مفهوم قانون پارکینسون چیست؟ چگونه با اصل پارکینسون مقابله کنیم؟ 

یک عقیده رایج در مورد افزایش بهره وری و انجام دادن ایده آل کارها، داشتن زمان زیاد برای انجام یک کار است. قانون پارکینسون Parkinson’s) law) درست عکس این عقیده را بیان می کند. طبق این قانون انجام دادن هر کاری دقیقا به اندازه ی زمان اختصاص یافته به آن، زمان می برد. به طور مثال اگر شما برای انجام یک کار تنها به سه ساعت فرصت نیاز دارید هیچ لزومی ندارد در برنامه خود یک روز کامل را به آن کار اختصاص دهید. چون آن کار واقعا در سه ساعت به طور کامل انجام می شود. این قانون در حال حاضر نقش پررنگی در مدیریت کاری دارد. برای دریافت اطلاعات بیشتر پیرامون قانون پارکینسون چیست؟ و نحوه استفاده از آن برای افزایش بهره وری در ادامه این مقاله با ما همراه باشید. 

قانون پارکینسون یا اصل پارکینسون (Parkinson’s law) چیست؟ 

در ساده ترین تعریف، قانون پارکینسون می گوید کار به گونه ای گسترش می یابد که زمان در دسترس برای تکمیل آن پر شود. این بدان معناست که تا زمانیکه فرصت برای انجام یک کار وجود داشته باشد افراد تمایل دارند کار را به تعویق بیندازند تا دقیقا در پایان فرصت مورد نظر کار به اتمام برسد. به طور کلی در بیشتر امور ما بر اساس مدت زمانی که در اختیار داریم برنامه ریزی می کنیم و زمانی که ضرب الاجل نزدیک می شود، شروع به انتخاب و جا به جایی می کنیم تا کارهایی را که باید انجام شود را در موعد مقرر انجام دهیم. ضرب‌الاجل‌ها می‌تواند باعث به تعویق انداختن کار شود یا حتی افراد را وادار کند که وقت خود را با مسائل بی‌اهمیت پر کنند. همچنین، تمایل برای گسترش کارها باعث استخدام افراد بیشتر در یک سازمان می شود.   

بیشتر بخوانید: اصول مدیریت زمان برای داشتن زندگی بهتر

مبدع قانون پارکینسون چه کسی است؟

قانون پارکینسون اولین بار توسط یک تاریخدان و نویسنده بزرگ بریتانیایی به نام  سایریل نورث کوت پارکینسون، و در سال ۱۹۹۵ مطرح شد. این قانون که در ابتدا در مجله اکونومیست بیان شد، بعدها در  کتابی به نام قانون پارکینسون در تعقیب پیشرفت هم چاپ شد. این کتاب داستان زنی بود که کار او فقط ارسال یک کارت پستال بود.  قانون پارکینسون اولین بار در زمینهٔ گسترش بی‌رویه بوروکراسی مطرح شد.  پارکینسون معتقد است تمایل مدیران به داشتن کارکنان بیشتر سبب ایجاد انگیزه گسترش بوروکراسی می شود. همین موضوع منجر به بالا رفتن تعداد کارکنان و انجام وظایف تکراری توسط آن ها می شود.

نقش قانون پارکینسون بر مدیریت زمان 

اصل پارکینسون به ما می گوید انجام هر کاری به اندازه ای که ما برای آن وقت می گذاریم طول می کشد. یعنی اگر انجام یک کار به 3 ساعت زمان نیاز داشته باشد، و ما برای آن یک هفته وقت بگذاریم در واقع یک هفته زمان انجام آن کار است. چون در نهایت ما برای انجام آن کار فقط 3 ساعت زمان صرف می کنیم اما بقیه آن یک هفته را به فکر انجام آن کار هستیم و استرس آن را داریم بدون اینکه کاری انجام دهیم. اما اگر از ابتدا تنها سه ساعت به خودمان زمان می‌دادیم تا آن کار را انجام دهیم، کار در همان سه ساعت انجام می شد بدون اینکه به یک چالش یک هفته ای تبدیل شود. 

