دستگاه حضور و غیاب باشگاهی چیست؟

باشگاه‌های بزرگی که در آن‌ها تعداد زیادی ورزشکار به صورت همزمان در کلاس‌های مختلف شرکت می‌کنند نمی‌توانند از شیوه‌های قدیمی و مرسوم برای مدیریت و کنترل رفت و آمد ورزشکاران استفاده کنند به همین دلیل است که این روزها همه مدیران باشگاه‌ها به فکر خرید سیستم ورود و خروج باشگاهی هستند. با استفاده از دستگاه حضور و غیاب باشگاهی بسیاری از مشکلات باشگاه‌های بدنسازی در خصوص رفت و آمد پرسنل، مربیان و ورزشکاران برطرف خواهد شد.

اگر شما نیز جزو افرادی هستید که به تازگی قصد راه‌اندازی یک باشگاه ورزشی را دارید و یا به فکر خرید دستگاه حضور و غیاب برای باشگاه خود هستید؛ با ما تا انتهای این مطلب همراه شوید. ما در ادامه به بررسی انواع دستگاه‌های حضور و غیاب مناسب برای باشگاه‌های ورزشی می‌پردازیم و شما را با مزایا و معایب هر یک از آن‌ها بیشتر آشنا خواهیم کرد.

معرفی سیستم ورود و خروج باشگاهی

دستگاه حضور و غیاب باشگاهی یک سیستم یکپارچه و متشکل از نرم افزار و سخت افزار برای کنترل تردد باشگاه است. این دستگاه می‌تواند بخش زیادی از مسئولیت‌هایی که در گذشته بر عهده نیروی انسانی بود را انجام دهد. استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب ممکن است در باشگاه‌های کوچک کارایی چندانی نداشته باشد اما در باشگاه‌های بزرگ و پر رفت و آمد یک ضرورت محسوب می‌شود.

نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی یا انواع دیگر این نوع دستگاه‌ها نیز بسیار آسان بوده و نیاز به آموزش خاصی ندارد. برای همین همه افراد می‌توانند به راحتی از آن استفاده کنند. سهولت استفاده به همراه صحت و دقت اطلاعاتی که در این سیستم ثبت می‌شود باعث شده که امروزه بخش زیادی از باشگاه‌ها در کلان شهرها از این سیستم برای مدیریت باشگاه‌های ورزشی خود استفاده کنند.

همچنین بهتر است بدانید که دستگاه حضور و غیاب باشگاهی مطابق با نیازهای باشگاه سفارشی‌سازی شده و تفاوت‌هایی با دستگاه‌های حضور و غیابی دارد که در ادارات و مراکز آموزشی استفاده می‌شود. این تفاوت‌های به ظاهر ساده به کاربردی‌تر شدن دستگاه‌های و نرم افزارهای حضور و غیاب باشگاهی کمک زیادی کرده است.

استفاده از سیستم کنترل تردد باشگاهی چه مزایایی برای باشگاه‌های ورزشی دارد؟

مدیریت باشگاه بدنسازی به هیچ‌وجه کار آسانی نیست. با این حال مدیران باشگاه‌ها با استفاده از اتوماسیون مدیریت تردد باشگاهی می‌توانند حجم قابل توجهی از کارهای خود را کاهش دهند. دستگاه حضور و غیاب باشگاهی به مدیران باشگاه‌ها کمک می‌کند که بتوانند به راحتی در هر زمانی که می‌خواهند به یک گزارش کامل از زمان ورود و خروج افراد به باشگاه دسترسی داشته باشند.

دسترسی به یک گزارش کامل و دقیق می‌تواند کار شما را در رابطه با نظارت بر ورود و خروج ورزشکاران، پرسنل و مربیان راحت‌تر کند. برای مثال افرادی که شهریه کلاس‌های ورزشی خود را پرداخت نکرده‌اند نمی‌توانند وارد باشگاه شوند و از امکانات مجموعه استفاده کنند. همچنین امکان ایجاد محدودیت برای بخش‌هایی که نباید ورزشکاران در آنجا تردد داشته باشند نیز وجود دارد. همه این‌ها مدیریت باشگاه را بسیار آسان‌تر از گذشته کرده است.

