اصول مدیریت زمان برای داشتن زندگی بهتر

مدیریت زمان با برنامه ریزی و تقسیم زمان ضمن نظم بخشیدن به کارها فرایند انجام کارها را نظم می بخشد و با رعایت اصول مدیریت زمان می توانید هم در زمان صرفه جویی کرده و از طرفی کارهای بیشتری را در زمان کمتری به سرانجام برسانید. اوقاتی که زمان کمتری دارید، بدون رعایت اصول مدیریت زمان عملکرد و کارایی شما کاهش می یابد. افراد موفق با مدیریت اصولی و صحیح زمان تمرکز بهتری بر کارها داشته؛ در نتیجه کارایی شما نیز افزایش می یابد.  

برای مدیریت زمان نیاز به تغییرات اصولی و مهم در برنامه ریزی برای فعالیت هاست که تمرکز و تسلط شما بر نتایج و خروجی کار  را نشان می دهد. اگر شما نیز از آن دسته افرادی هستید که روزانه فعالیت های زیادی انجام می دهید، اما باز هم زمان کم می آورید و نتیجه چندانی نمی گیرد نیاز به مدیریت زمان و تقسیم زمان برای انجام چندین کار دارید. با مدیریت زمان ضمن انجام درست کارها، به صورت آسان، سریع و خلاقانه کار می کنید و به کارهای بیشتری نیز می پردازید.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان به این معنی است که زمان مفید خود را به کارهای با اهمیت اختصاص دهید. رعایت اصول مدیریت زمان به شما این اجازه را می دهد که کارها را با اولویت بندی انجام دهید، زمان های مشخصی را برای فعالیت های با اهمیت قرار دهید. مدیریت زمان به این معنی است که شما بتوانید از وقت خود به بهترین شکل ممکن برای انجام فعالیت ها در کمترین زمان بهره مند شوید. یکی از گام های اساسی در مدیریت زمان این است که بدانید کدام کارها اولویت و اهمیت بیشتری دارند که پس از شناسایی آنها مدت زمان مورد نیاز را به آنها اختصاص دهید که بدانید کدام کار را باید زودتر انجام دهید و کدام کار عجله ای برای انجام ندارند.

مدیریت زمان را می‌توان اینگونه تعریف کرد: “استفاده هوشمندانه از زمان در اختیار شما، به منظور افزایش چند برابری بهره وری به طور خاص در زمینه کاریتان”. خوب بودن در مدیریت زمان به معنای سازماندهی وقت خود به صورت هدفمند و اولویت بندی فعالیت هایی است که شما را به سمت اهداف خود سوق می دهد و به ارزش های شما احترام می گذارد.

بطور کلی در یک جمله مدیریت زمان به منظور استفاده بهینه از زمانی که در اختیار دارید برای انجام فعالیت های اساسی است. اینکه بدانید چقدر از زمان خود را به کدام کار اختصاص دهید تا بهترین بهره وری و کارایی را داشته باشید اهمیت زیادی دارد. در یک مثال ساده از تاثیر مدیریت زمان به این مورد اشاره می کنیم که افراد برای انجام کاری چندین ساعت در طول روز وقت صرف می کنند در حالی که امکان انجام کارهای بیشتری هم در این مدت زمان وجود داشته است.

بیشتر بخوانید: مهارت حل مسئله (Problem-solving skill) چرا انقدر مهم است؟

اهمیت مدیریت زمان

یک مدیریت زمان خوب برای موفقیت ضروری است پس نباید تصور شود که شما را به موفقیت در حیطه کاری، رابطه دوستی و فعالیت های ورزشی و یا هر امر دیگری که نیازمند مهارت و اصول مدیریت زمانی باشد، محدود کند. برای رسیدن به اهداف خود مستلزم داشتن نظم و انضباط و داشتن هدف هستیم. از جمله مزایای آن می توان به موارد ذیل اشاره داشت:

• بهره وری و کارایی بیشتر
• شهرت بیشتر در حرفه
• استرس کمتر
• فرصت های بیشتر برای پیشرفت
• فرصت های بیشتر برای رسیدن به اهداف مهم کاری و شخصی

آموزش تصویری تکنیک های مدیریت زمان

اصول مدیریت زمان

در وصف همه افراد موفق گویند که بسیار منظم و مدیریت خوبی دارند. خوشبختانه مهارت های مدیریت زمان با تمرین و تکرار قابل یادگیری هستند. در ادامه به مرور چند اصل مهم مدیریت زمان می پردازیم:

تعیین اهداف

بهتر است هدف ها و اولویت های خود را به صورت کاملا واضح و شفاف تعیین کنید. چنانچه این کار برایتان دشوار است، بهتر است موارد را یادداشت و لیست نمایید تا با کمک فردی بتوانید برنامه ریزی کنید. یک مدیریت خوب به برنامه ریزی و تصمیم گیری آگاهانه نیاز دارد که این خود مستلزم تعیین اولویت های شما و انتخاب آنها براساس اولویت است.

