مدیریت فرآیند کسب و کار یا bpm چیست؟

برای موفقیت یک کسب و کار و رسیدن به همه اهداف تعیین شده، سیستم ها و الگوهای متنوعی تدوین شده است. الگوهایی که دستاورد دانش، تجربه و تخصص افراد و شرکت های موفق در جنبه های مختلف کسب و کار هستند. Bpm یکی از این الگوهاست که با بررسی فرآیندهای کسب و کار زمینه های بهبود وضعیت کسب و کار را شناسایی می کند. فرآیندهای کسب و کار قلب هر سازمانی هستند، این فرایندها به قدری اهمیت دارند که  تنها در صورتی که آنها به خوبی اجرا شوند، یک شرکت می تواند در دراز مدت موفق باشد و به اهداف خود برسد‌.

مدیریت فرایند کسب و کار یا (BPM)، یک رویکرد موثر برای مدل‌سازی، تجزیه و تحلیل و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار برای کمک به دستیابی به اهداف استراتژیک کسب و کار است. BPM یک فرآیند مستمراست که می تواند در طول زمان منجر به بهبود نتایج کسب و کار شود. در این مقاله پس از پاسخ به سوال bpm چیست؟ به بررسی اهداف و کاربردهای این سیستم می پردازیم. برای آشنایی بیشتر با bpm، مراحل و کاربردهای آن در ادامه این مقاله با ما همراه باشید. 

تعریف bpm یا مدیریت فرآیند کسب و کار، BPM چیست؟

 برای پاسخ به سوال bpm چیست؟ باید بگوییم که bpm مخفف عبارت  Business Process Management است که به معنی مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. فرآیند کسب و کار مجموعه ای از فعالیت هاست که به کسب و کار کمک می کند تا به یک هدف خاص برسد. با استفاده از BPM، می‌توانید فرآیندهای موجود کسب و کار خود را ارزیابی کنید تا راه‌هایی برای بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها، اصلاح  خطاها و به روز رسانی خدمات خود بیابید. bpm به کنترل و بهینه سازی مداوم فرآیندهای کاری کمک می کند و با حذف مدیریت گردش  کار موقت بی نظمی و هرج و مرج را از بین می برد. اصول و تکنیک‌های BPM را می‌توان برای مدیریت یک فرآیند واحد، مانند جذب مشتری جدید، یا برای یک تحول تجاری بزرگ که نیازمند اجرای فرآیندهای کاملاً جدید است، به کار برد.   

در حقیقت می توان این گونه عنوان کرد که BPM یک تکنیک یا یک روش نظم دهنده است که به کمک آن می توان فرآیند هر عملیاتی را ساده سازی کرد و به تبع آن بهره وری و راندمان را افزایش داد. مجموعه اقداماتی که در راستای بررسی، شناسایی، تغییر و نظارت و کنترل پروسه ها و فرآیندهای کسب و کار صورت می گیرد زیر مجموعه مدیریت فرآیند های کسب و کار است. مدیران با انجام این اقدامات به دنبال پیشرفت و بهبود عملکرد سیستم تحت نظر خود هستند. همچنین BPM را می توان برای فرایندهایی که اغلب تکراری یا قابل پیش بینی هستند، به کار برد و در زمان و انرژی صرفه جویی کرد.

آشنایی با انواع bpm یا مدیریت فرایند کاری 

bpm یک سیستم بسیار گسترده است که می تواند برای ارزیابی و بهینه سازی ابعاد مختلف کسب و کار به کار گرفته شود.  برای سهولت درک bpmان را در سه  مدل زیر بررسی می کنیم. اکثر سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار می‌توانند عناصر این مدل ها را ترکیب کنند، اما هر کدام از این سه مدل به صورت تخصصی هم کاربرد دارند. مدل های رایج bpm عبارتند از : 

bpm یکپارچه محور 

این سیستم روی  فرآیندهای کاری موجود از جمله سیستم برنامه ریزی منابع انسانی و مدیریت ارتباط با مشتری و… تمرکز دارد. در این نوع bpm تمرکز بر یکپارچه سازی و سرعت بخشی به فرایندهایی است که بدون دخالت انسان انجام می شوند. خودکارسازی و یکپارچه کردن این فرایندها علاوه بر سهولت در دسترسی به اطلاعات از هدررفت وقت و انرژی کارکنان سازمان جلوگیری می کند  و به این ترتیب به بهبود جنبه های مدیریت منابع انسانی، مدیریت هزینه ها و … کمک می کند.  

