توصیه مدیران منابع انسانی موفق در مورد حضور و غیاب پرسنل

یکی از ابعاد مهم مدیریت منابع انسانی ، مدیریت موثر  حضور و غیاب پرسنل است که تاثیر مستقیمی بر بهره وری و تولید،  انگیزه پرسنل و عملکرد کلی سازمان و کسب و کار دارد. مدیران موفق منابع انسانی نیک می دانند که حضور پرسنل صرفا حضور فیزیکی آن  ها در محیط کار نیست؛ بلکه در اصل مشارکت مستمر و ملموس آنان است، به نحوی که هم برای خود پرسنل و هم سازمان موثر  واقع شود.  در این نوشتار ،‌ به توصیه ها و راهکارهایی که مدیران موفق منابع انسانی در رابطه با حضور و غیاب پرسنل ارائه داده اند،‌خواهیم پرداخت. در ادامه با ما همراه باشید.

سیاست هایی جامع و صریح در خصوص حضور و غیاب پرسنل خود تعیین نمایید

 یکی از مهم ترین توصیه های مدیران موفق منابع انسانی در رابطه با اهمیت فوق العاده تعیین سیاست های جامع و مشخص در مورد حضور و غیاب کارکنان می باشد. یک سیاست حضور و غیاب جامع، انتظارات مدیریت از پرسنل را صریحا بیان کرده ، از سردرگمی ها کاسته و به مدیریت رفتار پرسنل در خصوص برنامه کاری کمک می کند. این سیاست ها را بایستی از همان ابتدا صریحا و به طور مستقیم با پرسنل در میان گذاشت و هرگونه ابهامات پرسنل در این باره را برطرف نمود. در این رابطه  بهتر است نکاتی را مد نظر قرار داد؛ از جمله:

 دستورالعمل های دقیق حضور و غیاب : مدیران موفق منابع انسانی توصیه می کنند که در سیاست های حضور و غیاب، بایستی ساعات کاری،  زمان های استراحت، عواقب از کار گریزی و غیبت و فرآیندهای درخواست مرخصی به شکلی روشن و صریح تعیین و بیان گردد. همچنین، بایستی تفاوت میان غیبت های مجاز و غیرمجاز مشخص گردد؛ مثل غیبت مجاز می تواند شامل مرخصی های از قبیل برنامه ریزی شده، مانند تعطیلات، مرخصی پزشکی یا مرخصی بسیار ضروری باشد؛ حال آن که غیبت های غیرمجاز آن دسته از غیبت هایی هستند که پرسنل هیچ اطلاعی به مدیریت نداده  و به کرات اتفاق می افتند.

انعطاف پذیری در صورت نیاز : یک سیاست حضور و غیاب سخت گیرانه می تواند به فرسودگی نیروی کار بی انجامد؛ به ویژه در محیط های کاری مدرن که پرسنل اغلب به دنبال برقراری تعادل میان کار و زندگی شخصی خود هستند. مدیران موفق منابع انسانی توصیه می کنند که اندکی انعطاف پذیری را چاشنی سیاست های حضور و غیاب کنیم؛ از جمله آن که به پرسنل امکان دور کاری داده یا ساعات شروع و پایان کار را در صورت امکان به خود پرسنل واگذار کنیم. از این طریق می توان از غیبت های برنامه ریزی نشده پرسنل تا حد زیادی جلوگیری کرد و به آن ها در برقراری توازن  مطلوب میان کار و زندگی  شخصی کمک نمود.

 غیبت را به شیوه ای سازنده مدیریت کنید

مسئله غیبت، چالشی بزرگ پیش روی مدیران منابع انسانی می باشد، اما رهبران موفق در این حوزه با ذهنیتی سازنده و همدلانه با این مسئله رو به رو می شوند. این دسته از رهبران توصیه می کنند که به جای تمرکز بر انجام اقدامات تنبیهی در قبال غیبت پرسنل، علل زمینه ای  و ریشه ای غیبت را پیدا نموده و به طور مستقیم به آن ها پرداخته شود.

رهبران موفق منابع انسانی تاکید می کنند که نبایست به موضوع غیبت به عنوان یک مشکل واحد نگاه کرد، بلکه غیبت در اصل نمود مسائلی جدی تر مانند مشکلات مربوط به سلامتی، نارضایتی از محیط کار یا مشکلات شخصی می باشد. راهکاری که مدیران موفق این حوزه ارائه می دهند، گفتگوی دو طرفه میان مدیریت و پرسنلی است که حضور مستمری در محیط کار ندارند تا از این طریق دلایل ریشه ای شناسایی و در جهت رفع آن ها تلاش دوجانبه صورت گیرد.

