مقایسه نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین و آفلاین: کدام یک بهتر است؟

راهکاری برای افزایش بهره وری و کارآمدی

در اعتلای بهره وری، تقویت فرهنگ پاسخگویی و کارامدی در محیط کار، مؤسسات  آموزشی و رویدادهای مختلف، مدیریت تردد افراد نقش اساسی ایفا می کند. با گذر زمان، سازمان ها از سیستم های قدیمی و روش های کاغذی مدیریت حضور و غیاب به راهکارهای فناوری محور روی آورده اند.

این راهکارها را می توان در دو دسته کلی سیستم های حضور و غیاب آنلاین و آفلاین جای داد. این سیستم ها علیرغم وظیفه ای یکسان، تفاوت های چشمگیری به لحاظ کاربرد، دسترسی دارند. از این رو، برای انتخاب گزینه بهتر جهت استفاده در  یک محیط کاری با نیازهای مشخص، لازم است نقاط ضعف و قوت این سیستم ها را مورد تحلیل و بررسی قرار دهیم و این همان هدفی است که در این مقاله قصد داریم بدان بپردازیم. پس با ما همراه شوید.

شناخت سیستم حضور و غیاب آنلاین

سامانه حضور و غیاب آنلاین با بهره مندی از فناوری کلود یا ابری، امکان ذخیره سازی، دسترسی و پردازش ایمن داده ها را از طریق اینترنت فراهم نموده است. این سیستم ها عملا از هر موقعیت مکانی قابل دسترسی می باشند؛ چرا که به راحتی با اپلیکیشن های مخصوص نصب شده بر گوشی های هوشمند، درگاه های اینترنتی یا تجهیزات بیومتریکی هماهنگ می شوند. در ادامه به قابلیت ها و مزایای نرم افزار حضور غیاب آنلاین می پردازیم.

 قابلیت های نرم افزار حضور غیاب آنلاین

اولین قابلیت نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین، دسترسی لحظه ای به داده ها می باشد. داده های حضور و غیاب به طور لحظه ای به روزرسانی شده و به راحتی از طریق هر وسیله متصل به اینترنت قابل دسترسی می باشند. پرسنل دورکار یا دانش آموزانی که در کلاس های مجازی شرکت می کنند، می توانند با استفاده از قابلیت دسترسی از راه دور این نرم افزارها حضور خود را ثبت کنند. این قابلیت، نرم افزار حضور و غیاب آنلاین را به گزینه ای ایده آل در محیط های کاری ترکیبی و شرایط دورکاری تبدیل نموده است.

سومین قابلیت ارزشمند این سیستم ها، امکان یکپارچگی آن ها با انواع نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی از جمله نرم افزارهای پرداخت حقوق و دستمزد، ابزارهای مدیریت مرخصی و سیستم های ارزیابی عملکرد می باشد. گاها به دلیل خرابی های سخت افزاری، بخش قابل توجهی از داده ها از بین می روند. قابلیت ذخیره سازی ابری نرم افزار حضور و غیاب آنلاین با ذخیره سازی ایمن داده ها و اطلاعات در سرورهای ابری، این چالش را برطرف نموده اند.

مزیت های نرم افزار حضور و غیاب آنلاین

یکی از مزایای مهم نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین، مقیاس پذیر بودن این سیستم ها می باشد. از این طریق، نرم افزار می تواند حجم بالایی از داده ها را مدیریت نماید که آن را به گزینه ای محبوب جهت استفاده در سازمان ها و مؤسسات بزرگ تبدیل نموده است. مزیت دیگر، انعطاف پذیری بالای این سیستم هاست. انعطاف پذیری نرم افزار کنترل تردد ابری امکان پشتیبانی از انواع شیوه های ثبت حضور مانند ژئوتگینگ یا نشان گذاری مکانی، تشخیص چهره یا اسکن کیو آر کد  را می دهد. نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین به طور خودکار و منظم به روزرسانی می شوند و برای این کار نیازی به مداخلات انسانی ندارند.

چالش های استفاده از نرم افزار کنترل تردد ابری

علیرغم مزیت های بسیاری که نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین ارائه می دهند، نصب و راه اندازی این سیستم ها چالش های خاص خود را هم به دنبال دارد. یکی از محدودیت های استفاده از این نرم افزارها، وابستگی به اتصال اینترنتی است. بدون یک ارتباط اینترنتی ثابت ممکن است فعالیت این سیستم ها دچار اختلال گردد. چالش دیگر مربوط به ریسک امنیت سایبری می باشد.

ذخیره آنلاین داده های حساس، سازمان ها را در معرض نشت اطلاعات یا حملات سایبری قرار می دهد. هزینه بالای نصب و راه اندازی نرم افزار حضور و غیاب آنلاین یکی دیگر از محدودیت های استفاده از این نرم افزارهاست. با آن که سیستم های مبتنی بر فضای ابری کاربری راحت تری دارند، اما اغلب بهره مندی از این خدمات مستلزم پرداخت حق اشتراک می باشد. از این رو، این نرم افزارها در مقایسه با روش های آفلاین، چندان مقرون به صرفه نیستند.

