اهمیت مدیریت حقوق و دستمزد

محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد پرسنل یکی از پر اهمیت‌ترین و در عین حال زمان برترین محاسبات بخش‌های اداری و مالی هر سازمان و کسب و کاری است. با مدیریت حقوق و دستمزد این فرصت را خواهید داشت تا به دستمزد کارکنان به صورتی منظم و با رویه‌ای یکسان بپردازید. و همچنین اطلاعات عوامل را به گونه‌ای بایگانی کنید. تا دسترسی ساده به آنها، بتوانید گزارشات متنوعی هم از این اطلاعات تهیه کنید.

در واقع توانستید از یک سو میزان رضایت کارکنانتان را افزایش دهید. و از سوی دیگر تعامل تان با مراجع و سازمان‌های مرتبط (مانند وزارت دارایی، سازمان بیمه و…) تسهیل خواهد شد. مدیریت حقوق و دستمزد، بخشی از مدیریت منابع انسانی است. که بر برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و کنترل مستقیم و غیرمستقیم دستمزدهایی تمرکز دارد که کارمندان بابت انجام وظایف خود دریافت می‌کنند.

تفاوت حقوق و دستمزد در این است که  منظور از دستمزد، پرداختى است که مبناى محاسبه آن. ساعت است و منظور از حقوق، پرداخت‏هایى است که ماهانه صورت مى‏گیرد. دستمزد متداول‏ترین شیوه پرداخت به کارگران و حقوق متداول‏ترین شیوه پرداخت به کارمندان است.

اجزاء اصلی سیستم مدیریت حقوق و دستمزد

یک برنامه‌ی پرداخت دستمزد ممکن است شامل چهار بخش اصلی حقوق پایه، پرداخت‌های اضافه، پرداخت‌های انگیزشی و مزایا و خدمات باشد:

• حقوق پایه، همان مقدار دستمزدی است که کارکنان بابت کاری که انجام داده‌اند، دریافت می‌کنند. این حقوق ممکن است شامل حق‌الزحمه‌ی یک کار مشخص یا حقوق ماهانه باشد.
• پرداخت‌های اضافه شامل تعدیل حقوق برحسب شاخص هزینه‌ی زندگی (COLAs)، اضافه‌کاری، حق عائله‌مندی و اولاد، سختی کار، حق بیمه و سایر انواع بازپرداخت است. این پرداخت‌های اضافه برای وظایف محول‌شده‌ی کارکنان است و برای تعدیل هزینه‌های زندگی و هزینه‌های ایجادشده بر اثر اشتغال، پرداخت می‌شوند
• پرداخت‌های انگیزشی، زمانی به کارکنان اختصاص می‌یابد که به یک هدف درنظر‌گرفته‌شده می‌رسند یا پروژه‌ای را به خوبی به اتمام می‌رسانند. گاهی این پرداخت‌های انگیزشی برای تحسین و به سبب شایستگی کارکنان به آنها تعلق می‌یابد.
• مزایا و خدمات تشویقی شامل مواردی ازجمله مرخصی با حقوق، بیمه‌ی سلامت، درآمدهای معوق مثل برنامه‌های بازنشستگی یا سهیم‌کردن کارکنان در سود شرکت، استفاده از خودروی شرکت، عضویت در باشگاه ورزشی، خدمات نگهداری از کودک و بازپرداخت شهریه است.

همچنین برای کسب اطلاعات بیشتر میتوانید نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد را مطالعه کنید.

مدل مدیریت حقوق و دستمزد

مدل کلی مدیریت حقوق و دستمزد، ایجاد و مدیریت یک سیستم پرداخت. را بر پایه‌ی چهار عامل اصلی شامل می‌شود. این چهار عامل عبارتند از سازگاری داخلی، رقابت خارجی، مشارکت کارکنان، برنامه‌های مدیریت دستمزد.

هماهنگی یا سازگاری داخلی

مدیران حقوق و دستمزد، به‌دنبال رعایت انصاف و سازگاری داخلی در پرداخت حقوق کارکنان هستند. و با استدلال و استراتژی‌های دقیق، حقوق هر یک از کارکنان یک شرکت از مدیرعامل تا آخرین‌ رده‌ی کارکنان را مشخص می‌کنند. این مدیران با تجزیه‌و‌تحلیل، ارزیابی، شرح و بررسی ساختار مشاغل، میزان حقوق هر فرد را مشخص می‌کنند.

