غیبت افراد در کسب و کار شما چگونه کنترل می شود ؟

تعادل میان ارتقای بهره وری و رضایت پرسنل

در میدان رقابت کسب و کار ها ، تعادل ظریفی میان ارتقای بهره وری و در عین حال ، حفظ رضایت پرسنل وجود دارد . یکی از جنبه های اساسی این تعادل ، مدیریت مناسب و مؤثر غیبت افراد در کسب و کار می باشد . غیبت کارکنان به هر دلیلی که باشد ، از بیماری  گرفته تا مسائل و مشکلات شخصی و خانوادگی و سایر دلایل ، تبعات ناخوشایندی بر فعالیت های سازمانی داشته و در نهایت به اختلال ، افزایش هزینه ها و کاهش انگیزه سایر پرسنل می انجامد . در کسب و کار های مدرن ، بهترین راهکار موثر  در مدیریت غیبت افراد در کسب و کار ، استفاده از سیستم های کنترل تردد پرسنل پیشرفته می باشد .

مشکلات ناشی از غیبت افراد در کسب و کار

غیبت‌ افراد در کسب و کار تبعات مختلفی برای سازمان به همراه دارد . غیبت  های مکرر پرسنل ،  تمام امور سازمانی را ، از فعالیت های روزانه گرفته تا اهداف راهبردی بلند مدت ، تحت تاثیر قرار می دهد . در برخی موارد ، غیبت افراد در کسب و کار می تواند منجر به کمبود پرسنل در محیط کار گردد . در این شرایط ، پرسنل حاضر مجبور به انجام وظایف همکاران غایب خود شده و در اثر حجم کاری اضافی ، دچار فرسودگی می شوند . این امر به مرور زمان موجب افت شدید بهره وری ، کیفیت کار و مشارکت پرسنل می گردد .

شرکت ها برای مقابله با این مشکلات ، علاوه بر آن که غیبت افراد در کسب و کار را پیگیری و رصد می کنند ؛ علل زمینه ای آن را نیز بررسی می نمایند ؛ عللی از قبیل مشکلات سلامتی ، مسئولیت های خانوادگی یا حتی نارضایتی های شغلی . مدیریت موثر غیبت  ها مستلزم به کارگیری سیستم حضور و غیابی است که علاوه بر ثبت داده های غیبت افراد در کسب و کار ، داده ها و گزارشاتی روشنگر و قابل اجرا نیز در خصوص روند ها و الگو های فعلی ارائه می دهد . مدیران می توانند با تکیه بر این گزارشات ، اقدامات پیشگیرانه ای انجام دهند .

سیستم های کنترل تردد مدرن در تقابل با شیوه های سنتی مدیریت حضور و غیاب

سالیان سال کسب و کار های مختلف  از روش های سنتی و دستی مانند کارت پانچ ، برگه ثبت ورود و خروج و حتی تماس تلفنی جهت پیگیری وضعیت حضور و غیاب افراد خود استفاده می کردند . این روش ها علیرغم کارایی لازم ، محدودیت های بسیاری داشتند ؛ از جمله احتمال بالای بروز خطا و اشتباهات انسانی ، عدم ارائه تحلیل ، گزارشات و داده های در لحظه . در جهان امروزی که بایستی در کمترین زمان ممکن تصمیمات راهبردی اتخاذ نمود ، تکیه بر روش های قدیمی و ناکارامد نتیجه ای جز ناکارامدی و از دست رفتن فرصت ها نخواهد داشت .

به دنیای سیستم های کنترل تردد و نرم افزار حضور و غیاب آنلاین مدرن خوش آمدید . این سیستم ها از تکنولوژی های متعدد جهت ارائه داده های در لحظه و دقیق بهره گرفته و قابلیت هایی دارند که مدیران را قادر می سازد تا معضل غیبت افراد در کسب و کار خود را به طور موثری مدیریت نمایند .

سیستم های کنترل تردد پیشرفته چطور عمل می کنند ؟

 سیستم های کنترل تردد پرسنل مدرن کاری فراتر از ثبت زمان ورود و خروج پرسنل انجام می دهند . در ادامه ، با نحوه کنترل غیبت افراد در کسب و کار توسط این سیستم ها آشنا خواهید شد  .

