تله کنفرانس موفقیت آمیز؛ راه و رسم برگزاری آن در سازمان ها و شرکت ها

این روزها برقراری تله کنفرانس در سازمان ها و ارتباط راه دور از طریق وسایل ارتباط جمعی به امری جذاب و به لحاظ اقتصادی با صرفه تبدیل شده است. این امر تنها در صورتی می تواند مفید فایده باشد که کارکنان بتوانند با استفاده از ابزارهای ارتباطی نوین و پیشرفته با یکدیگر. و خصوصا با ارباب رجوع در ارتباط باشند.

ارتباط کارکنان با یکدیگر و همچنین ارتباط آن ها با ارباب رجوع زمانی می تواند. به عنوان یک جایگزین مفید به جای ارتباط حضوری لحاظ شود. که این ارتباط به درستی و با در نظر گرفتن اصول و قواعد حاکم بر آن انجام شود. به همین دلیل لازم است برنامه ریزی چنان دقیق انجام شود که جلوی بروز اشکالات فنی گرفته شده. و برقراری ارتباط را به امری موفقیت آمیز برای کارکنان و ارباب رجوع مبدل سازد.

برقراری ارتباط تله کنفرانسی در سازمان

برقراری یک ارتباط تله کنفرانسی موثر نیازمند تمهید برخی مقدمات و زمانی برای برنامه ریزی و آماده سازی لوازم آن است. در وهله اول لازم است کلیه پرسنل در مورد امکانات و ابزاری که برای برقراری تله کنفرانس استفاده می شود .آموزش کافی دیده باشند و به ظرافت های استفاده از این ابزارها واقف باشند.

باید بدانید که اگر شما مسئول برقراری ارتباط هستید اطمینان از اینکه ابزار انتخابی برای برقراری ارتباط با دیگران آماده است. و این ابزار به شما کمک می کند به شما مربوط می شود. موفقیت شما در برگزاری جلسات در تله کنفرانس کاملا به مقدار زمانی بستگی دارد که شما صرف برنامه ریزی و آماده سازی خود می کنید.

بنابراین تا جایی که می توانید درباره ابزار و تجهیزاتی که برای برگزاری تله کنفرانس در سازمان انتخاب کرده اید اطلاعات به دست آورده. و در استفاده از آن ها مهارت های لازم را کسب کنید.

علاوه بر این، برای برقراری یک تله کنفرانس سازمانی مفید شما باید برخی موارد مهم را در نظر بگیرید:

1) اهداف برگزاری تله کنفرانس در سازمان را تعیین کنید

هدف از برگزاری تله کنفرانس را شناسایی کرده و برای دیگران توضیح دهید که چه کاری را و به چه دلیل باید انجام دهید. کسانی که درگیر برگزاری تله کنفرانس هستند باید هر یک از وظایف خود آگاهی داشته باشند. و بدانند که هر کدام قراراست چه مسئولیتی را حین برگزاری کنفرانس به عهده بگیرد. با دانستن این امر نوعی تقسیم کار میان اعضای سازمان شکل می گیرد که به آن ها در جهت انجام هرچه بهتر تله کنفرانس کمک می کند.

2) چالش های نامنتظره برگزاری تله کنفرانس را پیشاپیش رفع کنید

قبل از برگزاری تله کنفرانس سعی کنید از محل برگزاری تله کنفرانس و امکانات آن بازدید کرده. و تمامی مسائل موثر بر چگونگی برگزاری تله کنفرانس را شناسایی و پیشاپیش برای رفع هر مشکل یا پیشامدی آماده شوید. این امر موجب می شود نه تنها در ابتدا مشکلات موجود را رفع کنید. بلکه موجب می شود بتوانید در مواجهه با چالش های نامنتظره ای که شاید در حین برگزاری تله کنفرانس نیز به وجود می آید. آماده باشید و برای آن پیشاپیش چاره ای بیندیشید.

3) برای برگزاری کنفرانس از راه دور دستورکار تنظیم کنید

برای دستور کار جلسه برنامه ریزی منسجمی ارائه دهید. تله کنفرانس شما باید منظم و مرتب باشد به گونه ای که بر طبق برنامه ای منسجم پیش برود. شما برای این کار باید موارد دستور کار خود را به صورت کاملا معقول مرتب کرده و ترتیب منطقی خاصی را در مورد آن ها رعایت کنید.

