اهمیت دستگاه حضور و غیاب برای سازمان ها

اگر مدیر شرکت هستید، از اهمیت انواع دستگاه های ساعت زنی و ساعت حضور و غیاب برای سازمان ها آگاهی دارید. ساعت های حضور و غیاب با ثبت زمان، امکان نظارت برای مدیران را فراهم می نمایند. همچنین این دستگاه ها به کارمندان تضمین پرداخت دقیق حقوق را می دهند.

با دستگاه های حضور و غیاب زمان کار شامل ساعت شروع و پایان کار، تایم استراحت و غذا، مرخصی و اضافه کاری ها محاسبه می گردد. با این ساعت ها مدیریت دقیق داده های زمان حضور و غیاب هر کارمند امکان پذیر می شود. بدون دستگاه های حضور و غیاب و استفاده از سیستم های سنتی، بهره وری سیستم کاهش می یابد. کارمندانی که هر روز باید ساعات کاری خود را ثبت کنند، دیگر مجالی برای فکر کردن راجع به راه های سودآوری مجموعه نخواهند داشت. همچنین زمانبر بودن و نداشتن دقت کافی هنگام محاسبه حقوق نارضایتی پرسنل را به همراه دارد. البته نمی توان از احتمال بروز خطا و ثبت زمان های کاذب در سیستم های قدیمی چشم پوشی کرد.

مزایای دستگاه حضور و غیاب

ساده سازی محاسبه حقوق و دستمزد

یکی از مهم ترین درگیری های ذهنی کارفرماها، پیگیری و جمع بندی زمان حضور کارمندان برای پرداخت حقوق و مزایا و دستمزد و حضور و غیاب است. با ساعت حضور و غیاب دیگر نیاز به صرف زمان برای این موضوع نیست. کافیست آخر هر ماه یک گزارش ماهیانه از دستگاه بگیرید.

افزایش رضایت کارکنان با دستگاه های حضور و غیاب

استفاده از این دستگاه ها برای همه اعضای شرکت آسان است. کارمندان به سیستم کارآمد با محاسبات نادرست انسانی کمتر اطمینان خواهند داشت.

افزایش برابری بین پرسنل

یکی از عوامل نارضایتی کارمندان نبودن قانون یکسان برای همه است. اگر قوانین برای یک عده خاص باشد و برخی بتوانند به آسانی و با تقلب از زیر آن شانه خالی کنند سبب بروز مشکلات روحی بین کارمندان می شود. با ساعت حضور و غیاب نظارت بر زمان ورود و خروج برای افراد مختلف یکسان می شود.

افزایش بهره وری با دستگاه های حضور و غیاب

روش های سوء استفاده با دستگاه حضور و غیاب کاهش می یابد، کارمندان دیگر نمی توانند داده های نادرست را ثبت کنند. در نتیجه به طور غیر مستقیم بهره وری در سیستم افزایش می یابد.

تفسیر آسان وتصمیم گیری راحت

گزارش هایی که می توان از دستگاه های حضور و غیاب دریافت نمود، به آسانی قابل فهم هستند.

تصمیم گیری به موقع با دستگاه های حضور و غیاب

با دسترسی مناسب به کارتابل در نرم افزار حضور غیاب، کارمندان بی دردسر در خواست مرخصی، ماموریت و اضافه کاری را در سیستم ثبت می نمایند. مدیران در زمان مناسب از درخواست های پرسنل مطلع شده و برای قبول یا رد آن تصمیم می گیرند.

دستگاه حضور و غیاب بیومتریک

منظور از خصوصیات بیومتریک ویژگی های غیرقابل تغییر و منحصر به فرد است. متدوال ترین راه های شناسایی بیومتریک از طریق صورت، اثر انگشت، دست، شبکیه، عنبیه، صدا و DNAهستند. 

صورت: با این تکنیک شخص از طریق ویژگی و الگوی صورت مورد شناسایی قرار می گیرد.

اثر انگشت: همان طور که می دانید اثر انگشت هر شخص با دیگری متفاوت و منحصر به فرد است. میزان دقت اسکن چاپ انگشت یا اسکنر اثر انگشت بالا بوده و استفاده از این فناوری منجر به تولید این دستگاه های ارزان شده است.

هندسه دست: در این روش با اندازه گیری طول انگشتان، شکل دست و هندسه کف دست شناسایی انجام می شود.

