپس به تایید مدیران می رسد. بعد از آن این آیین نامه جهت آگاهی پرسنل در اختیار آنها قرار می گیرد. گفتنی است مفاد آیین نامه باید هم در برگیرنده منافع سازمان و هم صلاح کارمندان باشد. اضافه کردن قوانینی که برخلاف مفاد آیین نامه وزارت کار هستند نیز حتی اگر به امضای کارمندان برسد ممنوع بوده و شامل جریمه برای آن سازمان می شود.

بیشتر بخوانید: چطور حضور و غیاب شرکت های چند شعبه ای را کنترل کنیم؟

چه مواردی در آیین نامه تردد کارکنان ذکر می شود؟

یک آیین نامه تردد برمبنای مفاد قوانین حضور و غیاب در قانون کار شامل موارد زیر است:

• انواع شیفت های تعریف شده در سازمان
• چارت سازمانی
• ساعات کاری روزانه، هفتگی و ماهانه شرکت
• میزان زمان استراحت نیروها
• انواع مرخصی ها و نحوه تایید آن ها
• زمان ورود و خروج
• تاخیرها و تعجیل ها
• نحوه محاسبه جریمه های مربوط به تردد
• انواع اضافه کارها و نحوه محاسبه
• شرایط ماموریت و فوق العاده ماموریت

بهترین شیوه حضور و غیاب افراد در سازمان ها

سازمان های مختلف، بسته به بودجه، صلاح دیدهای مدیریتی و تعداد کارمندان، روش های مختلفی برای ثبت حضور و غیاب پرسنل خود دارند. این روش ها ممکن است مکانیزه و یا دستی باشند:

روش های دستی ثبت حضور و غیاب

از معمول ترین و قدیمی ترین روش های حضور و غیاب در قانون کار، ثبت دستی ساعات ورود و خروج (به جای استفاده از برنامه ثبت و ورود و خروج پرسنل)، مرخصی ها و تعجیل و تاخیرها است. رایج ترین نوع این ثبت، دفاتر حضور و غیاب افراد در ادارات هستند. در این دفاتر کارمند نام و نام خانوادگی، ساعت ورود و خروج و مرخصی های خود را ثبت و امضا می کرد. در پایان ماه کاری، منابع انسانی این ساعات را ثبت و مبنای محاسبه حقوق و مزایای فرد قرار می دهد. 

عیب این روش، امکان تقلب افراد به آسانی و همچنین زمان گیر بودن محاسبات دریافتی ها به علت دستی بودن گزارش ها است. به همین دلیل بسیاری از شرکت ها تصمیم به ثبت کارکردها در اکسل کردند. البته این مورد نیز مشکلات خود را دارد، بزرگ ترین مشکل که در روش دفتری هم وجود داشت، امکان تقلب و عدم درج ساعت واقعی کارکرد فرد است. 

دستگاه حضور و غیاب افراد

یکی از جدیدترین و بهترین روش های حضور و غیاب، استفاده از دستگاه های حضور و غیاب کسرا است. این دستگاه ها قابلیت شناسایی افراد با استفاده از ویژگی های بیومتریک مانند اثرانگشت، چهره، خطوط کف دست و اسکن عنبیه چشم را دارند. قابلیت ثبت با نرم افزار تلفن همراه نیز در برخی مدل های دستگاه های حضور و غیاب وجود دارد.

مهم ترین برتری استفاده از دستگاه های حضور و غیاب، عدم امکان تقلب در سیستم است. شناسایی با ویژگی های بیومتریک، تقلب و ساعت زنی توسط فرد دیگر را غیرممکن می کند. بعلاوه این دستگاه ها از بهترین نرم افزارهای امنیتی استفاده می کنند که امکان جعل و دور زدن سیستم را به حداقل می رساند. 

دستگاه های حضور و غیاب کسرا به نرم افزار حضور غیاب حرفه ای کسرا متصل هستند. این نرم افزار، امکانات بی نظیری را در اختیار مدیران و منابع انسانی شرکت ها قرار می دهد. بخش های مختلف این نرم افزار و امکانات ارائه شده عبارت اند از:

1. تعریف اطلاعات اولیه و پایه: در این بخش شما اطلاعات مربوط به نوع شرکت، نوع استخدام پرسنل، انواع شیفت های کاری شرکت، سلسله مراتب کارمندی، اطلاعات کاری پرسنل، تقویم کاری، ساعات مجاز ورود و خروج و اضافه کاری ها را تعریف می کنید. 
2. ثبت محاسبات: در نرم افزار حضور و غیاب کسرا، قابلیت تعریف انواع اضافه کاری، قوانین کسر از حقوق و مرخصی،‌ماموریت ها و ترددها وجود دارد. 
3. گزارش گیری و دریافت خروجی: یکی از مزایای اصلی این نرم افزار، محاسبه حقوق و مزایا، اضافه کاری ها، تاخیرها و تعجیل ها، ماموریت ها و حتی مرخصی های باقی مانده است. امکان گزارش گیری از تمامی موارد و کارکرد پرسنل در بازه های هفتگی، ماهانه، سالانه و حتی روزانه نیز در نرم افزار کسرا وجود دارد. 

با استفاده از دستگاه ها و نرم افزار حضور و غیاب کسرا، امکان مدیریت زمان،‌ افزایش بهره وری کارمندان و شفافیت عبور و مرور در یک سازمان وجود دارد. این دستگاه ها با اتصال به اکسس کنترل ها، قابلیت کنترل تردد در مکان های امنیتی مانند اتاق سرور، صندوق های اصلی بانک ها، زندان ها و اتاق مدیر عامل را دارند. 

بیشتر بخوانید: شیفت شب یا شب کاری در قانون کار چیست؟

جمع بندی حضور و غیاب در قانون کار

حضور و غیاب،‌ یکی از ارکان اصلی هر مجموعه است. ثبت ورود و خروج و آیین نامه حضور غیاب کارگران، به شرکت ها در برقراری نظم و انضباط کاری، امکان محاسبه صحیح حقوق و مزایای افراد کمک می کند. حضور و غیاب در قانون کار با هدف جلوگیری از بهره کشی از کارگر توسط کارفرما و اطمینان از وجود یک فضای عادلانه بین کارمند و کارفرما تعیین شده است. 

در این مطلب از مجله کسرا به بررسی قوانین وزارت کار برای حضور و غیاب پرداختیم و بهترین روش حضور و غیاب پرسنل را توضیح دادیم. درباره انواع مرخصی ها و نحوه محاسبه کسر کار نیز صحبت کرده و فرمول اضافه کاری را شرح دادیم.