برای هر روزتان از قبل برنامه ریزی کنید

برنامه ریزی روزانه باعث افزایش دو برابری کارایی تان خواهد شد. در واقع اینکار باعث جلوگیری در تضعیف عملکرد خواهد شد. برای شروع از هر آنچه به ذهنتان میرسد که در دراز مدت میخواهید انجام دهید یک فهرست کلی تهیه و سپس به فهرست اصلی کنترل زندگیتان تبدیل نمایید.

مصمم بودن

یکی از مهم ترین خصوصیات افراد موفق و خوشبخت بیان می شود ،مصمم بودن است. خودتان را منضبط کنید تا کاری را که میدانید برای بهتر شدن در کارتان لازم است، انجام دهید. این ویژگی باعث می شود تا فرد هر کاری را در زمان مقرر خودش انجام دهد.

ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان

این ماتریس یکی از محبوب ترین ابزارها برای کمک به تنظیم اولویت هاست. همان طور که واضح است اولین قدم این است که همه کارهای خود را در یکی از چهار دسته زیر سازماندهی کنید :

• فوری و مهم (کارهایی که بلافاصله انجام خواهید داد)
• مهم اما نه فوری (کارهایی که برنامه کرده تا در آینده انجام دهید)
• فوری ولی نه مهم (کارها به شخص دیگر واگذار شود)
• نه فوری و نه مهم (یا در آخر انجام و یا اصلا انجام نشود)

متعهد بودن به برنامه

عدم تصمیم گیری در لحظه، باعث کاهش بهره وری می شود.هدف از برنامه ریزی این است که تصمیماتی اتخاذ کنیم تا با تمرکز خاطر به سمت انجام آن در زمان مناسب پیش برویم .این بدان معنا نیست که شما نیاز به افزایش سرعت و انعطاف پذیری در برنامه خود برای مدیریت زمان دارید.

در اوج انرژیتان کار کنید

یکی دیگر از مهم ترین نیازهای کارایی بالا ، سطح بالای انرژی جسمی ،ذهنی و احساسی است. با ارزش ترین سرمایه در کارتان،توانایی برای خوب فکر کردن و درست اجرا کردن است. حداکثر بهره وری و کارایی نیاز به این دارد که از سلامت جسمی و ذهنی تان به خوبی مراقبت کنید.

بیشتر بخوانید: ۸ ابزار کاربردی دورکاری برای سازمان‌ها

استراتژی های مدیریت زمان

• تعیین زمان مقرر ( نقطه پایان وقت) برای انجام کارها
• تعیین پاداش در صورت انجام کارها زودتر از موعد زمانی
• تعیین فعالیت های برتر در روز (تعیین اولویت ها در هر روز )
• انجام موازی کارهای کوچک مشابه بدان معنا که کارهایی که جزیی از ,کارهای روزمره و همیشگی محسوب میشوند را در کنار هم و باهم انجام دهید.
• اجتناب از انجام همزمان تمام کارها: برخی مطالعات نشان می دهند که آسیب اینکار بیشتر از فایده آن است. پس بهتر است که چندکاره عاقلانه بود به این معنی که در بین کارهای مهم کارهای کم اهمیت،پیاده وری و … انجام داد.

روانشناسی مدیریت زمان

آرنولد شواتزینگر بر این باور است که تصورات ذهنی هستند که ما را محدود می کنند یا این قدرت را به ما می دهند که می توانیم کاری را انجام دهیم؛ در صورتی می توانیم کاری را انجام دهیم که این موضوع را باور داشته باشیم. برای شروع موفقیت آمیز نیاز به مدیریت زمان داریم. همه افراد بر این باورند که می توانند مدیریت زمان را در خود به میزان قابل توجهی بهبود دهند و حتی بارها در طول زندگی این تصمیم را می گیرند تا با تقسیم زمان و اولویت بندی کارها، زمان را مدیریت کنند.

