مدیریت آسان حضور کارکنان سازمان با سیستم مرخصی کارمندان

در محیط های کاری پر تکاپوی امروزی ، مدیریت مناسب رفت وآمد پرسنل مولفه ای ضروری در ارتقای بهره وری ، حفظ روال منظم فعالیت ها و افزایش روحیه و انگیزه پرسنل به شمار می آید . با این حال ، شیوه های قدیمی مدیریت حضور و غیاب مانند رجیستر های دستی و پانچ کارت ، فرآیند پیگیری و ثبت تردد را ملال آور، پر خطا و زمان بر نموده اند .

با مدرنیزه شدن سازمان ها ، روش های هوشمندانه تر جهت مدیریت مرخصی حضور و غیاب پرسنل جایگزین روش های سنتی شدند . یکی از این روش ها ، استفاده از سیستم های مرخصی کارمندان (LMS)  است که ابزاری محبوب در تسهیل مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی می باشد. در این نوشتار ، با ساز و کار سیستم مرخصی کارمندان در مدیریت آسان تردد پرسنل آشنا خواهیم شد. تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

 معرفی سیستم های مدیریت مرخصی کارمندان

 سیستم مدیریت مرخصی ، راهکاری دیجیتالی است که به سازمان ها امکان پیگیری و مدیریت موثر حضور و غیاب و درخواست مرخصی پرسنل را می دهد . سیستم مدیریت مرخصی چند کارکرد تخصصی را در قالب یک نرم افزار ارائه می دهد ؛ کارکرد هایی نظیر پیگیری وضعیت حضور و غیاب پرسنل ، ثبت درخواست های مرخصی ، روند و اعلام نتیجه تایید یا رد درخواست مرخصی ، محاسبه تعداد و توازن مرخصی ها و گزارشگری . این سیستم ها به گونه ای طراحی شده اند که کاربری آسانی هم برای  دپارتمان منابع انسانی و هم پرسنل دارند و پلتفرمی متمرکز برای رهگیری ، پردازش و کنترل تردد محسوب می شوند .

پرسنل می توانند از طریق سیستم  مدیریت مرخصی ، درخواست مرخصی خود را به آسانی ثبت نموده ، تعداد مرخصی های مجاز خود را مشاهده کرده و سیاست های سازمان در قبال مرخصی را مطالعه کنند . از سوی دیگر ، مدیران می توانند درخواست مرخصی را بررسی کرده ، رکورد های حضور و غیاب پرسنل را مشاهده  نموده و اطمینان یابند که در هر شرایطی پرسنل به تعداد کافی در محیط کار  حضور دارد . این سیستم ها با خودکار سازی پردازش های مربوط به ثبت و تایید یا رد درخواست مرخصی ، از بخشی از وظایف اجرایی مسئولان دپارتمان منابع انسانی می کاهند و  فعالیتشان همواره در چارچوب سیاست های سازمانی و قوانین اداره کار می باشد .

بخش های اصلی سیستم مرخصی کارمندان

یک سیستم مدیریت مرخصی کارامد ، معمولا دربردارنده مولفه های زیر می باشد :

 پیشخوان کارمند : کارکنان می توانند از طریق این پرتال ها درخواست مرخصی خود را ثبت نمایند ؛ تعداد مرخصی های مجاز را بررسی کرده و بدون نیاز به تعامل مستقیم با پرسنل منابع انسانی ، از وضعیت تایید یا رد درخواست مرخصی خود اطلاع یابند . این پرتال ها موجب افزایش شفافیت شده و به پرسنل امکان مدیریت برنامه های مرخصی خود را می دهند .

روند تایید خودکار مرخصی : سیستم مرخصی کارمندان دارای قابلیت پردازش مستقیم درخواست های مرخصی می باشد . این سیستم ها ثبت درخواست مرخصی از سوی پرسنل را به اطلاع مدیران رسانده و به آن ها امکان موافقت یا مخالفت با درخواست های مطرح شده را صرفا با یک کلیک ساده می دهند . این روند مستقیم به شکل گیری ارتباطات موثر کمک کرده و از هرگونه تاخیر در فرایند های تصمیم گیری جلوگیری می کند .

 پیگیری لحظه ای وضعیت حضور و غیاب : بسیاری از سیستم های مرخصی کارمندان ، جهت ارائه داده های لحظه ای حضور و غیاب با سیستم های بیومتریک یا اپلیکیشن موبایل یکپارچه و هماهنگ می شوند . این قابلیت به پرسنل منابع انسانی و تیم های مدیریتی امکان نظارت بر وضعیت حضور و غیاب کارکنان را به طور لحظه ای می‌ دهد .

