نحوه مدیریت تردد نیروی انسانی در اداره های بزرگ کشور

مقدمه

در محیط های کاری پویا و امروزی ، مدیریت تردد نیروی انسانی در ادارات بزرگ به فرایندی پیچیده ، همراه با استفاده از فناوری و راهبرد تبدیل شده است . دیگر روز های استفاده از پانچ کارت یا ثبت حضوری در دفاتر حضور و غیاب به سر آمده است . در عوض ، سازمان ها به راهکار های نوین و فناوری محور جهت ارتقای بهره وری ، دقت و شفافیت در مدیریت سرمایه انسانی خود روی آورده اند . در این فرصت ، نحوه مدیریت تردد منابع انسانی در اداره های بزرگ را با یکدیگر بررسی خواهیم کرد . با ما همراه شوید .

تکامل سیستم های مدیریت رفت و آمد

سابقا ، مدیریت حضور و غیاب حول فرایند های دستی و ساده می گذشت ؛ نظیر ثبت  زمان ورود و خروج در دفتر ، دستگاه های ساعت زنی ساده و بعد ها سیستم های دیجیتالی با امکانات محدود . با آن که این شیوه ها پاسخگوی نیاز های ادارات‌  کوچک بودند ، اما روش هایی نا کارامد در سازمان های بزرگ و پیچیده محسوب می شدند . سیستم های ابتدایی و دستی ، علاوه بر بی دقتی  و خطا های گاه و بیگاه ، مستعد دستکاری و اعمال غیر مجاز مانند بادی پانچینگ یا همان ثبت حضور فرد غایب توسط حاضرین بودند .

با گسترش و مدرنیزه شدن کسب و کار ها و نیاز مبرم به بهره وری بالا ، سیستم های کنترل تردد  خودکار روی کار آمدند. این سیستم ها علاوه بر دارا بودن قابلیت های اساسی نظیر ثبت زمان و گزارشگری ، بسیاری از معایب روش های دستی را نیز بر طرف نمودند . با گذر زمان و پیشرفت فناوری ، بر قابلیت های سیستم های مدیریت حضور و غیاب افزوده شد و فرایندی آسان و داده محور ، با امکان یکپارچگی با سایر چارچوب های مدیریت منابع انسانی پدید آمد .

 شیوه های کنونی کنترل مدیریت حضور و غیاب در اداره های بزرگ

امروزه در ادارات بزرگ ، مدیریت تردد منابع انسانی با استفاده از انواع سیستم ها و فناوری ها صورت می گیرد که هر کدام از این راهکار ها متناسب با نیاز های سازمانی و ملاحظات فرهنگی می باشند . در ادامه ، برخی از رایج ترین شیوه های مورد استفاده را معرفی خواهیم  کرد .

سیستم های بیومتریک

سیستم های بیومتریک از قبیل اسکنر های اثر انگشت ، تشخیص چهره و اسکن عنبیه ، جزو ملزومات ادارات بزرگ محسوب می شوند . این نرم افزار حضور و غیاب آنلاین از دقت بسیار بالایی برخوردار بوده و از اقدامات غیر مجاز مانند ثبت حضور افراد به جای یکدیگر جلوگیری می کند . به عنوان مثال ، در دفاتر دولتی بزرگ یا شرکت های اصلی ، پرسنل موظف اند به هنگام ورود و خروج ، اثر انگشت خود را ثبت کرده یا چهره خود را مقابل اسکنر های تعبیه شده قرار دهند.

با این که سیستم های بیومتریک کاربرد گسترده ای در کشوری مانند ایران که کارآمدی حرف اول را می زند ، دارند ، در سایر نقاط جهان نیز مورد استفاده قرار می گیرند ؛ از جمله در بخش هایی نظیر بانکداری ،‌آموزش و بهداشت و درمان . با این همه ، نگرانی هایی که بعضا در مورد حفاظت از داده های شخصی وجود دارد و نیز مقاومت های فرهنگی ، استفاده از این راهکار را با احتیاط همراه کرده است .

کارت های رادیو شناسه

کارت های رادیو شناسه یکی دیگر از راهکار های پرطرفدار مدیریت تردد در اداره های بزرگ است . در این راهکار ، پرسنل از کارت های مخصوص به هنگام ورود و خروج  خود در محیط کار استفاده می کنند و داده ها به طور خودکار در یک سیستم مرکزی ثبت می شوند . این روش به طور خاص مناسب دفاتر بزرگ با نقاط دسترسی متعدد می باشد .

در برخی کشورها ، این سیستم ها با سیستم های کنترل دسترسی یکپارچه شده و این اطمینان را می دهد که پرسنل بر اساس نقش و مجوز خود ، صرفا به برخی از اماکن دسترسی دارند . این کارکرد دوگانه ،  هم موجب ارتقای مدیریت حضور و غیاب می شود و هم ایمنی محیط کار را افزایش می دهد .

