مدیریت و تفکر سیستمی با نرم افزار حضور غیاب آنلاین

در عصر حاضر که عرصه رقابت تنگاتنگ کسب و کار ها با یکدیگر است، مدیریت سیستماتیک لازمه حفظ کارامدی و نیل به اهداف سازمانی می باشد. با تلفیق تکنولوژی و فعالیت های مدیریتی با یکدیگر، انقلابی در همه ابعاد مدیریتی کسب و کار و از آن جمله، مدیریت حضور و غیاب پرسنل ایجاد شده است.

مدیریت سیستماتیک همراه با نرم افزار های تردد تحت وب، امکان نظارت ساختاری و موثر، مدیریت و تحلیل داده های حضور و غیاب منابع انسانی را فراهم نموده است که ماحصل آن، اعتلای مدیریت نیروی کار، افزایش بهره وری و سهولت در تصمیم گیری ها می باشد. در این نوشتار قصد داریم به مفهوم مدیریت و تفکر سیستمی و تبلور آن با استفاده از نرم افزار حضور غیاب آنلاین بپردازیم.

مدیریت و تفکر سیستمی

مدیریت سیستمی به رویکردی ساختاری و روشمند در قبال مدیریت فعالیت ها و منابع سازمانی به منظور دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده اطلاق می گردد. این نوع مدیریت شامل اقدامات، فرایندها، مقررات و دستورالعمل های معین به منظور اطمینان از انسجام در انجام امور می باشد. تفکر سیستمی از آن سو، شامل بررسی کل نگرانه سازمان یا مشکل پیش آمده، جهت شناخت روابط متقابل میان مولفه  های مختلف و نیز در نظر گرفتن نتایج بلند مدت به هنگام تصمیم گیری ها می باشد.  این دو مفهوم به همراه یکدیگر بستری محکم برای کارامدی سازمانی و تصمیم گیری های استراتژیک ایجاد می کنند.

پیشرفت در حوزه مدیریت حضور و غیاب

مدیریت حضور و غیاب در چند دهه گذشته از طریق روش های دستی مانند ثبت کاغذی، کارت پانچ یا صفحه گسترده (spreadsheets) صورت می گرفت. با آن که این شیوه ها رهگیری حضور و غیاب را انجام می دادند، اما اغلب روش هایی زمان بر، پر خطا و به لحاظ مقیاس پذیری ناکارامد بودند. با توسعه و پیچیدگی سازمان ها، دیگر این شیوه های قدیمی پاسخ گوی نیازهای جدید نبود و نیاز به سیستمی کارآمد و مطمئن احساس می شد.

 نرم افزار حضور غیاب آنلاین

پیشرفت فناوری و پیدایش نرم افزار مدیریت منابع انسانی یا به اختصار HRMS، زمینه ساز توسعه سیستم های خودکار کنترل تردد پرسنل گردید. روی کار آمدن نرم افزار های حضور غیاب آنلاین نیز دستاوردی مهم در این حوزه محسوب می شود. این نرم افزار ها بر پایه فضای ابری بوده، داده های حقیقی و در لحظه ارائه داده و به راحتی با انواع سیستم های سازمانی یکپارچه می شوند.

نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین که در اصل بخشی از HRMS محسوب می شوند، پلتفرم هایی تحت وب هستند که به سازمان ها این امکان را می دهند تا ثبت و نظارت بر حضور و غیاب پرسنل خود را از طریق یک سیستم متمرکز انجام دهند. این نرم افزار های کاربردی با قابلیت های بی نظیر خود از جمله جمع آوری داده های لحظه ای، ذخیره سازی آن ها و گزارشگری، فرصتی را برای مدیران و مسئولان منابع انسانی فراهم می آورند تا نظارتی دقیق تر بر وضعیت حضور و غیاب پرسنل داشته باشند؛ الگو های جاری و پر تکرار را شناسایی نموده و بر اساس آن تصمیماتی مناسب اتخاذ کنند.

 نقش تفکر سیستمی در مدیریت حضور و غیاب

راه اندازی  و استفاده از نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین مستلزم تفکری سیستمی می باشد؛ چرا که مسئله صرفا نصب نرم افزار نیست. سازمان ها بایستی  بررسی کنند که چطور این سیستم ها با سایر فرایند ها تعامل خواهند داشت، تاثیرشان بر پرسنل چگونه خواهد بود و چطور در فرآیند های تصمیم گیری اثرگذار می باشند.