علاوه بر این شما می‌توانید از این گزارش برای تعیین حقوق و مزایا و دستمزد پرسنل باشگاه هم استفاده کنید. نرم افزارهای حضور و غیاب قابلیت اتصال به نرم افزارهای حسابداری را دارند و می‌توانند به راحتی میزان دستمزد هر فرد را بر اساس ساعات حضورش در محل کار محاسبه کنند. امکان دسترسی به گزارش‌هایی درباره تعداد افرادی که در کلاس‌های مختلف ثبت‌نام کرده‌اند، تعداد جلساتی که در آن‌ها حضور داشته‌اند و مواردی از این قبیل نیز با خرید سیستم ورود و خروج باشگاه امکان‌پذیر خواهد بود.

همچنین بهتر است بدانید که دستگاه‌ حضور و غیاب باشگاهی انواع مختلفی دارد و شما می‌توانید با توجه به نیازها، خواسته‌ها و البته بودجه‌ای که در اختیار دارید یکی از آن‌ها را برای باشگاه ورزشی خود تهیه کنید. ناگفته نماند که برای راه‌اندازی یک سیستم حضور و غیاب باشگاهی علاوه بر نرم افزار به سخت افزارهای خاصی نیز احتیاج خواهید داشت که در بخش‌های بعدی درباره آن‌ها صحبت خواهیم کرد.

بیشتر بخوانید: چطور حضور و غیاب شرکت های چند شعبه ای را کنترل کنیم؟

اتوماسیون مدیریت تردد باشگاهی چگونه عمل می‌کند؟

تا اینجا با نرم افزار اتوماسیون باشگاه بدنسازی آشنا شدید و اکنون می‌دانید که استفاده از دستگاه حضور و غیاب باشگاهی چقدر می‌تواند به مدیریت باشگاه و جلب رضایت ورزشکاران و پرسنل مجموعه کمک کند. این سیستم کنترل تردد دارای دو بخش نرم افزاری و سخت افزاری است. استفاده از نرم افزار حضور و غیاب باشگاه به هیچ وجه کار پیچیده‌ای نیست و اپراتور می‌تواند به راحتی کار با آن را یاد بگیرد.

در گام نخست پس از نصب و راه‌اندازی سیستم، اپراتور باید اطلاعات افراد را در سیستم وارد کند. این اطلاعات شامل مشخصات فردی، میزان شهریه پرداخت شده و مدت زمانی است که فرد امکان حضور در باشگاه یا کلاس ورزشی را دارد. پس از انجام این مراحل برای هر فرد یک کد عضویت صادر می‌شود. با انجام این مراحل، افراد در هنگام ورود و خروج از باشگاه با استفاده از مچ بند، اثر انگشت و … زمان ورود و خروج خود را ثبت می‌کنند.

نرم افزار حضور و غیاب باشگاه

نرم افزار اتوماسیون باشگاهی قابلیت‌های مختلفی دارد. برای مثال برخی از نرم افزارها علاوه بر ثبت اطلاعات ورود و خروج افراد می‌توانند برای دسترسی افراد به بوفه و سایر بخش‌های دیگر نیز مورد استفاده قرار بگیرند. در واقع شما با توجه به نیازهایتان می‌توانید از نرم افزارهایی با قابلیت‌های مختلف استفاده کنید. در نرم افزارهای دستگاه حضور و غیاب باشگاهی امکان ثبت پرونده برای مربی‌های باشگاه و ورزشکاران نیز وجود دارد.

مدیریت شهریه ورزشکاران، تعریف شیفت‌های مختلف برای پرسنل و مربیان، ایجاد گزارش‌های مختلفی مانند ساعات ورود و خروج روزانه، هفتگی، ماهانه، تعداد روزهای غیبت، ساعت‌های تأخیر، مرخصی‌ها و مواردی از این قبیل از دیگر ویژگی‌های نرم افزارهای حضور و غیاب باشگاهی هستند. همچنین مربیان می‌توانند درخواست‌های مرخصی خود را نیز در این سیستم ثبت کنند تا به تائید مدیریت برسد.

دستگاه حضور غیاب باشگاه

دستگاه‌های حضور و غیاب بسیار متنوع هستند و برای ساخت هر کدام از آن‌ها از تکنولوژی‌های متفاوتی استفاده ‌شده‌ است. برخی از آن‌ها قابلیت تشخیص چهره دارند و برخی دیگر با اثر انگشت کار می‌کنند. البته تکنولوژی به کار رفته برای ساخت دستگاه حضور و غیاب باشگاهی فقط به این دو مورد خاص محدود نمی‌شود.

 قیمت دستگاه ورود و خروج باشگاهی نیز با توجه به تکنولوژی استفاده شده برای ساخت آن می‌تواند بسیار متفاوت باشد. این دستگاه‌ها کاملاً هوشمند بوده و به صورت دیواری یا رومیزی قابل نصب هستند. دستگاه‌های حضور و غیاب باشگاهی قابلیت نصب بر روی گیت‌های باشگاهی را نیز دارند.