آشنایی با سیستم های حضور و غیاب آفلاین

سیستم های حضور و غیاب آفلاین همان طور که از نامشان پیداست، بدون نیاز به اتصال اینترنتی عمل می کنند و معمولا بر روی سرورهای محلی نصب می شوند. این سیستم ها از اسکنرهای بیومتریک، کارت های مخصوص یا ورودی هایی که به طور دستی ثبت می شوند جهت رکورد وضعیت حضور و غیاب استفاده می کنند. این سیستم ها علیرغم سادگی و عدم برخورداری  از قابلیت های پیشرفته نرم افزارهای آنلاین حضور و غیاب، همچنان گزینه ای  پرطرفدار در بسیاری از سازمان ها محسوب می شوند.

 قابلیت های سیستم های آفلاین حضور و غیاب

عدم وابستگی به اینترنت اولین قابلیت چشمگیر سیستم های حضور و غیاب آفلاین می باشد. این سیستم ها که برای فعالیت خود نیازی به اتصال اینترنتی ندارند، در محیط های دور یا اماکنی که هیچ گونه دسترسی به اینترنت ندارند نیز به خوبی و بدون اختلال به فعالیت خود ادامه می دهند.

یکی دیگر از ویژگی های این سیستم ها، ذخیره محلی داده هاست. در این حالت داده های حضور و غیاب بر روی تجهیزات یا سرور های محلی ذخیره شده و به سهولت می توان موقعیت و نحوه پردازش دادگاه ها را کنترل و مدیریت نمود. افزون بر این ها، سیستم حضور و غیاب آفلاین ساختار و سازوکاری ساده داشته و نصب و راه اندازی آن نیاز به دانش فنی چندانی ندارد.

مزیت های استفاده از سیستم حضور و غیاب آفلاین

از آنجایی که در سیستم های حضور و غیاب آفلاین، داده های حضور و غیاب به صورت محلی ذخیره می شوند، ریسک دسترسی غیرمجاز از منابع خارجی کاهش می یابد. مقرون به صرفگی یکی دیگر از مزیت های سیستم حضور و غیاب آفلاین به شمار می رود.  این سیستم ها صرفا به یک سرمایه گذاری بر روی سخت افزار یا نرم افزار احتیاج دارند و بهره مندی از خدمات این سیستم ها نیازی به پرداخت حق اشتراک ندارد.

چالش های استفاده از سیستم حضور و غیاب آفلاین

استفاده از سیستم های کنترل تردد پرسنل آفلاین همچون نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین، چالش های خاص خود را دارد. به عنوان مثال، محدودیت دسترسی در این سیستم ها موجب می شود داده ها را بتوان صرفا از طریق تجهیزات خاص یا موقعیت  مکانی که در آن سیستم نصب شده است، به دست آورد.

چالش دیگری که وجود دارد، آن است که نمی توان داده های حضور غیاب را به روزرسانی نمود یا از راه دور به آن دسترسی داشت. این امر مانع تصمیم گیری های فوری می گردد. از طرف دیگر، سیستم های حضور و غیاب آفلاین برخلاف نرم افزارهای آنلاین مقیاس پذیر نبوده و از این رو پاسخگوی نیازهای سازمان های در حال توسعه نمی باشند. در این حالت ، لازم است سیستم را مدام ارتقا داد یا حتی آن را جایگزین نمود. و در آخر، خرابی های سخت افزاری یا حذف تصادفی داده ها می تواند منجر به از بین رفتن دائمی اطلاعات و داده ها گردد.

حال کدام سیستم حضور و غیاب بهتر است: آنلاین یا آفلاین؟

پاسخ دقیق به این پرسش بستگی به الزامات و نیازهای ویژه سازمان دارد. با این حال چند توصیه برای شما داریم:

نرم افزار حضور و غیاب آنلاین را انتخاب کنید چنانچه:

به روزرسانی در لحظه و دسترسی از راه دور اولویت شماست.

سازمان شما در شعب یا موقعیت های مکانی مختلف فعالیت می کند.

یکپارچگی و ادغام با سایر نرم افزارهای منابع انسانی و قابلیت تحلیل و گزارشگری لازمه فعالیت های شماست.

سیستم حضور و غیاب آفلاین را انتخاب کنید اگر:

به دنبال روشی مقرون به صرفه و صرف حداقل هزینه برای مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی خود هستید.

امنیت داده ها و کنترل محلی جزو اولویت های اصلی شماست.

دسترسی به اینترنت، دائمی یا در کل امکان پذیر نمی باشد.

بخش تولید محتوا کسرا

تیم تولید محتوای کسرا با تخصص در حوزه نرم‌افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد، محتوایی دقیق و به‌روز برای کسب‌وکارها ارائه می‌دهد. کارشناسان ما با تجربه در فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی، نیازهای کاربران را تحلیل کرده و راهکارهای عملی و قابل اعتماد تهیه می‌کنند. هدف ما ارائه محتوایی ارزشمند برای افزایش دانش و بهبود تصمیم‌گیری شماست.