به بیان دیگر قانون پارکینسون می گوید زمان بیشتر نشانه انجام کار بیشتر نیست، بلکه با اختصاص زمان بیشتر به انجام کار، کارآمدی کاهش می یابد. همچنین پارکینسون معتقد است که  هر چه زمان تعیین شده برای انجام کار کمتر باشد کار آسان تر پیش خواهد رفت. تعیین زمان معقول برای یک کار و آسان شدن آن به دلیل اختصاص زمان کافی، در مجموع به مدیریت زمان و بهره وری بیشتر کمک می کند. 

بیشتر بخوانید: کار عمیق (Deep Work) چیست و چه تفاوتی با کار سطحی دارد؟ 

معرفی راه های مقابله با قانون پارکینسون

با شناخت قانون پارکینسون یا همان اصل پارکینسون (Parkinson’s law) و روش های مقابله با آن می توان بهره کاری را افزایش داد. اختصاص زمان بیش از حد نیاز برای انجام یک کار باعث می شود انجام آن کار مدت زمان بیشتری طول بکشد البته بدون آنکه کیفیت و ماهیت کار تغییری کرده باشد. برای مقابله با قانون پارکینسون باید به نکات زیر توجه کرد. 

اهداف و ارزش های خود را تعیین کنید

یکی از راه های مقابله با قانون پارکینسون مشخص کردن اهداف بر اساس توانایی ها و ظرفیت افراد است. در ابتدا باید بر اساس توانایی های فردی خود و تجربیات گذشته اهداف و زمان کافی برای انجام آن ها را مشخص کنید. در این صورت زمان بندی انجام کارها به درستی انجام می شود و شاهد   اتلاف وقت و کاهش بهره وری کمتری خواهیم بود. 

کارهای خود را اولویت بندی کنید

برای مدیریت پروژه ابتدا یک لیست از کارهایی که باید انجام دهید را تهیه کنید، سپس کارها را بر اساس اهمیت آن ها اولویت بندی کنید وبر اساس اولویت های مشخص شده اقدام نمایید.

برای مدیریت زمان از تکنیک پومودورو استفاده کنید

مدیریت زمان یکی دیگر از راه های مقابله با قانون پارکینسون است. برای مدیریت زمان می توانید از روش پومودورو استفاده کنید. این روش بسیار ساده و آسان است. طبق قانون پومودورو برای افزایش بهره وری، باید در هنگام انجام کار در فواصل زمانی مشخص استراحت کنید.

برای پیاده سازی قانون پومودورو، بعد از هر 25 دقیقه کار حدود 5 دقیقه به استراحت بپردازید و سپس دوباره شروع به کار کنید. پس از 100 دقیقه کار مدت زمان بیشتری را به استراحت اختصاص دهید. این روش سبب می شود بازدهی شما در انجام امور تا حد معینی افزایش پیدا کند.

برای انجام کارهای غیر ضروری محدودیت زمانی مشخص کنید

اگر شما بتوانید وقت های تلف شده و کارهای بیهوده آگاهی پیدا کنید و آن ها را خنثی کنید، بهره وری افزایش می یابد. برای اینکه بازدهی بیشتری داشته باشیم و همچنین زمان کمتری را صرف کنیم بهتر است از انجام امور غیرضروری بپرهیزیم. در غیر این صورت برای این کارها زمان مشخصی را تعیین کنیم.  

بیشتر بخوانید: OKR چیست و چه نقشی در رشد سازمان ها دارد؟

چگونه با استفاده از اصل پارکینسون تحولی در زندگی خود ایجاد کنیم؟

این یک تفکر بسیار مخرب است که برای افزایش بازدهی لزوما باید کار بیشتری انجام داد.  اگر یاد بگیریم از قانون پارکینسون به درستی استفاده کنیم می توانیم با کمترین زمان بالاترین بهره را ببریم و تحولی در زندگی خود ایجاد کنیم. 

