کاهش تقلب‌ ساعت زنی کارکنان با استفاده از دستگاه حضور غیاب cloud

در محیط‌ های کاری مدرن و امروزی، مدیریت زمان و رهگیری و ثبت ورود و خروج و تردد منابع انسانی از مؤلفه‌ های اصلی بهره‌ وری و موفقیت سازمانی به شمار می ‌آیند. در گذشته این فرایند ها به طور دستی انجام می ‌شد و اغلب به ناکارامدی، خطا های مختلف و اقدامات غیر مجاز مانند “بادی پانچینگ” و تقلب ساعت می ‌انجامید. بادی پانچینگ به عملی اطلاق می ‌شود که یکی از پرسنل، حضور یا ورود و خروج همکار خود را که غایب بوده یا تاخیر کرده است، ثبت می‌ کند؛ در حالی که تقلب شامل دستکاری داده ‌های تردد و تبدیل غیبت ‌ها به حضور مستمر در محیط کار می ‌باشد.

این اقدامات نه تنها به لحاظ مالی سازمان را تحت الشعاع قرار می‌ دهد، بلکه در عملکرد و پویایی تیم اختلال ایجاد کرده و بهره ‌وری کلی را کاهش می ‌دهد. خبر خوب آن که ظهور دستگاه‌ های تردد و نرم افزار حضور غیاب آنلاین و کلود یا ابری، این مشکلات را به طور چشمگیری کاهش داده و راه حلی مطمئن به منظور افزایش شفافیت، دقت، اعتبار و پاسخگویی در مدیریت حضور و غیاب کارمندان محسوب می ‌شود. در این مقاله قصد داریم به نقش دستگاه حضور غیاب Cloud کلود در کاهش تقلب‌ های ساعت زنی کارکنان بپردازیم. در ادامه با ما همراه باشید.

مفهوم بادی پانچینگ و تقلب در مدیریت حضور غیاب کارکنان

بادی پانچینگ و تقلب دو مورد از اشکال دزدی از زمان هستند که می ‌توانند تبعات جدی برای سازمان ‌ها در پی داشته باشند. طبق آماری که از سوی انجمن حقوق و دستمزد آمریکا منتشر شده، قریب به ۷۵ درصد کسب و کار ها در ایالات متحده آمریکا به دلیل بادی پانچینگ متحمل ضرر های مالی هنگفتی می‌ شوند. بادی پانچینگ معمولا ناشی از عدم نظارت جدی و استفاده از دستگاه‌ های قدیمی و قابل دستکاری مانند کارت پانچ‌ های کاغذی یا دستگاه های ساعت زنی حضور و غیاب الکترونیکی و ساده می ‌باشد.

تقلب نیز به روش ‌های گوناگون و پیچیده ای مانند دستکاری داده‌ های دیجیتال صورت می‌ گیرد. این اقدامات غیرمجاز و غیر اخلاقی زمینه ساز مشکلات بزرگتر از جمله کاهش انگیزه پرسنل، کاهش میزان بهره ‌وری و حتی مشکلات حقوقی و قضایی برای سازمان می گردد.

نقش دستگاه حضور غیاب کلود در کاهش بادی پانچینگ و تقلب

پیشرفت‌ های اخیر در حوزه فناوری منجر به پیدایش و توسعه نرم‌ افزار حضور و غیاب کلود یا ابری گشته است که دستاوردی مهم و ارزشمند در مدیریت مطمئن و ایمن حضور و غیاب و زمان کاری پرسنل به شمار می آید. این سیستم‌ ها بر پایه فناوری محاسبه ابری عمل می‌ کنند؛ بدین معنا که داده ‌ها بر روی سرورهای از راه دور و از طریق اینترنت ذخیره، مدیریت و پردازش می‌ شوند.

دستگاه حضور و غیاب کلود اغلب مجهز به قابلیت‌ های پیشرفته ای نظیر تایید بیومتریکی (اثر انگشت یا تشخیص چهره )، ردیابی  GPS، و ادغام با سایر سیستم‌ های پرداختی و ابزارهای مدیریت منابع انسانی می ‌باشد. این سیستم‌ ها از طریق روش ‌های زیر بادی پانچینگ و تقلب در مدیریت حضور و غیاب را کاهش می ‌دهند:

تایید بیومتریک

 یکی از موثرترین شیوه‌ هایی که دستگاه حضور و غیاب کلود از طریق آن با بادی پانچینگ مبارزه می ‌کند، تایید بیومتریکی است. این سیستم‌ ها با استفاده از ویژگی ‌های فیزیکی منحصر به فرد مانند اثر انگشت، تشخیص چهره یا اسکن عنبیه، اطمینان حاصل می ‌کنند که صرفاً پرسنل مورد نظر می ‌تواند ورود و خروج خود را ثبت نماید. از آن جایی که ویژگی ‌های بیومتریکی هیچ فردی مانند دیگری نیست و امکان جایگزینی وجود ندارد، عملاً ریسک بادی پانچینگ به صفر می ‌رسد.