bpm انسان محور

این نوع از مدیریت فرآیند کسب و کار، برای بهینه سازی فرآیندهایی مورد استفاده قرار می گیرد که توسط انسان انجام می شوند. این سیستم شامل هشدار ها و اعلان ها، رابط های کاربری و برنامه هایی است که به تعاملات انسانی مرتبط هستند. بهینه سازی تعاملات کارکنان در محیط های جمعی و همچنین برخورد با مشتریان از اهدافی است که در این نوع سیستم به آن پرداخته می شود  

سندمحور BPM

این روش مدیریت فرآیند کسب و کار در مواردی مورد استفاده قرار می گیرد که یک سند (به عنوان مثال یک قرارداد یا توافق نامه) در قلب فرآیند باشد. استفاده از bpm مسیریابی، قالب‌بندی، تأیید و امضای سند را در حین عبور وظایف در جریان کار فعال می‌کند.

بیشتر بخوانید: سیستم BPMS چیست؟ مدیریت فرآیند کسب و کارها چگونه ممکن میشود؟

هدف نرم افزار bpm در کسب و کارها چیست؟ 

Bpm  در سازمان ها با هدف ارزیابی بهروه وری و پیدا کردن راه حل های جدید برای افزایش بهره وری ،کاهش هزینه ها، بهبود کیفیت محصولات یا خدمات و افزایش رضایت مشتری استفاده می شود. در صورتی که  فرآیندهای کسب و کار نامناسب و غیر سیستماتیک رها شوند، می توانند باعث آشفتگی شوند. آشفتگی در جنبه های آشکار و پنهان فرآیندهای مختلف کسب و کار، راندمان کاری را کاهش می دهد. Bpm می تواند با  بهینه سازی و نظام مند کردن فرایندهای کاری مختلف، راندمان سازمان را بهبود ببخشد.

استفاده از تکنیک های bpm  به شرکت ها و سازمان ها کمک می کند تا  واکنش به موقع و مناسبی به تغییرات داشته باشند. این تغییرات ممکن است ناشی از پیشرفت‌های فناوری، ظهور رقبای جدید و یا مقررات جدیدی باشد که بر جنبه‌ای از فعالیت تجاری سازمان تأثیر می‌گذارد. اتخاذ BPM می تواند به شرکت ها سرعت و توانایی برای عکس العمل سریع و مناسب را بدهد. همچنین  bpm می تواند به عیب یابی سریع و پیداکردن نواقص و ناکارآمدی ها در فرایندهای کاری کمک کند، یک BPM یکپارچه به شرکت اجازه می دهد تا در اولین نشانه مشکل، فرآیندهای تجاری خود را متوقف و اصلاح کند و سپس آن را به سرعت و با حداقل زمان از دست رفته به مسیر خود بازگرداند.

علاوه بر این، BPM به مدیران و کارگران اجازه می دهد تا درک بیشتری از هر مرحله از فرآیند کسب و کار داشته باشند. این دانش  می تواند منجر به راه حل های فرآیندی جدیدی شود که از تنگناهای گردش کار و سایر مشکلات جلوگیری می کند. در حالت ایده‌آل، BPM می‌تواند به تعیین نحوه عملکرد فرآیند در شرایط بهینه کمک کند و به کاربران این امکان را می‌دهد تا با در نظر گرفتن آن هدف، تغییراتی در فرآیند ایجاد کنند.

یکی دیگر از اهداف مهم BPM این است که کارهای دستی را برای افزایش بهره وری و کاهش احتمال خطای انسانی، خودکار کند. BPM امکان ثبت مداوم فرآیندهای خودکار را فراهم می کند و اثربخشی هر مرحله را در زمان واقعی اندازه گیری می کند.  شرکتی که از BPM استفاده می کند، توانایی بیشتری برای سازگاری سریع با قوانین جدید دارد  و در برابر تهدیداتی مانند  کلاهبرداری یا سرقت ایمن تر است. 