شبکیه چشم: در این حالت شبکیه فیزیولوژیکی رگ های خونی در قسمت عقب چشم برای مطابقت با شبکیه فرد مورد بررسی قرار می گیرد. در این روش از پرتوی کم فرکانس برای اسکن شبکیه و عنبیه چشم استفاده می شود.

صدا: از تشخیص صدا هم می توان برای تایید استفاده کرد. البته علاوه تقلید صدا، در هر شخص امکان تغییر فرکانس به دلیل سرما و یا تب وجود دارد. پس این تکنیک به اندازه کافی قابل اطمینان نیست.

DNA: استفاده از دی ان ای برای تشخیص افراد روشی بسیار گران ولی با دقتی بالا است.

اگر به اهمیت دستگاه حضور و غیاب برای سازمان ها پی بردید. به دنبال بهترین دستگاه حضور و غیاب ارزان هستید، مشاوران کسرا در کنار شما هستند.

تاریخچه پیدایش دستگاه حضور غیاب و دستگاه ساعت زنی

در گذشته برای هر یک از کارکنان، کارت مخصوصی تهیه شده بود که حضور و غیاب وی بر اساس آن کارت صورت می گرفت. به گونه ای که به صورت روزانه ورود و خروج وی در آن ثبت می شد. تا این که اولین نمونه از بهترین دستگاه کنترل تردد در سال 1888 توسط فردی به نام ویلارد باندی تولید شد. او یک جواهر فروشی در نیویورک داشت. باندی برای هر یک از کارکنان جواهر فروشی خود یک نوار کاغذی به شکل کلید در نظر گرفته بود که بر روی آن کد پرسنلی هر یک از آن ها ثبت شده بود و با وارد کردن آن کلید درساعت، زمان دقیق ورود و خروج پرسنل بر روی کاغذ چاپ و از دستگاه خارج می گردید. این دستگاه برای محیط های کوچک و تعداد کارکنان کم جوابگو بود. اما برای محیط های بزرگ و تعداد پرسنل بیشتر نیاز به دستگاه پیشرفته تری بود.

به دنبال برآورده کردن این نیاز در همین سال دکتری به نام الکساندر دی دستگاه پیشرفته تری اختراع کرد که در آن ثبت ساعت ورود و خروج کارگران از طریق بازوهای متحرک تعبیه شده روی دستگاه و با انتخاب شماره از بین سه یا چهار دسته اعداد 0 تا 9 موجود روی دستگاه انجام می گرفت. در دستگاه اختراعی دکتر دی شماره گیر بزرگی وجود داشت که هر شماره مختص یکی از پرسنل بود. کارکنان پس از ورود ابتدا شماره گیر را می چرخاندند تا به عدد خود برسند و سپس با فشار دادن دستگاه ساعت ورود و خروج خود را چاپ شده بر روی یک کاغذ تحویل می گرفتند.

روند به روز کردن و پیشرفته کردن دستگاه همچنان ادامه داشت تا این که حدود شش سال پس از آن در سال 1894 دنیل ام کوپر دستگاه حضور و غیاب کارتی را اختراع نمود که به ساعت روچستر معروف بود. این دستگاه نسبت به دو دستگاه قبلی هم کارکرد ساده تری داشت و هم روند کار سریع تر صورت می گرفت. این دستگاه در زمان خود یک انقلاب بزرگ به حساب می آمد و دستاورد مهمی بود. پروسه تولید دستگاه کنترل تردد برای مدیریت با سیستم حضور و غیاب با قابلیت های جدید و تکنولوژی پیشرفته تر، همچنان ادامه داشت تا این که در سال 1938 میلادی اولین دستگاه اتوماتیک حضور و غیاب اختراع شد.

در این دستگاه چاپ روز و زمان کار کارکنان در یک خط افقی انجام می شد و حتی محاسبه زمان بر حسب دقیقه بود. این دلیلی بر دقیق تر بودن دستگاه بود. با پیشرفت تکنولوژی و دیجیتالی شدن دستگاه ها کم کم کارت های کاغذی و مقوایی جای خود را به کارت های دائمی و دستگاه های دیجیتالی دادند که کارکرد آن ها از طریق بارکد و مغناطیس و پروکسی یا مایفر بود. امروزه با اختراع دستگاه های بیومتریک، ثبت اطلاعات مربوط به دستگاه حضور و غیاب افراد از طریق اسکن اثر انگشت، صدا، چشم و چهره افراد و … صورت می پذیرد. امروزه شرکت های و برندهای مختلفی مثل سوپریما و ویردی اقدام به ساخت سخت افزارهای تردد می کنند.