 اپلیکیشن های حضور و غیاب

برای پرسنل دور کار ، استفاده از اپلیکیشن مخصوص حضور و غیاب بهترین گزینه برای ثبت زمان شروع و پایان کار می باشد . این برنامه های کاربردی که مجهز به جی پی اس نیز می باشند ، به پرسنل امکان ثبت وضغیت حضور خود را از طرق مختلف از جمله  کیو آر کد می دهند .

به عنوان مثال ، نمایندگان فروش در ایران می توانند از این اپلیکیشن ها جهت ثبت زمان کاری خود به هنگام ملاقات با مشتریان استفاده نمایند . در سازمان های سایر کشور های جهان نیز از این اپلیکیشن ها جهت رهگیری پرسنل در ماموریت ، نیروی فریلنس و تیم های دور کار استفاده می شود . حتی برخی از اپلیکیشن های پیشرفته ، از قابلیت های ژئوفنسینگ نیز برخوردارند ؛ قابلیتی که این اطمینان را می دهد که پرسنل حضور خود را صرفا در موقعیت مکانی تعیین شده ثبت می نماید  .

سیستم های حضور و غیاب ابری

پلتفرم های کنترل تردد کلود یا ابری امکان دسترسی به داده های لحظه ای و کنترل مرکزی را فراهم نموده و بدین شکل ، انقلابی در زمینه مدیریت تردد ایجاد کرده اند . این سیستم ها به طور خاص مناسب سازمان هایی هستند که چندین دفتر یا شعبه دارند ؛ چرا که به تیم های مدیریت منابع انسانی ، امکان نظارت بر داده های حضور و غیاب را توسط یک داشبورد واحد می دهند .

شرکت های بزرگ در کشور هایی مانند آمریکا و آلمان ،  اغلب از سیستم های کنترل تردد یکپارچه با نرم افزار های مدیریت عملکرد و حقوق و دستمزد استفاده می کنند و به این صورت ، فعالیت های مدیریتی منابع انسانی به آسانی انجام می شود . در ایران و به ویژه در صنایع تکنولوژی محور ، به کار گیری این سیستم ها با استقبال رو به افزایشی مواجه شده است .

راهکار های مدیریت تردد مبتنی بر هوش مصنوعی

هوش مصنوعی یا به اختصار AI  ، قاعده بازی را در مدیریت تردد پرسنل تغییر داد . سیستم های مبتنی بر هوش مصنوعی ، الگو های ورود و خروج را تجزیه و تحلیل می کنند ؛ موارد غیر معمول نظیر غیبت های مکرر و بیش از حد را شناسایی و بینش هایی قابل اجرا در اختیار مدیران منابع انسانی قرار می دهند .

به عنوان مثال ، یک سیستم کنترل تردد بر پایه هوش مصنوعی ، می تواند پرسنلی را که همواره  با تاخیر در محیط کار خود حاضر می شوند ، شناسایی نموده و هشدار هایی را به مدیریت جهت پیگیری این امر ارسال کند . با آن که هنوز بسیاری از کشور ها با این فناوری بیگانه اند ، اما نمی توان ظرفیت بالای آن را برای ارتقای بهره وری و رضایت پرسنل نا دیده گرفت .

نتیجه گیری

با توجه به تحولاتی که در سیستم‌های مدیریت تردد نیروی انسانی رخ داده است، استفاده از فناوری‌های نوین مانند سیستم‌های بیومتریک، کارت‌های رادیوشناسه، اپلیکیشن‌های هوشمند و راهکارهای ابری، دیگر یک گزینه نیست؛ بلکه یک ضرورت برای سازمان‌های بزرگ و مدرن محسوب می‌شود. مدیریت تردد مبتنی بر هوش مصنوعی نیز افق‌های جدیدی را برای افزایش بهره‌وری، کاهش خطاها و بهینه‌سازی فرآیندهای منابع انسانی گشوده است.

اگر به دنبال سیستمی هوشمند، یکپارچه و امن برای مدیریت تردد نیروی انسانی در سازمان خود هستید، شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه با ارائه راهکارهای پیشرفته، پاسخگوی نیازهای شما خواهد بود. ما با ترکیب فناوری‌های نوین و تخصص مهندسی، بستری را فراهم کرده‌ایم که به شما کمک می‌کند داده‌های حضور و غیاب را در لحظه تحلیل کنید، روندهای سازمانی را بهینه سازید و از تصمیم‌گیری‌های داده‌محور بهره‌مند شوید.

همین امروز با ما تماس بگیرید تا آینده مدیریت منابع انسانی سازمان خود را متحول کنید!

بخش تولید محتوا کسرا

تیم تولید محتوای کسرا با تخصص در حوزه نرم‌افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد، محتوایی دقیق و به‌روز برای کسب‌وکارها ارائه می‌دهد. کارشناسان ما با تجربه در فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی، نیازهای کاربران را تحلیل کرده و راهکارهای عملی و قابل اعتماد تهیه می‌کنند. هدف ما ارائه محتوایی ارزشمند برای افزایش دانش و بهبود تصمیم‌گیری شماست.