گیت‌های کنترل تردد باشگاهی می‌توانند راه‌حل خوبی برای کنترل تردد ورزشکاران در باشگاه‌های شلوغ باشند. ساز و کار گیت‌ها نیز بسیار ساده است. ورزشکاران برای ورود به باشگاه اطلاعات خود را در دستگاه حضور و غیاب باشگاهی وارد می‌کنند. اگر صحت اطلاعات وارد شده در دستگاه تائید شود، گیت باز می‌شود و فرد می‌تواند وارد باشگاه شود. البته که قیمت گیت ورودی باشگاهی نسبتاً گران بوده و فقط باشگاه‌های بسیار بزرگ از آن برای کنترل رفت و آمد ورزشکاران و پرسنل استفاده می‌کنند.

روش‌های ثبت تردد در باشگاه‌های ورزشی

روش‌های مختلفی برای ثبت تردد در باشگاه‌های ورزشی وجود دارد که هر کدام از این روش‌ها مزایا و معایب متفاوتی دارند. همچنین برای استفاده از هر روشی باید از سخت افزار خاصی استفاده کنید؛ که این مسئله بر روی قیمت دستگاه ورود و خروج باشگاهی تاثیرگذار است. متداول‌ترین روش‌های ثبت تردد در باشگاه‌های ورزشی به شرح زیر هستند.

حضور و غیاب باشگاهی و مچ بند

بسیاری از باشگاه‌های ورزشی از مچ بند به عنوان روشی برای کنترل تردد ورزشکاران استفاده می‌کند. این مچ بندها آنتنی دارند که می‌تواند اطلاعات را به صورت بی‌سیم به دستگاه حضور و غیاب منتقل کند. مچ بندها از تکنولوژی RFID استفاده می‌کنند و ضد آب هستند. به همین دلیل می‌توان از آن‌ها در استخرها، باشگاه‌های ورزشی و ورزشگاه‌ها استفاده کرد. قیمت مناسب و سهولت استفاده از این مچ بندها باعث شده که بخش زیادی از باشگاه‌ها به استفاده از این روش برای کنترل رفت و آمد ورزشکاران تمایل داشته باشند.

بیشتر بخوانید: وب کیوسک چیست؟ معرفی انواع وب کیوسک و کاربرد وب کیوسک

حضور و غیاب باشگاهی و کارت RFID

کارت‌هایی که در ساخت آن‌ها از تکنولوژی RFID استفاده شده است نیز برای ثبت تردد ورزشکاران در باشگاه‌ها مناسب هستند. اگرچه در اغلب موارد سازمان‌ها و ادارات از این کارت‌ها برای کنترل رفت و آمد کارمندانشان استفاده می‌کنند؛ اما این کارت‌ها قابلیت استفاده در باشگاه‌ها نیز را دارند.

افرادی که دارای کارت هستند با نزدیک کردن کارت به دستگاه حضور و غیاب باشگاهی می‌توانند ساعت ورود و خروج خود را ثبت کنند. زمانی که کارت به دستگاه نزدیک می‌شود، اطلاعات از طریق دستگاه به نرم افزار منتقل شده و به فرد اجازه ورود به باشگاه داده می‌شود. قیمت کارت حضور و غیاب بسیار ارزان است به همین دلیل استفاده از این کارت‌ها نیز در باشگاه‌های ورزشی رواج پیدا کرده است. از معایب این کارت‌ها نیز می‌توان به احتمال زیاد گم شدن آن‌ها و استفاده از آن توسط افراد دیگر اشاره کرد.

حضور و غیاب باشگاهی و دستگاه اثر انگشتی

دستگاه اثر انگشتی نوعی دستگاه حضور و غیاب باشگاهی است که از یکی از ویژگی‌های بیومتریک انسان یعنی اثر انگشت برای شناسایی افراد استفاده می‌کند. همان‌طور که می‌دانید اثر انگشت افراد مختلف یا یکدیگر متفاوت است؛ بنابراین استفاده از این دستگاه‌ها معایب دو دستگاه قبلی را ندارد. شما با استفاده از دستگاه حضور و غیاب باشگاهی اثر انگشتی می‌توانید مطمئن شوید که فقط افرادی وارد باشگاه می‌شوند که از قبل در باشگاه ثبت‌نام کرده‌اند. در واقع با استفاده از این دستگاه به هیچ وجه امکان حضور افراد متفرقه در باشگاه وجود ندارد.

