بهبود مدیریت منابع انسانی شرکت ‌های چند دفتره با نرم ‌افزار حضور غیاب آنلاین

اقتصاد جهانی سازی شده، شرکت‌ ها را بر آن داشته است تا از موقعیت‌ های مکانی مختلفی فعالیت‌ های خود را انجام دهند که این امر مدیریت منابع انسانی را به طور فزاینده ای پیچیده نموده است. یکی از ابعاد مهم مدیریت منابع انسانی شرکت ‌های چند دفتره ، رهگیری حضور و غیاب است؛ چرا که مستقیماً بر امور پرداختی، بهره‌ وری و نحوه رعایت مقررات و قوانین کار تاثیر می ‌گذارد.

در گذشته نه چندان دور، رهگیری حضور و غیاب با استفاده از سیستم‌ های دستی یا سخت افزار های در محل انجام می شد که روشی ناکارامد، پر خطا و مقیاس ناپذیر بود. اما ظهور فناوری‌ های مبتنی بر فضای ابری، تحولی در رویارویی کسب و کار ها با این چالش ‌ها ایجاد کرد. سیستم‌ کنترل تردد پرسنل ابری راهکاری کارامد، مقیاس پذیر، متمرکز و مناسب شرکت‌ هایی است که دفاتر متعددی دارند. در ادامه به تاثیر انواع نرم ‌افزار حضور غیاب آنلاین بر بهبود مدیریت منابع انسانی شرکت ‌های چند دفتره می ‌پردازیم، با ما بمانید. 

متمرکز سازی و دسترسی به داده ‌های لحظه ‌ای در شرکت ‌های چند دفتره 

مدیریت فرایند های منابع انسانی مانند رهگیری حضور و غیاب پرسنل در دفاتر مختلف می‌ تواند کاری طاقت فرسا باشد؛ به ویژه اگر هر یک از دفاتر شرکت از سیستم یا شیوه مختص به خود در این باره استفاده می‌ کند. چنین رویکرد غیر متمرکزی اغلب به ناهماهنگی در جمع آوری، ثبت و پردازش داده می ‌انجامد. یکی از مزیت‌ های چشمگیر نرم‌ افزار حضور و غیاب ابری یا سامانه تردد بدون سرور، توانایی آن در متمرکز ساختن جمع آوری داده ‌ها و گزارشگری می‌ باشد.

از طریق سیستم ابری، تمامی داده‌ های حضور و غیاب کارکنان دفاتر مختلف در یک پلتفرم واحد و مشترک ذخیره می ‌شود. این متمرکز سازی از طریق فراهم نمودن امکان دسترسی لحظه ‌ای به داده ‌ها در تمامی موقعیت‌ های مکانی، فرایند های مدیریت منابع انسانی را تسهیل نموده است و اطمینان می ‌دهد که تیم منابع انسانی تصویر کامل و درستی از حضور و غیاب پرسنل شرکت در کل سازمان دارد. 

افزایش دقت و کاهش خطا 

در رهگیری حضور و غیاب به شیوه دستی، خط‌ا های متعددی رخ می‌ دهد؛ چه این خطا ها از نوع اهمال کاری باشد یا دستکاری عامدانه داده ‌ها. نرم ‌افزار حضور و غیاب کلود فرایند جمع آوری و ذخیره ‌سازی داده ‌ها را به صورت اتوماتیک انجام داده و این اطمینان را می ‌دهد که رکورد های ضبط شده دقیق و غیر قابل دستکاری هستند. بسیاری از این سیستم ‌ها مجهز به ادوات بیومتریکی، اپلیکیشن ‌های نصب شده بر گوشی‌ های همراه یا ردیابی از طریق جی پی اس جهت ثبت داده ‌های حضور و غیاب هستند و بدین ترتیب، ریسک خطا ها یا دزدی از زمان تا حد چشمگیری کاهش می ‌یابد. 

مقیاس پذیری  

همگام با توسعه شرکت ‌ها و باز شدن دفاتر جدید، سیستم‌ های منابع انسانی آن ها نیز باید مطابق با این توسعه مقیاس بندی شوند. نرم ‌افزار های حضور غیاب کلود از اساس مقیاس پذیر هستند و به کسب و کار ها این امکان را می ‌دهند تا با کمترین زحمت، موقعیت‌ های مکانی و کاربران جدید را اضافه کنند.

برخلاف سیستم‌ های در محل که مستلزم سرمایه گذاری کلان در بخش سخت ‌افزار و نرم ‌افزار برای هر یک از دفاتر جدید هستند، سیستم‌ های کلود از طریق اینترنت و از هر موقعیت مکانی به آسانی در دسترس می ‌باشند. این قابلیت کار را برای شرکت ها آسان نموده و شرکت ‌ها می‌ توانند بدون نگرانی درباره چالش‌ های لجستیکی مدیریت حضور و غیاب کارکنان خود، دفاتر جدیدی باز کنند. 

به علاوه، بسیاری از نرم‌ افزارهای حضور و غیاب کلود، خدماتی مبتنی بر حق اشتراک ارائه می ‌دهند و شرکت ‌ها از این طریق می ‌توانند صرفا برای خدماتی که نیاز دارند، هزینه پرداخت کنند. این مدل مقرون به صرفه موجب می ‌شود تا کسب و کار ها در هر اندازه ‌ای که باشند، از قابلیت‌ های پیشرفته نرم افزار حضور و غیاب بهره‌مند شوند؛ بی آن که مجبور باشند از همان ابتدا سرمایه ‌گذاری ‌های کلان بکنند. 