برای رسیدن به این نتیجه باید برای کارهای خود ضرب الاجل بسازیم تا کارها را با سرعت بیشتری انجام دهیم. سپس باید استفاده از این قانون را مرتبا تکرار و تمرین کنیم تا به عادت تبدیل شود. توجه به نکات زیر برای ایجاد تحول در زندگی خود با قانون پارکینسون ضروری است.

عواملی که باعث حواس پرتی می شود را به حداقل برسانید

اگر عوامل حواس پرتی را به حداقل برسانیم در واقع تمرکز خود را بالا برده ایم. در چنین شرایطی طبیعتا میتوانیم در کمترین زمان بیشترین نتیجه را به دست آوریم.

در صورت زیادبودن وظایف بخشی از آن را به دیگران بسپارید

انجام کارهای زیاد باعث ایجاد استرس و دستپاچگی و در نتیجه پایین آمدن راندمان کاری می شود. اگر احساس می کنید وظایف شما زیاد است و ممکن است از عهده آن برنیایید، بخشی از کار را به افراد دیگر واگذار کنید.

از تکنیک پومودورو  استفاده کنید

همان طور که توضیح دادیم تکنیک پومودورو با در نظر گرفتن زمان استراحت در بین کار سبب بالا رفتن تمرکز و بازدهی شما می شود. پس سعی کنید از این تکنیک استفاده کنید.

برای کارها برنامه ریزی داشته باشید

قبل از شروع به کار برای انجام وظایف خود یک برنامه مشخص در نظر بگیرید و سعی کنید مطابق با برنامه پیش بروید. برنامه ریزی شما باید کاملا آگاهانه و با در نظر گرفتن میزان سختی کارها، علایق و توانایی های افراد و نیز زمان کافی برای انجام هر کار تدوین شود. 

بر روی کارهای ضروری تمرکز کنید

طیق لیستی که از کارها تهیه کرده اید و اولویت بندی کارها، ابتدا کارهای ضروری را انجام دهید. تا در صورتی که دچار کمبود وقت شدید کارهای ضروری انجام شده باشد و کارهای غیر ضروری باقی بماند.

با انجام این امور و بسیاری از روش ها و برنامه ریزی های دیگر می توانید کارها را در کمترین زمان به بهترین شکل انجام دهید. با این تکنیک قطعا تحولی بزرگ در زندگی شما رخ خواهد داد.

بیشتر بخوانید: مهارت حل مسئله (Problem-solving skill) چرا انقدر مهم است؟

روش های استفاده از قانون پارکینسون

پس از درک اینکه قانون پارکینسون چیست؟ بهتر است از این قانون برای مدیریت بهتر امور بهره مند شوید. برای استفاده از قانون پارکینسون به نفع خود باید تفکر سخت کار کردن را با کار هوشمندانه تر و در زمان کمتر جایگزین کنید. اگر بتوانید از قانون پارکینسون به درستی استفاده کنید به زودی متوجه خواهید شد که کارها با سرعت شگفت انگیزی پیش می روند بدون آنکه کیفیت انجام کار افت کرده باشد. در زمینه  استفاده از قانون پارکینسون به موارد زیر توجه کنید. 

برخلاف جهت عقربه های ساعت پیش بروید 

این یک حقیقت است که یکی از علت های پیچیده شدن کارها زمان زیادی است که برای انجام آن ها اختصاص می دهیم. با اختصاص زمان مناسب به یک کار، زمان بیشتری برای سایر کارها به دست می آوریم و پیچیدگی کار به حالت طبیعی خود کاهش می یابد. .زمانی که استفاده از قانون پارکینسون را شروع می‌ کنید، فهرستی از وظایف خود تهیه کنید و آنها را بر مقدار زمانی که برای تکمیل آنها نیاز است تقسیم کنید. سپس نیمی از این زمان را برای انجام هر کار به خود اختصاص دهید. فراموش نکنید که باید این محدودیت زمانی تعریف شده را جدی بگیرید و مانند هر مهلت دیگری با آن رفتار کنید. لازم به ذکر است که در ابتدا ممکن است با تخمین زمان نصف گذشته برای انجام برخی از کارها وقت کم بیاورید، در این صورت می توانید زمان را کمی بیشتر کنید اما به اندازه زمان اولیه بر نگردانید. پس از مدتی بر اساس تجربه ای که به دست می آورید به راحتی می توانید زمان لازم برای انجام هر کار را با تقریب بسیار خوبی تخمین بزنید. 