اما تصمیم گیری تنها تاثیری ندارد و باید انگیزه لازم برای انجام این کار را هم در خود ایجاد کنید. برای ایجاد انگیزه در راستای مدیریت زمان باید سود و مزایای آن را درک کرده و بدانید در ازای آن به چه چیزی می رسید. شناسایی دستاوردهای مدیریت زمان می تواند انگیزه بیشتری را در ما برای مدیریت زمان ایجاد کند. دلایلی نیز لزوم اجرای اصول مدیریت زمان را نشان می دهد و با مدیریت زمان قادر هستید:

• حداقل دو ساعت زمان اضافه خود را در طول روز شناسایی کنید
• کارایی و عملکرد خود را بهبود دهید
• با مدیریت زمان، کنترل بهتری بر روند زندگی دارید.
• مدت زمان بیشتری را با اعضای خانواده صرف می کنید.

نتایج تحقیقات نشان می‌دهد رابطه معناداری بین مدیریت زمان و هوش هیجانی وجود دارد. به عنوان مثال مدیریت زمان و هوش هیجانی قادر به پیش بینی استرس شغلی می باشد. بنابراین افرادی که به احساسات خود توجه کرده و آن را شناسایی و درک می نمایند، میتوانند تاثیر اتفاقات استرس زا را به حداقل رسانده و به راحتی با آنها مقابله کنند و در نتیجه می توانند عملکرد بهتری در مدیریت زمان داشته باشند.

بیشتر بخوانید: مدیریت زمان حضور و غیاب کارکنان با اتوماسیون حضور و غیاب کسرا

قوانین مدیریت زمان

قانون اول: جهان برخلاف شما پیش می رود

با تمرکز بر اهداف و فعالیت ها نتایج اثر بخش تری می گیرید. وقتی از این دایره تمرکز خارج شده و به دنیای بیرون وارد می شوید همچنانکه زمان را از دست میدهید کارایی چندانی هم نخواهید داشت. دنیای بیرون موجب پرت شدن حواس شده و زندگی در این دنیای مدرن سخت و پیچیده است. هر چیزی که ذهن شما را کارهایتان پرت کند به تدریج موجب غوطه ورشدن شما در آن شده و زمان را از دست می دهید. این زمان ممکن است صرف دیدن تبلیغات، گوش دادن به آنها یا صرف وقت در شبکه های اجتماعی شود. شبکه های اجتماعی با طرح سوالاتی تمرکز شما را به هم زده و با دور شدن شما از اهداف و برنامه هایتان زمان را هم از دست خواهید داد. برای مقابله با این مسئله باید سه عنصر هدف؛ برنامه و سیستم را در زندگی خود مد نظر قرار دهید.

قانون دوم: یا شما زندگی خود را کنترل می کنید؛ یا زندگی شما را کنترل می کند.

با ایجاد فضای کاری مناسب و بدون ایجاد اختلال و سردرگمی می توانید بدون داشتن حواس پرتی به برنامه روزانه پرداخته و زندگی شخصی و یا کاری خود را کنترل کنید. محیط مطلوب کاری با از بین بردن موارد اشاره شده موجب ایجاد تمرکز بالا در شما می شود. به طور مثال فرض کنید وارد کافه شده اید تخت تاثیر فضای آن غذا متفاوت تر از آن چیزی که مدنظر داشتید را سفارش می دهید. مدیریت زمان با ایجاد فضای مطلوب کاری و با از بین بردن سردرگمی های ذهنی تاثیر زیادی در کارایی شما دارد. 

قانون سوم: فعالیت ها و وظایف خود را بنویسید

از آنجایی که مغز انسان در طول روز اطلاعات زیادی را دریافت و ذخیره می کند و تنها با تکیه به توانایی مغز نمی توان کارها را مدیریت کرد. گاهی ممکن است به دلیل تعدد فعالیت ها برخی از آنها را فراموش کنید و کارهای ناتمام زیادی داشته باشید. راه حل آسان برای رفع این مشکل یادداشت کردن برنامه ها و فعالیت های روزانه است. با یادداشت برداری تمرکز و دقت بیشتری در کارها دارید و در نتیجه کارایی شما نیز افزایش می یابد. 

قانون چهارم: بیشترین استفاده از زمان را داشته باشید

ساعاتی از روز انسان بیشترین بهره وری را دارد و برای انجام کارها نیازی به صرف زمان زیادی در طول روز ندارید، بلکه با بدست آوردن زمان اوج و یا زمان مفید می توانید نتیجه مثبتی از کارهای خود بگیرید.بطور مثال اکثر افراد در ساعات ابتدای روز بیشتری بهره وری را دارند و می توانند با ذهنی آزادتر به کارهای مهم تر بپردازند. این تایم را باید به کارهای با اولویت بالا اختصاص دهید و با تمرکز حواس بالاتری به آنها بپردازید.

