مقایسه حضور و غیاب دستی با حضور و غیاب سیستمی

طی چند دهه اخیر، نحوه پیگیری و مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی در سازمان ها و نهاد ها دست خوش تغییرات قابل ملاحظه ای شده است. در گذشته های نه چندان دور، کنترل تردد پرسنل به شیوه دستی انجام می شد و اغلب نیازمند امضا یا مجوز های ساده بود.

امروزه اما، سیستم های مدرن حضور و غیاب بر فناوری های جدید مانند بیومتریک، رادیو شناسه و پلتفرم های کلود یا ابری استوارند که کارایی و دقت بالایی را تضمین می کند. انتقال و گذر از کنترل تردد پرسنل به صورت دستی به سوی نرم افزار های پیشرفته ثبت حضور و غیاب، حاکی از تغییرات گسترده تر در مدیریت داده ها و سیستم های منابع انسانی در همه صنایع می باشد.

دستگاه های حضور و غیاب دستی با آن که از رده خارج شده اند، اما همچنان در برخی موقعیت ها و محیط ها مورد استفاده قرار می گیرند؛ چرا که سازوکاری ساده، کم هزینه و نصب آسان دارند. با این حال این سیستم ها محدودیت های بسیاری نیز دارند؛ از جمله بروز خطا و اشتباه، زمان بر بودن و ریسک بالای انجام اقدامات مجرمانه و دست کاری داده ها از آن سو، سیستم های کنترل تردد بدون سرور پرسنل سیستماتیک از دقت و امنیت بسیار بالایی برخوردار بوده

و پردازش ها را با استفاده از داده های لحظه ای انجام می دهند. در این مقاله، به تحلیل مقایسه ای روش های دستی و سیستماتیک کنترل حضور و غیاب پرسنل پرداخته و مزیت ها، معایب و چالش های هر کدام را بررسی می کنیم. با ما همراه باشید.

 نگاهی کلی بر روش های دستی حضور و غیاب

اجرای شیوه های دستی ثبت و کنترل حضور و غیاب که قدمتی چند صد ساله دارند، اغلب تنها توسط افراد مسئول امکان پذیر می باشد. این شیوه ها را می توان از ابعاد مختلفی بررسی نمود؛ از جمله:

راه اندازی و عملکرد: در شیوه های دستی کنترل تردد پرسنل تقریبا از هیچ نوع فناوری استفاده نشده است. در محیط کلاس، معلم دانش آموزان را صدا زده و اسامی حاضرین را علامت می زند. به طور مشابه، در محیط کار پرسنل از کارت پانچ استفاده کرده یا اسم خود را در دفتر ثبت می کنند. این روش ها نسبتا آسان بوده و به آموزش چندانی نیاز ندارند.

چالش ها: بزرگترین مشکل استفاده از شیوه های دستی ثبت حضور و غیاب، احتمال بروز خطاهای انسانی در این شیوه هاست. ممکن است حضور و غیاب افراد به اشتباه ثبت شود. به علاوه، احتمال گم شدن، آسیب و دستکاری رکوردهای حضور و غیاب بالاست. همچنین، فرایند ثبت حضور و غیاب به ویژه در سازمان های بزرگ می تواند بسیار زمان بر باشد. در مرحله بعد، عده ای از پرسنل بایستی داده های سیستم حضور غیاب را جمع آوری و محاسبه کنند که این امر بر حجم کاری می افزاید.

افزون بر این ها، از آن جا که روش های دستی کنترل تردد پرسنل متکی بر ورودی های انسانی هستند، احتمال ناهمخوانی ها و اختلاف در داده ها افزایش می یابد. این خطا می تواند ساده باشد؛ مانند فراموش کردن ثبت حضور فرد، و یا جدی باشد، مانند دستکاری عمدی داده های حضور و غیاب. عدم نظارت لحظه ای موجب می شود تا این خطا ها تا مدت ها شناسایی نشوند که این عامل بر کیفیت داده های جمع آوری شده تاثیر سویی خواهد داشت.

نگاهی بر سیستم حضور غیاب

با روی کار آمدن فناوری های پیشرفته، روش های کنترل تردد پرسنل سازوکاری اتوماتیک و سیستماتیک پیدا کردند. این سیستم ها را که از انواع تکنولوژی ها نظیر اسکنرهای بیومتریک، کارت RFID،  رهگیری جی پی اس و پلتفرم های کلود استفاده می کنند، می توان از جنبه های مختلفی بررسی نمود؛ از آن جمله:

تکنولوژی و اتوماسیون: سیستم های مدرن کنترل تردد پرسنل جهت افزایش دقت و امنیت در جمع آوری داده های حضور و غیاب از فناوری بهره می برند. به عنوان مثال، در سیستم های بیومتریک از فناوری اسکن اثر انگشت و تشخیص چهره جهت تایید هویت فرد استفاده می شود و بدین ترتیب، احتمال دستکاری و اقدامات مجرمانه کاهش می یابد. سیستم های مبتنی بر GPS نیز جهت رهگیری و ثبت حضور و غیاب پرسنل دور کار به کار می روند.