نقش ها و مسئولیت ها را مشخص کنید

برای اینکه کارها با حداکثر بهره وری انجام شوند باید وظیفه و مسئولیت هریک از اعضا به طور واضحی مشخص شود. اگر شما همکارانی دارید؛ وظایف و نقش هر یک را مشخص و به همه کارمندان ابلاغ کنید. بدین ترتیب از سردرگمی و قصورعمدی در انجام امور جلوگیری می شود و کارها با سرعت بهتری پیش می روند. 

برای رسیدن به اهدافتان اقدام کنید

زمانی که هدف گذاری خود را به گونه ای انجام دادید که  ضرب الاجل  برای هر کاری درست به اندازه زمان لازم برای انجام کار آن تعیین شود، باید به صورت جدی برای اجرای اهدافتان بکوشید. ممکن است در ابتدا کمی سخت باشد اما به تدریج که قانون پارکینسون را در زمینه های مختلف پیاده می کنید، متوجه خواهید شد که بهره وری شما در زمینه های مختلف به طرز چشمگیری افزایش یافته است. موضوعی که در این زمینه باید به آن دقت کنید تعیین درست ضرب الاجل به انجام رساندن کارها ست. یکی از مهم ترین نکات این است که از مرز بین “حداقل” و “زمان کافی” آگاه باشید، چون قرار است کارها را با کیفیت بالا در زمان معقول انجام دهید نه اینکه با عجله و انجام بی کیفیت کارها برای شغل خود تهدید ایجاد کنید. 

مواردی را که باعث اتلاف وقت می شوند از بین ببرید

مزاحم های دنیای بهره وری را از بین ببرید؛ وقتی قانون پارکینسون را اجرا می‌کنید، به دنبال آن زمان‌پرکن‌های کوچکی مانند خواندن ایمیل و چک کردن موبایل باشید که باعث اتلاف وقت می شوند. این  موارد آفت‌های کوچکی هستند که هر چند به چشم نمی آیند اما در مجموع حجم زیادی از وقت شما را تلف می کنند. اگر خواندن ایمیل ها و سایر کارهای کوچک برایتان مهم است، می توانید برای آن هم ضرب الاجل های زمانی تعریف کنید. اما بهترین راهکار این است که در ابتدا کارهای ضروری لیست خود را به طور کامل انجام دهید و  بعد از اتمام آن ها به خواندن ایمیل، شبکه های اجتماعی و خواندن مطالب دلخواه خود بپردازید. 

بیشتر بخوانید: هرم نیازهای مازلو؛ سلسله مراتب نیازهای مازلو و خودشکوفایی انسان

جمع بندی 

قانون پارکینسون اولین بار توسط یک تاریخ‌دان بریتانیایی که برای دولت کار می کرد بیان شد. طبق این قانون انجام هر کار درست به اندازه ای طول می کشد که به آن زمان اختصاص داده‌ایم. این قانون به عنوان یک اصل مدیریتی، کار هوشمندانه و چابک را جایگزینی مناسب برای سخت کار کردن در نظر می گیرد. 

استفاده از این قانون و تعیین ضرب الاجل های منطقی برای به انجام رساندن کارها از به تعویق افتادن بی دلیل کارها جلوگیری می کند و بهره وری را افزایش می دهد. در این نوشتار اطلاعات جامعی پیرامون مقابله با قانون پارکینسون و نحوه کاربرد آن برای مدیریت امور مهم اشاره شد. با استفاده از این قانون قادر خواهید بود بهره وری خود را تا حد زیادی در همه زمینه ها افزایش دهید و تایم بیشتری برای انجام کارهای دلخواهتان ذخیره کنید.