5 ویژگی ضروری که هر نرم افزار حضور و غیابی باید داشته باشد

 موفقیت های سازمانی در عصر حاضر در گرو کارآمدی ، شفافیت و تصمیم گیری های مبتنی بر داده ها و اطلاعات دقیق و قابل اطمینان است و برای محقق شدن این شرایط ، استفاده از سیستم مدیریت حضور و غیاب اجتناب ناپذیر می باشد .

این نرم افزار ها نه تنها به پیگیری و ثبت حضور و غیاب منابع انسانی می پردازند ؛ بلکه نقش چشمگیری نیز در ارتقای تولید و بهره وری ، کاهش خطا های پرداختی و انجام خودکار بسیاری از فرایند ها و فعالیت های حوزه منابع انسانی ایفا می کنند . برای دستیابی به این اهداف ، سیستم حضور و غیاب به قابلیت های متعددی مجهز شده اند که در این نوشتار قصد داریم به 5 مورد اصلی آن ها بپردازیم . تا انتهای مقاله همراه ما باشید .

کاربری آسان

رابط کاربری آسان ، پایه و اساس همه سیستم های حضور و غیاب کارآمد می باشد . سیستم حضور و غیابی را در نظر بگیرید که علیرغم دارا بودن تمام قابلیت ها و کاربرد های مختلف ، بیش از حد پیچیده بوده و کار با آن دشوار باشد . در این حالت ، نرم افزار به جای آن که یک راهکار باشد ، خود یک معضل نیازمند راهکار است و پرسنل بیش از آن که از نرم افزار استفاده کنند ، بایستی زمان زیادی را صرف یادگیری سازوکار آن نمایند .

یک طراحی هوشمندانه موجب تجربه آسان کاربر از سیستم می شود که این امر خود به رعایت مقررات و استفاده بهتر از نرم افزار در تمام سازمان می انجامد . یک نرم افزار حضور غیاب آنلاین خوب ، بایستی فرآیند لاگین ، ثبت ورود و خروج و مشاهده رکورد های حضور و غیاب را برای کاربر تسهیل نماید ؛ بی آن که نیاز به آموزش های گسترده و پشتیبانی فنی مداوم باشد .

ویژگی هایی نظیر داشبورد مشخص ، دکمه های برجسته و فضای کاربری ساده موجب می گردد تا پرسنل تعامل آسانی با سیستم داشته باشند . به علاوه ، گزینه های سفارشی سازی به شرکت ها این امکان را می دهد تا نرم افزار را به گونه ای تنظیم کنند که پاسخگوی سیاست های متعدد حضور و غیاب از قبیل الگو های مختلف شیفت های کاری ، ساعات کاری متغیر یا دور کاری باشند .

دسترسی از طریق موبایل و رهگیری موقعیت جغرافیایی با نرم افزار حضور غیاب

با ازدیاد دور کاری در محیط های کاری امروزی ، دسترسی از طریق گوشی همراه یک ویژگی ضروری برای نرم افزار تردد کلود به حساب می آید . با توجه به افزایش دور کاری ، برنامه های کاری منعطف و محیط های کاری متغیر و سیار ، پرسنل نیاز دارند حضور خود را از هر موقعیت مکانی که باشند، ثبت کنند . نرم افزار حضور و غیابی که دارای قابلیت دسترسی از طریق گوشی همراه باشد ، به پرسنل امکان ثبت ورود و خروج خود را از طریق گوشی های هوشمند داده و صرف نظر از موقعیت مکانی پرسنل ، به دقت رهگیری و ثبت زمان را انجام می دهد .

از دیگر مزایای دسترسی از طریق گوشی همراه ، سهولت ثبت درخواست  های مرخصی توسط پرسنل و تایید یا رد فوری درخواست ها از سوی مدیریت می باشد . پرسنل می توانند درخواست مرخصی خود را از طریق اپلیکیشن حضور و غیاب ثبت کرده و مدیران در کوتاه ترین زمان ممکن به این درخواست ها رسیدگی کنند ؛ بی آن که نیاز به حضور فیزیکی در محیط کار داشته باشند .

قابلیت رهگیری موقعیت جغرافیایی موجب افزایش انعطاف پذیری و در عین حال ، حفظ پاسخگویی می گردد . نرم افزار حضور و غیاب از طریق این قابلیت ، موقعیت مکانی پرسنل را به هنگام ثبت ورود و خروج ضبط می کند . سازمان هایی که پرسنل در ماموریت یا دور کار دارند ، این قابلیت را بسیار ارزشمند خواهند یافت . از طریق قابلیت رهگیری موقعیت جغرافیایی ، مدیران اطمینان حاصل می کنند که پرسنل حضور خود را صرفا از موقعیت  مکانی تعیین شده ثبت می نمایند ، نه از طریق موقعیت های جغرافیایی غیرمجاز .

