داستان موفقیت سازمان شهرداری اصفهان

سازمان شهرداری اصفهان سال‌ها قبل به دلیل تعدد پرسنل، در ثبت ترددها و محاسبات آخر ماه دچار مشکلات عدیده‌ای شد. مکانیزه نبودن ثبت مجوزها توسط پرسنل، انجام محاسبات به صورت دستی از مشکلات و دغدغه‌های دیگری بود که ضرورت استفاده از راهکاری هوشمندانه را برای این سازمان روشن کرد. برای محاسبه حقوق و مزایای ماهانه پرسنل، ابتدا باید ساعات کارکرد یا اصطلاحا ساعات تردد آنان مشخص شود. انجام این کار به دو روش دستی و مکانیزه امکان پذیر است اما این سازمان قبل از سال ۹۱ همه محاسبات خود را به صورت دستی انجام می‌داد.

در این روش ساعات ورود و خروج افراد در دفتری که برای ثبت ساعات ورود و خروج افراد طراحی شده بود و ”دفتر حضور و غیاب” نامیده می‌شد؛ به صورت دستی و معمولا توسط خود اشخاص ثبت می‌گردید. سپس در پایان ماه و یا در زمان‌های مورد نیاز ساعات کار افراد به صورت دستی از دفتر حضور و غیاب استخراج شده و جهت محاسبه حقوق مورد استفاده قرار می‌گرفت.

این سازمان در این روش با مشکلات زیادی مثل احتمال بروز اشتباه در محاسبات ساعات کارکرد، نیاز به زمان زیاد جهت استخراج ساعات کارکرد پرسنل، احتمال اعمال سلیقه شخصی در محاسبات کارکرد و تأخیر و تعجیل و اضافه کار و …، احتمال عدم ثبت ساعات واقعی ورود و خروج توسط پرسنل، کاغذ بازی زیاد برای دریافت مرخصی و مأموریت و … روبرو بود.

راهکار بهینه کسرا جهت رفع مشکل سازمان شهرداری اصفهان

دغدغه‌های ذکر شده احساس نیاز به ابزاری که بتواند بدون نیاز به کارهای دستی، مجوزها را با صرف کمترین زمان ممکن ثبت کند و چاره‌ای برای آسان شدن کارهای محاسباتی بیندیشد در این سازمان به شدت احساس شد. در لابه‌لای جستجوهای این سازمان با مشاوره و مشورت کارشناسان ما تصمیم به نصب و استقرار اتوماسیون تردد گرفت. برای اولین بار در سال ۹۱ سازمان شهرداری اصفهان این سیستم را نصب کرد و تاکنون در حال استفاده از آن است.

راهکار بهینه کسرا جهت رفع مشکل سازمان شهرداری اصفهان

راهکار نرم افزار حضور و غیاب سازمان شهرداری اصفهان

با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب، ثبت ورود و خروج پرسنل توسط دستگاه‌هایی که به این منظور طراحی و معمولا در ورودی شرکت و در محل قابل دید پرسنل نصب شده، ثبت می‌گردد. به این دستگاه‌ها ”دستگاه حضور و غیاب” یا ”دستگاه کنترل تردد” گفته می‌شود. این دستگاه‌ها دارای انواع گوناگونی هستند که در برخی از آن‌ها ثبت ورود و خروج افراد با قرار دادن کارت تردد بر روی سنسور دستگاه و در برخی دیگر هم از طریق لمس سنسور تشخیص اثر انگشت و یا شناسایی چهره افراد زمان ورود یا خروج ثبت می‌گردد.

برای تهیه گزارش تردد پرسنل در این روش، باید ساعات مجاز ورود و خروج، میزان مجاز تأخیر و تعجیل و … مطابق آیین نامه و قوانین شرکت در دستگاه تردد تعریف شود. اطلاعات ثبت شده در سیستم تردد باید جهت استفاده استخراج شده و برای انجام محاسبات حقوق و دستمزد در اختیار مسئول مربوطه قرار گیرد به همین منظور این سیستم‌ها به یک کامپیوتر متصل می‌شوند و می‌توان اطلاعات آن‌ها را در کامپیوتر مشاهده کرد.

برخی از نرم افزارهای حقوق و دستمزد قابلیت اتصال مستقیم به دستگاه های حضور و غیاب و دریافت اطلاعات از آن را دارند. در این حالت محاسبات کارکرد به نرم‌افزار حقوق و دستمزد منتقل می‌شود و در آن جا مبنای محاسبه حقوق و دستمزد قرار می‌گیرد. مواردی که در اتوماسیون حضور و غیاب کسرا در نظر گرفته است شامل موارد زیر می‌شود:

۱-ساعات ورود و خروج، کسر کار و اضافه کار باید مطابق آیین‌نامه داخلی شرکت در دستگاه حضور و غیاب تعریف شود.

۲-جرائم تأخیر مشخص شود.

۳-روزهای تعطیل و غیر تعطیل در نرم افزار تعریف و مشخص شود.

مزایای روش ثبت مکانیزه ساعات ورود و خروج در سامانه تردد شهرداری اصفهان:

۱-کاهش اشتباه در محاسبات ساعات کارکرد.

۲-استخراج ساعات کارکرد پرسنل در کمترین زمان.