قانون پنجم: عناصر اتلاف زمان و کاهش عملکرد را بشناسید

این قانون به شما یاد می دهد که چگونه با حذف عناصری که موجب هدر رفت زمان و کاهش عملکرد می شوند سریعتر و بهتر از همیشه کار کنید تا در نتیجه مدیریت زمان  بهتری داشته و عملکرد خود را نیز بهبود دهید. در ادامه سه عنصر مهم(جلسه، پاسخگویی به ایمیل های کاری و انجام همزمان چندین کار) که بر اتلاف وقت و کاهش عملکرد تاثیر دارند را بررسی کرده ایم.

1. جلسه: در محیط کاری جلسه عنصر جدا نشدنی است که موجب تغییر برنامه روزانه شما و یا نیمه کاره رها کردن آن می ها می شود. برای جلوگیری از این مسئله روزهای کاری را به خوبی برنامه ریزی کنید تا اگر جلسه ای برگزار شد اخلالی در کار شما ایجاد نکند.

2. پاسخگویی به ایمیل های کاری: خواندن و پاسخ دادن به ایمیل ها نیز وقت زیادی از شما می گیرد. می توانید برای اینکه خواندن ایمیل تاثیری در روند کارهای روزانه نداشته باشد خواندن و پاسخگویی به آنها را به آخر وقت موکول کنید. 

3. انجام چندین کار به طور همزمان: انجام چندین کار به طور همزمان حواسمان را پرت می کند و نتیجه مطلوبی هم ندارد، و چون همه کارها بدون تمرکز کافی انجام شده کیفیت چندانی هم ندارد. پس با اولویت بندی کارها آنها را به ترتیب اهمیت انجام دهید. 

قانون ششم: برای انجام کارهای کوچک نیاز به استراحت یا صرف زمان زیادی ندارید

استراحت بین کار به طور مثال برای پاسخ دادن به تلفن کاری یا چک کردن ایمیل کارایی شما را تحت تاثیر قرار داده و زمان شما را هدر می دهد. این گونه کارها که نیاز به استراحت هم ندارند فقط زمان مفید شما از بین می برد. برخی اینگونه فکر می کنند که استراحت در حین انجام کارهای کوچک انرژی مضاعفی را برای آنها به همراه دارد در حالی که در عمل اینطور نیست و فقط موجب کاهش تمرکز و حواس پرتی می شود. 

بیشتر بخوانید: کار عمیق (Deep Work) چیست و چه تفاوتی با کار سطحی دارد؟ 

نحوه مدیریت زمان

1. برنامه ریزی برای روزهای هفته 

 داشتن زمان کافی برای انجام کارها و در دسترس بودن به صورت همیشگی نیاز به برنامه زمانبندی برای فعالیت های محل کار دارد. می توانید این کار را با استفاده از نرم افزارهای برنامه ریزی و مدیریت پروژه انجام داده و به این شکل دیگر کاری انجام نشده نخواهید داشت و به همه کارهای خود در زمان مد نظر می رسید. این برنامه به شما دید کلی نسبت به پروژه های در دست انجام می دهد و می توانید برای هریک برنامه زمانبندی داشته باشید و در موارد خاص زمانبندی اجرای برنامه ها را جابجا کنید و از زمان خود به بهترین شکل ممکن استفاده کنید. 

2. استخدام افراد شایسته و مستعد

با استخدام افراد شایسته و با استعداد تیم متخصص در هر زمینه ای تشکیل می دهید و از انجام همه کارها در زمان مورد نظر اطمینان خاطر خواهید داشت. شما بعنوان مدیر شرکت نمی توانید به تنهایی همه کارها را به عهده بگیرید یا در همه جلسات شخص خودتان حضور داشته باشید در این مواقع حضور افراد با تجربه و دانش تخصصی کمک زیادی به پیشبرد اهداف سازمان می کند و می توانید از آنها برای حضور در جلسات ضروری بهره مند شوید.  با وجود تیم ماهر و مستعد خیال شما از بابت انجام کارها راحت است و می توانید همه فعالیت ها را مدیریت کنید. نیروی مستعد و متخصص توانایی انجام کارها بدون نیاز به نظارت دائم شما را دارد و پروژه ها در زمان مشخص شده انجام می شوند؛ در نتیجه مشتریان شما وفادار و دائمی خواهد بود. 

3. استخدام مسئول دفتر یا دستیاری پرتلاش 

حضور دستیار یا مسئول دفتر توانا که به همه مسائل احاطه داشته باشد و جزئیات فعالیت های شما را بداند در نظم بخشیدن به کارها نقش مهمی دارد. اگر به عنوان مدیر شرکت مسئول دفتری شایسته و با تجربه داشته باشید بدون نگرانی از ساماندهی کارها، تمرکز خود را به مسائل اساسی شرکت داده و در راستای اهداف سازمان گام برمی دارید. با استفاده از دستیار ضمن مدیریت زمان، وقت مفید خود را صرف مسائل مهم سازمان کرده و با جلب رضایت مشتریان بازدهی بیشتری دارید. 