قابلیت تایید بیومتریکی و تشخیص چهره با سیستم کنترل تردد ابری

فناوری بیومتریک ، به طور ویژه تشخیص چهره ، با افزایش چشمگیر امنیت ثبت و ضبط داده های حضور و غیاب ، تحولی بزرگ در زمینه مدیریت حضور و غیاب ایجاد نموده است . برخلاف شیوه های سنتی مدیریت حضور و غیاب که مستعد دستکاری و خطا بودند، سیستم های حضور و غیاب بیومتریکی از خصوصیات فیزیکی منحصر به فرد مانند اثر انگشت، الگوی عنبیه یا ساختار چهره جهت تایید هویت پرسنل استفاده می کنند.  با گنجاندن قابلیت تشخیص چهره در نرم افزار حضور و غیاب، ریسک “بادی پانچینگ” یعنی ثبت حضور فرد غایب توسط پرسنل حاضر به صفر رسیده و به تبع آن ، دقت داده ها و رکورد های حضور و غیاب افزایش  یافته است.

فناوری بیومتریک همچنین موجب تسریع فرآیند های ثبت ورود و خروج شده است؛ از این جهت که پرسنل به جای ورود اطلاعات به طور دستی یا ایستادن در صف جهت ثبت حضور خود از طریق سیستم های قدیمی، صرفا چهره یا اثر انگشت خود را توسط اسکنر نرم افزار حضور و غیاب ثبت می کنند.

گزارشگری و تجزیه و تحلیل پیشرفته

قابلیت گزارشگری و تجزیه تحلیل پیشرفته ، جزو ملزومات نرم افزار حضور و غیاب در سازمان هایی است که بایستی از داده های دقیق برای تصمیم گیری های آگاهانه استفاده کنند. با تجزیه و تحلیل داده های حضور و غیاب می توان به اطلاعات مهمی از قبیل الگوهای رفتاری پرسنل، میزان بهره وری و مسائل بالقوه ای مانند غیبت های مکرر یا نرخ بالای جایگزینی نیروی کار دست یافت. یک نرم افزار حضور و غیاب کارآمد بایستی قادر به تولید گزارشات جامع و دقیق باشد تا مدیران و مسئولان حوزه منابع انسانی بر اساس اطلاعات این گزارشات بتوانند الگو ها و روند های جاری در سازمان را شناسایی و تصمیماتی مقتضی اتخاذ کنند.

 به عنوان مثال، نرم افزار حضور و غیاب بایستی قادر به ارائه گزارشات هفتگی، ماهانه و سالانه باشد؛ گزارشاتی که در بردارنده خلاصه وضعیت حضور و غیاب پرسنل و نشان دهنده مواردی از قبیل تناسب میان حضور و غیاب پرسنل، اضافه کاری ها، از کار گریزی، غیبت های مکرر و میزان درخواست مرخصی باشد. از این داده ها به طور خاص می توان در مدیریت هزینه ها و بهینه سازی تخصیص منابع به نیروی کار بهره برد.

یکپارچگی با سیستم های پرداخت حقوق و دستمزد

یکی از بزرگترین مزیت های نرم افزار کنترل تردد ابری قابلیت یکپارچگی آن با فرآیند های پرداخت حقوق و دستمزد است. نرم افزار حضور و غیاب  با یکپارچگی مستقیم با نرم افزار های پرداختی، میزان دقیق حقوق و دستمزد را به طور دقیق و خودکار محاسبه نموده و این محاسبه را بر پایه اطلاعات و داده هایی نظیر مجموع ساعات کاری، اضافه کاری ها، مرخصی و سایر داده های مربوط انجام می دهد. از این طریق دیگر نیازی به ورود و محاسبه دستی داده ها نیست؛ خطا های محاسباتی و پرداختی به کمترین میزان خود رسیده و در زمان پرسنل حوزه مدیریت منابع انسانی صرفه جویی می شود .‌

همچنین، ارتباط مستقیم نرم افزار حضور و غیاب با سیستم های پرداختی، شفافیت لازم برای پرسنل را فراهم می کند؛ چرا که آن ها به راحتی می توانند ساعات کاری سپری شده و اطلاعات پرداختی را در یک پلتفرم واحد مشاهده و بررسی کنند. زمانی که پرسنل دسترسی لحظه ای به اطلاعات مربوط به ساعات کاری، اضافه کاری ها و رکورد های مرخصی خود داشته باشند، میزان حقوق دریافتی شان قابل فهم و موجه شده، اعتمادشان به سازمان افزایش یافته و منازعات حقوقی بر سر ناهمخوانی ها و اختلافات مالی به حداقل می رسد.

نتیجه گیری

در نتیجه، انتخاب یک نرم‌ افزار حضور و غیاب کارآمد که بتواند نیازهای سازمان را با قابلیت‌هایی نظیر رابط کاربری آسان، دسترسی سیار، امنیت بیومتریکی، تحلیل پیشرفته، و یکپارچگی با سیستم‌های پرداختی برطرف کند، امری حیاتی است. در این راستا نرم افزار حضور و غیاب کسرا به‌عنوان یکی از پیشرفته‌ترین راهکارهای مدیریت منابع انسانی، تمامی این ویژگی‌ها را در سطحی حرفه‌ای ارائه می‌دهد. شرکت مهندسی کسرا با تخصص در طراحی و توسعه راهکارهای نرم‌افزاری، ابزاری جامع برای افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های سازمانی فراهم می‌کند.برای مشاوره و اطلاعات بیشتر، با متخصصان کسرا در تماس باشید