فناوری  GPS و ژئوفنس (حصار جغرافیایی)

نرم ‌افزار حضور و غیاب کلود اغلب مجهز به ردیابی  GPS و فناوری ژئوفنس می ‌باشد که از این طریق اطمینان حاصل می‌ شود که پرسنل تنها زمانی می‌ توانند ورود و خروج خود را ثبت کنند که در موقعیت مکانی تعیین شده حضور فیزیکی داشته باشند.

این قابلیت به طور ویژه مناسب سازمان ‌هایی است که پرسنل دور کار و در ماموریت دارند؛ چرا که از ثبت حضور آن ها در موقعیت‌ های مکانی غیر مجاز و تعیین نشده جلوگیری می ‌شود. فناوری ژئوفنس هم با ایجاد یک حصار مجازی پیرامون محیط کار، مانع دسترسی پرسنلی که خارج از این حصار قصد ثبت ورود و خروج خود در سیستم را دارند، می‌ گردد.

ذخیره‌ سازی رمزی داده‌ ها

سیستم‌ های حضور و غیاب کلود اغلب از روش ‌های رمزگذاری پیشرفته ای برای محافظت از داده‌ ها در برابر دسترسی غیر مجاز و دستکاری استفاده می ‌کنند. بدین ترتیب، این اطمینان حاصل می‌ شود که رکورد های حضور و غیاب محفوظ بوده و پرسنل و حتی مدیران نمی‌ توانند بدون برجا گذاشتن ردی از خود در این داده ‌ها دست ببرند. ماهیت امن ذخیره ‌سازی ابری، احتمال تقلب را کاهش داده و موجب افزایش اعتماد به دقت و بی‌ طرفی سیستم می‌ گردد.

احراز هویت دو مرحله ‌ای (FA2)

با هدف ایمنی بیشتر، بسیاری از نرم‌ افزارهای حضور و غیاب ابری مجهز به قابلیت احراز هویت دو مرحله ‌ای شده اند. این قابلیت مستلزم آن است که پرسنل پیش از دسترسی به سیستم، هویت خود را طی دو مرحله احراز کنند. این دو مرحله ممکن است شامل یک پسورد و یک اسکن بیومتریک و یا کد تاییدی باشد که به گوشی همراه پیامک می ‌شود. احراز هویت دو مرحله ‌ای از دسترسی افراد غیر مجاز به سیستم جلوگیری کرده و از این طریق ریسک دستکاری داده های حضور و غیاب کاهش می ‌یابد.

ادغام با سیستم‌ های پرداختی

نرم‌ افزار حضور و غیاب کلود از طریق ادغام با سیستم ‌های محاسبه حقوق و دستمزد، این اطمینان را می ‌دهد که صرفاً از داده‌ های دقیق و تایید شده حضور و غیاب جهت محاسبه دستمزد و حقوق استفاده می ‌شود. این قابلیت، خطا های احتمالی در پردازش حقوق و دستمزد را به حداقل رسانده و پرسنل حقوقی بیش از آنچه کار کرده اند، دریافت نخواهند کرد.

این نوع ادغام خودکار همچنین فرایند های مدیریتی را تسهیل نموده، موجب صرفه‌ جویی در زمان شده و احتمال بروز خطا‌ های انسانی را به حداقل می‌ رساند؛ خطا هایی که می توانند به طور بالقوه منجر به تقلب‌ های غیر عمدی شوند.

درباره شرکت کسرا

یکی از شرکت‌ های پیشرو و خوشنام در زمینه طراحی و تولید دستگاه حضور و غیاب کلود، شرکت مهندسی نرم افزار حضور و غیاب کسرا می ‌باشد. متخصصان این شرکت در تولید سامانه ‌های حضور و غیاب کارکنان، فناوری‌ های روز دنیا را به خدمت گرفته و انواع سیستم کنترل تردد پرسنل را با قابلیت های متنوع و منحصر به فردی به مشتریان عزیز خود عرضه می‌ دارند.

شرکت مهندسی نرم افزاری کسرا علاوه بر تامین و پشتیبانی دستگاه حضور و غیاب ابری، نرم افزار حضور و غیاب تحت وب و نرم افزار حضور و غیاب آنلاین را نیز تولید می کند.  تیم پشتیبانی و مشاوران شرکت مهندسی کسرا نیز آماده ارائه راهکار و مشاوره به مدیران و صاحبان کسب و کار می ‌باشند. برای دریافت مشاوره با متخصصان کسرا تماس بگیرید.