۳-امکان دریافت انواع گزارشات از سیستم ورود و خروج بر اساس تاریخ، ساعت، شخص خاص و …

۴-امکان ثبت و تعریف انواع رویدادها از قبیل مرخصی ساعتی، مأموریت، مرخصی استعلاجی و … در نرم افزار.

۵-امکان اتصال مستقیم نرم افزار به سیستم حقوق و دستمزد

۶-کاهش دخالت انسانی در محاسبات

برنامه حضور و غیاب سازمان شهرداری اصفهان به مدیران هر سازمان اجازه می‌دهد تا زمان ورود و خروج پرسنل خود در محل کار را به صورت الکترونیکی و از طریق کامپیوتر، تلفن همراه و غیره …. مشاهده کنند. اطلاعات ورود و خروج از طریق دستگاه حضور و غیاب منتقل شده و بدون وقفه اطلاعات را در سیستم نرم‌افزاری و برای هر کارمند ثبت می‌کند سامانه تردد شهرداری اصفهان.

راهکارهای کسرا برای تسهیل فرایندهای حضور و غیاب شهرداری اصفهان

یکی از امکانات مهم سیستم جامع کنترل تردد شرکت مهندسی کسرا ابزارهایی با قابلیت استفاده کارکنان به صورت همزمان (Multi user) است. به این صورت که به هر کارمند اجازه می‌دهد؛ ساعت‌های کاری خود را به طور انفرادی مدیریت کند.

مدیریت ساعات کاری متشکل از کارهایی مانند: مرور میزان کارکرد و اندازه گیری کسری زمان کار، دیدن برنامه کاری و زمانی و شیفت‌های آن‌ها (چه شیفت‌های گذشته، چه زمان حال و چه شیفت‌های آینده) و در نهایت مشاهده جزئیات مرخصی‌ها و میزان آن‌ها است که در صورت نبود این قابلیت، پرسنل سازمان با مشکلات عدیده‌ای مواجه می‌شوند و حجم کار مسئول حضور و غیاب سازمان به‌طور چشمگیری بالا می‌رود. کسرا با داشتن قابلیت تحت وب به کاربران این امکان را می‌دهد تا در هر مکانی که هستند با دسترسی به اینترنت به سیستم متصل شده و اقدام به ثبت مجوز و تایید کارتابل خود کنند و همچنین کارکرد و مانده مرخصی خود را مشاهده نمایند سامانه تردد شهرداری اصفهان.

از دیگر مزایای استفاده از سامانه حضور و غیاب شهرداری اصفهان کاهش بسیار هزینه‌ها، نیروی انسانی، استفاده آسان و کنار گذاشتن کامل کاغذ بازی‌های متداول سازمانی و شرکتی است. این شرکت با ارائه نرم افزار مکانیزه و سیستم‌های جامع حضور و غیاب و تغذیه راه را برای سازمان‌ها و ادارات بزرگ هموار کرده است تا با استفاده از این نرم افزارها تمامی نیازهای آن‌ها برطرف شود.

این شرکت به دلیل دارا بودن تمامی ماژول‌های مورد نیاز سازمان‌ها از جمله ماژول‌های سامانه حضور و غیاب، نرم افزار تغذیه و نرم افزار حراست و انتظامات باعث یکپارچگی سیستم‌های سازمانی شده و از جزیره‌ای کار کردن و استفاده از نرم افزارهای متفاوت و مشکلات برقراری ارتباط بین آن‌ها جلوگیری می‌کند و همین امر باعث می‌شود در صورت بروز اشکال در هریک از ماژول‌ها و تبعات آن در سایر سیستم‌ها تنها با یک شرکت در ارتباط باشند و آن شرکت بتواند به طور جامع مشکلات را بررسی و حل کند سامانه تردد شهرداری اصفهان.

راهکارهای نرم‌افزار حضور و غیاب برای شهرداری‌ها

• امکان تعریف انواع قوانین برای افراد مختلف در بازه‌های زمانی متفاوت
• امکان تعریف انواع گزارش‌های. قابل تطبیق با قانون کار، قوانین وزارت علوم و …
• موتور گردش کار جهت حذف اسناد کاغذی
• انواع صفحه‌های مربوط به حاضرین و غایبین به صورت آنلاین

راهکارهای نرم افزار تغذیه برای شهرداری‌ها

• مدیریت غذای پرسنل بر اساس سهمیه‌های مختلف
• امکان تعریف انواع قیمت‌گذاری بر اساس نوع غذا، زمان سرو غذا، سمت دریافت کننده غذا و …
• نسخه تلفن همراه و امکان رزرو غذا از طریق اپلیکیشن
• تعریف انواع قوانین و گزارشات سیستم تغذیه
• قابلیت صدور ژتون کاغذی و یا الکترونیکی
• مشخص کردن افراد مجاز به دریافت غذا بر اساس شیفت‌های کاری
• سیستم کاملا آنلاین با امکان چک کردن قوانین هنگام رزرو یا سرو غذا
• پوشش انواع مدل‌های غذای مهمان و یا روز فروش
• عدم وجود محدودیت در آیتم‌های سیستم (تعداد غذا، تعداد رستوران، وعده‌های غذایی، بازه‌های سرو و…)