5 اشتباه رایج در استفاده از نرم افزار حضور و غیاب و روش های جلوگیری از آن

امروزه، به سبب نقش اساسی پیگیری حضور و غیاب کارکنان در حوزه مدیریت نیروی کار، سیستم حضور غیاب _غالبا از نوع دیجیتال و بیومتریکی_ به دلیل دقت و کارآمدی بالایشان، از جایگاه ویژه ای برخوردار هستند. با این همه، مانند بسیاری از راهکارهای فناوری محور دیگر، این سیستم ها نیز چالش های مخصوص به خود را دارند. سامانه حضور و غیاب در صورت سوء مدیریت و استفاده نادرست، مشکلات عدیده ای از قبیل ارائه داده های غیردقیق، ناکارآمدی و حتی ریسک ها و معضلات حقوقی را برای سازمان به دنبال خواهند داشت.

در این مقاله، به 5 اشتباه رایج در استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین پرداخته و راهکارهایی عملی برای جلوگیری از این اشتباهات  معرفی خواهیم کرد. سازمان ها از طریق شناخت مشکلات بالقوه، هم در هزینه های خود صرفه جویی خواهند کرد و هم شاهد افزایش اعتماد و مشارکت پرسنل خود خواهند بود. در ادامه با ما همراه باشید.

عدم هماهنگی نرم افزار حضور و غیاب آنلاین با سایر پلتفرم های منابع انسانی

اولین اشتباه رایجی که بسیاری از شرکت ها به هنگام استفاده از نرم افزارهای حضور و غیاب مرتکب می شوند، آن است که این نرم افزارها را به چشم ابزاری مجزا و بی نیاز از ارتباط با سایر پلتفرم های مدیریت منابع انسانی مانند سیستم های پرداخت حقوق و دستمزد، مدیریت مرخصی و ارزیابی عملکرد می بینند.

این جدایی و عدم یکپارچگی منجر به تولید داده های اضافی و به تبع آن، بروز خطاهایی می شود که موجب ناهمخوانی در میزان حقوق و دستمزد، سوء تفاهماتی در خصوص مرخصی و ارزیابی ناعادلانه عملکرد می گردد. به عنوان مثال ،ممکن است  پرسنل دلیل موجهی برای غیبت ثبت شده خود در نرم افزار حضور و غیاب داشته باشد، اما به دلیل عدم بروزرسانی و هماهنگی این اطلاعات در سیستم پرداختی، از حقوق وی کسر گردد.

راهکار: به منظور پیشگیری از این اشتباه، شرکت ها بایستی از نرم افزارهای حضور و غیابی استفاده کنند که دارای قابلیت یکپارچگی با پلتفرم های بزرگ تر مدیریت منابع انسانی هستند. سازمان ها از طریق استفاده از یک سیستم متمرکز که داده ها را به طور خودکار در سیستم های پرداختی، مدیریت مرخصی و حضور و غیاب به روزرسانی می کند،

اطمینان می یابند که تمامی داده های مربوط به حضور و غیاب به طور لحظه ای در اختیار همه پلتفرم های مدیریت منابع انسانی قرار می گیرد. به علاوه، با استفاده از نرم افزارهایی که دارای رابط برنامه نویسی کاربردی (API) هستند، می توان ادغام سیستم های پراکنده را به سهولت و با حداقل دخالت انسانی انجام داد.

عدم ارائه آموزش های کافی و استفاده غلط از نرم افزار

یکی دیگر از مشکلاتی که در خصوص استفاده از نرم افزار حضور و غیاب وجود دارد، عدم ارائه آموزش های لازم و کافی به پرسنل در خصوص چگونگی استفاده از این نرم افزارها می باشد. به عنوان مثال، برای آن‌که سیستم های بیومتریکی به درستی عمل کنند، می بایست اسکن اثر انگشت و چهره به درستی صورت گیرد. چناچه پرسنل با ظرافت های استفاده از این سیستم ها آشنا نشوند، اغلب در ثبت ورود و خروج خود به مشکل برخواهند خورد.

راهکار: ارائه آموزش های جامع برای پرسنل در همه سطوح ضروری است. دپارتمان های منابع انسانی می بایست جلسات آموزشی در خصوص نحوه استفاده صحیح از نرم افزار حضور و غیاب و معرفی مشکلات احتمالی به هنگام استفاده از این نرم افزارها را برگزار کنند.

به علاوه، ارائه راهنمای تصویری و نوشتاری نیز این آموزش ها را تقویت کرده و به عنوان مرجعی فوری برای پرسنل به هنگام بروز مشکلات عمل می کند. سازمان ها با آموزش دادن به پرسنل خود در خصوص نحوه استفاده صحیح از نرم افزار حضور و غیاب، خطاها و استفاده نادرست از این سیستم ها را کاهش داده و از دقت و اعتبار داده های حضور و غیاب اطمینان حاصل می کنند.

