راهنمای حضور و غیاب کسرا

روش تعریف تعطیلات رسمی و شرکتی در حضور و غیاب کسرا

برای آسانتر شدن محاسبات و برای اینکه با یک نگاه بتوان ترددها، مجوزها را مشاهده و ثبت کرد؛ بهتر است در نرم افزار حضور و غیاب تعطیلات رسمی و شرکتی را مشخص کنیم. تعریف تعطیلات رسمی و شرکتی در نرم افزار حضور و غیاب کسرا کار سختی نیست. کافیست بعد از مطالعه ی راهنمای نرم افزار حضور و غیاب کسرا، صفحه ی نرم افزار را باز کرده در منوی اصلی وارد اتوماسیون تردد شوید و سپس گزینه ی تعطیلات رسمی و شرکتی را انتخاب کنید.

همه شرکت ها و سازمان های خصوصی و دولتی علاوه بر تعطیلات رسمی که در تقویم درج شده است؛ تعطیلات غیر رسمی دارند که مربوط به مرکز خودشان هست یا تعطیلات استانی و غیر رسمی که از قبل مشخص نشده است.  از طریق این صفحه می توانید کل تعطیلات رسمی را در ابتدای سال در نرم افزار حضور و غیاب ایجاد کنید و پس از آن تعطیلات شرکتی یا غیر رسمی که ممکن است بعدا مشخص شود را به آن اضافه کنید.

راهنمای حضور و غیاب کسرا برای ایجاد و اضافه کردن تعطیلات رسمی و شرکتی

در مرحله ی اول همانطور که در بالا گفته شد از طریق اتوماسیون تردد نرم افزار حضور و غیاب وارد گزینه ی تعطیلات رسمی و شرکتی می شویم؛ سپس دکمه ی ایجاد را انتخاب می کنیم. اگر تعطیل رسمی کشوری است دکمه ی تعطیل رسمی را انتخاب کرده اما اگر تعطیلی مختص  شرکت شماست؛ گزینه ی شرکتی را انتخاب می کنیم. در مرحله بعد باید در قسمتی که مربوط به تاریخ است؛ تاریخ تعطیلی را مشخص شود.

نکته: نیازی نیست که در ابتدای هر سال لزوما همه ی تعطیلات رسمی را در صفحه ایجاد کنید؛ بلکه در هر زمانی که تمایل داشتید؛ می توانید وارد صفحه ی تعطیلات شوید و  آن را تعریف کنید.

روش تعریف تلورانس در حضور و غیاب کسرا

تصور کنید در یک روز سرد زمستانی سر ساعت ۸:۰۰ صبح یکی از کارمندان شما در محل دستگاه حضور و غیاب حاضر شده است؛ اما با چند بار تلاش موفق به ثبت حضور خود نمی شود؛ در این فاصله مسئول مربوطه سعی در بررسی و رفع خطا دارد و کارمند شما منتظر است تا ورود خود را ثبت و در محل کارش حضور پیدا کند. در این فاصله سیستم برای وی کسر حضور می زند و به این ترتیب در محاسبه آخر ماه مبلغی به دلیل کسر حضور از حقوق وی کم می شود؛ بدون اینکه دخالتی در این موضوع داشته باشد.

شما چه راه حلی برای این موضوع سراغ دارید که تا حد امکان پرسنل به حق و حقوق خود برسند و  بتوانید ضریب خطای محاسبات را به کمترین حد خود برسانید. تلورانس راهکاری است که در این مواقع کاربرد زیادی دارد. زمانی که تلورانس را در سیستم حضور و غیاب خود تعریف کنید می توانید زمان مشخصی را برای احتمال بروز این خطاها در نظر بگیرید. در سیستم حضور غیاب کسرا علاوه بر اینکه امکان تعریف این صفحه را دارید می توانید آن را برای گروه واحد یا حتی افراد خاصی تعریف کنید. به عنوان مثال یک سازمان یا شرکتی که چندین واحد دارد می تواند این امتیاز را تنها برای مدیران میانی خود قرار دهد یا برای کارمندان واحد یا بخش خاصی آن را تعریف کند.

روش تعریف تلورانس روی شیفت ها

پس از تعریف ساختارها و شیفت‌های کاری مورد نظر و نسبت دادن به گروه‌های شیفتی مختلف ممکن است شما بخواهید تلورانس روی شیفت‌ها و ساختارها قرار دهید. تعریف تلورانس به این صورت است که  اگر فرد یک ربع تلورانس ورود داشت و شیفت کاری‌اش از ساعت ۷ صبح شروع شد؛ مجاز است از ساعت ۷ صبح تا ۷:۱۵ اثر انگشت خود را ثبت کند. در این صورت هیچ کسر حضوری برای وی ثبت نمی شود. اما در صورتی که در ساعت ۷:۱۶ دقیقه فرد انگشت ورود خود را ثبت کند؛ ۱۶ دقیقه کسر حضور پیدا می کند.

جهت تعریف تلورانس از منوی اصلی وارد گزینه ی اتوماسیون تردد شوید. سپس گزینه ی مدیریت برنامه کاری و بعد گزینه‌ی تعریف فلورانس را انتخاب کنید. برای تعریف تلورانس بر روی ساختار جدید کافی است دکمه‌ی ایجاد را روی صفحه کلیک کنید و مشخص نمایید که در چه بازه‌ی زمانی تلورانس مورد نظر اعمال شود. توجه داشته باشید که نیازی به تکمیل قسمت‌های روز قبل و روز بعد نیست.