بیشتر بخوانید: ۸ ابزار کاربردی دورکاری برای سازمان‌ها

4) برای برگزاری تله کنفرانس مجری یا مدیر جلسه انتخاب کنید

سعی کنید مجری یا مدیر جلسه ای برای تله کنفرانس خود تعیین کنید. تا او بتواند کارهای مربوط به تله کنفرانس حین اجرای برنامه را به عهده گیرد. مدیر جلسه یا مجری جلسه باید بتواند بر طبق برنامه ریزی. که برگزارکنندگان کنفرانس در اختیار او قرار می دهند تله کنفرانس را مدیریت کند. این مدیریت شامل مدیریت زمان شروع و اتمام جلسه، مدیریت زمان اختصاص داده به افراد برای صحبت آن ها حین جلسه و… می شود.

5) دستور کار جلسه خود را برای اعضای برگزاری بفرستید

دستور کار جلسه خود را برای اعضای برگزاری تله کنفرانس بفرستید. تا آن ها نیز از موضوعات جلسه مطلع شوند و بتوانند فرصت کافی برای جمع آوری اطلاعات لازم را داشته باشند. این کار باعث می شود هر یک از ارائه دهندگان زمان ارائه خود و بقیه را دانسته و بتواند برای حضور در جلسه تله کنفرانس و ارائه در آن آماده شود.

6) برنامه زمانی برگزاری را به گونه ای مناسب برای همه اعضا تنظیم کنید

سعی کنید برنامه زمانی برگزاری تله کنفرانس را به گونه ای انتخاب کنید. که برای تقریبا همه افراد این زمان، زمان مناسبی باشد. و همه بتوانند در آن شرکت فعالی داشته باشند. فراموش نکنید که تله کنفرانس برای رفع مشکلات و ارتباط با افراد مقرر می شود. و باید بتواند برای همه افراد حضور در آن میسر شود.

7) برنامه زمان بندی دقیقی را برای برگزاری کنفرانس مدون کنید

سعی کنید برنامه زمان بندی دقیقی را برای برگزاری تله کنفرانس مدون کنید. علاوه بر این، زمان جلسه و سخنرانی هر کسی از اعضا را نیز چنان قطعی کنید. که همه افراد رأس ساعت گفته شده به آن ها در جلسه حضور داشته باشند. و آماده ارائه خود باشند. حتی برای اطمینان سعی کنید برنامه زمان بندی جلسه را روز قبل از برگزاری جلسه برای آن ها فرستاده. و زمان ارائه آن ها را به ارائه دهندگان متذکر شوید.

8) مطالب و منابع مهم را از قبل در اختیار اعضای حاضر در کنفرانس قرار دهید

می توانید تمامی مطالب و منابع مهمی را که گمان می کنید. همه اعضای حاضر در تله کنفرانس باید بدانند را از قبل در اختیار ایشان قرار دهید. تا آن ها بتوانند با دانستن این اطلاعات درک بهتری از فضای تله کنفرانس داشته باشند. و با دید بهتری در این جلسه شرکت کنند. یکی از این اطلاعات می تواند بیان موجز و مختصری از رزومه افراد حاضر در جلسه و عنوان و زمان برگزاری ارائه هر یک از افراد در قالب یک بروشور باشد.

بیشتر بخوانید: دورکاری چیست؟ مزایای دورکاری برای کارمندان و سازمان ها

9) نظارت مستمر و دقیقی بر نحوه اجرای کنفرانس داشته باشید

نظارت مستمر بر نحوه اجرای تله کنفرانس را از یاد نبرید. این کنفرانس نمی تواند بدون برنامه و نظم به پیش رفته. و هر کسی هر موقعی که خواست هر حرفی را بزند. بلکه افراد حاضر در جلسه باید نظم حاکم بر جلسه و روندهای آن را به خوبی درک کنند. و خودشان نیز در چارچوب همین روندهای منظم در بحث ها شرکت کنند.

10) اجازه ندهید حاضران در کنفرانس درباره موضوعی خارج از بحث شما با یکدیگر صحبت کنند

اجازه ندهید شرکت کنندگان در جلسه درباره موضوعی خارج از بحث شما با یکدیگر صحبت کنند. دلیل این کار این است که با انجام صحبت های خارج از برنامه مسیر گفتگوهای برنامه ریزی شده شما کاملا به خطا رفته. و از اینرو برنامه ریزی شما و اهداف تدوین شده شما برای برگزاری کنفرانس از راه دور دگرگون خواهد شد. و این چیزی نیست که هدف هر برگزار کننده ای از جلسه تله کنفرانس باشد.