4. استفاده از فناوری های روز 

امروزه با پیشرفت تکنولوژی و با نصب برنامه های کاربردی روی لپ تاپ،تبلت یا گوشی می توانید اطلاعات خود را به آن انتقال داده و حتی زمانیکه در شرکت حضور ندارید نظارت کامل بر مسائل داشته و آنها را مدیریت کنید. از زمان خود در هر حالتی از زمان غذا خوردن گرفته تا داخل ماشین حین سفر ایمیل های کاری را چک می کنید و با نظارت بر پروژه ها ضمن مدیریت زمان پاسخگوی مشتریان خواهید بود. 

بیشتر بخوانید: تحول دیجیتال چیست و چه اهمیتی دارد؟ 

مدیریت زمان چه دستاوردهایی دارد؟

مدیریت زمان با کمک به زمانبندی و برنامه ریزی کارها تناسب فعالیت های کاری و زندگی شخصی را حفظ کرده و به پیشرفت کسب و کارتان کمک می کند. 

1. افزایش کارایی و عملکرد کاری 

با اولویت بندی کارها و صرف زمان مفید برای کارهای مهم، عملکرد بهتری در انجام کارها دارید و بدون اتلاف وقت برای انجام کارهای بدون زمانبندی، وقت کافی برای رسیدگی به فعالیت های خود دارید. از طرفی با تمرکز بهتر روی کارهای مهم تر کارایی خود را افزایش داده و از حواس پرتی برای کارهای غیر ضروری پیشگیری می شود.

2. کسب نتایج مطلوب 

وقتی استرسی از بابت رسیدن زمان تحویل کار ندارید با تمرکز بهتری به کارها می پردازید و با مدیریت زمان و اولویت بندی آنها خیالتان از داشتن زمان کافی برای تحویل کارها راحت است. این موارد بر کیفیت کارها نیز تاثیر می گذارد و موجب کسب نتایج مطلوب می شود.

3. انجام کارها طبق زمانبندی

مدیریت زمان و اختصاص زمان مشخص برای هر فعالیتی در سازمان موجب داشتن لیستی از کارها را تاریخ تحویل مشخص می شود و به شما کمک می کند که بدانید هر پروژه ای کی باید تحویل داده شود یا حتی زودتر از مدت زمان تعیین شده کارها را تحویل می دهید. به این نکته هم توجه داشته باشید که با بررسی دقیق کارها و زمانبندی اصولی آنها تایم های خالی برای کارهای پیش بینی نشده هم خواهید داشت. 

4. کاهش استرس شغلی 

مدیریت زمان اصولی با درجه بندی کارها براساس میزان اهمیت آنها موجب می شود که از استرس شغلی شما هم کاسته شده و بدانید که روزانه چه کارهایی را باید انجام دهید و یا چه کاری باید در آن روز تحویل داده شود. بالعکس اگر برنامه زمانبندی براساس اولویت کارها تنظیم نشود موجب اضطراب و استرس دائمی در محیط کار می شود.

5. ایجاد موقعیت های شغلی بهتر

با مدیریت زمان در محیط کار ضمن شکل گیری تیم حرفه ای و متعهد که هر کس نسبت به وظایف خود آشناست می تواند جایگاه شغلی آنها را تثبیت کرده و یا حتی در مواردی موجب بهبود موقعیت شغلی افراد شده و برای سایرین هم ایجاد انگیزه کند.  

6. افزایش اعتماد به نفس 

افراد در هر محیط کاری که باشند وقتی وظایفی که به آنها محول شده را بهترین نحو و براساس زمانبندی انجام می دهند ضمن اینکه از طرف مدیریت مورد ستایش قرار می گیرند؛ اعتماد به نفس بیشتری هم در خود احساس می کنند. به پایان رساندن پروژه طبق برنامه و با موفقیت خود انگیزه ای بزرگ برای افراد است که با بهبود مهارت های خود در جهت مدیریت زمان و ایجاد فرصتهای جدید تلاش کنند. 