 تفکر سیستمی در مدیریت حضور و غیاب موارد زیر را دربرمی گیرد:

 شناخت نیاز های سازمانی

در حوزه حضور ‌و غیاب، سازمان های مختلف بالطبع نیازهای مختلفی نیز خواهند داشت. سازمانی که دارای نیروی کار زیاد و سیار است،  نیاز به پیگیری حضور و غیاب پرسنل خود از طریق مکان یابی جغرافیایی خواهد داشت؛ در حالی که اولویت یک نیروگاه تولیدی ممکن است اسکنر های بیومتریک باشد. تفکر سیستمی مدیران را ملزم می کند تا نیاز های ویژه سازمان را شناسایی نموده و نرم افزاری را انتخاب نمایند که سازگار با الزامات عملیاتی سازمان  باشد.

هماهنگی با سایر سیستم ها

مدیریت حضور و  غیاب به تنهایی صورت نمی گیرد، بلکه ارتباط تنگاتنگی با سیستم های پرداخت حقوق و دستمزد،‌ مدیریت عملکرد و بررسی رعایت  قوانین دارد. یک رویکرد سیستماتیک این اطمینان را حاصل می‌ کند که داده های حضور و غیاب به خوبی با این سیستم ها هماهنگ بوده و بدین ترتیب، از افزونگی داده ها کاسته شده و کارامدی و بهره وری افزایش می یابد.

 مشارکت پرسنل و رعایت مقررات

سیستم های کنترل تردد پرسنل بایستی کاربری آسانی داشته و در دسترس پرسنل باشند. چنانچه سیستم بیش از حد پیچیده یا استفاده از آن زمان بر باشد، پرسنل از آن اجتناب و در برابر  استفاده از آن مقاومت می کنند که این امر دقت و اعتبار داده ها را به خطر می اندازد. تفکر سیستمی ایجاب می کند که مدیران چالش های بالقوه را شناسایی کرده و اطمینان یابند که نرم افزار حضور  و غیاب  انتخابی کاربری آسانی داشته باشد، مطمئن و دقیق بوده و مطابق با قوانین کار و سیاست های سازمان عمل کند.

تصمیم گیری بر مبنای داده ها

یکی از مهم ترین مزیت های سیستم کنترل تردد ابری انبوه داده هایی است که این سیستم ها تولید می کند. متفکران سیستمی از این داده ها به منظور شناسایی الگو ها و اتخاذ تصمیمات آگاهانه و مقتضی استفاده می کنند. به عنوان مثال، چنانچه گزارشات، اوج غیبت ها را در روز شنبه نشان دهد، مدیران می توانند علل مربوط به این غیبت ها را شناسایی کرده و راهبرد هایی موثر در جهت افزایش نرخ حضور به کار گیرند.

 ارتقای پیوسته سیستم کنترل تردد ابری

رویکرد سیستمی، رویکردی ایستا نیست؛ بلکه شامل فرآیند های ارزیابی منظم و مجموعه سیستم هایی است که بر اساس آن ها این اطمینان حاصل می‌ شود که نیاز های سازمانی همواره برآورده می شوند. در خصوص نرم افزار حضور و غیاب آنلاین این امر شامل قابلیت به روز رسانی، قابلیت تطبیق با سیاست ها بر اساس داده های حضور و غیاب و فراهم نمودن فرصت های آموزشی بیشتر برای پرسنل می باشد.

شرکت مهندسی کسرا

در کسب و کار های امروزی که کارامدی، اعتبار و دقت در امر مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی از بالاترین میزان اهمیت برخوردار می باشد، شرکت مهندسی نرم افزار حضور و غیاب کسرا شرکتی پیشگام و خوش نام در زمینه طراحی و تولید سیستم های حضور و غیاب در کشور شناخته می شود. با به کار گیری نرم افزار های حضور و غیاب ساخت شرکت کسرا، نه تنها فرایند های مدیریتی حضور و غیاب  به سهولت انجام می شود؛ بلکه شاهد بهره وری بالا و تقویت فرهنگ پاسخگویی در سازمان خود خواهید بود.

نرم افزار حضور و غیاب کسرا که طیف گسترده ای دارد از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین گرفته تا نرم افزار حضور و غیاب تحت وب و کلود . در عین بهره مندی از ده ها قابلیت نوین و پیشرفته، کاربری آسانی داشته و امکان رهگیری و ثبت حضور و غیاب پرسنل را به طور لحظه ای در هر زمان، مکان و از طرق گوناگون امکان پذیر نموده است. شما هم به خیل مشتریان شرکت مهندسی کسرا پیوسته و مدیریت حضور و غیاب متفاوتی را تجربه کنید. جهت مشاوره با تیم پشتیبانی کسرا تماس بگیرید.