یکپارچگی نرم افزار حضور غیاب آنلاین با سایر سیستم‌ های منابع انسانی  

نرم ‌افزار های حضور و غیاب کلود را می ‌توان با سایر نرم ‌افزارهای مورد استفاده در حوزه مدیریت منابع انسانی مانند سیستم پرداخت حقوق و دستمزد، مدیریت مزایا و ابزار های ارزیابی عملکرد یکپارچه نمود. این یکپارچگی فرایند های مدیریت منابع انسانی را تسهیل نموده و اطمینان می ‌دهد که داده‌ ها و اطلاعات بی هیچ گونه اختلالی بین سیستم‌ های مختلف در جریان است. بدین ترتیب، دیگر نیازی به ورود داده ‌ها به سیستم به طور دستی نیست و در نتیجه ریسک خطا ها کاهش می‌ یابد. 

افزایش امنیت داده ‌ها  

امنیت داده‌ ها و اطلاعات، اولویت شماره یک کسب و کارهاست؛ به ویژه شرکت هایی که با اطلاعات حساس منابع انسانی سر و کار دارند. نرم ‌افزارهای حضور و غیاب کلود عمدتا توسط سرورهای ایمن محافظت می‌ شوند. این سرورها روش ‌های امنیتی پیشرفته ای را نظیر رمزگذاری، احراز هویت چند عاملی و بررسی‌ های امنیتی منظم به کار می ‌گیرند. از این طریق، داده‌ های حضور و غیاب از دسترسی های غیر مجاز، از بین رفتن یا منتشر شدن محافظت می ‌شوند. 

به علاوه، سیستم ‌های ابری دارای قابلیت پشتیبان ‌گیری خودکار هستند؛ قابلیتی مهم که باعث می ‌شود داده‌ها بر اثر خرابی ‌های سخت‌ افزاری یا سایر عوامل از بین نروند. این سطح از امنیت از طریق سخت ‌افزارهای در محل و راهکار های قدیمی ایجاد نمی‌شود و برای رسیدن به امنیت بالا ممکن است شرکت‌ها مجبور شوند در حوزه زیرساخت‌های فناوری اطلاعات و پرسنل امنیتی سرمایه‌گذاری‌های کلانی انجام دهند. 

ارتقای مشارکت پرسنل و انعطاف پذیری بالا  

نرم‌افزارهای حضور و غیاب کلود اغلب منحصر به اپلیکیشن‌های نصب شده در گوشی‌های هوشمند یا پرتال های پیشخوان کارمند هستند که به پرسنل امکان مدیریت داده‌های حضور و غیاب خود را می‌دهند. پرسنل می‌توانند به راحتی ورود و خروج خود را از طریق گوشی‌های همراه خود ثبت کنند، وضعیت حضور و غیاب خود را مشاهده کرده، درخواست مرخصی داده و بر اضافه کارهای خود را نظارت داشته باشند.

این میزان شفافیت و کنترل، از طریق فراهم آوردن امکان مدیریت برنامه‌های کاری پرسنل توسط خود آنها، موجب افزایش مشارکت ایشان گردیده و به آنها این اطمینان را می‌دهد که حقوق و دستمزدشان به طور دقیق و بر اساس ساعات کاری سپری شده پرداخت می‌شود. 

افزون بر این‌ها، نرم‌افزار حضور و غیاب ابری از انعطاف بالایی جهت مدیریت نیروهای دورکار یا سیار دارد. به کمک رهگیری از طریق جی پی اس، پرسنل می‌توانند ورود خود را از هر موقعیت مکانی که باشند ثبت کنند و مدیران نیز می‌توانند مطمئن شوند که پرسنل در محل تعیین شده مشغول به کار هستند. این قابلیت همان چیزی است که شرکت‌های دارای پرسنل دورکار و سیار، مانند شرکت‌های ساخت و ساز به آن نیاز دارند. 

کلام آخر  

با اقبال گسترده کسب و کارها از دستاوردهای تازه دیجیتالی، نرم‌افزار حضور و غیاب کلود به محبوبیت زیادی دست یافته و به ابزاری لازم در مدیریت منابع انسانی بدل گشته است. شرکت‌ها با استفاده از این سیستم‌های پیشرفته و کارآمد نه فقط سطح کیفیت فعالیت حوزه مدیریت منابع انسانی خود را ارتقا می‌دهند، بلکه شاهد افزایش مشارکت و بهره‌وری پرسنل و بهبود عملکرد کلی سازمان خود خواهند بود.

یکی از شرکت‌های پیشرو در زمینه تولید سامانه‌های حضور و غیاب پیشرفته، شرکت مهندسی نرم افزاری حضور و غیاب کسرا می‌باشد. سیستم‌های کنترل تردد پرسنل ساخت این شرکت انواع مختلفی دارند، از جمله نرم‌افزار حضور غیاب آنلاین، نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب و همینطور نرم‌افزار حضور غیاب کلود یا ابری. این شرکت با بیش از ۲۳ سال سابقه تولید دستگاه حضور و غیاب، به عنوان یکی از برترین برندها در این حوزه شناخته می‌شود. برای کسب اطلاعات بیشتر با مشاوران کسرا در تماس باشید.