7. انجام تاثیرگذار و کارآمد فعالیت ها

مدیریت زمان به شما کمک می کند که با تمرکز بهتری به کارهایتان بپردازید و این فرصت را برای شما فراهم می کند که حتی در مدت زمان کم به کارهای بیشتری رسیدگی کنید. به طور مثال وقتی تا پیش از قرار کار مهم نیم ساعتی فرصت برای انجام کار دارید و به جای اتلاف وقت یا استراحت به کارهای خود می پردازید ذهن شما از آن کار آزاد شده و با برای انجام کارهای بعدی با حضور ذهن و تمرکز بالاتری آماده می شوید. با استفاده بهینه از زمان موجب انجام بهتر کارها و تاثیرگذاری بیشتر آن در نتیجه نهایی کار می شود. 

نقش مدیریت زمان در زندگی

مدیریت زمان نه فقط در محیط کاری که در زندگی شخصی هم موجب پیشرفت های فردی زیادی می شود. علاوه بر این به داشتن تمرکز بیشتر در انجام کارها استرس از زندگی شما حذف می شود و می توانید زمان بیشتری را برای خانواده خود داشته باشید. یا شناخت اهمیت مدیریت زمان می توانید ضمن صرفه جویی در زمان، بخشی از آن زمان باقی مانده را به انجام کارهای عقب افتاده خود اختصاص داده و یا برای انجام کارهای دیگر برنامه ریزی کنید. افرادی که در زندگی شخصی نیز مدیریت زمان خوبی دارند فرصت بیشتری برای فعالیت های روزمره یا سرگرمی و تفریح دارند. 

از طرفی با مدیریت زمان می توانید با ساماندهی و نظم کارها، مواردی که اهمیت زیادی برای شما دارند را در اولویت قرار دهید و برای مابقی کارها هم زمان مشخصی را تعیین کنید. در مجموع می دانید که چه روزی یا چه ساعتی کجا هستید و یا چه کاری قرار است انجام دهید. نظم در کارها موجب بهبود کارایی و بهره وری شما نیز می شود. مدیریت زمان بهره وری افراد را افزایش داده و به آنها برای انجام کارهای بیشتر کمک زیادی می کند. حتی می توانید با مدیریت زمان نسبت به مدیریت اهداف زندگی خود برنامه داشته و طبق همان برنامه ریزی کارها را انجام دهید و نتایج مطلوبی هم بگیرید. از طرفی با برنامه ریزی کارها در زندگی می توانید در صورت مواجهه با مورد پیش بینی نشده زمان بیشتری برای انجام و رسیدگی به آن داشته باشید و زمان بیشتری را در کنار افراد خانواده باشید. زمانی را برای مسافرت و تفریح در نظر بگیرید، یا بطور مثال کاری را که خیلی وقت بوده دز ذهن داشته اید را انجام دهید.  

با مدیریت زمان دیگر حسرت زمان از دست رفته را نمیخورید و یاد می گیرید که با برنامه ریزی بهتر به همه اهدافی که دارید برسید. با تمرکز بیشتر روی کارهایی که اهمیت بیشتری برایتان دارند  سردرگمی شما نیز کمتر شده و در نتیجه با گذر زمان احساس پشیمانی ندارید. در نهایت اینکه استرسی برای انجام به موقع کارها هم ندارید و با اعتماد به نفس بیشتری کارها را انجام می دهید. وقتی استرسی از بابت انجام کار نداشته باشید قطعا کارایی شما نیز بالاتر خواهد بود و کیفیت زندگی بهتری نیز دارید. 

بیشتر بخوانید: تفکر سیستمی چیست؟ مزایای تفکر سیستمی

سه تکنیک مدیریت زمان

حالا که با مفهوم مدیریت زمان آشنا شدیم و می دانیم چه کاری برای انجام دادن داریم لازم است با تکنیک های مدیریت زمان هم آشنا شویم. البته این مورد هم در نظر داشته باشید که دانستن تکنیک های به شما برای مدیریت زمان اصولی و استفاده بهتر از زمان کمک می کند و قرار نیست معجزه ای اتفاق بیفتد یا یا دانستن این تکنیک ها بتوانید از لحظه لحظه زمان استفاده کنید. با استفاده از سه تکنیک مدیریت زمان که در ادامه بیان شده می توانید به جای اینکه هر یک از تکنیک ها را امتحان کنید، با توجه به نوع فعالیتتان بهترین آن را انتخاب کرده و مدیریت زمان بهتری داشته باشید. 

تکنیک پومودورو (pomodoro)

تکنیک پومودورو (pomodoro) از کاربردی ترین روش های مدیریت زمان محسوب می شود که برای سه دسته از  افراد پیشنهاد میشود:

• افرادی که بخاطر تنبلی و پشت گوش انداخت پیگیر کارهایشان نیستند
• افرادی که تمرکز لازم برای ادامه کار ندارند و همیشه دچار حواس پرتی می شوند
• افرادی که زود خسته شده و از شاخه ای به شاخه دیگر می پرند
• افرادی که هنوز نمی دانند کدام کارهایشان اولویت بیشتری دارد تا زمانبندی کارهایشان را براساس آن انجام دهند!