مدیریت تعداد مرخصی ها : سیستم های مرخصی کارمندان به طور خودکار تعداد مرخصی های مجاز و باقی مانده را پس از هر بار تایید مرخصی پرسنل محاسبه می کنند . این قابلیتی ارزشمند برای سازمان هایی محسوب می شود که مرخصی های مختلفی را برای پرسنل خود در نظر گرفته اند ؛ از جمله مرخصی های سالیانه ، مرخصی استعلاجی و مرخصی اضطراری . شایان ذکر است که هر کدام از این  مرخصی ها سیاست های سازمانی خاص خود را دارند .

گزارشگری و تحلیل : سیستم های مدیریت مرخصی ، گزارشات و تحلیل  های جامع و دقیقی از وضعیت حضور و غیاب  کارکنان ، غیبت های مکرر و از کار گریزی و الگو های مرخصی ارائه می دهند . مدیران با بررسی این گزارشات ، به مسائل و مشکلات پرسنلی پی برده ، میزان افت بهره وری ناشی از غیبت های مکرر را محاسبه نموده و راهبرد هایی جهت بهینه سازی استفاده از نیروی کار اتخاذ می کنند .

 مزیت های استفاده از سیستم مرخصی کارمندان در مدیریت حضور و غیاب

استفاده از سیستم های مدیریت مرخصی کارمندان در سازمان ها مزیت های گوناگونی به همراه دارد که در ادامه به سه مورد از آن ها خواهیم پرداخت .

کاهش خطا : روش های دستی مدیریت تردد پرسنل مستعد خطا و دستکاری بودند که در نهایت منجر به محاسبات اشتباه در پرداخت حقوق و دستمزد و منازعات حقوقی متعدد می شدند . در سیستم های مرخصی کارمندان ، محاسبه تعداد مرخصی ها و ثبت رکورد های حضور و غیاب به طور خودکار انجام می شود که از این طریق ، احتمال خطای انسانی به حداقل رسیده و داده ها از دقت و اعتبار بالایی برخوردار می باشند .

برنامه ریزی بهتر و افزایش بهره وری : سازمان ها می توانند با شناسایی روند های حضور و غیاب پرسنل ، برنامه ریزی و تصمیم گیری بهتری در مورد نیروی کار خود داشته باشند . تحلیل های ارائه شده توسط این سیستم ها ، الگو های متعددی را نشان می دهد ؛ از جمله دوره های زمانی که طی آن ها غیبت به  بالاترین میزان خود می رسد یا تعیین دپارتمان هایی که شاهد بیشترین تعداد غیبت و مرخصی هستند . این تحلیل ها ، به مدیران امکان تصمیم گیری های آگاهانه پیرامون الزامات پرسنلی را می دهد . سازمان ها با تطبیق منابع با نیازهای حقیقی ، منجر به بهینه سازی بهره وری می شوند .

افزایش رضایت پرسنلی :  پرسنل از سیستم های مرخصی کارامد که فرایند های ثبت مرخصی و نیز پیگیری وضعیت حضور و غیاب آن ها را شفاف و قابل دسترسی می کند، بهره می برند. پرسنل با آگاهی از تعداد مرخصی های باقی مانده و روشن شدن سریع وضعیت تایید یا رد درخواست های خود و نیز آگاهی از سیاست های سازمانی ، دچار سوء تفاهم یا سردرگمی نشده و رضایت خاطری بیشتری خواهند داشت .

شرکت مهندسی کسرا

سیستم مدیریت مرخصی کارکنان کسرا یکی از بهترین و کارآمدترین راهکارها برای سازمان‌هایی است که به دنبال بهینه‌سازی فرآیندهای مدیریت حضور و غیاب و مرخصی پرسنل خود هستند. این سیستم با استفاده از فناوری‌های روز دنیا و طراحی کاربرپسند، به پرسنل این امکان را می‌دهد تا درخواست‌های مرخصی خود را به‌صورت آنلاین ثبت کنند و مدیران نیز به‌سادگی بتوانند این درخواست‌ها را بررسی و تایید نمایند. همچنین، گزارش‌های تحلیلی دقیق از وضعیت مرخصی‌ها و حضور کارکنان ارائه می‌دهد که به بهبود برنامه‌ریزی منابع انسانی کمک می‌کند.

علاوه بر این، نرم افزار حضور غیاب آنلاین به‌صورت یکپارچه با سیستم مدیریت مرخصی کارکنان عمل کرده و اطلاعات حضور پرسنل را به‌طور دقیق ثبت می‌کند. این یکپارچگی باعث می‌شود تا مدیریت بهینه‌تر و دقیق‌تری بر تردد و مرخصی‌ها داشته باشید و از هدررفت زمان و منابع جلوگیری شود. اگر به دنبال راهکاری جامع برای مدیریت منابع انسانی هستید، سیستم‌های شرکت مهندسی کسرا بهترین انتخاب برای شما خواهند بود.

برای دریافت اطلاعات بیشتر و مشاوره، با کارشناسان ما در کسرا در ارتباط باشید.