رفع بی انضباطی های منابع انسانی به کمک نرم افزار حضور و غیاب

در همه سازمان ها، منابع انسانی به عنوان اساس مدیریت نیروی کار، تسهیل فرایندها و ایجاد و تقویت یک محیط کاری مثبت و سازنده شناخته می شود. با این حال، بدون استفاده از سیستم های موثر و کارآمد، منابع انسانی درگیر بی نظمی، آشفتگی و هرج ومرج خواهد شد.

پر چالش ترین حیطه در مدیریت منابع انسانی، مدیریت حضور و غیاب کارکنان می باشد. مدیریت کنترل تردد پرسنل با سیستم های ناکارامد حضور و غیاب، منجر به بروز مشکلاتی نظیر پرداخت غیر دقیق حقوق و دستمزد، افت بهره وری و تولید، عدم پاسخگویی و مسئولیت پذیری و همچنین مدیریت ناهماهنگ  نیروی کار می گردد. این چالش ها و مشکلات با توسعه شرکت ها و درخواست روزافزون پرسنل برای تغییر شرایط کاری و دور کاری تشدید می شود.

برای رفع این مشکلات، به کارگیری سیستم حضور و غیاب توصیه می شود. یک سیستم کنترل تردد پرسنل مناسب، به کاهش و برطرف نمودن هرج ومرج و بی نظمی ناشی از رهگیری نامناسب حضور و غیاب کمک می کند. این سیستم ها انواع مختلفی دارند که موثر ترین آن ها نرم افزار حضور غیاب آنلاین و نرم افزار حضور و غیاب کلود یا ابری و نیز حضور و غیاب تحت وب می باشد. در این نوشتار می خواهیم بررسی کنیم که سیستم کنترل تردد پرسنل چطور موجب کاهش و رفع بی نظمی و هرج و مرج در منابع انسانی می شود. با ما همراه باشید.

نقش نرم افزار حضور غیاب در مدیریت منابع انسانی

مدیریت حضور و غیاب کارکنان یکی از ابعاد اصلی مدیریت منابع انسانی به شمار می آید. این مدیریت به طور مستقیم بر امور پرداختی حقوق و دستمزد، نظارت بر میزان بهره وری و تولید، نظم و انضباط پرسنل و رعایت مقررات  و قانون کار اثر گذار است. نرم افزار حضور و غیاب، زمان شروع  و پایان کار در تمام روز های کاری را ثبت و مجموع زمان های اضافه کاری، استراحت  و مرخصی را محاسبه نموده و بررسی می کند که تا چه اندازه پرسنل انتظارات سازمان را در خصوص وقت شناسی، حضور و مشارکت برآورده ساخته اند.

زمانی که نظارتی موثر  بر وضعیت حضور و غیاب پرسنل صورت نگیرد، مسائل متعددی پدید می آید؛ از جمله:

 اختلاف و ناهمخوانی در امور پرداختی

 روش های دستی پیگیری و ثبت حضور و غیاب  یا شیوه های غیر موثر و ناکارآمد کنترل تردد پرسنل می توانند منجر به خطا و اشتباه در محاسبه ساعات کاری، اضافه کاری و غیبت ها شوند که این موارد به پردازش غیردقیق حقوق و دستمزد می انجامد.

 کاهش بهره وری

زمانی که پرسنل پاسخگوی وضعیت حضور و غیاب خود نشوند، اصل وقت شناسی  را رعایت نکرده و تعهد و مشارکت شان در کار کاهش پیدا می کند.

 عدم پاسخگویی و مسئولیت پذیری

زمانی که سیستم کنترل تردد پرسنل موثری بر سر کار نباشد، به سختی می توان پرسنل و منابع انسانی را ترغیب به رعایت قوانین و مقررات پیرامون ساعات کاری نمود که این عامل منجر به ایجاد یک فضای کاری پر هرج ومرج و بی نظم می شوند.

 عدم رعایت قانون کار

عدم رعایت قوانین کار و مقررات مرتبط با ساعات کاری، اضافه کاری ها و مدیریت مرخصی می تواند شرکت ها را در معرض ریسک، منازعات حقوقی و پرداخت جریمه های سنگین قرار دهد.

جهت برطرف نمودن این مسائل، مدیران بایستی پس از شناسایی نیاز های ویژه سازمان، یک نرم افزار حضور و غیاب مناسب را انتخاب نمایند که خطا های انسانی را به حداقل رسانده، فرایند های ثبت و رکورد حضور  و غیاب را به صورت اتوماتیک انجام داده و قابلیت ارائه داده های حقیقی و لحظه ای و گزارشگری را داشته باشد.