اصل اساسی اجرای دقیق تکنیک پومودورو می گوید برای هر کاری فقط 25 دقیقه متمرکز شوید؛ دراین مدت زمان کم ذهن فعال است و سپس با استراحت 5دقیقه ای دوباره کار را از سر بگیرید. در این 5 دقیقه استراحت می توانید قدم بزنید، نفس بکشید یا حرکات کششی انجام دهید. با تکرار این زمان 25 دقیقه ای به مدت سه بار و سه استراحت 5دقیقه ای، حالا می توانید به خود نیم ساعت استراحت دهید. در این استراحت 30 دقیقه ای اجازه استفاده از شبکه های اجتماعی را هم دارید. 

تکنیک پومودورو توسط فرانچسکو کریلو ایتالیایی معرفی شد و به مفهوم جعبه زمان اشاره دارد. با استفاده از این روش شما برای مدیریت زمان یک جعبه زمان دارید که زمان انجام کار را به سه مدت زمان 25 دقیقه ای تقسیم می کنید و به هریک از این سه تایم 25  دقیقه ای یک پومودورو به معنی گوجه فرنگی اطلاق می شود. بین هر پومودورو یک مدت زمان 5 دقیقه ای استراحت در نظر گرفته شده که افراد فرصت متمرکز شدن بر کار را دارند.

تکنیک تمرکز فرانکلین کاوی

دراین نوع از تکنیک مدیریت زمان که توسط استفان کاوی ابداع شده است کارها به صورت ماتریس براساس اهمیت آنها تقسیم بندی می شوند. در این روش هدف اولویت بندی کارها براساس میزان اهمیت آنها برای تمرکز بهتر بر کارها است. 

تکنیک GTD

یکی دیگر از تکنیک های مدیریت زمان است روش(GTD(getting things done است که در آن افراد کارهایی که در ذهن دارند را یادداشت می کنند و ذهن به طور ناخودآگاه از مرور و یادآوری کارهای انجام شده آزاد می شود و می تواند روی کارهایی که یادداشت شده متمرکز شود. در روش GTD برای انجام کارها روند کلی تعریف می شود و براساس همان روند کارها انجام می شود. در این تکنیک اولویت بندی مطرح نیست، و فرآیند ثبت اطلاعاتی که برای هر کار نیاز دارند به صورت ساده ثبت و کنترل می شود.  

معرفی چند نرم افزار مدیریت زمان

نرم افزارهایی که با هدف مدیریت زمان پیاده سازی و اجرا می شوند روند پیگیری کارها را برای افراد تسهیل می کند، از طرفی بازدهی کارها را نیز متوجه می شوید. در مجموع با استفاده از برنامه های مدیریت زمان نسبت به زمانبندی فعالیت ها اقدام کرده و تا قبل از اینکه کارهای عقب افتاده برای شما تبدیل به معضلی شود برای آنها برنامه ریزی می کنید و نسبت به اجرای آنها راه حل هایی را پیش بینی می کنید. در ادامه چند نمونه نرم افزارمدیریت زمان معرفی شده اند.

1. رسکیو تایم (Rescuetime)

رسکیو تایم یکی از نرم افزارهای مدیریت زمان است با کنترل رایانه، مجموع ساعات فعالیت شما را محاسبه می کند. از سوی دیگر پنجره های باز، سایت هایی که بازدید شده اند، نرم افزارهایی که در طول روز استفاده شده اند را ارزیابی و حتی جلسات برگزار شده، تماس های تلفنی و ایمیل هایی را چک شده اند را نیز آنالیز می کند. رسکیو تایم با نمایش تمام مواردی که گفته شد در قالب نمودار داده هایی را با شما می دهد و می توانید از طریق آن به ارزیابی عملکرد کارکنان پرداخته و حتی با ارسال پیام های یادآوری به شما برای پیشبرد اهداف سازمان از طریق همکاری تیمی کمک می کند. 

2. نرم افزار تاگل (togll)

نوع دیگر برنامه های مدیریت زمان برنامه تاگل است که هر لحظه کارهای شما را رصد می کند و به علت کاربردی و ساده بودن آن محبوبیت زیادی بین کاربران دارد. برای کار با این برنامه پس از نصب فقط کافی است روی دکمه شروع بزنید تا به ارزیابی کار شما بپردازد. نرم افزار تاگل نسخه دسکتاپ و تحت وب دارد که برای مرورگرهای مختلف قابل نصب است. با ایجاد حساب کاربری تاگل همه فعالیت های شما در آن ذخیره می شود. 