مهم ترین کاربردهای bpm در شرکت ها چیست ؟ 

مدیریت فرایند کسب و کار به عنوان یک الگو چارچوب دار به طور کلی در بهینه سازی ارائه خدمات یا محصول، کنترل و بهینه سازی فرآیندهای کاری، بهبود عملکرد کارکنان و انعطاف پذیری بیشتر سازمان در مقابل مشکلات کاربرد دارد. مدیریت فرآیندهای کسب و کار bpm  را می توان برای بهبود بسیاری از جنبه های کاری سازمان مورد استفاده قرار دارد. برخی از مهم ترین کاربردهای این متدولوژی که در راستای بهینه سازی فرآیندهای کاری در جنبه های گوناگون و رسیدن سازمان به اهداف تعیین شده انجام می شود، شامل موارد زیر هستند. 

• خودکار سازی فرآیندهای تکراری 
• مدیریت گردش مالی 
• مدیریت انطباقات 
• گزارش گیری از هزینه های سازمان 
• مدیریت پروژه ها 
• مدیریت ارتباط با مشتریان crm
• انتقال دانش تجاری 
• بررسی درخواست تعطیلات یا pto
• ارزیابی و بهینه سازی فروش 

مدیریت  فرایند کسب و کار bpm چه مراحلی دارد؟ 

به طور کلی می توان گفت مراحل پیاده سازی یا چرخه عمر مدیریت فرایند کسب و کار یا همان bpm  به شکل خلاصه عبارتند از : 

مرحله 1: طراحی فرم مربوط به گردش کار 

اولین مرحله در چرخه عمر bpm طراحی فرم گردش کار است. همانطور که اشاره شد bpm روی اکثر جنبه های کسب و کار موثر است؛ پس برای قدم اول فرم مربوط به  فرآیندهای مختلف را تهیه کنید تا دید روشنی از نیازهای اهداف و نواقص پیدا کنید. فرم مخصوص کسب و کار خود را بسازید و مشخص کنید چه کسی صاحب هر وظیفه در گردش کار خواهد شد .

مرحله 2: مدل سازی برای عملیاتی کردن طرح 

در دومین مرحله باید فرآیند را در یک طرح بصری نشان دهید. فرایند نویسی و  مدل سازی Bpm برای هر شرکت متناسب با طرح اولیه و استراتژی ها و اهداف شرکت متفاوت است. برای روشن تر شدن ایده ها و مراحل کار جزئیاتی مانند ضرب‌الاجل‌ها و شرایط را بررسی کنید تا تصمیمات درستی درباره توالی رویدادها و جریان داده‌ها در طول فرآیند بگیرید. 

مرحله 3: پیاده سازی و اجرای bpm 

حالا وقت آن رسیده که از سیستم bpm, به صورت یکپارچه در سرتا سر سازمان استفاده کنید.ابتدا فرآیند را به صورت زنده با یک گروه کوچک آزمایش کنید و سپس آن را برای همه کاربران باز کنید. توجه به این نکته الزامی است که قبل از این مرحله، دسترسی به اطلاعات حساس سازمان باید محدود شده باشد.  

مرحله 4: نظارت مداوم و ارزیابی نتایج 

از آنجایی که bpm رویکردی است که بر پیشرفت در طول زمان متمرکز است برای  اطمینان از بهترین نتیجه  نظارت بر فرآیند به طور موثر انجام دهید. شما در هر مرحله باید با درک اینکه هدف از اجرای bpm چیست، میزان پیشرفت در آن زمینه را بررسی کنید. همانطور که در فرآیندهای کاری در جریان هستند، از معیارهای مناسب برای شناسایی پیشرفت، اندازه‌گیری کارایی و یافتن نقص های احتمالی فرآیند استفاده کنید..

مرحله 5: بهینه سازی سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار 

به کارگیری تکنیک و روش های bpm به شما کمک می کند تا نقاط ضعف و ناکارآمدی ها را تشخیص دهید. در حالی که داده های کسب و کار را  تجزیه و تحلیل می کنید، به تغییراتی که باید در فرم یا گردش کار خود انجام دهید تا کارآمدتر شوند، توجه کنید. در هر مورد برای حصول بهترین نتیجه برنامه ریزی داشته باشید و مراحل بهبود فرآیند کسب و کار را در نظر بگیرید. 