سهل انگاری در حفاظت از داده های حساس و نگرانی های امنیتی

سیستم های حضور و غیاب، به ویژه آن هایی که داده های بیومتریکی را جمع آوری می کنند، اغلب با طیف وسیعی از داده ها و اطلاعات شخصی و حساس سروکار دارند. عدم حفاظت از این داده ها می تواند منجر به بروز عواقب جدی برای سازمان شود؛ از نشت اطلاعات گرفته تا تعهدات قانونی. به عنوان مثال، ذخیره داده های بیومتریکی مانند الگوهای اثر انگشت و تشخیص چهره، بدون رمزگذاری، سازمان را در معرض دزدی داده ها و مشکلات حقوقی بالقوه ای قرار می دهد. عدم حفاظت صحیح داده ها همچنین موجب از بین رفتن اعتماد پرسنل و نارضایتی آن  ها می گردد.

راهکار : سازمان ها بایستی جهت جلوگیری از بروز این ریسک ها، حفاظت از داده ها را اولویت خود قرار داده و اقدامات امنیتی سخت گیرانه ای را به کار گیرند. رمزگذاری داده های بیومتریکی پیش از ذخیره سازی آن ها و نیز محدود کردن دسترسی داده های حضور و غیاب صرفا به پرسنل دارای مجوز ،گام هایی ضروری در این مسیر می باشند. از دیگر اقدامات موثر در این باره می توان به آگاهی از استانداردهای  به روز مقرراتی حفاظت از داده ها، بررسی های امنیتی به طور پیوسته، به روزرسانی نرم افزار حضور و غیاب و آموزش و اطلاع رسانی به پرسنل در مورد پروتکل های حفاظتی اشاره نمود.

عدم پشتیبان گیری و افزونگی

از دیگر مشکلات رایج و پرهزینه در رابطه با نرم افزار تردد ابری اهمال کاری در تدوین برنامه های موثر در صورت بروز خرابی یا قطعی  این سیستم ها می باشد. از کار افتادن نرم افزار حضور و غیاب به هر علتی که باشد، اعم از مشکلات فنی، باگ های نرم افزاری یا حتی قطعی برق، منجر به هرج ومرج و بی نظمی در سازمان می گردد.

در این شرایط، پرسنل قادر به ثبت ورود و خروج خود نبوده و رکوردها ناقص شده یا از بین می روند. سازمان ها بدون برخورداری از یک سیستم پشتیبان مطمئن، با مشکلات عدیده پرداختی و نگهداری داده ها مواجه خواهند شد.

 راهکار: سازمان ها بایستی گزینه افزونگی را جهت برخورد با خرابی های احتمالی سیستم در نظر بگیرند. یکی از روش های حصول اطمینان از ذخیره ایمن داده ها و پردازش آن ها حتی طی قطعی سیستم، نصب و راه اندازی سیستم های ابری با قابلیت پشتیبان گیری خودکار می باشد.

شرکت ها همچنین می توانند از سایر روش های جایگزین جهت ثبت حضور و غیاب و ورود و خروج پرسنل خود (مانند ثبت ورود و خروج از طریق گوشی های همراه) در صورت بروز مشکلات یا قطعی موقت سیستم استفاده کنند. شرکت ها با در نظر گرفتن برنامه های احتیاطی و افزونگی ذخیره داده ها، تاثیر خرابی سیستم را به حداقل رسانده و یکپارچگی رکوردهای حضور و غیاب را حفظ می نمایند.

عدم مراقبت و به روزرسانی نرم افزار کنترل تردد ابری

نرم افزار های حضور و غیاب مانند هر فناوری دیگری، جهت کارکرد موثر خود احتیاج به نگهداری مناسب و به روزرسانی منظم دارند. عدم بروزرسانی این نرم افزار ها می تواند منجر به کژ کاری یا خرابی سیستم شود و دقت و اعتبار تجهیزات و داده های بیومتریکی را کاهش دهد. در صورت عدم بروز رسانی، به مرور زمان، اسکنر های بیومتریک حساسیت خود را از دست می دهند که این عامل به آشفتگی و ثبت رکورد های حضور و غیاب غیر واقعی می انجامد.

راهکار : شرکت ها می بایست از برنامه های مراقبتی پیشگیرانه ای برای قسمت های سخت افزاری و نرم افزاری سیستم حضور و غیاب خود استفاده کنند. کسب اطلاعات لازم از فروشنده نرم افزار حضور و غیاب در خصوص شرایط نگهداری سیستم، درجه بندی و تنظیم اسکنر های بیومتریک و انجام منظم به روزرسانی نرم افزار، اعتبار و دقت سیستم حضور و غیاب را به طور چشمگیری افزایش می دهد.

نتیجه گیری

نتیجه‌گیری: انتخاب هوشمندانه نرم‌افزار حضور و غیاب کسرا

نرم‌افزارهای حضور و غیاب نقش کلیدی در مدیریت منابع انسانی دارند، اما چالش‌هایی مانند عدم یکپارچگی، ضعف امنیتی، و نبود آموزش و پشتیبانی می‌توانند تأثیرات منفی ایجاد کنند. پیشگیری از این اشتباهات، نیازمند سیستم‌های پیشرفته و کارآمد است نرم افزار حضور و غیاب کسرا با طراحی مدرن، یکپارچگی با سایر سیستم‌ها، امنیت بالا و پشتیبانی قوی، راهکاری مطمئن برای بهبود بهره‌وری و شفافیت سازمان‌ها ارائه می‌دهد. با کسرا، مدیریت حضور و غیاب آسان و دقیق‌تر از همیشه خواهد بود.