مدیریت چندین شیفت کاری متفاوت و پیچیده با نرم‌ افزار حضور غیاب آنلاین

مدیریت شیفت‌ های متعدد در یک سازمان حتی در سامانه حضور غیاب می ‌تواند بسیار چالش برانگیز باشد. مدیریت موثر نیروی کار، به ویژه در محیط‌ هایی مانند بیمارستان ‌ها، صنایع و فروشگاه ‌ها اغلب نیازمند شیفت ‌های منظم است تا به خوبی پاسخگوی نیاز ها باشد. با این حال، برای حفظ کارایی عملیاتی لازم است اطمینان یابیم که شیفت‌ ها بدون اختلال جا به جا می‌ شوند و پرسنل به هنگام نیاز در محیط کار حاضر بوده و به هرگونه مشکل مرتبط با حضور و غیاب پرسنل فورا رسیدگی می‌ شود. نرم ‌افزار تردد در مدیریت شیفت‌ های کاری متفاوت و پیچیده نقش بسزایی ایفا می‌ کند.

این سیستم ‌ها با نظارت اتوماتیک بر حضور غیاب پرسنل، تسهیل در برنامه ‌ریزی شیفت‌ ها و گزارش دهی و ارائه داده‌ های لحظه‌ ای، به مدیریت هرچه موثر تر شیفت‌ های متعدد کمک می‌ کند. در این نوشتار قصد داریم مواردی از قبیل اهمیت نرم ‌افزار حضور غیاب آنلاین در مدیریت شیفت‌ های متعدد، چالش ‌های مربوط به مدیریت شیفت‌ های گوناگون و چگونگی بهینه‌ سازی مدیریت پرسنل هر شیفت توسط این سیستم‌ ها  را بررسی نماییم.

اهمیت و انواع شیفت کاری

در بسیاری از صنایع به منظور تداوم خدمات رسانی و فعالیت‌ های سازمانی، پرسنل به صورت شیفتی کار می‌ کنند. به عنوان مثال، حضور ۲۴ ساعته پرسنل و کادر درمان در بیمارستان الزامی است. گاهی نیز کارخانجات صنعتی جهت برآوردن تقاضای مشتریان، خطوط تولیدی خود را به صورت ۲۴ ساعته و در تمام روز های هفته فعال نگه می دارند. شیفت ‌های کاری عمدتاً در چهار دسته طبقه بندی می‌شود:

شیفت اول (شیفت روز) که معمولاً ساعات کاری استاندارد را در بر می‌ گیرد.

شیفت دوم (بعد از ظهر تا نیمه شب) که معمولاً از اواخر عصر تا نیمه شب ادامه دارد.

شیفت سوم (شیفت شب) که تمام ساعات شب را تحت پوشش قرار می ‌دهد.

شیفت چرخشی که پرسنل به طور متناوب در شیفت ‌های مختلف و به صورت دوره‌ ای فعالیت می ‌کنند.

مدیریت این شیفت ‌ها به برنامه‌ ریزی و هماهنگی دقیق نیاز دارد تا اطمینان یابیم که پرسنل به تعداد مورد نظر در تمامی سطوح حضور دارند و نیز به خوبی از برنامه‌ های کاری خود آگاه هستند.

چالش ‌های مربوط به مدیریت شیفت‌ های گوناگون

تنوع برنامه‌ ریزی: هماهنگی و اطمینان از در دسترس بودن پرسنل در شیفت های متعدد می ‌تواند فرایندی پیچیده باشد. ممکن است برخی پرسنل ترجیح دهند در شیفت ‌های مشخصی کار کنند. برخی نیز ممکن است به دلیل مشکلات شخصی یا سلامتی نتوانند در شیفت‌ های تعیین شده کار کنند.

رهگیری حضور و غیاب: نظارت بر حضور کارکنان در شیفت‌ های متعدد اهمیت بسیاری دارد. با چرخش شیفت‌ ها در ساعات مختلف شبانه روز، رهگیری و ثبت دستی حضور و غیاب می ‌تواند بسیار طاقت فرسا و مستعد خطا و اشتباه باشد.

سلامت و بازدهی پرسنل: شیفت‌های کاری تعادل میان شغل و زندگی پرسنل را تحت تاثیر قرار می ‌دهند و می‌ توانند منجر به خستگی، فرسودگی و افت بهره ‌وری و بازدهی آنان شوند. مدیران بایستی شیفت ‌ها را به نحو موثری مدیریت کنند تا از کار بیش از حد پرسنل جلوگیری شده و همین طور زمان ‌های کافی برای استراحت در شیفت‌ ها گنجانده شود.

سیستم ‌های کنترل تردد پرسنل از طریق اتوماتیک کردن بسیاری از فرایند های اصلی در مدیریت شیفت‌ ها، این چالش‌ ها و بسیاری دیگر را برطرف می ‌نمایند و به مدیران این امکان را می‌ دهند تا بر بهینه‌ سازی بهره‌ وری و بازدهی نیروی کار خود تمرکز کنند.