بیشتر بخوانید: توسعه کسب و کار چیست؟ ۱۰ استراتژی کاربردی برای توسعه کسب و کارها 

تفاوت bpms ،bpmn و bpm چیست؟ 

یکی از سوالات رایج افراد در مورد مدیریت فرآیندهای کسب و کار به تفاوت یا شباهت احتمالی سه واژه bpms، bpm و bpmn  برمی گردد. در نگاه اول به نظر می‌رسد که این سه واژه تشابه زیادی به هم دارند اما در واقع مفاهیم متفاوتی را منعکس می کنند. Bpm یک لفظ کلی تر است که به یک سیستم پویا برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار اشاره دارد. برای درک بهتر تفاوت این سه کلمه، باید بدانیم bpm مخفف چیست و حروف اضافه شده به آن چه معانی جدیدی را ایجاد کرده اند.  bpm مخفف عبارت Business Process Management است و معنای آن مدیریت فرآیندهای کسب‌ وکار است.

هدف از به کارگیری این متدولوژی بهینه سازی و بهبود جنبه های مختلف کسب و کار ، صرفه جویی در هزینه ها، انعطاف پذیری در برابر تغییرات، بهبود تولید و فروش و افزایش سطح رضایتمندی مشتریان است. اما BPMN؛ که مخفف عبارت Business Process Model & Notation است، مجموعه‌ای از علائم و استانداردها  را برای  مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار ارائه می دهد.   BPMN یکی از ابزارهای اصلی در مدیریت  فرآیندهای کسب‌وکار محسوب می شود. به عبارت دیگر bpmn  یک زبان  نمادین است که می توان  فرآیندهای کسب‌وکار را به کمک آن مدلسازی  کرد. BPMS هم که مخفف عبارت Business Process Management System است. ابزاری برای اجرای فرآیند به حساب می آید و با   مدلسازی، خودکار سازی، طراحی و بهینه سازی به اجرای bpm کمک می کند. 

برترین نرم افزار bpm یا نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار کدام است؟

با استفاده از یک نرم‌افزار bpm مطلوب می‌توان برای مکانیزاسیون و بهبود هر کدام از جنبه های فرآیند گام برداشت. این نرم‌افزار با دراختیار قرار دادن امکانات لازم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را یکپارچه کند و آن ها را توسعه دهد..برخی از برترین نرم افزارهای موجود در این زمینه در لیست زیر آمده اند.

 

نرم افزار Bizagi

این نرم افزار متعلق به یک شرکت نرم افزاری در انگلیس است. بیزاجی یک نرم افزادر برای مدیریت کسب و کار است که اتوماسیون فرآیندها، تبدیل کسب و کارها و مدل سازی فرآیند را با کمترین تعداد کد انجام می¬دهد. یکی از قابلیت های مهم این نرم افزار امکان اتصال به ربات های نرم افزاری است. بسیاری از پروژه های موفق در جهان با نرم افزاربیزاجی انجام شده اند.

نرم افزار Kissflow

یک نرم افزار بدون کد در زمینه BPM است که یک محل کار واقعی را می سازد. مهمترین ویژگی Kiss flow سادگی آن است. داشتن الگوهای گزارش قابل تنظیم و منو جذاب از دیگر ویژگی های این برنامه است. این نرم افزار امکان انجام کار برای تعداد زیادی کاربر را فراهم کرده است.

نرم افزار monday.com

این نرم افزار یک پلتفرم به منظور مدیریت پروژه ها است. monday با استفاده از رابط کاربری قوی خود امکانات متنوعی را برای کاربران خود ایجاد کرده است. انجام امور با سرعت بالا و مدیریت قوی از جمله این امکانات هستند. در این نرم افزار می توان جدول فعالیت ها را با تمام جزئیات تهیه کرد و زمان امور را پیش بینی کرد.

نرم افزار Orchestly

Orchestly برنامه ای برای بهینه سازی و بهبود فرآیندهای کاری روزانه است که از روش های استاندارد و علمی استفاده می کند. Orchestly به صورت یک طرفه همگام سازی می شود و امکان کنترل دسترسی ها برای افراد با نقش های مختلف را فراهم می کند.