رقابت خارجی

دستیابی به رقابت‌پذیری خارجی در زمینه‌ی حقوق و دستمزد به این معناست. که باید بین نیازهای شرکت در زمینه‌ی مدیریت هزینه‌ها تعادل برقرار شود. یعنی بین نیاز به پایین‌ماندن هزینه‌های نیروی انسانی و نیاز به استخدام کارکنان مستعد. و باکیفیت و نگه‌داشتن آنها، تعادل برقرار شود. رقابت‌پذیری خارجی نشان‌دهنده‌ی نحوه‌ی رقابت شرکت با سایر رقیبان خود در زمینه‌ی پرداخت حقوق است.

مشارکت کارکنان

این عامل، شامل عملکردی است که یک شرکت برای هر کارمند مشخص می‌کند. و برنامه‌های پرداخت را با توجه به آن تنظیم می‌کند. برخی شرکت‌ها ممکن است تصمیم بگیرند. که به همه‌ی کارکنان، حقوق و دستمزد یکسانی بدهند. اما برخی شرکت‌های دیگر به این نتیجه می‌رسند که باید به هر کارمند با توجه عملکرد، بهره‌وری و توانایی‌هایش حقوق بدهند.

شرکت‌هایی که مورد دوم را انتخاب می‌کنند. در برنامه‌های پرداخت خود جنبه‌های انگیزشی و پرداخت‌های تشویقی را نیز درنظر می‌گیرند. این شیوه از پرداخت، معیاری برای تعیین حقوق از طرف شرکت به کارمندان می‌دهد. و آنها را برای عملکرد بهتر و درنتیجه حقوق بیشتر، تشویق می‌کند.

برنامه های مدیریت حقوق و دستمزد

مدیران حقوق و پاداش، برای طراحی و پیاده‌سازی یک برنامه‌ی کامل پرداخت حقوق، انجام می‌دهند. مدیران حقوق و دستمزد باید توجه به سه خط ‌مشی که پیش از این بیان شد. اجزای یک برنامه‌ی پرداخت حقوقی را تعیین کنند. اینکه بر چه اساسی این حقوق تعیین شود، حقوق ماهانه باشد یا کارمزدی، اضافه حقوق‌ها به‌ چه‌صورت محاسبه شود، پرداخت‌های تشویقی چطور صورت بگیرد. و چه مزایایی به کارکنان در جایگاه‌های شغلی مختلف و با مهارت‌های مختلف، تعلق بگیرد.

علاوه ‌براین، مدیریت حقوق و دستمزد باید مشخص کند. که یک برنامه‌ی پرداختی می‌تواند کارکنان مورد نیاز را جذب و حفظ کند یا نه؟ کارکنان، حقوق و مزایای خود را عادلانه و منصفانه می‌دانند یا خیر؟ اینکه سایر رقبا چطور به کارکنان خود حقوق می‌دهند؟ و آیا بهره‌وری لازم را دارند یا خیر؟

دلایل نیاز به سیستم مدیریت حقوق و دستمزد

وقت و انرژی زیادی صرف شده

محاسبات طولانی احتمال افزایش خطا را در پیش رو دارد ، در نتیجه حسابدار نه تنها کاری طاقت فرسا انجام می‌دهد بلکه استرس بالایی هم بابت جلوگیری از خطا در حین کار دارد.

یکپارچگی اطلاعات در سازمان شما

محاسبه این کار به کار آسانی نیست. به خصوص زمانی که شما کارمندانی تمام وقت و پاره وقت با حقوق‌های متفاوت دارید. تصمیم‌گیری در مورد کسورات و شیوه پرداخت به آنها پیچیده می‌شود. در ضمن فقط اطلاعات داخلی سازمان شما نیست که پیچیدگی دارد.

طراحی سیستم حقوق و دستمزد و وضع سیاستهای مربوط به آن معمولا به وسیله کارشناسان اداره امور کارکنان و با همکاری مدیران اجرایی در سازمان انجام می پذیرد. طراحی یک سیستم حقوق و دستمزد برای یک سازمان نیاز به دانش استرتژیک. در مواجه با موضوعات سازمانی و فرهنگ سازمانی دارد.

از جمله موارد حائز اهمیت در محاسبه حقوق و دستمزد. نظارت بر حضور و غیاب پرسنل می باشد.برای این کار میتوان از نرم افزار حضور و غیاب و همچنین دستگاه حضور و غیاب استفاده نمود. نرم افزار حضور و غیاب نه تنها سیستم را یکپارچه نموده، بلکه با کاهش هزینه ها بهره وری را افزایش می دهد.