تعریف و کاربرد نرم‌ افزار حضور غیاب

نرم‌ افزار حضور غیاب، یک سیستم اتوماتیک جهت نظارت و ثبت حضور غیاب منابع انسانی می ‌باشد. این سیستم ‌ها اشکال مختلفی دارند؛ از جمله نرم‌ افزار حضور غیاب کلود Cloud یا سامانه تردد بدون سرور، نرم‌ افزار حضور و غیاب آنلاین یا نرم‌ افزار حضور غیاب تحت وب Web. این سیستم‌ ها از طریق یکپارچگی با نرم‌ افزارهای برنامه‌ ریزی و ابزار های ثبت زمان، قابلیت‌ های جامع و نوینی جهت مدیریت حضور و غیاب کارکنان ارائه می ‌دهند.

مدیریت شیفت‌ های کاری متعدد از طریق نرم‌ افزار حضور و غیاب

سیستم ‌های پیشرفته کنترل تردد پرسنل از طریق شیوه‌ های زیر شیفت‌ های کاری گوناگون را مدیریت می ‌کنند:

قابلیت برنامه‌ ریزی خودکار

یکی از مزیت‌ های چشمگیر نرم‌ افزار های حضور و غیاب در مدیریت شیفت‌ های متعدد، دارا بودن قابلیت پردازش و برنامه ‌ریزی خودکار می‌ باشد. یکپارچه شدن ابزار های برنامه‌ ریزی با سیستم کنترل تردد پرسنل، به مدیران این امکان را می ‌دهد تا بر اساس دسترسی، مجموعه مهارت‌ ها و نیاز های کسب و کار، پرسنل را در شیفت ‌های مختلف توزیع کنند.

رهگیری لحظه‌ ای حضور و غیاب

نرم‌ افزار های حضور و غیاب با دارا بودن قابلیت رهگیری لحظه‌ ای حضور و غیاب پرسنل، از رعایت برنامه‌ های زمانی شیفت ها و شناسایی سریع مشکلات مربوط به حضور و غیاب پرسنل اطمینان می ‌دهند. این سیستم‌ ها نوتیفیکیشن‌ های آنی در خصوص تاخیر در حضور بر سر شیفت‌ ها، نبودن پرسنل بر سر شیفت خود ‌و ترک زود هنگام محل کار را به مدیران ارسال می ‌کنند و از این طریق مدیران می‌ توانند اقدامات فوری و مقتضی را در صورت کمبود پرسنل انجام دهند.

افزایش مسئولیت پذیری و مشارکت پرسنل

سیستم ‌های کنترل تردد پرسنل از طریق اطمینان یافتن از آن که پرسنل به برنامه‌ های کاری خود پایبندند، موجب تقویت فرهنگ مسئولیت پذیری و پاسخگویی می‌ شوند. پرسنل که می‌ دانند وضعیت حضور و غیاب آن ها به دقت تحت نظر قرار دارد، سعی می ‌کنند به موقع در محل کار خود حاضر شده و شیفت‌ های خود را به طور کامل بگذرانند. به علاوه، استفاده از سیستم‌ های بیومتریک از “بادی پانچینگ”؛ یعنی ثبت حضور پرسنل غایب توسط همکاران خود جلوگیری می‌ کند.

معرفی شرکت مهندسی نرم افزاری کسرا

شرکت مهندسی نرم افزاری حضور و غیاب کسرا به عنوان اولین تولید کننده سامانه تردد بی‌ نیاز از کاغذ در ایران شناخته می‌ شود و محصولات متنوعی از قبیل حضور غیاب ابری، اپلیکیشن حضور غیاب، اتوماسیون تغذیه پرسنل، نرم افزار کارانه، اتوماسیون حراست، سیستم مرخصی کارمندان و سیستم ماموریت دارد.

این شرکت خوشنام با بیش از 24 سال سابقه درخشان و همکاری و با سازمان ها و ارگان‌ های مهم کشوری توانسته جامع‌ ترین سیستم‌ های مدیریت کنترل تردد و حضور غیاب پرسنل را ارائه دهد و از این طریق، همواره در کنار مدیران سازمان‌ ها و کسب و کارهای بزرگ در امر کنترل منابع انسانی خود باشد. جهت مشاوره و کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان کسرا تماس بگیرید.

دیجیتال مارکتینگ کسرا

تیم دیجیتال مارکتینگ کسرا با تمرکز بر تولید محتوای تخصصی در حوزه نرم‌افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد، اطلاعاتی دقیق و منحصربه‌فرد ارائه می‌دهد. این تیم با دانش بازاریابی دیجیتال و تسلط بر فناوری‌های مرتبط، محتوایی کاربردی و قابل اعتماد برای نیازهای سازمان‌ها تولید می‌کند. هدف ما ارائه محتوایی باکیفیت برای آگاهی‌بخشی و تسهیل تصمیم‌گیری مدیران و کاربران حرفه‌ای است.