3. برنامه تایملی (timely)

تایملی برنامه ای با طراحی به روز و قابلیت های برگرفته از هوش مصنوعی است که با استفاده از آن می توانید کارهای خود براساس نام پروژه، اعضا و ساعت ایجاد پروژه مشاهده کنید. گزارش های تولید شده با این برنامه میزان کارایی شما را برای هر پروژه نشان می دهد. این برنامه توانایی ردیابی همه فعالیت های شما در رایانه را دارد و با تقسیم بندی فعالیت ها نسبت به زمان انجام آن کار را برای شما آسان می کند.

4. نرم افزار هاروست (Harvest)

هاروست یکی از نرم افزارهای کاربردی مدیریت زمان با تجربه کاربری بالاست که به بهترین نحو مدیریت زمان را برای شما اجرا می کند. طراحی جذاب نرم افزار موجب شده تا در مدت زمان کوتاهی به آن مسلط شوید. داشبوردهای کاری موجود در هاروست به شما این امکان را می دهد که کارهای خود را به آن اضافه کرده و حتی زمانبندی کنید؛ یا کارهای هم تیمی های خود را مشاهده کنید. در نهایت با ارائه گزارش هایی نحوه عملکرد شما و نیز میزان بودجه هر پروژه قابل پیگیری است.

5. تو دو لیست (to do list) 

todolist از جمله برنامه های کاربردی و محبوب مدیریت زمان بشمار می رود که قابلیت کنترل انواع پروژه را دارد. این برنامه برای کارهای عقب افتاده امکان یادآوری دارد و با ایجاد زمانبندی برای وظایف آنها را اولویت بندی می کند و حتی امکان تغییر زمان تحویل کار نیز در این برنامه برای کاربران فراهم شده است. از طرفی با ارزیابی عملکرد اعضای پروژه؛ گزارش های دوره ای از پیشرفت کار را ارائه می دهد. به دلیل رابط کاربری جذاب این برنامه براحتی می توانید با این برنامه ارتباط گرفته و به آن مسلط شوید. 

6. تایم فری (time free)

نرم افزار تایم فری با ایجاد چندین تقویم زمانبندی این امکان را فراهم کرده تا برنامه کارها را با همکاران به اشتراک بگذارید. از سوی دیگر امکان تغییر رنگ بندی و ظاهر گرافیکی برای هر پروژه وجود دارد و می توانید یادداشت های روزانه خود را نیز در آن ذخیره کنید. 

7. میزیتو (mizito)

نرم افزار میزیتو با عنوان یک برنامه مدیریت پروژه ایرانی در سال 96 تولید شد. هدف از راه اندازی آن مدیریت و ساماندهی کسب و کارها در جهت سیستم سازی بهتر است،که با استفاده از ابزارهای مهم به مدیریت پروژه ها و زمانبندی فعالیت های سازمان کمک میکند.میزیتو ابزارهایی از جمله مدیریت پروژه و وظایف؛ ابزار گفتگوی آنلاین؛ نظارت بر پروژه ها و عملکرد اعضای هر پروژه نقش موثری در برنامه ریزی و مدیریت زمان در سازمان ها دارد. اصول مدیریت زمان (Time Management) یکی از ضروری ترین و مهم ترین اصول زندگی در عصر حاضر است. عمر هر فرد و به طور مشخص تر زمان؛ مهمترین و باارزش ترین دارایی اوست و میتواند بهره مندی از آن را هر طور که مایل است انتخاب کند.

سخن پایانی 

مدیریت زمان از موضوعات مهم برای موفقیت هر کسب و کاری، و حتی در زندگی فردی انسان ها محسوب می شود. ما نیز در این مقاله به اصول مدیریت زمان پرداختیم و با اشاره به تکنیک های مختلف مدیریت زمان، دستاوردهای حاصل از آن را بیان کردیم در انتها نیز برخی نرم افزار مدیریت زمان معرفی شد که با استفاده از آن می توانید ضمن ایجاد پروژه های مختلف؛ نسبت به زمانبندی انجام آنها برنامه ریزی کنید. با رعایت اصول مدیریت زمان و به کار بردن تکنیک های مدیریت زمان می توانید در بازه زمانی مشخص به فعالیت های خود در محیط کاری یا زندگی شخصی پرداخته و همیشه توانایی برنامه ریزی برای انجام کارهای جدید و پیش بینی نشده خواهید داشت.