نرم افزار IBM Blueworks Live

یک نرم افزار تجاری برای افزایش کارایی اتوماسیون گردش کار است. این نرم افزار امکان نقشه برداری فرآیند، الگوهای اولیه و ثانویه، آموزش های لازم و کلیه موارد دیگر کسب و کار را دارد و امکانات متنوعی برای مدی با فرآیندهای کاری ارائه می دهد.

نرم افزار Novacura

این برنامه هم یکی از اپلیکیشن های کم کد برای مدیریت کسب و کار است. نرم افزار Novacura قابلیت اسکن بارکدها و گزینه های آفلاین و بسیاری امکانات دیگر را برای کاربران خود ایجاد کرده است. ویژگی مهم این برنامه داشتن آپشن های بسیار زیاد است. البته در مقابل معایبی هم برای این نرم افزار می توان در نظر گرفت که شامل رابط کاربری گرافیکی نامناسب و استفاده دشوار از برنامه است.

نرم افزار K2 platform

K2 امکان ایجاد اتوماسیون و گردش کارهای پیشرفته را تنها از طریق کشیدن و رها کردن ایجاد کرده است. امنیت نرم افزار بسیار بالا است و فرم ویژگی های گسترده و غنی دارد که امکان استفاده مجدد دارند. توجه به نیاز افراد این برنامه می تواند با سایر نرم افزارها ادغام شود.

نرم افزار SAP Business ByDesign

این نرم افزار برای مسیریابی در فرآیندهای کسب و کار ERP مورد استفاده است. نرم افزار SAP Business ByDesign مبتنی بر ابر است و به طور کاملا هوشمند عمل می کند. تجزیه و تحلیل در زمان واقعی، ساده سازی منابع انسانی و مدیریت پروژه از ویژگی های این برنامه است. قابلیت ادغام با تمامی نرم افزارها در این برنامه گنجانده شده است. اما کاربر پسند نبودن خروجی نرم افزار از معایب آن است.

نرم افزار Camunda BPMS

یک برنامه BPMS متن باز بسیار باکیفیت و کاربردی است. این برنامه از کلیه نمادهای استاندارد مجموعه پشتیبانی می کند. از مهمترین ویژگی های Camunda قابلیت Optimize است، که ابزار گزارش ساز برنامه است. با استفاده از این قابلیت می توان گزارش های سفارشی تهیه کرد. همچنین امکان تحلیل فرآیندها و هشدار از کنترل خارج شدن فرآیندها وجود دارد.

نرم افزار Trisotech

به منظور بررسی فرآیندها و اتخاذ تصمیمات اساسی در مدیریت کسب و کاراز برنامه Trisotech استفاده می کنند. طراحی این برنامه برای توصیف استراتژی های سازمان با هدف شناسایی بصری از طریق چارچوب های از پیش تعیین شده و بررسی کیفیت انجام کارصورت پذیرفته است. امنیت پایین ونبود سیستم اطلاع رسانی مناسب از عیوب این برنامه است.

نرم افزار Signavio

برای طراحی و بالا بردن سطح کیفی فرآیندهای کسب و کار و به اشتراک گذاشتن نتایج آن با سایرین نرم افزار Signavio مورد استفاده قرار می گیرد. این نرم افزار از جستجوی پیشرفته برای بهبود کسب و کار و اشتراک گذاری آسان نظرات در کل مجموعه استفاده می کند. 

بیشتر بخوانید: BOM محصول یا درخت محصول چیست و چه کاربردی دارد؟

سخن پایانی 

در این مقاله اطلاعاتی در رابطه با اینکه bpm چیست و کاربرد آن ارائه شد. BPM به عنوان یک الگوی ساختار یافته برای بهینه سازی فرآیندهای مختلف کسب کار، صرفه جویی در هزینه ها و بهبود کیفیت محصولات و خدمات مورد استفاده قرار می گیرد. استفاده از ابزارها و تکنیک های bpm در هر سازمان یا شرکتی نقش موثری در واکنش به موقع به تغییرات، بهبود کارایی نیروی انسانی افزایش بهره وری و ماندن در سطح رقابت دارد. این سیستم به قدری گسترده است که تقریبا برای بهینه سازی  تمام جنبه های کسب و کار قابل استفاده است. هر سازمان با شرکت می تواند با توجه به اهداف، دغدغه ها و استراتژی های خود از این الگو برای بهبود فرآیندهای کاری خود بهره مند شود.