با آن که همدلی با پرسنل اهمیت زیادی دارد، اما باید در نظر داشت که غیبت  های مکرر می تواند در انجام امور و فرآیند های سازمان اختلال جدی ایجاد کند.  مدیران موفق منابع انسانی فرآیندهای انضباطی پلکانی را پیشنهاد می کنند که با هشدارهای کلامی آغاز شده، سپس به هشدارهای کتبی رسیده و در آخر، در صورت عدم کاهش غیبت،  به اقدامات جدی مانند تعلیق از کار یا قطع همکاری با پرسنل می انجامد. این اقدامات بایستی به صورت مکتوب و مستند ثبت شده و پرسنل در جریان این مراحل قرار گیرند.

از سیستم های کنترل تردد پرسنل استفاده کنید

 در محیط های فناوری محور امروزی نرم افزار حضور غیاب آنلاین به عنوان ابزاری ضروری در جهت مدیریت حضور و غیاب پرسنل شناخته می شود. این سیستم ها داده های لحظه ای و دقیق در خصوص وضعیت حضور و غیاب پرسنل ارائه می دهند که این داده های ارزشمند، وقت کشی را کاهش داده و برای مدیران امکان نظارت موثر  بر روند های جاری را فراهم می کنند. مدیران منابع انسانی موفق از سیستم های کنترل تردد پرسنل به عنوان بخشی از استراتژی های گسترده مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی خود استفاده می کنند.

نرم افزار های حضور و غیاب انواع مختلفی دارند؛ از دستگاه های ساعت زن ساده و کارتی گرفته تا سیستم های کنترل تردد مدرن، بیومتریک  و اپلیکیشن های موبایل. به عنوان مثال، سیستم های بیومتریک از اثر انگشت، تشخیص چهره یا اسکن عنبیه برای ثبت حضور و غیاب  پرسنل استفاده می  کنند و از این طریق احتمال خطا و دست کاری در این داده ها را به حداقل می رسانند.

 نرم افزار های حضور و غیاب نصب شده بر گوشی های هوشمند نیز محبوبیت زیادی به ویژه در بین سازمان هایی که پرسنل دورکار یا در ماموریت دارند، به دست آورده اند. این نرم افزار ها که در قالب اپلیکیشن ارائه می شوند، امکان ثبت ورود و خروج را از طریق گوشی های مجهز به جی پی اس فراهم نموده اند و بدین ترتیب ،پیگیری فعالیت های کاری پرسنل حتی زمانی که در محیط رسمی کار حضور نداشته باشند، میسر شده است.

 مدیران موفق در حوزه منابع انسانی قویا استفاده از سیستم های کنترل تردد بدون سرور پرسنل را پیشنهاد می کنند؛ چرا که این سیستم ها فرآیندهای پیگیری وضعیت حضور و غیاب کارکنان را به طور اتوماتیک انجام می دهند، خطاها را به حداقل رسانده و از بار اجرایی مسئولان این حوزه می کاهند. این سیستم ها همچنین داده ها و گزارشات عینی ارائه می دهند که از آن ها به منظور بررسی الگو های حضور و غیاب پرسنل، میزان رعایت سیاست های حضور و غیاب و شناسایی روندهای غیبت استفاده می شود.

 مزیت های سیستم حضور و غیاب پرسنل این موارد ختم نمی شود. این سیستم ها با نرم افزار های پرداخت حقوق و دستمزد ادغام شده و به منابع انسانی این اطمینان را می دهد که  صرفا بر اساس ساعاتی که کار کرده اند حقوق و مزایا دریافت می کنند. بدین شکل، قابلیت یکپارچگی این سیستم ها از منازعات، نارضایتی ها و اختلافات بر سر درستی داده های حضور و غیاب کاسته و در همه حال در راستای مقررات و قانون کار در خصوص محاسبه زمان استراحت، اضافه کاری و مرخصی با حقوق عمل می گردد.

 شرکت مهندسی کسرا؛ پیشرو در ارائه نرم افزار حضور غیاب

همان طور که خواندیم، دستگاه های حضور و غیاب اصلی ترین ابزار در جعبه مدیریتی مدیران موفق منابع انسانی می باشند. اگر شما هم خواهان داشتن این ابزار قدرتمند در جعبه مدیریت نیروی کار خود هستید،  ما به شما نرم افزارهای پیشرفته حضور و غیاب ساخت شرکت مهندسی نرم افزار حضور و غیاب کسرا را پیشنهاد می کنیم. این شرکت خوش نام و معتبر با دو دهه سابقه درخشان و همکاری با بسیاری از نهادها و سازمان های مهم کشوری آماده ارائه محصولات و خدمات خود به صاحبان کسب و کار می باشد. برای دریافت مشاوره و راهنمایی با متخصصان این شرکت در تماس باشید.