درصد خطا در این دستگاه‌های حضور و غیاب بسیار پایین است. البته که برخی از افراد به دلیل تماس انگشت با دستگاه، استفاده از دستگاه‌های اسکن اثر انگشت را برای حضور و غیاب مناسب و بهداشتی نمی‌دانند. با این حال هنوز هم دستگاه‌های حضور و غیاب اثر انگشتی بسیار پرطرفدار هستند. همچنین قیمت دستگاه حضور و غیاب باشگاهی که با فناوری تشخیص اثر انگشت کار می‌کند نیز نسبت به دو نوع قبلی بیشتر است.

دستگاه تشخیص چهره و نرم افزار حضور غیاب باشگاه

یکی از جدیدترین انواع دستگاه‌ حضور و غیاب باشگاهی موجود در بازار است که از فناوری بسیار پیشرفته برای تشخیص افراد استفاده می‌کند. همان‌طور که احتمالاً تاکنون حدس زده‌اید برای استفاده از این دستگاه باید چهره افراد از قبل در سیستم ثبت شده باشد. دستگاه حضور و غیاب چشمی با ایجاد الگوهایی از چهره‌های افراد می‌تواند به راحتی افراد مختلف را تنها از طریق چهره‌شان تشخیص بدهد.

ورزشکاران در حین ورود به باشگاه باید مقابل دستگاه قرار بگیرند تا در صورت احراز هویت بتوانند وارد باشگاه شوند. قیمت دستگاه حضور و غیاب باشگاه با تکنولوژی تشخیص چهره بسیار گران است. با این حال استفاده از این دستگاه مزایای زیادی دارد. مزایایی که باعث شده بسیاری از افراد هزینه زیادی برای خرید این نوع دستگاه حضور و غیاب پرداخت کنند. برای مثال سرعت عمل بالا، طول عمر زیاد، امنیت بالا و امکان استفاده از آن بدون لمس یا استفاده از هر گونه وسایل دیگری مانند کارت و مچ بند از مهم‌ترین مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره به شمار می‌روند.

سیستم ورود خروج باشگاهی و دستگاه کارت ساعت زنی

این دستگاه یکی از قدیمی‌ترین دستگاه‌های کنترل تردد باشگاهی است که هنوز هم طرفداران زیادی دارد. اگر در اتوماسیون باشگاهی هزینه برایتان در اولویت قرار دارد و نمی‌توانید بودجه زیادی برای خرید دستگاه حضور و غیاب پرداخت کنید می‌توانید از دستگاه کنترل تردد استفاده کنید. این دستگاه را می‌توان به عنوان اولین نسل از دستگاه‌های کنترل تردد دیجیتالی معرفی کرد که به دلیل قیمت پایین و کارایی مناسب هنوز هم در بسیاری از ادارات مورد استفاده قرار می‌گیرد.

 برای استفاده از این دستگاه در باشگاه باید یک کارت مغناطیسی یا بارکدی در اختیار هر فرد قرار دهید. افراد در هنگام ورود و خروج باید کارت خود را در نزدیک سنسورهای دستگاه حضور و غیاب باشگاهی قرار دهند تا ساعات حضور آن‌ها در باشگاه ثبت شود.

مدیریت آسان‌تر باشگاه با دستگاه حضور و غیاب باشگاهی

دستگاه حضور و غیاب باشگاهی یکی از ابزارهای مفید و ضروری برای مدیریت باشگاه‌های ورزشی به خصوص باشگاه‌های بزرگ است. برای راه‌اندازی سیستم حضور و غیاب باشگاهی شما به یک نرم افزار حضور و غیاب باشگاه و یک دستگاه حضور و غیاب احتیاج خواهید داشت. البته که با توجه به تکنولوژی استفاده شده برای ساخت دستگاه ممکن است به مچ بند، کارت‌های مغناطیسی، بارکدی و یا RFID نیز احتیاج پیدا کنید.

نرم افزار اتوماسیون باشگاه بدنسازی به صورت اختصاصی برای استفاده در باشگاه‌ها شخصی‌سازی شده‌اند. با این حال شما می‌توانید با توجه به نیازهایتان از نرم افزارهای مختلفی استفاده کنید. همچنین بهتر است بدانید که قیمت دستگاه حضور و غیاب باشگاهی بیومتریک مثل دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی و تشخیص چهره با اینکه نسبت به دستگاه‌های حضور و غیاب دیگر بیشتر است؛ اما از دقت و سرعت عمل بالاتری نیز برخوردار است.