امنیت بالا و جلوگیری از دستکاری و تقلب: نرم افزار های حضور و غیاب، ریسک دستکاری و اعمال مجرمانه را در خصوص داده های حضور و غیاب به طور چشمگیری کاهش می دهند. محض نمونه، با استفاده از سیستم کنترل تردد بیومتریک امکان ثبت حضور و غیاب فرد توسط دیگران عملا به صفر می رسد. در بافت آموزشی نیز سیستم های بیومتریک این اطمینان را می دهند که صرفا دانش آموزانی که ثبت نام کرده اند می توانند در کلاس حاضر شوند و بدین شکل تقلب کاهش می یابد.

رفع چالش ها با سیستم کنترل تردد بدون سرور

با آن که سیستم های مدرن حضور و غیاب مزیت های بسیاری به دنبال دارند، اما هزینه خریداری تجهیزات، نرم افزار و آموزش پرسنل جهت استفاده از آن ها بالا می باشد. این هزینه بالا از نظر سازمان ها یا نهاد های کوچک در کشورهای در حال توسعه عاملی بازدارنده برای خریداری و استفاده از این سیستم‌ ها می باشد. این گونه سازمان ها به همان شیوه های سنتی ثبت حضور و غیاب بسنده می کنند.

با این وجود این نکته را نیز باید یادآور شد که کارایی فوق العاده و طویل المدت این سیستم ها به همراه صرفه جویی در هزینه های اجرایی،  سرمایه گذاری اولیه بر روی این سیستم ها را کاملا توجیه می کند. علاوه بر این با استفاده از سیستم های کنترل تردد بدون سرور هزینه های خرید و نگهداری سرور کاهش می یابد.

 تحلیل مقایسه ای

شیوه های کنترل و ثبت حضور و غیاب دستی و شیوه های سیستماتیک رهگیری حضور و غیاب را می توان از جهات زیر مورد مقایسه قرار داد:

 دقت و امنیت داده ها: سیستم های کنترل تردد پیشرفته از امنیت و دقت بالاتری نسبت به روش کنترل حضور و غیاب دستی برخوردارند؛ به ویژه سیستم های بیومتریک  و رادیو شناسه که این اطمینان را می دهند که صرفا حضور افراد مجاز و مورد نظر ثبت می گردد. بنابراین امکان دستکاری داده ها وجود ندارد. این درحالی است که شیوه های ثبت حضور و غیاب دستی مستعد خطا و بی دقتی های عمدی و غیرعمدی می باشد.

کارایی: از نظرگاه کارامدی، سیستم  های حضور و غیاب در جایگاه بهتری نسبت به روش  های دستی قرار دارند. خودکار بودن فرایند ثبت حضور و غیاب بدان معناست که حضور پرسنل صرفا  با اسکن اثر انگشت یا کارت شان بلافاصله ثبت می شود. روش های حضور و غیاب دستی بسیار زمان بر می باشد؛ چرا که حضور هر یک از افراد بایستی به طور دستی ثبت شده و داده ها نیز به منظور تهیه گزارش به طور دستی جمع آوری  گردند.

انعطاف پذیری: به طور کلی، روش های ثبت حضور و غیاب دستی سازگاری بالایی با انواع محیط ها دارند. این روش ها نیازی به تجهیزات تخصصی و پیشرفته نداشته  و به راحتی در محیط هایی که فاقد برق، اتصال اینترنتی و زیرساخت های فناوری  هستند، عمل می کنند. در مقابل، سیستم های کنترل تردد پرسنل مناسب محیط هایی با زیرساخت های فناوری هستند؛ چرا که عملکرد آن ها منوط به مهیا بودن برق، دسترسی اینترنت و نگهداری مناسب می باشد.

 شرکت کسرا

اکنون که با مزیت ها و معایب روش های ثبت حضور و غیاب دستی و سیستماتیک آشنا شده اید و انتخاب شما سیستم های حضور و غیاب پیشرفته می باشد، ما به شما شرکت مهندسی نرم افزار حضور و غیاب کسرا را پیشنهاد می کنیم. این شرکت خوش نام سامانه های حضور و غیاب خود را بر اساس نیاز های سازمان ها و فناوری های روز دنیا طراحی و تولید می کند و آماده ارائه خدمات و پشتیبانی به مشتریان گرامی می باشد.