پیگیری و نظارت در لحظه

اصلی ترین قابلیت سیستم های حضور و غیاب پیشرفته ،  پیگیری وضعیت حضور و غیاب پرسنل به صورت لحظه ای می باشد . پرسنل با حداقل زحمت ، ورود و خروج خود را در سیستم ثبت می کنند ؛ خواه از طریق اسکنر های بیومتریک ، کارت های مخصوص و یا اپلیکیشن ردیابی پرسنل بدون دستگاه و فقط نصب شده در گوشی های هوشمندشان . از این طریق ، نه تنها تقلب و ثبت حضور افراد غایب توسط حاضرین عملا غیر ممکن می شود ؛ بلکه مدیران به گزارشات لحظه به لحظه در رابطه با افراد حاضر در محیط کار و نیز افراد غایب دسترسی خواهند داشت .

 تحلیل های پیش بینی کننده و روند غیبت ها

شاید یکی از قدرتمند ترین قابلیت های سیستم های کنترل تردد مدرن ، توانمندی آن ها در تجزیه و تحلیل روند ها و الگو های غیبت باشد . این سیستم ها با استفاده از داده های تاریخی و زمانی ، قادرند الگو های غیبت کارکنان مانند غیبت های مکرر در روز ها یا اوقات خاصی از سال را شناسایی کنند . صاحبان کسب و کار با شناسایی این الگو ها می توانند رویکرد های پیشگیرانه ای در قبال مدیریت غیبت افراد در کسب و کار اتخاذ کنند و معضلات بالقوه را پیش از بالفعل و تشدید شدن آن ها در بررسی و مرتفع کنند .

 یکپارچگی با سیستم های پرداخت حقوق

یک سیستم کارامد کنترل تردد صرفا به پیگیری وضعیت حضور و غیاب کارکنان محدود نمی شود ؛ بلکه به خوبی با سیستم های منابع انسانی ، بالاخص سیستم های پرداخت حقوق و دستمزد هماهنگ و یکپارچه می گردد . با انتقال داده های مربوط به غیبت پرسنل به سیستم پرداختی ، مدیران می توانند مطمئن شوند

که پرسنل صرفا و دقیقا  بر اساس ساعات خالصی که کار کرده اند ،  حقوق دریافت می کنند و مرخصی های استعلاجی ، تعطیلات و اضافه کاری ها همگی در محاسبه حقوق و دستمزد لحاظ شده اند . این هماهنگی و یکپارچگی احتمال خطا های پرداختی را به حداقل رسانده و علاوه بر صرفه جویی در زمان و هزینه ها ، موجب می شود تمام فرایند های محاسباتی حقوق و دستمزد به سهولت انجام گیرند .

مشارکت پرسنل و فرهنگی پاسخگویی

از جمله دیگر مزایای سیستم های کنترل تردد پرسنل پیشرفته ، قابلیت این سیستم ها در تقویت فرهنگ پاسخدهی است . پرسنل می توانند به سهولت رکورد های حضور و غیاب خود ، تعداد مرخصی ها و هرگونه تغییر پیش رو در برنامه های زمانی و کاری خود را مشاهده کنند . این شفافیت موجب می گردد تا پرسنل توجه بیشتری به وضعیت حضور و غیاب و حضور مستمر خود داشته باشند و زمانی که به آسانی به اطلاعات مربوط به حضور و غیاب خود دسترسی داشته باشند ؛ تمایل بیشتری به رعایت قوانین و سیاست های شرکت از خود نشان خواهند داد .

همچنین ، برخی از سیستم های حضور و غیاب دارای ویژگی هایی هستند که ارتباط مستقیم میان پرسنل و مدیران را میسر می کنند . به عنوان مثال ، چنانچه پرسنل قصد غیبت داشته باشند ، می توانند از طریق سیستم کنترل تردد ، مدیران را در جریان تصمیم خود قرار دهند و بدین ترتیب ، دیگر نیازی به برقراری تماس تلفنی و مکاتبات مرسوم نمی باشد . این ارتباط مستقیم موجب می گردد تا غیبت ها به موقع گزارش داده شوند و مدیران نیز بتوانند بر این اساس ، تغییرات لازم را در برنامه های کاری در صورت نیاز اعمال کنند .

نتیجه گیری

بخش تولید محتوا کسرا

تیم تولید محتوای کسرا با تخصص در حوزه نرم‌افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد، محتوایی دقیق و به‌روز برای کسب‌وکارها ارائه می‌دهد. کارشناسان ما با تجربه در فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی، نیازهای کاربران را تحلیل کرده و راهکارهای عملی و قابل اعتماد تهیه می‌کنند. هدف ما ارائه محتوایی ارزشمند برای افزایش دانش و بهبود تصمیم‌گیری شماست.