کاهش هرج و مرج و بی نظمی در منابع انسانی

یک دپارتمان منابع انسانی بی نظم می تواند زمینه ساز مشکلات بزرگ تری در سازمان باشد؛ به عنوان مثال، کاهش انگیزه پرسنل، از دست دادن استعداد ها و پرسنل فعال و کاهش بهره وری و تولید. چنانچه پرسنل احساس کنند که سیاست های حضور و غیاب به طور پیوسته و منسجم دنبال نمی شوند، یا آن که دستکاری هایی در کنترل تردد پرسنل صورت می گیرد، اعتماد خود را به مدیریت سازمان از دست می دهند .

نرم افزار های حضور و غیاب  از طرق  زیر به حل این مشکلات کمک می کند:

تقویت انسجام

یک سیستم کنترل تردد پرسنل این اطمینان را حاصل می کند که  با تمامی کارکنان مطابق با قوانین و مقررات  حضور و غیاب برخورد می شود. این انسجام هرگونه شبهه در خصوص تبعیض یا برخورد غیر منصفانه با برخی پرسنل را از میان می برد. با توجه به اتوماتیک بودن نرم افزار حضور و غیاب، مدیران منابع انسانی امکان دستکاری، تغییر یا اصلاح داده های حضور و غیاب را بدون  بر جای گذاشتن ردی از خود نخواهند داشت. بدین ترتیب اصل انصاف در مورد همه پرسنل رعایت می شود.

 ایجاد یک محیط کاری ساختارمند

 ساختار مهم ترین مولفه  در کاهش بی نظمی و هرج و مرج می باشد که سیستم تردد بدون سرور رویکردی ساختاری را در قبال مدیریت زمان پرسنل دنبال می کند و از این طریق به ایجاد یک محیط کاری سازمان یافته و منظم کمک می کند. پرسنل می دانند که وضعیت حضور و غیاب شان تحت نظر قرار دارد؛ بنابراین انگیزه بیشتری برای رعایت قوانین و مقررات شرکت  از خود نشان می دهند.

کاهش دزدی از زمان

دزدی از زمان _ هنگامی که پرسنل بابت ساعاتی که کار نکرده است، حقوق دریافت کند_ معضلی بزرگ در بسیاری از سازمان هاست. شیوه های سنتی و دستی ثبت حضور  و غیاب بسیار مستعد خطا و بادی پانچینگ _ ثبت حضور پرسنل غایب توسط سایرین _ می باشند. نرم افزار حضور و غیاب با دارا بودن اسکنر های بیومتریک، تشخیص چهره  و قابلیت ردیابی با جی پی اس، این احتمالات را از میان برده و اطمینان می دهد که دزدی از زمان اتفاق نمی افتد.

 مدیریت دور کاری با سیستم تردد بدون سرور

با افزایش دور کاری و پیدایش مدل های کاری ترکیبی و مختلف، مدیریت حضور و غیاب با چالش های جدیدی مواجه شده است. به طور ویژه، نرم افزار حضور و غیاب کلود یا ابری به مدیران منابع انسانی امکان رهگیری و مدیریت حضور و غیاب کارکنان را صرف نظر از موقعیت جغرافیایی آن ها می دهد. رهگیری از طریق جی پی اس، ثبت ورود و خروج از طریق  اپلیکیشن های مخصوص حضور و غیاب و گزارش های مبتنی بر داده های لحظه ای این اطمینان را می دهند که با پرسنل دور کار نیز درست مانند پرسنل حاضر در محیط رسمی کار و مطابق با استاندارد های واحد رفتار می گردد.

 ارائه داده های لحظه ای برای تصمیم گیری

نرم افزار های حضور و غیاب  مدرن قادر به ارائه داده های لحظه ای می باشند که مدیران منابع انسانی می توانند با استفاده از آن ها تصمیماتی آگاهانه اتخاذ نمایند. این داده ها همچنین با هدف شناسایی الگو هایی مانند تاخیر  و غیبت های مکرر، مورد تجزیه  و تحلیل‌  قرار می گیرند. بدین ترتیب، مدیران می توانند پیش از بحرانی شدن این مشکلات اقدامات مقتضی  را انجام دهند. دسترسی  به داده ها و اطلاعات دقیق به کاهش بی نظمی در محیط کار کمک چشمگیری می کند و مدیران منابع انسانی را قادر می سازد تا اقدامات پیشگیرانه در قبال برخی مسائل انجام دهند.

 درباره شرکت مهندسی کسرا

 شرکت مهندسی نرم افزار  حضور و غیاب کسرا تولید کننده مطرح کشور در این زمینه می باشد. کسرا با  بیش از دو دهه سابقه درخشان و با بهره گیری از جدید ترین فناوری ها محصولات کنترل تردد پرسنل را تولید و به مشتریان عزیز عرضه می دارد. برای مشاوره و آگاهی بیشتر با کارشناسان کسرا تماس بگیرید.